Jaarverslag Interimbestuur UT-Kring 2009-2010

Jaarverslag Interimbestuur UT-Kring 2009-2010



Tijdens de Algemene Ledenvergadering van de UT-Kring van november 2009 is besloten een interim-bestuur aan te stellen om een aantal situaties die in het verleden waren scheef gegroeid weer recht te trekken zodat een nieuw bestuur zich volledig zou kunnen richten op het vormgeven van de kernactiviteiten van de UT-Kring. Het interimbestuur bestond uit Jan Kuper (voorzitter), Piet IJgosse (penningmeester), Josée Wesseler, Karel de Jonge. Na enkele weken heeft Piet IJgosse zich teruggetrokken. Gelukkig was Taede-Jan Boringa bereid de financiële administratie opnieuw te doen. Vanaf februari 2010 is het penningmeesterschap waargenomen door Dinand Haverslag. Gelukkig heeft Dinand zich ook beschikbaar gesteld voor het nieuwe bestuur.


De situaties waar het interimbestuur zich over zou buigen betroffen:


1.Het beheer en het gebruik van Boerderij Bosch,

2.Financiële vergoeding voor cateringactiviteiten in Boerderij Bosch,

3.Compensatie voor bestuursactiviteiten,

4.De interne structuur van de vereninging,

5.Het zoeken van nieuwe bestuursleden.

Tegelijk met de start van het interimbestuur is er door het College van Bestuur een adviescommissie ingesteld, bestaande uit de heren Gerard Werger en Frits Lagendijk, om het CvB te adviseren op dezelfde punten.


Behalve aan bovengenoemde punten is er door het interimbestuur aandacht besteed aan de volgende zaken:


6.Contacten met de personeelsverenigingen van Delft en Eindhoven,

7.Contacten met de personeelsvereniging van het ITC,

8.Hernieuwd opzetten van activiteiten,

9.Oprichting nieuwe subverenigingen.


Hieronder beschrijven wij kort wat er met deze punten is gebeurd.


Ad 1. Het bestuur is begonnen met voor zichzelf een positie te bepalen ten aanzien van Boerderij Bosch. Uiteindelijk is besloten dat de UT-Kring niet over de middelen beschikt om daadwerkelijk de boerderij te beheren, zeker niet nadat de onder het vorige bestuur begonnen cateringactiviteiten succesvol waren gebleken – en door de UT vervolgens uitbesteed waren aan Sodexo.

De commissie Werger-Lagendijk kwam tot hetzelfde advies, en het CvB heeft in juni uitgesproken dat het beheer geheel door het Facilitair Bedrijf zal worden uitgevoerd.


De UT-Kring zal de boerderij moeten delen met Sodexo. Daar zijn nog geen gedetailleerde afspraken over, maar er is zowel met het FB als met Sodexo overeenstemming over de vorm waarin dit moet gebeuren:


-Enkele vaste dagdelen per week voor de UT-Kring,

-Tijdens de lunchpauzes (maandag-donderdag) is er een betaalde kracht (Trudie Hondelink) namens de UT-Kring aanwezig in de Boerderij,

-Bij tijdig overleg is het mogelijk dat de UT-Kring ook andere dagdelen reserveert,

-De reserveringen door de UT-Kring worden vastgelegd bij het Reserveringsbureau van de UT,

-Consumpties in een eigen koelkast, maar aan te schaffen via Sodexo,

-Sleutelbeheer: de sleutel van de boerderij kan door een geregistreerde groep personen worden opgehaald bij de hoofdportier,

-Bij grotere activiteiten kunnen we zelf voor Bedrijfshulpverlening zorgen als daartoe bevoegde mensen aanwezig zijn.


De afspraak is dat de nieuwe situatie op 1 januari 2011 in zal gaan. Voor die tijd moeten dus de laatste details zijn ingevuld.


Ad 2. De financiële vergoeding die de UT-Kring ontvangt voor cateringactiviteiten in de Boerderij blijft. Er is een afspraak in voorbereiding waarin wordt vastgelegd hoe hoog die vergoeding zal zijn. Het maken van die afspraak is vertraagd omdat het CvB pas tegen de zomer een besluit nam over het beheer van Boerderij Bosch.


Datzelfde geldt voor de achterstallige betalingen door het FB aan de UT-Kring voor de cateringactiviteiten gedurende de afgelopen paar jaar. Er zijn toezeggingen gedaan door het FB, maar het precieze bedrag is nog niet vastgesteld. Op dit moment is de afspraak dat het FB dat binnenkort uitgezocht zal hebben.


