3. Verslag overlegvergadering 2008-05-07

universiteitsraad

Griffie

Spiegel – kamer 300/302

Verslag van de overlegvergadering van de Universiteitsraad op dinsdag 7 mei 2008

Vastgesteld op 25 juni 2008

Aanwezig:

Leden UR:

Brinkman, Ferreira Pires, Hoogerdijk, Houweling, Koet, Lodewijks, Meijer (vz), H.Poorthuis, N.Poorthuis, Terpoorten, Vernooij, Vogelzang, Wormeester, Ziehmer

College van Bestuur:

Van Ast, Flierman

Griffie:

Ribberink, Klomp-Jongsma (Secretariaatsservice “PS” – verslag)

Afwezig:

Becht, Landheer, Pol, Zijm (allen m.k.)

1.Opening en vaststelling agenda

De voorzitter opent om 9.15 uur met een welkom aan de aanwezigen de vergadering.

De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

2.Mededelingen

College:

•Vooraanmeldingscijfers: De problemen met Studielink zijn grotendeels opgelost, maar toch zijn de cijfers nog niet helemaal betrouwbaar. Grosso modo zit de UT weer op het pad van een lichte groei in vooraanmeldingen. Het beeld is genuanceerd. Werktuigbouwkunde trekt duidelijk aan, maar alle opleidingen bij EWI staan in de min – dat laatste geldt ook voor sommige opleidingen van MB.

•Personele zaken:

-Waarschijnlijk kan in de loop van mei bekend gemaakt worden wie de nieuwe decaan TNW wordt.

-Dezer dagen zal aan de slag worden gegaan met de opvolging van de rector.

-De directeur Strategie & Communicatie heeft om persoonlijke redenen besloten haar functie neer te leggen en zal binnen de UT aan de slag gaan in de sfeer van control. Inmiddels is een interimmanager aangetrokken voor S&C, en wel dhr. Rob de Lusenet. Hij is goed bekend met het werkveld van het hoger onderwijs en met marketing en communicatie.

3.Verslag van de overlegvergadering van 2 april 2008 (UR 08-141)

•Pag. 2 r.15 e.v.: De tekst moet luiden: “Studielink blijkt niet te verenigen met het interne systeem. Het probleem in de centrale aanpak is nog niet opgelost. Zodra dat mogelijk is zal wel weer op Studielink worden overgeschakeld.”

•Pag. 5 r. 24: De tekst moet luiden: “Is de business unit feitelijk afgeschaft? Antwoord: Ja.”

Met inachtneming hiervan wordt het verslag vastgesteld.

Naar aanleiding van het verslag:

•Pag. 4 r.24: De belofte van Van Ast blijft nog staan om terug te komen op de vraag of studenten ook een stem krijgen in het beoordelen van de bibliotheek.

•Pag. 4/5 pt. 8 – Nieuwe bekostigingssystematiek: De UR heeft inmiddels advies uitgebracht – dit zal worden opgenomen in de aandachtspunten uit de huidige cyclus. Afgesproken wordt dat het college zijn email-reactie daarop zal omzetten in briefvorm, waarna er in de overlegvergadering van 25 juni a.s. bij de discussie over de kaderstelling nader over gesproken kan worden.

•Pag. 6 r.15 e.v. – Balie S&O/kamers Sirius en Stress: Inmiddels is al wel duidelijk geworden dat het problematisch wordt om de gewenste hoeveelheid ruimte in voldoende mate beschikbaar te hebben. Het onderzoek is nog niet afgerond.

4.Slotregularisatie 2007 (UR 08-123/076, UR 08-147)

De UR besluit – conform UR 08-147 – positief te adviseren ten aanzien van de slotregularisatie 2007.

5.Reorganisatieplan Inkoop (UR 08-106, UR 08-148)

De UR blijkt – waarschijnlijk door een misverstand – de toegezegde aanvullende informatie nog niet te hebben ontvangen. Dit zal direct rechtgezet worden.

Op aangeven van de UR zal het college zorgen dat ook de betrokken faculteitsraden en dienstraad in de gelegenheid worden gesteld te adviseren over het reorganisatieplan.

Besloten wordt de tekst van de vierde overweging te wijzigen als volgt: “het gebruikelijk is dat …. adviseren over het reorganisatieplan alvorens …”.

De UR besluit – conform het aangepaste document UR 08-148 – positief te adviseren ten aanzien van het voornemen tot reorganisatie van de inkoop aan de UT, onder voorwaarde dat de decentrale raden een positief advies uitbrengen.

Afgesproken wordt dat het college bij de instemmingsvraag in zijn aanbiedingsbrief zal reageren op de standpunten vanuit de medezeggenschap en aan zal geven hoe een en ander verwerkt is in het reorganisatieplan.

Overigens weet Van Ast niet zeker – nu er een tussenstap gemaakt wordt t.a.v. de decentrale raden – of het haalbaar zal zijn de instemmingsvraag in de overlegvergadering van 25 juni a.s. aan de UR voor te leggen. Als dat niet lukt, betekent dat dat de betrokken medewerkers niet vóór de zomervakantie definitief geïnformeerd kunnen worden.

