3. Verslag overleg 2008-04-02

universiteitsraad

Griffie

Spiegel – kamer 300/302

Verslag van de overlegvergadering van de Universiteitsraad op dinsdag 2 april 2008

Vastgesteld op 07-05-2008

Aanwezig:

Leden UR:

Brinkman, Ferreira Pires, Hoogerdijk, De Jong, Koet, Landheer, Lodewijks, Meijer (vz), H.Poorthuis, N.Poorthuis, Terpoorten, Vogelzang, Wormeester, Ziehmer

College van Bestuur:

Van Ast, Flierman, Zijm

Griffie:

Ribberink, Klomp-Jongsma (Secretariaatsservice “PS” – verslag)

Afwezig:

Becht, Houweling, Pol, Vernooij (allen m.k.)

1.Opening en vaststelling agenda

De voorzitter opent om 9.05 uur de vergadering en heet allen welkom.

Hij meldt dat De Jong niet meer in dienst is van de UT en derhalve geen lid meer is van de Universiteitsraad. Hij is aanwezig als gast; de voorzitter stelt voor hem wel het woord te laten voeren op momenten dat dat wenselijk is, omdat hij betrokken is geweest bij de voorbereiding.

De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

2.Mededelingen

College:

•Zijm licht kort de achtergrond toe van het persbericht over het feit dat hij besloten heeft per 1.1.2009 geen tweede termijn te aanvaarden als rector magnificus van de UT en te stoppen met zijn hoogleraarschap. Hij is van mening dat hij na een tweede termijn te oud zou zijn om de vele andere dingen te doen die hij nog graag wil doen. Het CvB zal in gezamenlijk overleg bezien op welke gebieden hij op het niveau van de UT als geheel een rol kan blijven spelen.

De voorzitter zegt begrip te hebben voor de keuze van de rector om terug te willen gaan naar het primaire proces. Overigens zal dat ook gaan gelden voor 16 van de 18 UR-leden: ook zij zullen na de verkiezingen terugkeren naar het primaire proces en geen deel meer uitmaken van de UR.

Flierman merkt op dat de andere collegeleden in goed overleg met Zijm diens afwegingsproces hebben meegemaakt. Hoewel zijn vertrek wordt betreurd is er begrip voor zijn keuze.

Inmiddels is een benoemingscommissie ingesteld door de RvT. De profielschets voor een nieuwe rector zal ook in de UR aan de orde komen.

•Personele zaken:

Mevrouw Suzanne Wigman is per 1 april jl. begonnen als directeur van het Onderwijs Service Centrum.

De zoektocht naar een nieuwe decaan voor TNW lijkt tot resultaat te gaan leiden.

•Vooraanmeldingscijfers: Door de overschakeling naar een nieuw systeem komen de inschrijvingen traag binnen, zodat er nog geen goed beeld is. Datzelfde speelt in Leiden en Rotterdam. Het lijkt er wel op dat een aantal technische opleidingen het goed doet in de vooraanmelding en dat dat voor een aantal gedrags- en maatschappijwetenschappelijke opleidingen vooralsnog wat minder is.

UR:

•In het kader van de voorzitterskwestie is overeenstemming bereikt tussen UReka en de Campus Coalitie over de volgende procedureafspraak: In april zal op basis van de kandidaatstelling voor de UR-verkiezingen besloten worden of zal worden overgegaan tot het intern danwel extern zoeken van een voorzitter. In het laatste geval zal uiteraard met het college gesproken worden over de voorwaarden die daarbij aan de orde zijn.

3.Verslag van de overlegvergadering van 5 maart 2008 (UR 08-087)

•Pag. 4 r.32: TSP moet zijn TCP.

Met inachtneming hiervan wordt het verslag vastgesteld.

Naar aanleiding van het verslag:

•Pag. 4 r.56: Zijm zegt toe alsnog duidelijkheid te zullen geven ten aanzien van de start van het belangstellingsonderzoek inzake de taalcursussen.

•Pag. 7 r.5 – Studielink blijkt niet te verenigen met het interne systeem. Het probleem in de centrale aanpak is nog niet opgelost. Zodra dat mogelijk is zal wel weer op Studielink worden overgeschakeld.

