18-04-07 (aangepaste tekst besluit reorganisatieplan na overleg met van Ast)
Aandachtspunten uit de overlegvergadering van de Universiteitsraad van
3 april 2007
3TU Masteropleidingen Systems & Control en Science Education and Communication
De besluitvorming over de twee 3 TU masters is gemandateerd aan het presidium in afwachting van positieve advisering door de betrokken Faculteitsraden. Het college geeft aan dat geen adviezen van de CCO en de STOW verwacht kunnen worden.
Reorganisatieplan EMB (UR 07 – 107/119)
De Universiteitsraad
gezien:
-de brief Reorganisatieplan Efficiënte, Moderne Bedrijfsvoering d.d. 16 maart 2007, kenmerk 378.358
-het Reorganisatieplan Efficiënte, Moderne Bedrijfsvoering d.d. 15 maart 2007, kenmerk 378.360;
overwegend dat:
-in een reorganisatieplan inhoudelijke argumenten aangevoerd moeten worden voor de keuze voor de in een dergelijk plan voorgestelde nieuwe organisatievormen;
-aan deze inhoudelijke argumentatie direct duidelijk randvoorwaarden verbonden kunnen worden voor de implementatie en daarmee het welslagen van de reorganisatie;
-deze randvoorwaarden in een later stadium als evaluatiecriteria gebruikt kunnen worden;
-de combinatie van inhoudelijke argumentatie en bijbehorende randvoorwaarden tot verheldering leidt, waardoor de discussie rondom de implementatie concreter en daardoor efficiënter gevoerd kan worden;
-een duidelijke onderbouwing van plannen tot meer draagvlak kan leiden;
-de huidige argumentatie in het reorganisatieplan betreffende shared service centra beperkt is tot "het is de meest voor de hand liggende vorm", "het sluit aan bij de trend in andere organisaties" en "andere alternatieven achten wij niet wenselijk";
-de huidige randvoorwaarden voor shared service centra beperkt zijn tot voorwaarden die het college zelf stelt, en de voorwaarden die uit de gekozen organisatievorm volgen niet benoemd worden;
-het college vastbesloten is om de dienstverlening in de toekomst onder te brengen in shared service centra;
-met uitzondering van het OSC, de plannen voor de te vormen eenheden, na de decentrale bespreking en wijziging van die plannen, op meer draagvlak bij het betrokken personeel kunnen rekenen en bij zorgvuldige uitwerking en implementatie tot kwalitatief goede dienstverlening tegen lagere kosten kunnen leiden;
-het college alle beleidsvoorbereiding centraal wil onderbrengen in de dienst Strategie en Coördinatie, maar daarbij om onduidelijke redenen de F- en de P-kolom uitzondert;
-een echt oordeel over de kwaliteit van dienstverlening als gevolg van deze reorganisatie pas te geven is als er meer duidelijkheid is over de implementatie;
-het college al heeft aangegeven dat zij een serieuze rol ziet weggelegd voor de medezeggenschap tijdens de gehele overgang van de huidige naar de nieuwe situatie;
-we het eens zijn over het feit dat moderne organisaties in een voortdurend veranderingsproces behoren te zitten om te komen tot de meest efficiënte bedrijfsvoering, maar dat wij het waarschijnlijk nooit eens zullen worden over de noodzaak van deze reorganisatie en de hoogte van de bezuinigingstaakstelling;
-de beoogde efficiencyslag slechts te realiseren zal zijn, als de juiste voorzieningen op ICT-gebied daadwerkelijk beschikbaar zijn;
-de ingeschatte personeelsreductie grotendeels afhangt van ICT systemen die niet op korte termijn ingevoerd kunnen worden;
-de haalbaarheid van de 5 M€ bezuiniging met het voorliggende plan in het geheel niet hard gemaakt kan worden;
-de beoogde personeelsreductie waarschijnlijk kan worden gerealiseerd door gebruik te maken van “natuurlijk verloop”;
gehoord:
-de beraadslagingen;
-de toezegging dat er geen (PC-)werkplekken voor studenten zullen verdwijnen, maar dat geleidelijk de beschikbare PC’s zullen worden vervangen door hulpmiddelen voor het ergonomisch verantwoord gebruik van Laptops op die werkplekken;
-de bevestiging van het college dat de gewijzigde tekst ten aanzien van de taken van de secretaris gelezen moet worden als een tegemoetkoming aan het advies van de Universiteitsraad, dat de secretaris verantwoordelijk is voor de onderlinge beleidsmatige afstemming tussen de toekomstige service centra over de totale dienstverlening;