6.Voortgang “RoUTe 14” (naar een nieuw instellingsplan)

De werkgroep die met een aantal specifieke thema’s aan de slag is gegaan heeft tot eind juni de tijd om zijn rapportage af te ronden. Het CvB heeft de trekkers uitgedaagd om ook in breder verband mensen uit de UT-gemeenschap erbij te betrekken, zodat ook input van die kant meegenomen kan worden.

Een extern deskundige houdt zich specifiek met de profilering en het merk UT bezig.

Op 19 mei a.s. wordt in SB -verband over de stand van zaken gesproken.

Op de vraag van Ferreira Pires naar de relatie met de Onderwijsnota en de Onderzoeksnota antwoordt Flierman dat de Onderwijsnota een schets geeft van wat de UT doet en van een aantal impulsen die het college wil geven – dat blijft overeind. Ook wordt bijvoorbeeld in de Onderwijsnota een lans gebroken voor brede bachelors; het nieuwe Instellingsplan zal daar zeker op voortborduren. De Onderzoeksnota geeft aan dat de UT wil investeren in kwaliteit van het onderzoek en in valorisatie. Dat zijn thema’s die van belang blijven, maar nu uitgesproken is dat de UT zich gaat richten op technologie in brede zin zou de profilering van bijvoorbeeld health als thema wat nadrukkelijker in het Instellingsplan naar voren kunnen komen. Kortom: Er worden nu vervolgstappen gezet, waarmee een aantal zaken uit de nota’s wat verder worden ingekleurd. De discussie met de UR kan vervolgens verder plaatsvinden aan de hand van het Instellingsplan.

7.Voortgang 3TU-proces

Flierman vertelt dat gesproken wordt met een aantal partijen – na de zomer zal de 3TU-medezeggenschap daarin betrokken worden. Zo is met de instelling van de Centers of Excellence een belangrijke stap gezet, maar moet nog wel verdere invulling plaatsvinden – er wordt nu gewerkt aan een conceptstrategie voor het vervolg. Voor de UT is het van belang straks het UT-profiel een plek te laten krijgen in de 3TU-strategie.

Verder wordt op verzoek van de ministeries gewerkt aan een voortgangsrapportage over de besteding van de overheidsmiddelen.

8.Schriftelijke rondvraagpunten (UR 08-153)

Topsportregeling

Flierman wijst erop dat het college al van plan was tot een permanente aanpassing van de Topsportregeling te komen, maar dat op verzoek van de UR in eerste instantie voor deze oplossing is gekozen.

Hij merkt op dat het plan is het accent te leggen op de Olympische Spelen. Het is niet de bedoeling allerlei faciliteiten te organiseren voor beroepssporters, hoewel er voor hen natuurlijk ook aandacht zal zijn.

Het gaat met name om die mensen die serieus kandidaat zouden kunnen zijn voor een A- of B-status maar die het net niet halen – voor hen zullen extra faciliteiten worden gecreëerd.

Naar verwachting zal de permanente Topsportregeling in het najaar van 2008 klaar zijn.

9.Rondvraag

•H.Poorthuis: Met betrekking tot het lopende proces om te komen tot uitbesteding van de catering heeft de UR vanuit de dienstraad FB het signaal gekregen dat het management het argument hanteert dat er niet veel meer te beslissen valt omdat de UR al zou hebben ingestemd met de plannen. Dat is echter niet terecht – de UR heeft uitsluitend positief geadviseerd t.a.v. het plan om onderzoek te doen naar mogelijke uitbesteding. Het is de dienstraad die de medezeggenschap in het verdere proces heeft.

Van Ast beaamt dat het instemmingsrecht bij de dienstraad ligt. Hij zal nagaan wat hier aan de hand is.

•Hoogerdijk maakt zich ongerust over de instroomcijfers. Hij acht het belangrijk dat er op korte termijn duidelijkheid komt over de oorzaak van de terugloop. Flierman geeft aan dat hij de laatste cijfers niet bij de hand heeft. Hij meldt dat het onderwerp van voortdurend overleg is tussen college en decanen en tussen college en communicatieadviseurs. Het beeld is erg gedifferentieerd. Een duidelijke verklaring voor de terugloop bij bijvoorbeeld EWI en MB is er niet. Wel is er sprake van onverklaarbare verschillen in vergelijking met de cijfers van vorig jaar; datzelfde geldt ook voor enkele andere universiteiten. Kortom: de cijfers zijn nog niet betrouwbaar genoeg om er harde uitspraken over te doen.

Afgesproken wordt in de volgende overlegvergadering nader te spreken over de instroomcijfers, aan de hand van een door het college op te stellen notitie.

•De voorzitter refereert aan het feit dat de zittingstermijn van de voorzitter van de Raad van Toezicht afgelopen is en informeert naar de stand van zaken m.b.t. zijn opvolging. Flierman zegt te verwachten dat de UR op korte termijn een brief van het ministerie krijgt om gehoord te worden over de voordracht van de minister ten behoeve van de invulling van de vacature. Verder vertelt hij dat er een verzoek aan de minister is voorgelegd om RvT-lid dhr. Van Velzen voor een tweede termijn te benoemen.

10.Sluiting

Om 10.00 uur sluit de voorzitter de vergadering.

*****