4.Nota Personeelsbeleid 2008-2012 UT (UR 08-045, UR 08-048, UR 08-049, UR 08-110)

Afgesproken wordt de discussie in dit overleg te beperken tot de hoofdpunten 1 t/m 5 uit UR 08-110, en de overige punten in commissieverband danwel schriftelijk af te handelen.

Discussie:

•Flierman: Uiteraard is het van groot belang te investeren in het personeel. Dat staat dan ook uitdrukkelijk als motor en uitgangspunt in de nota beschreven.

•Flierman: In de afgelopen twee jaren zijn UR en college elkaar telkens weer tegengekomen op het gebied van de besturingsfilosofie van het college. Het CvB is van mening dat het hoogste bestuur – het college – de kaders dient te formuleren, ontwikkeling moet stimuleren, op decentraal niveau verantwoordelijkheid moet leggen en het vertrouwen moet geven om het personeelsbeleid binnen een aantal kaders in te vullen; daarbij moet gezorgd worden dat de medezeggenschap daarin kan meepraten en –sturen. Die filosofie zit ook in de Nota Personeelsbeleid. Als dat nodig is, is het college graag bereid dat nog eens als zodanig te verwoorden in de nota.

•Flierman: De reactie van de UR en de signalen die het college bereiken verschillen nogal – het lijkt wel alsof er sprake is van twee werelden. Er zijn tal van mensen, in alle geledingen binnen de UT, die eventueel wel kritisch zijn maar over het algemeen toch ook heel tevreden over wat zij bij de UT kunnen en mogen.

Natuurlijk valt er ook nog genoeg te verbeteren – daartoe biedt de reactie van de UR ook een aantal aanknopingspunten. Met de samenvatting van de UR op pag. 2 van UR 08-110 van punten waarop een personeelsbeleid zich zou moeten richten is het college het grosso modo wel eens.

H.Poorthuis merkt op dat het niet de insteek van de UR is om de negatieve benadering te zoeken, en het is ook niet zo dat de UR-leden van collega’s binnen de UT alleen maar de negatieve geluiden oppakken. De insteek van de UR is wel: Hoe wordt de UT een aantrekkelijke universiteit en een aantrekkelijke werkgever? Over de mogelijkheden en haalbaarheid daarvan wil de UR graag discussiëren. De Jong vult aan dat de UR niet negatief is t.a.v. het personeelsbeleid, maar juist ambitieus.

Brinkman: Het is niet zo dat er sprake is van twee werelden. Als het om het werk gaat is er maar één wereld. Wat wel speelt is de perceptie.

•Flierman: Het is een samenstel van dingen dat maakt dat men een aantrekkelijke werkgever is, zoals: uitstekende faciliteiten voor onderwijs en onderzoek (zoals de nieuwbouw met zeer adequate voorzieningen e.d.), reputatie, woonomgeving, cultuur van de instelling, goed personeelsbeleid dat mensen ontwikkelingsmogelijkheden biedt en daar horen ook andere ondersteunende faciliteiten bij.

•Flierman: Mensen zijn het meest belangrijk voor de organisatie. Dat staat in de nota beschreven, net als ontwikkelingsmogelijkheden voor het personeel, en het belang van het aantrekken van talent in het kader van de Europese/mondiale competitie.

•Flierman: Hoewel het niet echt in de nota staat, moge duidelijk zijn dat het formatiebeginsel niet langer als zodanig binnen de UT gehanteerd wordt. Indien gewenst kan dat alsnog vermeld worden.

Volgens De Jong gebeurt het nogal eens dat bepaalde principes sluimerend ingevoerd worden – vaak wordt over zaken erg lang gesproken en tegen de tijd dat er beslist zou moeten worden zegt het college: “Ja, maar dat doen we al lang”.

Flierman: Het loslaten van een uitgangspunt als het formatiebeginsel is al het hele jaar gaande. En wat tenure track betreft is er gewoon een wettelijk kader (de nieuwe CAO), op basis waarvan het college met het OPUT in gesprek is, en waarbij aangegeven is dat het CvB vooruitlopend daarop al wel ermee aan de gang wil waar het vrouwelijke wetenschappers betreft.

•Flierman: Het college is van mening dat wèl moet worden ingezet op talent en op mensen met ambitie.

