Aandachtspunten uit de overlegvergadering van de Universiteitsraad van
5 maart 2008, inclusief definitieve besluiten uit de interne vergadering van 20 februari 2008
Presentatie begroting
(besluit genomen in de interne vergadering van 20 februari 2008)
De Universiteitsraad,
gezien:
•De nota Ontwerpbegroting 2008, FEZ/BEZ/08-013
•De nota Beleidsrijker maken Planning & Control cyclus, ABZ/380.252/ai
•De vragen van de UR en de antwoorden van het College. De nadere schriftelijke vragen van de commissie FVA d.d. 16 januari 2008 en de antwoorden FEZ/BEZ/21.1.2008
overwegende dat:
•De begroting het instrument bij uitstek is voor het concretiseren van meerjarig beleid in beleidsdoelen voor het betreffende jaar, door concrete plannen en de daarvoor benodigde financiële middelen in zowel het centrale als het decentrale begrotingsplan op te nemen.
•De begroting een belangrijk toetsinstrument is voor de ontwikkeling van prestatieparameters zoals studentenaantallen, promoties en het verwerven van externe middelen.
•Een prognose voor de verdere ontwikkeling van deze parameters voor de komende jaren mogelijk is.
•De begroting daarmee de mogelijkheid biedt om een jaarlijkse balans te maken tussen prognose en gewenste ontwikkeling van parameters en eventuele maatregelen voor bijsturing op te nemen.
•De begroting ook het moment is voor het inventariseren van risico’s voor de organisatie en een afweging te maken van het belang van deze risico’s.
•De begroting 2008 geen duidelijk geordende concretisering van de beleidsvoornemens laat zien, noch in het externe deel noch in het supplement.
•Het zicht op de ontwikkeling van de UT na het jaar 2008 ontbreekt doordat praktisch iedere prognose ten aanzien van kengetallen en hun vertaalslag naar financiële gevolgen ontbreekt.
•Het heel goed mogelijk is om meerjarenbegrotingen op te stellen op basis van de (reeds voor 2008 gerealiseerde en voor de toekomst geprognosticeerde) aantallen studenten en promotieplaatsen, het vigerende ministeriële en UT- verdeelmodel en veronderstellingen over rendementen.
•Niet alle richtlijnen van de kadernota daadwerkelijk door eenheden zijn ingevuld; dit blijkt bijvoorbeeld uit het ontbreken van de toegezegde onderwijsbegroting en van een daadwerkelijke analyse van risico’s.
•De indeling van resultaten in normale en buitengewone bedrijfsvoering niet eenduidig is, waardoor inzicht in en analyse van incidentele en structurele effecten ontbreekt.
•De advisering door de decentrale medezeggenschap zoals opgenomen in de kadernota voor de maand september in januari nog niet door alle decentrale eenheden gedaan is.
adviseert:
1.De concrete beleidsinhoud van toekomstige UT - begrotingen sterk te vergroten.
2.Toekomstige begrotingen niet alleen te voorzien van het verloop in belangrijke kengetallen zoals studentenaantallen en promoties in de afgelopen jaren, maar ook een prognose voor de ontwikkeling van deze kengetallen en een daarop gebaseerde meerjarenbegroting op te nemen.
3.In toekomstige begrotingen een analyse te maken van de incidentele en structurele effecten in de normale en buitengewone bedrijfsvoering. Hierbij dient een eenduidige definitie binnen de UT te worden gebruikt.
4.In de kadernota duidelijker te definiëren wat van de richtlijn voor het opstellen van een risico paragraaf verwacht wordt. Op dit moment wordt het ministerie als grootste risico gezien, terwijl het duidelijk zou moeten gaan om risico’s zoals door garantstellingen en ontwikkeling in vastgoed. De begroting zelf moet voorzien zijn van een consolidatie van de risico paragrafen van eenheden met een inschatting van hun belang en het weerstandsvermogen van de UT.
5.De begroting te voorzien van een overzicht van verbonden partijen. Een dergelijk overzicht wordt volgens richtlijn gegeven bij het jaarverslag. Een overzicht bij de begroting van wie, wat en waarom is het moment voor overweging van de relatie en een eventueel bijstellen van het doel van de relatie.
6.Bij het opstellen van het jaarverslag 2007 reeds een belangrijke stap te maken in het toepassen van het bovenstaande advies.
7.Het proces van decentrale medezeggenschap steviger te verankeren in de procedure voor het opstellen en vaststellen van de begroting.