6. Procedure voorzitterskeuze UR

Benoeming van een voorzitter van de URaad: procedure, competenties en taken

Rapportage en voorstel van de werkgroep “procedure voorzitterschap” aan de Universiteitsraad - maart 2008

1.Inleiding

Deze notitie is opgesteld door een UR-werkgroep bestaande uit Wouter Koet, Evelien Vogelzang, Jan Lodewijks en Dick Meijer, onder voorzitterschap van Jacqueline Ribberink (griffier). Opdracht was om, uitgaande van het rapport van de commissie “voorzitter UR” en de afspraken die bij hervatting van het raadswerk door UReka in januari zijn gemaakt, een procedure voor de benoeming van een voorzitter (intern of extern) op te stellen en daarbij ook de competenties en de taakstelling van de voorzitter te betrekken.

De partijen waren reeds overeengekomen om het besluit om al dan niet externe kandidaten te werven te vervroegen tot vlak na de kandidaatstelling in april.

De UReka-vertegenwoordigers in de werkgroep hebben voorgesteld om na de kandidaatstelling voor de URaad de kandidaatstelling voor het voorzitterschap meteen open te stellen voor zowel interne als externe kandidaten, en dan de beste kandidaat te kiezen.

Bij raadpleging van de CC fractie bleek onvoldoende draagvlak voor deze wijziging. De CC-vertegenwoordigers in de werkgroep houden vast aan hun voorkeur voor kandidaten die zich verkiesbaar stellen.
Onderstaand procedurevoorstel is het resultaat van nader overleg op dit punt.

2.Procedurevoorstel

De raad stelt een de benoemingsadviescommissie samen die de URaad adviseert over de keuze van de kandidaat. De benoemingsadviescommissie bestaat in eerste instantie uit leden van de fracties (mogelijk een zittend fractielid en een kandidaat-lid), kandidaten van mogelijk nieuwe lijsten (1 per partij) en wordt vervolgens uitgebreid met een persoon met relevante ervaring van buiten de UR (bijv. Cees van Vilsteren) en de griffier als adviserend lid. Bij externe kandidaten kan de benoemingsadviescommissie desgewenst de expertise van een personeelsdeskundige betrekken.

Begin april

Zo snel mogelijk na de dag van de kandidaatstelling wordt bezien of er intern een kandidaat of kandidaten voor het voorzitterschap van de raad beschikbaar is/zijn. De benoemingsadviescommissie maakt kennis met de kandidaten en tracht een oordeel te vormen over de mogelijke geschiktheid van de kandidaten voor het voorzitterschap. Daarbij spelen beschikbaarheid voor de functie en achtergrond en ervaring een belangrijke rol. De adviescommissie brengt daarover een zwaarwegend advies uit aan de raad.

Eind april

In de eerstvolgende interne vergadering van de UR wordt vervolgens besloten een sollicitatieprocedure te starten (voor een interne dan wel een externe voorzitter).

a. Zijn er 1 of meer geschikte interne kandidaten voor de sollicitatieprocedure, dan wordt een interne sollicitatieprocedure gestart.

b. Als er geen geschikte interne kandidaten voor de sollicitatieprocedure zijn, kan de raad besluiten om een werving van externe kandidaten te starten. Gezien de gewenste competenties, beschikbaarheid en flexibiliteit van het dienstverband wordt gedacht aan personeelsleden van de UT of in ieder geval mensen met een sterke binding met de UT. (Dit impliceert o.m. werving via UT-nieuws).

Juni

De benoemingsadviescommissie brengt zijn advies pas uit na de verkiezingen, zodat de nieuw gekozen leden ook hun stem kunnen laten horen. Als het advies beschikbaar is, houdt de raad in zijn nieuwe samenstelling hiermede rekening bij het “formatieoverleg” (overleg over de taakverdeling binnen de raad). Bij (mogelijke) benoeming van een externe kandidaat wordt door het presidium van te voren met het college van bestuur overleg gepleegd over de benoeming en de gewenste financiële en rechtspositionele voorwaarden.

September

In de eerste interne vergadering van de nieuwe raad vindt definitieve besluitvorming plaats over de benoeming, gehoord de reacties van alle betrokkenen.

3.Competenties

Een voorzitter van de URaad moet een aantal specifieke competenties hebben die

samenhangen met de complexe taak van het voorzitterschap van de URaad.

•De voorzitter heeft gevoel voor representativiteit van de gehele raad en is in staat zowel de mening van de gehele raad als ook eventuele afwijkende meningen te verwoorden.

•De voorzitter heeft kennis van en affiniteit met medezeggenschap en de universitaire wereld (UT)

•De voorzitter is een bemiddelaar

Volgend uit de competenties zou een voorzitter, intern dan wel extern, een aantal

vaardigheden moeten bezitten om de rol van voorzitter goed in te vullen:

•Belangen scheiden, afwegen en beoordelen

•Besluitvaardigheid

•Delegeren (verdelen van taken onder leden)

•Effectief communiceren (mondeling en schriftelijk)

•Effectief vergaderen en presenteren

•Samenvatten, herhalingen voorkomen

•Groepsgericht leiding geven (compromis zoeken)

•Goed luisteren en openstaan voor argumenten

•Plannen (procesbewaking) en organiseren

•Structuur aanbrengen

•Sensitieve houding aannemen (omgevingsbewustzijn)

•Representatief

4.Taken en overige aspecten

Taakstelling Voorzitter (intern + extern)

•De voorzitter leidt de presidiumvergaderingen en het agendaoverleg.