Tenure track is niet voor niets in de CAO opgenomen, en het college wil dat oppakken. Tenure track is niet het enige instrument, en ook geen panacee voor alle problemen, maar het is wel een interessant instrument voor de gereedschapskist van het personeelsbeleid. Daarbij geldt dat het college wel één systeem van tenure track wil i.p.v. een systeem per faculteit. De faculteiten hebben de keus of ze dat in de volle breedte willen invoeren of alleen voor specifieke functies.

Het is niet zo dat het college alleen talent in onderzoek belangrijk vindt. In de nota is een aparte paragraaf gewijd aan het belang van onderwijs. Zijm beklemtoont dat het CvB uitermate zijn best doet om ook het onderwijs op een goed peil te brengen – dat is een beweging die ook op landelijke schaal gaande is, en de UT doet daarin mee.

Het CvB blijft van mening dat de kernstaf moet worden uitgemaakt door mensen die onderwijs en onderzoek combineren.

Brinkman legt uit dat de UR wil benadrukken dat er mensen zijn die excelleren en dat er mensen zijn die goed zijn – en soms is goed goed genoeg.

Flierman reageert met de opmerking dat er wel verschil gemaakt moet worden tussen het aannemen van nieuwe mensen en zittend personeel. De UT is verantwoordelijk voor iedereen die nu in dienst is, laat dat duidelijk zijn. Maar hij vindt het niet gek om bij het aantrekken van nieuwe mensen meteen de vraag op tafel te leggen wat hun ambities zijn, om vervolgens daarop de beslissing te baseren om hen wel of niet aan te nemen. Zijm vult aan dat er in de buitenwereld een beweging gaande is waar de UT zich niet aan kan onttrekken. Er is een grote “jacht” gaande op de beste studenten en medewerkers. Wil de UT overleven als universiteit en een vooraanstaande positie blijven innemen, dan zijn daar heel goede mensen bij nodig evenals een personeelsbeleid dat die mensen optimaal tot hun recht doet komen.

De Jong stelt dat de UR op zich niet zo’n probleem heeft met tenure track, maar dat het gaat om de voorwaarden en regels waaraan men dient te voldoen – misschien moeten die eerst nog eens wat duidelijker op papier komen.

•Flierman: Op zichzelf is het terecht dat het gesprek over werkdruk gevoerd moet worden. Dat zou kunnen met behulp van een herhaling van het medewerkerstevredenheidsonderzoek.

De wijzigingen die zijn aangebracht in het verdeelmodel zijn interessant als het gaat over werkdruk. En ook in de CAO staan interessante instrumenten waarbij de medewerker zelf meer verantwoordelijk wordt gemaakt voor hoe hij werkt. Het college gaat ervan uit dat de meeste mensen in staat zijn dat zelf te doen. Ook bij tenure track is dat heel goed mogelijk.

•Flierman: Dat er een betere, onafhankelijke afhandeling van klachten en bezwaren nodig is, is juist. Een conceptvoorstel daartoe ligt al bij het CvB.

•Flierman: Dat de UR spreekt over een “Handboek Slaaf” acht het college beneden alle peil.

•Flierman: Het financiële plaatje zou inderdaad wat strakker in beeld gebracht moeten worden. Maar kijkend naar wat er in de nota staat over uitgangspunten en kijkend naar de uitvoeringsparagraaf, kan niet gezegd worden dat het slechts een vaag verhaal is en dat helemaal geen concrete maatregelen genoemd worden.

•UReka laat tot slot weten blij te zijn dat het college onderschrijft dat onderwijs ook uitermate belangrijk is, en dat daar landelijk aan gewerkt wordt. Maar waarom volgt de UT in plaats van voorop te lopen?

Flierman antwoordt dat de UT zeker niet alleen maar volgend is.

Flierman herhaalt dat de opmerkingen van de UR zeker aanknopingspunten bieden. Maar dat neemt niet weg dat er ook dingen zijn waarover college en raad fundamenteel van mening verschillen.

Hij wil overeind houden dat met de URaad op een zeker abstractieniveau gesproken wordt – op de werkvloer komt het aan op de daadwerkelijke uitwerking.

Hij verwacht er samen zeker uit te komen. De toonzetting op bepaalde onderdelen werpt het college echter verre van zich.

Het college zal nog zorgen voor een schriftelijke reactie op bepaalde punten, aanpassingen op onderdelen van de nota en een goed voorbereide voortzetting van het debat in de commissie.