-de toelichting van het college op de belangrijke rol die de medezeggenschap moet kunnen vervullen bij het verdere implementatietraject van deze reorganisatie en de nadrukkelijk gegeven opdracht aan de kwartiermakers om hiermee op een verantwoorde wijze rekening te houden bij de uitvoering van hun opdracht;
-de toezegging van het college onderstaande adviezen van de UR met de nummers 2, 3, 5, 6, 7, 8, 12, 15, 16 en 17 onverkort over te nemen;
-de toezegging (n.a.v. adviesnummer 1) dat het college in Mei, bij het voorleggen van de instemmingsvraag, een document zal aanbieden, waarin een nadere onderbouwing en randvoorwaarden ten aanzien van de servicecentra worden gegeven. Daarmee wordt duidelijk op welke doelstellingen en criteria de nieuw te vormen service centra beoordeeld moeten worden;
-de toezegging (n.a.v. adviesnummer 4) de CCO te zullen handhaven en te overwegen de bevoegdheden van de CCO in de nieuwe tekst van het BBR op te nemen;
-de toezegging (n.a.v. adviesnummer 10) dat na nader onderzoek in samenspraak met betrokkenen zal worden vastgesteld hoe en welk deel van de onderwijsondersteuning binnen de faculteiten in het OSC zal worden georganiseerd en dat dit deel van de reorganisatie in het najaar 2007 ter instemming aan de UR zal worden voorgelegd;
-de toezegging (n.a.v. adviesnummer 11) dat het college nader zal onderzoeken wat de beste plaats is voor de archieffunctie van de UT en hiervoor een beargumenteerde keuze zal maken, voor het stellen van de instemmingsvraag;
-de toezegging (n.a.v. adviesnummer 14) van het college dat er voor het stellen van de instemmingsvraag een voorstel ligt voor het instellen van dienstraden in de nieuw te vormen organisatie en een beschrijving van de wijze waarop de medezeggenschap zal worden ingevuld gedurende de overgangsperiode;
-de toezegging (n.a.v. adviesnummer 17) dat het college de UR voor de vergadering in mei zal informeren over de resultaten van het overleg met de vakbonden over de personele gevolgen: het gaat daarbij (nog) niet om een sociaal plan maar wel om plaastingsprocedures en regelingen om het natuurlijk verloop te bevorderen. Indien in het najaar deze regelingen op basis van vrijwilligheid onvoldoende blijken om via verloop de boventalligheid te ondervangen kan alsnog een sociaal plan noodzakelijk zijn, dat dan ter informatie tegelijk met de nadere besluitvorming over het OSC aan de UR zal worden voorgelegd;
adviseert:
1.per servicecentrum duidelijk en toetsbaar in het reorganisatieplan aan te geven wat de doelstellingen en beoordelingscriteria voor het welslagen zijn en onder welke randvoorwaarden deze gelden;
2.een eenheid secretaris te vormen zoals beschreven in het reorganisatieplan met voor de secretaris de duidelijke opdracht om ook beleidscoördinerend op te treden waar het gaat om onderlinge afstemming tussen de service centra voor wat betreft de te leveren diensten en de vorm waarin dit gebeurt;
3.met de faculteiten tot overeenstemming te komen over de nodige en gewenste kernfuncties (zoals decaan, directeur bedrijfsvoering, controller, opleidingsdirecteur) binnen de faculteit, voor zover deze nodig zijn voor goed overleg tussen het college en haar beleidsstaf enerzijds en de faculteiten anderzijds, waarbij met name gelet dient te worden op een evenwichtige vertegenwoordiging van onderwijs en onderzoek, maar ook op de bijbehorende dienstverlening;
4.de CCO, als belangrijk overlegorgaan waarin onderwijs gerelateerde zaken aan de orde worden gesteld, als adviesorgaan in stand te houden;
5.over te gaan tot de inrichting van de concerndirecties zoals beschreven in het reorganisatieplan;
6.speciale aandacht te geven aan de afstemming tussen de concerndirecties en faculteiten m.b.t. de keuze en ontwikkeling van instellingssystemen, samen met de coördinator van de groep die de instellingssystemen binnen het ICTS beheert;
7.te starten met het opstellen van een implementatieplan voor het in het reorganisatieplan beschreven ICTS, met de bedoeling de gehele ICT-dienstverlening voor de UT hierin onder te brengen;