Ad 3. Het College van Bestuur wil geen compensatie geven aan een UT-afdeling voor UT-Kring bestuursactiviteiten van een medewerker van die afdeling. Dat is zeer teleurstellend en gaat tegen het advies van de commissie Werger-Lagendijk in.


Ad 4. De commissie Werger-Lagendijk heeft voorgesteld om Gewis te verzelfstandigen. Het CvB laat die keus nu aan de UT-Kring zelf. Het interimbestuur is van mening dat Gewis onderdeel van de UT-Kring moet blijven omdat betrokkenheid niet ophoudt bij pensionering en meerdere leden van Gewis actief zijn binnen de vereniging.

Aan de andere kant is het wel zo dat Gewis verschilt van de andere subverenigingen in de zin dat de andere subverenigingen zich richten op een ekele activiteit, terwijl Gewis allerlei verschillende activiteiten organiseert. Binnen de UT-Kring zou je Gewis veeleer als een doelgroep kunnen zien dan als een subvereniging. Ook de grootte van Gewis is zodanig dat het een substantieel deel van alle leden van de UT-Kring vertegenwoordigt. Het interimbestuur is van mening dat dat in de samenstelling van het UT-Kring bestuur zichtbaar zou moeten zijn in de vorm van een bestuurslid namens of vanuit Gewis. Ook om af te stemmen op welke doelgroepen een bepaalde activiteit gericht is, is een dergelijke afvaardiging van belang.


Ad 5. Het feit dat het CvB geen compensatie wil geven voor bestuurswerk maakt het niet eenvoudiger om bestuursleden te vinden. Desondanks is het gelukt om vier personen bereid te vinden het bestuur nu voort te zetten. Helaas zit daarbij niemand namens Gewis, en niemand vanuit de subverenigingen.


Ad 6. Er is enkele keren contact geweest met de personeelsverenigingen van Delft en Eindhoven. Zij zijn hier geweest en enkele personen van de UT-Kring zijn daar op bezoek geweest. Het is opmerkelijk hoeveel verschil er bestaat tussen de drie personeelsverenigingen, zo heeft het CvB van Delft bijvoorbeeld een full-time medewerker beschikbaar gesteld om activiteiten te organiseren.


Ad 7. Sinds 1 januari 2010 is het ITC een faculteit van de UT geworden, en dus zou ook het personeel van het ITC aangewezen zijn op depersoneelsvereniging van de UT. Omdat het ITC echter een groep medewerkers betreft die een eigen geschiedenis hebben en in de praktijk tamelijk los staan van de UT, is afgesproken dat integratie van beide verenigingen niet afgedwongen zal worden maar dat ze voorlopig naast elkaar blijven functioneren. Wel is er gesproken over mogelijke deelname aan elkaars activiteiten. Er is nog geen concrete uitwerking gegeven aan deze ontwikkeling.


Ad 8. Vanwege financiële redenen en vanwege de energie die punten 1 t/m 5 vroegen is er gedurende de eerste helft van het afgelopen bestuursjaar geen aandacht besteed aan het organiseren van activiteiten. Dat is echter tegen de zomer weer opgepakt. Inmiddels zijn er diverse activiteiten georganiseerd, onder andere een aantal workshops (tapas, cadeau inpakken, hooked zpagetti, taart versieren), iets voor kinderen (pompoen snijden voor Halloween), en een wijnproefavond met wild tapas. Binnenkort staan nog het sinterklaasfeest, de kerstmarkt in Essen, en een voetbalwedstrijd in Wolfsburg op het programma.

Niet elke activiteit trok evenveel deelnemers, zo is een busreis naar Wenen geannuleerd vanwege gebrek aan belangstelling. Aan de andere kant is de voetbalwedstrijd in Wolfsburg al volgeboekt en waren bijvoorbeeld de tapas workshop en de wijproefavond een groot succes. Het interimbestuur ziet het organiseren van activiteiten als een kerntaak van de UT-Kring en is dan ook blij dat dat lijkt aan te slaan.

Van een iets andere orde is de verkoop van bioscoopkaartjes, dat loopt al jaren en was ook afgelopen jaar een groot succes.


Ad 9. Een tweede kerntaak van de UT-Kring is het stimuleren van activiteiten in het verband van subverenigingen. Het is positief dat er op dit moment gewerkt wordt aan het oprichten van twee nieuwe subverenigingen: een golfvereniging en een tai-chi-vereniging.