•De voorzitter is aanwezig bij de commissievergaderingen.

•De voorzitter zit de interne en overlegvergadering voor.

•De voorzitter vertegenwoordigt de gehele raad in de pers en bij landelijke overleggen, indien de raad hiertoe beslist.

•De voorzitter licht de besluiten van de raad naar buiten evenwichtig toe, daarbij rekening houdend met eventuele minderheidsstandpunten.

•De voorzitter bewaakt de consistentie van de besluitvorming.

•De voorzitter draagt er zorg voor dat de raadsleden voldoende geïnformeerd hun werk kunnen doen.

•De voorzitter organiseert, wanneer nodig, overleggen met andere (medezeggenschaps)organen.

•De voorzitter vervult een vertrouwensfunctie jegens alle partijen.

•De voorzitter stuurt het secretariaat aan in overleg met het presidium.

•De voorzitter voert regelmatig overleg met de collegevoorzitter. In voorkomende gevallen zal hij/zij trachten tot compromissen te komen tussen college en raad, rekening houdend met de verschillende visies die in de raad leven.

•De voorzitter ziet toe op naleving van het Huishoudelijk Reglement.

Bij interne en overlegvergaderingen waarbij de voorzitter van de raad de vergaderingen als zodanig leidt, neemt deze niet actief deel aan besluitvormende discussies. Een interne voorzitter zal zijn eventuele inhoudelijke opmerkingen vooral maken tijdens de commissie- en fractievergaderingen. Vragen t.b.v. de verheldering van een discussie, zijn een voorzitter uiteraard wel toegestaan.

Vertegenwoordiging

De raad kan door de voorzitter vertegenwoordigd worden op verschillende overleggen, eventueel vergezeld door de vice-voorzitter of een ander raadslid. Dit kan door de raad besloten worden, bijvoorbeeld bij de formatie.

In contacten naar buiten toe moet het van de voorzitter duidelijk zijn in welke hoedanigheid (als voorzitter van de gehele raad of als persoon/ fractielid) hij spreekt.

Externe contacten/activiteiten Universiteitsraad, veelal taken van de voorzitter

Beschikbaarheid

Buiten de verschillende competenties moet de voorzitter een redelijk grote

beschikbaarheid hebben. Het komt ongeveer neer op 2,5 dag (0,5 fte) per week. Deze beschikbare tijd moet zodanig ingevuld kunnen worden, dat hij/zij op verschillende tijdstippen beschikbaar is voor overleg. De beschikbaarheid houdt onder meer in dat hij zijn taken (zie punt 4) adequaat kan uitvoeren en houdt onder meer het volgende in:

•Het moet voor de voorzitter mogelijk zijn om snel te reageren via telefoon/e-mail.

•De voorzitter moet flexibel afspraken kunnen maken.

•De voorzitter moet herkenbaar en aanspreekbaar zijn op bijeenkomsten en andere gelegenheden waarbij hij of zij geacht wordt aanwezig te zijn.

Rol vice-voorzitter

Naast een voorzitter dient er ook een vice-voorzitter te zijn.

De algemene hoofdtaak van de vice-voorzitter is het op zeer regelmatige basis overleg voeren met de voorzitter en in goed contact te staan met de rest van de raad. Verder bespreekt hij met de voorzitter de algemene gang van zaken binnen de UR en in het bijzonder het uitoefenen van de voorzitters- en vicevoorzitterstaken.

De vice voorzitter is capabel om de voorzitter (tijdelijk) te kunnen vervangen.

Meer specifiek:

•Goed koppel kunnen vormen met de voorzitter

•Feedback geven aan de voorzitter

•Pro-actief in aangeven knelpunten

•Aanspreekpunt/vertrouwenspersoon

•Durft tegengewicht te geven (niet blindelings zwichten voor de autoriteit van de voorzitter)

•Capabel en beschikbaar om de voorzitter (tijdelijk) te vervangen bij ziekte of afwezigheid van de voorzitter

De UR is een orgaan bestaande uit negen medewerkers en evenzoveel studenten, dus is

het vanzelfsprekend dat het “voorzitterstandem” bestaat uit zowel een student als een

medewerker. Bij een interne voorzitter zou de vice-voorzitter uit de andere kiesgeleding

moeten komen dan de voorzitter. De Raad zou uit die geleding een goede kandidaat

kunnen kiezen.

Bij een extern voorzitter is de vice-voorzitter intern (ongeacht of het een

student of een medewerker is). Dit om de voorzitter nog meer feedback vanuit

de raad zelf te geven en om de voorzitter bij te staan qua contacten op de UT. Deze

benoeming zou via de raad kunnen lopen.

Rechten en plichten

Het functioneren van de voorzitter (zowel intern als extern) wordt na ongeveer een half jaar geëvalueerd. In het contract met een eventuele externe voorzitter wordt een bepaling opgenomen dat, ingeval van onvoldoende functioneren, het contract zal worden beëindigd.

De voorzitter kan bij meerderheid van stemmen, op basis van een evaluatie van zijn/haar functioneren, door de Raad uit zijn functie ontheven worden. Dit kan eventueel (in het geval van een externe voorzitter) contractueel vast gelegd worden bij zijn/haar benoeming.

Aldus vastgesteld in de interne vergadering van de Universiteitsraad van 26 maart 2008