VERSLAG (uitgesteld nov.2007) Algemene Leden Vergadering
dd. 27 maart 2008 in Boerderij Bosch
Aanwezig: A. Aarten (notulen), J.A. van Alste, C. v.d. Berg, C. Bijron, H. Bonnes, T.J. Boringa, W. de Bruin, N. van Diepen, A. van Eck (notulen), T. Ensink, W. ten Have, H. Hein, C. van Hoogmoed, T. Hondelink, K.A. de Jonge, G. Kruize? J. Kuper, F. Lubben, H. Mekkelholt, D. Massink, K. Peek, R. Quadvlieg, C. Roordink, R. Schaftenaar, A.L. Schoute, J. Simonetti (voorz.), E. van Steijn, A.B. Tibben, A. Turner, H. v.d. Veer, H. Veltman, W. Wallinga-de Jonge (notulen), G. Weekenstroo, J. van Weers, J. Wesseler, P. IJgosse, A. IJgosse
Afwezig m/ken.: I. Jenniskins
1.Opening
Voorzitter opent de vergadering.
Er wordt stilgestaan bij de mensen die zijn overleden het afgelopen verenigingsjaar
2. Notulen ALV november 2006.
Tekstueel: pag. 2 elke tweede maandag v.d. maand, i.p.v. van de maandag.
N.a.v.: op pag. 1, punt 5, de bestuurssamenstelling. De vraag is hoeveel jaar een bestuurstermijn is. Antw. Een termijn beslaat twee jaar.
3. Mededelingen
a. Jaarverslag
De vergadering heeft nogal wat opmerkingen over de inhoud van het jaarverslag. Het verslag betreft een opsomming van activiteiten (zoals er ook boven staat) en niet een jaarverslag. Ook vorig jaar is dit punt aan de orde geweest. De voorzitter heeft toen beterschap beloofd. Josee Wesseler zegt toe dat er binnen twee maanden een jaarverslag 2006-2007 komt.
Het aantal leden daalt. Er zijn geen getallen genoemd.
De activiteiten van het verenigingsjaar 2006-2007:
September 2006: Golf-clinic, Sporttoernooi UT 2006, Roeifestijn UT-Kring
Oktober 2006: Dierendag Lunch-lezing
November 2006: Ten-sation amphitheater, Kartenrace 2 dagen, 1e dinsdag 7 teams, 2e dinsdag 8 teams, Wijnproeverij 2006
December 2006: Sinterklaasfeest, Workshop feest make-up, Bloemschikken, Kerstreis Berlijn
Maart 2007: Rondleiding FC Twente
April 2007: Paasbakjes maken met de UT-Kring, Jublileum 100 jaar Boerderij Bosch
Mei 2007: Kohlenpott derby Borrussia Dortmund – Schalke, Moederdagbrunch, Belgische steden.
Het bestuur bestond uit:
Dagelijks bestuur:
Johan Simonetti Voorzitter
Anneke Aarten-Heukels Secretaris
Taede Jan Boringa Penningmeester
Bestuur:
Josee Wesseler Publiciteit
Hanke v.d. Veer Algemeen
Beheer Boerderij: Trudie Hondelink
Het bestuur vergaderde elke 2e maandag van de maand.
Het Bullutin is 4x verschenen.
Jan Kuper vindt dat ook de subverenigingen hier vermeld zouden moeten worden, met ledenaantallen.
Tevens moeten de subverenigingen een activiteitenlijst inleveren om zo hun subsidie te verantwoorden.
b. Financieel jaarverslag
De aanwezigen ontvangen de financiële stukken ter vergadering. Boringa geeft uitgebreid uitleg over de financiën en gaat in op vragen. Ook geeft hij aan waarom deze vergadering is uitgesteld, namelijk vanwege de problemen met het uitblijven van een vergoeding voor de catering.
Er zijn activiteiten geweest waarbij de opbrengst is tegengevallen. Om dit soort kosten te beperken zijn bijvoorbeeld de reizen naar Maastricht en de Winterssport niet doorgegaan. .