5.Voortgang RoUTe 14 (naar een nieuw instellingsplan)

Vanuit het CvB is er geen nieuws te melden.

De voorzitter meldt dat de raad zich wil beraden welke onderdelen van RoUTe 14 het snelst opgepakt zouden moeten worden. De inbreng van de UR kan in de komende danwel de daaropvolgende cyclus verwacht worden.

6.Voortgang 3TU-proces

Zijm meldt dat het ministerie van OC&W op allerlei gebied verantwoording vraagt in het kader van de bijdrage van M€ 50, en met name rond de ontwikkeling van de COE’s en COC’s. Daarnaast zijn er ontwikkelingen gaande als het speerpunt Bouw. Ook speelt er een forse discussie over de “kwaliteit van het ontwerp” (quality of design).

7.Toetsingscriteria voor succes van de reorganisatie (UR 08-092, UR 08-105, UR 08-111)

Van Ast bevestigt de veronderstelling van de UR dat het hier niet om de toetsingscriteria zelf gaat. Het college heeft beoogd de voortgang aan te geven. Als de criteria ontwikkeld zijn, zullen ze volgens afspraak voor advies aan de raad worden voorgelegd.

En wat de rol van studenten betreft: zij zullen betrokken worden bij de beoordeling van de klanttevredenheid.

Op de vraag van Terpoorten of studenten ook een stem krijgen in het beoordelen van de bibliotheek antwoordt Van Ast dat hij daarop zal terugkomen.

Besluit:

De UR besluit positief te adviseren – conform het conceptbesluit in UR 08-111 - ten aanzien van de in de notitie “Over de beoordeling van de servicecentra” vastgestelde werkwijze om te komen tot een kwaliteitsbeoordelingssysteem voor de nieuwe servicecentra.

8.Nieuwe bekostigingssystematiek (UR 08-082, UR 08-099)

Naar aanleiding van UR 08-099:

Gezien de reactie van het CvB constateert de UR dat het college niet op het UR-advies wenst in te gaan. Van Ast ontkent dat er sprake is van het negeren van het adviesrecht of iets dergelijks; het gaat echter om bestaand beleid, vandaar de reactie van het college. Hij verwijst in dit verband naar de eerste paragraaf van het herziene verdeelmodel, waaruit blijkt dat er geen sprake is van een beleidswijziging maar alleen van kleine (technische) aanpassingen. Wat er ligt is de consequente uitwerking van de gedachten uit het besturingsmodel.

Wormeester merkt op dat een bekostigingssystematiek toch wel enige stabiliteit moet kennen. Waar het om gaat is: wat is nu het financiële kader? Op die vraag is nooit een duidelijk antwoord gekomen van het college. Hij noemt als voorbeeld de opleiding Industrieel Ontwerpen: als die een ander karakter moet krijgen, wordt daarmee een duidelijk signaal afgegeven en is dat een beleidspunt – nu wordt het echter in een soort tussenregel als een technisch punt neergezet. Zijm merkt op dat het verklaren tot zware techniek geen echte beleidswijziging is. Beleid is: aanwijzen als “niet techniek” of “wel techniek”; maar het plaatsen in de categorie “zwaar” is een uitwerking van beleid.

Wormeester noemt als ander voorbeeld het volumebeleid. De UR krijgt signalen dat er niet echt over invulling van onderzoeksplaatsen per groep wordt nagedacht; met de interne verdeling wordt nauwelijks iets gedaan, terwijl het belangrijk is te weten hoe het volumebeleid naar beneden toe wordt ingevuld, zodanig dat de financierbaarheid gehandhaafd blijft. Volgens de UR moet daarvoor een garantie ingebouwd worden.

Van Ast antwoordt dat er afspraken moeten komen die een aantal jaren staan. Het is aan de WD om in overleg met de hoogleraren te bekijken hoe met bepaalde zaken om te gaan. De WD is nu nadrukkelijker dan voorheen in staat prioritering ook daadwerkelijk te effectueren; het sturingselement ligt nu inhoudelijk bij de WD.