8.niet over te gaan tot een reductie van werkplekken voordat is aangetoond dat dit mogelijk is zonder de dienstverlening voor studenten op dit punt te verminderen;
9.op de kortst mogelijke termijn afspraken te maken over wezenlijke keuzes zoals de standaardisatie van het dienstverleningspakket, de nieuw in te voeren ondersteunende systemen (Sakai?) en de aanpassing in het verdeelmodel aansluitend op de gewenste organisatiestructuur;
10.te starten met een nader onderzoek naar de mogelijke inrichting van een OSC, in samenspraak met de medewerkers die nu de onderwijsondersteuning verzorgen en met de bedoeling te komen tot een nieuw uitgewerkt voorstel voor het inrichten en implementeren van een OSC, met meer draagvlak dan het huidige voorstel en dit uitgewerkte voorstel op een later tijdstip ter instemming voor te leggen;
11.het Servicecentrum voor Wetenschappelijke Informatievoorziening in te stellen en dit centrum een leidende rol te geven ten aanzien van aspecten van digitalisering van informatie, waar het gaat om collectievorming, duurzame opslag en brede ontsluiting ook binnen verschillende werkprocessen en als logisch gevolg daarvan de archieffunctie van de UT te verplaatsen van het FB naar het SWI;
12.de plannen voor de nieuwe inrichting van het Facilitair Bedrijf uit te werken in overleg met de betrokken medewerkers, met als opdracht de dienstverlening in uitvoeringsvorm zoveel mogelijk in lijn te brengen met de inrichting van de andere servicecentra (FO/BO);
13.om het deel van de bezuiniging dat in de eerste jaren niet gehaald zal worden niet zondermeer vanuit de reserves aan te vullen tot een bedrag van 5 M€;
14.voor bovenstaande uitwerking van plannen aan te geven op welke “points of no return” de medezeggenschap vorm wordt gegeven, zowel in het overgangstraject als in de uiteindelijke situatie, met duidelijke tijdspaden die gevolgd dienen te worden en met een duidelijke beschrijving van het soort bevoegdheid dat voor de verschillende onderdelen van toepassing zal zijn (informatie, advies, dan wel instemming);
15.in de hele overgang van de huidige naar de nieuwe situatie voortdurend te sturen op het minstens gelijkwaardig en continu beschikbaar houden van de dienstverlening en onnodige risico’s daarbij te vermijden;
16.het risico van kwaliteitsverlies van de dienstverlening tot een minimum te beperken door vrijkomende functies door natuurlijk verloop standaard in te blijven vullen, tenzij duidelijk is dat er een efficiëntieslag is gemaakt waardoor de functies overbodig zijn geworden;
17.een beschrijving te geven van de (her)plaatsingsprocedures die gevolgd zullen worden en aan te geven hoe het sociaal plan hierbij een vangnet vormt voor individuele gevallen waarbij (her)plaatsing niet mogelijk blijkt;
Cateringconcept – nadere uitwerking
De Universiteitsraad
gezien:
-de nadere uitwerking cateringconcept UT d.d. 20 februari 2007, kenmerk FB07.107;
-de Update cateringconcept Universiteit Twente d.d.23 januari 2007;
-het FEZ advies;
gehoord:
-de beraadslagingen;
-de eerdere toezegging, dat bij het verdwijnen van kantines gemeenschappelijke ruimtes met tafels en stoelen beschikbaar blijven (UR 06-406);
-de toezegging dat dit ook geldt voor het theatercafé, uitgezonderd de momenten dat deze gereserveerd is voor besloten activiteiten;
overwegende dat:
-de keuze voor de plaatsing van het Grand Café in de Bastille en het behoud van het theatercafé voor culturele manifestaties en andere evenementen aansluit bij de functies van de respectievelijke gebouwen;
-investeringen nodig zijn voor de aanpassingen aan de gebouwen om tot een goed catering aanbod te komen;
adviseert:
-positief over de voorgestelde besluiten
Schriftelijke rondvraagpunten
Parkeerplaatsen
Het college zal de 2 zienswijzen ten aanzien van de parkeerbehoefte op de UT met elkaar vergelijken en de UR hierover vervolgens schriftelijk berichten.
Scholarship programme
Het college zal de raad regelmatig informeren over de stand van zaken met betrekking tot het fonds ten behoeve van de beurzen.