De personele lasten zijn verhoogd van 10 uur naar 15 uur, vanwege te grote drukte.
Van de catering is nog steeds een bedrag van 7.000 euro niet aan de UT kring overgemaakt.
Er zijn dit boekjaar kosten gemaakt voor het onderhoud van BB, zoals schilderwerk en nieuwe gordijnen.
Er is een onverwachte subsidie van 1000 euro van het CvB, voor het jubileum (100 jaar) van BB, dat is gevierd.
Er wordt gevraagd of abonnementen van WegnahetWerk ook gelden voor Gewis-leden. Het antwoord hierop is: ja. Josee Wesseler zal dit regelen.
Bij punt 11 van de begroting geeft Voorzitter uitleg. Hij meldt dat de heer Korringa (directeur Facilitair Bedrijf) € 5427 aan de UT kring zal doen overmaken. Het bedrag matcht met de laatste berekening van de claim van de UT Kring.
De vergadering is van mening dat het beter was geweest om de vergadering niet uit te stellen, dat er gewoon in november had moeten worden vergaderd. Ook de aangepaste cijfers geven een vertekend beeld. Voorstel is om het verslag weer aan te passen naar het model van oktober 2007.
c. Verslag kascommissie
Van Steijn licht de bevindingen van de commissie mondeling toe. De kascommissie heeft de controle uitgevoerd op 14 november 2007.
De conclusie is dat de penningmeester de administratie goed en met zorg heeft gevoerd. Er zijn echter grote zorgen om het tekort dat is ontstaan. Derhalve is de kascommissie tot de slotsom gekomen dat er een goed financieel management moet komen, waarbij een strakkere begroting moet worden gemaakt.
Voorstel is om een commissie samen te stellen die zal kijken naar de financiën en gang van zaken m.b.t. de catering. V. Alsté wil hierin wel het voortouw nemen. Zitting zullen nemen: Jan van Alsté, Karel de Jonge en Jan Kuper. Voorstel is om in juni een ALV te houden om te zien wat de resultaten tot dan zijn.
De vergadering keurt de door de kascommissie gecontroleerde financiële stukken goed.
De vergadering stelt voor om volgend jaar al eerder de financiële overzichten te kunnen inzien.
Het bestuur stemt daarmee in.
Nieuwe samenstelling kascommissie:
Leden Piet IJgosse en Carla Roordink; Karel de Jonge, plaatsvervangend lid.
4. Bestuurssamenstelling
Aftredend en niet herkiesbaar is Anneke Aarten. De voorzitter bedankt haar en overhandigt bloemen. Het bestuur is er nog niet ingeslaagd een nieuwe secretaris te werven. Ter vergadering besluit Hanke van der Veer haar bestuurslidmaatschap te beeïndigen, Maar bij nader inzien komt zij daar voorlopig op terug. De vergadering verzoekt de commissie van Alsté, de Jonge, Kuper ook te werken aan een goede bestuurssamenstelling.
5. Voorstel contributieverhoging per 1 januari 2008
De vergadering is van mening dat het bestuur met een goed onderbouwd voorstel moet komen vóór een besluit kan worden genomen.
6. Begroting 2007-2008
Taede Jan Boringa geeft een toelichting.
De vergadering vindt dat de post Publiciteit verhoogd moet worden met 1700 euro. Het is ter vergadering niet duidelijk of er dan een tekort van € 1700 of een verhoging van de UT-Catering tot € 9700 aan de batenkant wordt gehanteerd.
De begroting wordt (met deze wijziging) goedgekeurd.
7. Rondvraag en sluiting
Er is een vraag m.b.t. sportactiviteiten.
Dit valt niet onder de UT kring.
Voorzitter sluit de vergadering.
Toegezonden door Anneke Aarten-Heukels op 28 augustus 2008, aangevuld door Anneke van Eck en Willemien Wallinga-de Jonge.
Voorstel is de aangevulde notulen voor goedkeuring aan de eerstvolgende ALV voor te leggen