Waar het de UR om gaat is dat er zekerheid is dat niet opnieuw de situatie ontstaat dat niet gefinancierd kan worden wat nodig is. Misschien moet er een soort nulmeting komen, die na enkele jaren herhaald wordt om te zien wat de effectiviteit van de gemaakte afspraak is. Het gaat erom dat duidelijk is wat de grenzen van de verantwoordelijkheden van WD’s en decanen zijn. Want stel dat iedereen het heel goed doet, dan ontstaat er een probleem. Van Ast stelt dat die afspraken er zijn. Het gaat erom dat men met elkaar bepaalt wat men wil en of dat ook kan; en met het CvB zal bekeken moeten worden of het allemaal past binnen het beleid. Het CvB wil echter niet in de verantwoordelijkheid van de WD/decaan treden. Er wordt gewerkt aan verbetering van de rapportage, teneinde goed te kunnen monitoren. In het najaar zullen bij de managementgesprekken de meerjarenbegrotingen de toetssteen vormen.

Zijm vult aan dat de leerstoelhouder in de huidige situatie weet welke ruimte er is, en dat de WD of decaan zelf met de gevolgen van zijn/haar handelen wordt geconfronteerd en die niet meer neer kan leggen bij de leerstoelhouder. Het is dus van belang dat de WD/decaan ervoor zorgt zicht te hebben op komende ontwikkelingen, zodat daarop kan worden ingespeeld.

Wat de gevraagde nulmeting betreft wijst Zijm erop dat een nulmeting kijkt naar een bestaande situatie, en die bestaande situatie moet afgezet worden tegen de omgeving. Die omgeving echter ziet er over enkele jaren heel anders uit. Van Ast merkt op dat onlangs de huidige situatie t.a.v. de onderzoeksplaatsen is opgevraagd – hij stelt voor te bezien of dat voldoende basis biedt voor een nulmeting.

Er zal in ieder geval geprobeerd moeten worden, aldus de voorzitter, om globaal aan te geven welke informatie nodig is om een goed beeld te krijgen van de omgeving. Hij stelt voor daarover in de eerstvolgende commissievergadering verder te spreken.

De voorzitter vraagt voor alle duidelijkheid:

-De eindverantwoordelijkheid voor de financiën en eventuele personele gevolgen ligt dus bij de WD/decaan? Antwoord: Er ligt ook verantwoordelijkheid bij de leerstoelhouder, maar de eindverantwoordelijkheid berust inderdaad bij de WD/decaan.

-Is de business unit feitelijk afgeschaft? Antwoord: Ja.

De UR vindt dat er structureel meer geld voor onderwijs vrijgemaakt moet worden om de teruggang in onderwijskwaliteit te kunnen corrigeren. Van Ast acht het niet nodig daarvoor de verdeelsystematiek te gaan wijzigen. Hij wijst erop dat het geld er wel is, maar dat het meer aangewend moet worden. Er blijft nu geld over, en dat moet eigenlijk niet. Flierman merkt op dat de faculteitsraad hier een rol heeft om de decaan daarop aan te spreken. Volgens Wormeester heeft de FR te weinig inzicht om te zien waar de middelen worden ingezet. Van Ast vertelt dat er nu voor het eerst voorstellen bij het college liggen voor meerjarenbegrotingen; er wordt samen met de directeuren bedrijfsvoering gewerkt aan het inzichtelijker maken van het proces.

Ook Zijm hoort geluiden dat docenten graag zouden willen investeren in onderwijsinnovatie, maar op de een of andere manier de weg niet vinden. Kennelijk zijn er dus nog bepaalde blokkades. Waarschijnlijk zijn dat “inloopverschijnselen”, maar hij wil dat wel nader onderzoeken.

In reactie op de opmerkingen van de UR over onduidelijkheid rondom hoogte en doel van de “opleidingsspecifieke overhead” stelt Van Ast dat er nu een bundeling is gemaakt in het studenten onderwijs- en servicecentrum. En natuurlijk moet ook aanvullend vanuit de faculteiten het nodige gedaan worden aan onderwijsondersteuning; tevens moet de studentenbegeleiding aangepakt worden. Voor aanvullende vragen die gesteld zullen gaan worden aan het servicecentrum zal een bepaald budget beschikbaar gesteld moeten worden. Er wordt nu bezien welk deel van het beschikbare budget voor de servicecentra vraaggestuurd zal moeten worden. Pas dan is duidelijk of aanpassing van de “opleidingsspecifieke overhead” nodig is.

