Afspraken interne 13 februari 2007
Samenvatting van de punten besproken in de extra interne vergadering van 13 februari 2007.
De genoemde punten vanaf punt 15 betreffen het onderdeel Discussienota Communicatie. Deze worden apart besproken.
1. Herman Poorthuis heeft plaatsgenomen in de werkgroep "Gezondheidsmanagement" die is ingesteld n.a.v. een bijeenkomst in Nijmegen. Hij zal vanuit de werkgroep de URaad informeren over de zaken die spelen binnen deze werkgroep
2. Bevoegdheden/procedures. Afgesproken wordt dat de bevoegdheden die de UR inzake onderwerpen heeft in het presidium en/of de commissievergadering worden besproken en vastgelegd. Tijdens de overlegvergaderingen wordt niet meer ingegaan op bevoegdheden- en procedure kwesties. Men zal elkaar (en ook het CvB) hierop aanspreken. Dick Meijer en Jacqueline Ribberink zullen opnieuw met Flierman in overleg gaan over de opgestelde bevoegdhedenlijst.
3. Het beeld van de medezeggenschap moet breder en positiever uitgedragen worden. Het management moet de medezeggenschap niet "als drempel" zien. Men moet meer respect hebben voor elkaars positie en functie (meer samenwerken, minder confrontatie aangaan). Dit punt zou met het college besproken moeten worden.
4. De ontwerpeis ICT (systemen) is een belangrijke randvoorwaarde voor een succesvolle dienstverlening (i.h.k.v. de reorganisatie). Dit punt wordt als aandachtspunt opgenomen.
5. De overdracht vanuit het presidium naar de commissieleden moet verbeteren. Tevens wordt afgesproken Herman Poorthuis het resterende raadsjaar in het presidium op te nemen.
6. Het invullen van het voorzitterschap van de UR door een technisch voorzitter komt pas komend voorjaar weer aan de orde. Informatie hierover kan bij de Griffie opgevraagd worden.
7. De voorbereiding van de commissievergadering wordt soms te gering gevonden. Zodra de inhoud van de stukken bekend is zouden de agendapunten over de diverse commissieleden ter voorbereiding verdeeld kunnen worden. Hierdoor is een meer gestructureerde bespreking in de commissievergaderingen mogelijk. Bij te late aanlevering of onvoldoende informatie bepalen de commissievoorzitters of de stukken doorgeschoven zullen worden naar de volgende cyclus.
8. Getracht wordt de zichtbaarheid van de medezeggenschap groter te maken. De inbreng vanuit de diverse fracties kan beter. Een actiever beleid hierin zal worden nagestreefd.
9. Het voorstel om studenten per half jaar (september en januari) te laten toetreden in de UR wordt niet haalbaar geacht. Het voorstel wordt niet overgenomen.
10. Het is nog niet bekend of enkele studenten voor een tweede periode in de raad zullen blijven.
11. De werkdruk. De werkdruk wordt door het toegenomen aantal vergaderingen niet echt als zwaarder gezien. Wat wel veel druk oplevert is het te laat aanleveren van de agendapunten (soms pas één dag van te voren). Afgesproken wordt strenger op te treden tegen het te laat aanleveren van de agendapunten. De aanlevertermijn van donderdag 12.00 uur, wordt in overleg met de commissievoorzitters zoveel mogelijk strikt gehanteerd. Indien punten echt niet op tijd aangeleverd worden zullen ze een cyclus doorgeschoven worden.
12. Er zou een tijdsbestedingsonderzoek voor het raadswerk van de diverse medezeggenschapsorganen gedaan moeten worden.
13. Het aantal afstudeermaanden als vergoeding voor bestuurs- en raadswerk is per orgaan verschillend. Dit zou ook onderzocht en evt. aangekaart moeten worden.
14. De aantrekkelijkheid om raadswerk te gaan doen zou verbeterd moeten worden. De vergoeding (vooral qua tijd) is hierbij een belangrijk issue. Dit geldt vooral voor de personeelsleden. De tijdsdruk is zeer groot. De baas moet achter je lidmaatschap staan.
15. De UR stelt een lijst met namen op van leden die als contactpersoon voor elke Faculteitsraad en Dienstraad op zullen treden. Gedacht wordt aan 1 medewerker en 1 student per decentrale raad. Zodra deze lijst compleet is, dient dit duidelijk met de decentrale raden gecommuniceerd te worden, evenals de wijze waarop contact onderhouden wordt .
16. Bezien wordt of de vorig jaar ontworpen flyers m.b.t. medezeggenschap (Engels en Nederlands) opnieuw verspreid kunnen worden, eventueel in kopievorm.
17. Onderzocht wordt of een site www.medezeggenschap.utwente.nl mogelijk is, waarlangs alle medezeggenschap op de UT te vinden is. Het is dan evt. de bedoeling dat alle raden via deze weg een eigen info emailadres krijgen.
18. Is een gezamenlijk e-mail adres voor de onderlinge communicatie wenselijk? Een overload aan informatie moet voorkomen worden.
19. Eén email adres voor alle klachten wordt niet als nuttig gezien omdat het veelal verschillende soorten klachten betreft. Opgemerkt wordt dat links naar de verschillende onderdelen waar klachten neergelegd kunnen worden nuttiger lijkt. Wel moeten deze links actueel gehouden worden. Wat een centraal e-mail adres voor klachten betreft wachten we het resultaat van de Reorganisatie af.
20. Het met enige regelmaat organiseren van een bijeenkomst met een afvaardiging van de decentrale raden is gewenst, mits de opkomst redelijk is. Een thematische bijeenkomst leent zich hier het best voor – bijvoorbeeld de jaarlijkse trainingsdag van de medezeggenschap.
21. De URaad website moet zo actueel mogelijk bijgewerkt zijn. Dit zal worden nagestreefd. Wel wordt van de raadsleden gevraagd evt. nieuwe informatie voor de website door te geven aan de Griffie.
22. De teksten van de URaad flyer zullen op de site geplaatst worden (Ned + Eng versie). Deze informatie wordt eveneens bij introductiebijeenkomsten van nieuwe medewerkers uitgereikt.