Waar het om gaat is dat er een besluit wordt genomen en dat er voor iedereen duidelijkheid is, zo meent Wormeester.

Aan het eind van de discussie wordt het volgende vastgesteld:

•Het college zal een aantal zaken op schrift zetten, waaronder de antwoorden op vragen die nu niet aan de orde zijn geweest.

•De UR zal proberen in de komende cyclus in de interne vergadering tot een besluit te komen.

•De commissievergadering kan gebruikt worden om afspraken nader in te vullen.

•Het lijkt erop dat het uiteindelijk voor de UR mogelijk zal zijn tot een positief advies te komen.

9.Schriftelijke rondvraagpunten

9.1. Privacybeleid

Flierman laat weten dat medio 2008 (zo mogelijk nog vóór de zomervakantie) een notitie tegemoet gezien kan worden. Hij is het ermee eens dat dit onderwerp al té lang op de agenda staat. De oorzaak daarvan ligt onder meer in de beperkte bezetting van PA&O en het geven van voorrang aan het proces Moderne Bedrijfsvoering en de procedures in dat kader.

Desgevraagd zegt hij dat niet overwogen is het opstellen van het privacybeleid uit te besteden.

De Jong zou het op prijs stellen als nu voorrang aan dit onderwerp zou worden gegeven – het is inmiddels zeven jaar na de invoering van de wet. Waarvan akte, aldus de voorzitter.

9.2. Huisvesting

Van Ast merkt op dat uit de verschillende scenario’s de principiële keuze is gemaakt om voorrang te geven aan het primaire proces en daarom de Citadel voor TW en GW beschikbaar te stellen.

Verder vertelt hij:

•Inderdaad is het principebesluit genomen om de balie van S&O in de Spiegel (in de ruimte van Bureau Communicatie) te vestigen, BC te laten verhuizen naar de eerste verdieping en de bestemming van de rest van het gebouw onveranderd te laten. Nu wordt nog onderzocht of dat daadwerkelijk uitvoerbaar is.

•Waarschijnlijk zullen de kamers van Sirius en Stress gebruikt worden voor de huisvesting van S&O. Maar ook dit wordt nog nader onderzocht. Mogelijk zullen de genoemde studieverenigingen dan in de Bastille gehuisvest worden.

Hoogerdijk vraagt om de studieverenigingen snel duidelijkheid te verschaffen.

•Er is ook wel gedacht over nieuwbouw voor S&O, maar dat is niet echt overwogen als serieus alternatief.

•Naar verwachting zal de verhuizing van S&O in augustus/september zijn voltooid.

•Het aantal projectkamers zal gelijk blijven.

•Bekeken wordt of er ruimte is in de Spiegel voor de studentpsychologen en –decanen. Zo niet, dan blijven zij in de Bastille gehuisvest.

9.3. DLWO

Zijm merkt op dat DLWO veel meer omvat dan alleen de elektronische leeromgeving. Het is een heel stelsel van systemen.

Van Ast zegt toe op korte termijn de UR-vragen op dit punt schriftelijk te zullen beantwoorden. Hij merkt al wel vast op dat er geen studenten uitgesloten worden van DLWO, ook al werken zij niet allemaal met dezelfde browsers. Dus: àlle studenten zullen toegang hebben, al zal het bij het ene systeem wat handiger gaan dan bij het andere. Er is dan ook geen reden om gratis softwarepakketten beschikbaar te stellen.

10.Rondvraag

•Poorthuis informeert of er al een reactie mogelijk is op de brief van de UR over de omvang van de nieuwe dienstraad voor de servicecentra. Van Ast laat weten dat er nog geen besluit genomen is.

•De Jong: In discussies wordt vaak verwezen naar hetgeen besproken is in het strategisch beraad. Kan geregeld worden dat de UR weer standaard de verslagen daarvan toegestuurd krijgt?

Van Ast zal hiernaar informeren en er in het agendaoverleg met het presidium op terugkomen.

11.Sluiting

De voorzitter richt een kort afscheidswoord tot De Jong; hij laat weten dat de UR veel waardering heeft voor zijn bijdrage tijdens zijn zittingsperiode in de raad en dankt hem daarvoor hartelijk.

Om 12.00 uur sluit de voorzitter de vergadering.

*****