8. Brief UR reactie op tussenrapportages

universiteitsraad

Griffie

Spiegel – kamer 500

Aan het College van Bestuur

Betreft: Tussenrapportages projectleiders deelprojecten MEB

Geacht college,

In het kader van de reorganisatie Moderne, Efficiënte Bedrijfsvoering hebben we de tussenrapportages, voor zover voorhanden, van de projectleiders van de verschillende deelprojecten kunnen lezen, teneinde een idee te krijgen over de voortgang en kwaliteit van het totale project. De UR heeft een adviescommissie ingesteld bestaande uit leden van de raad, aangevuld met medewerkers en studenten die op verschillende wijzen betrokken zijn bij het planvormingsproces. De commissie heeft de tussenrapportages bestudeerd en een oordeel gegeven over de afzonderlijke rapportages, maar ook over de onderlinge samenhang, waarvan wij hebben aangegeven in ons eerdere advies over de hoofdlijnennota dat het belangrijk is dat deze niet uit oog wordt verloren.

De bevindingen van de commissie zijn niet erg positief en het is te hopen dat er in het verdere proces verbeteringen tot stand worden gebracht, met name op gebied van onderlinge afstemming. Voor het algemene deel komen we tot de volgende vaststellingen:

•Er is onvoldoende samenhang tussen de verschillende deelprojecten en er wordt bij het zoeken naar oplossingen voor het behalen van de doelstellingen binnen de projecten nauwelijks meer gekeken naar andere projecten. Het is de taak van de stuurgroep om hier op toe te zien en het idee bestaat dat er onvoldoende sturing plaatsvindt. Tekenen die duiden op een mogelijk onvoldoende regie zijn de verschillen in vorm en kwaliteit van de tussenrapportages en het uit de pas lopen van de verschijningsdata.

•Er is nadrukkelijk gekozen voor het doorlopen van parallelle processen. Dat zou als voordeel moeten hebben dat het gehele proces niet lang en slepend wordt, maar dan is het wel van belang dat de zorgzorgvuldigheid gewaarborgd wordt en is er een strakke regie nodig en duidelijke terugkoppeling naar de projectleiders over de ontbrekende samenhang.

•De huidige situatie wordt in de plannen onvoldoende geanalyseerd, daardoor kan niet voldoende worden onderbouwd waarom de voorgestelde plannen een aantoonbare efficiëntere bedrijfsvoering zouden opleveren. In enkele tussenrapportages is hiertoe wel een poging gedaan, maar blijft de haalbaarheid en daarmee hardheid van de bezuinigingen onvoldoende aangetoond.

•Hieruit volgt dat de meeste tussenrapportages weinig oog hebben voor het reorganisatie proces als geheel. Er wordt vooral inhoudelijk gekeken naar de plannen maar niet naar het migratie pad om tot deze plannen te komen.

•Door de ondubbelzinnige bezuinigingstaakstelling die in een viertal deelprojecten is opgelegd, wordt er in de tussenrapportage veel te snel gekeken naar formatieplaatjes die het met aantallen FTE’s minder kunnen doen. Er is geen organogram van de huidige en toekomstige situatie met een beschrijving hoe we van de een naar de ander zouden komen. De beschreven formaties lijken meer voort te komen uit de opdracht om het met minder (mensen) te doen, dan uit het feit dat er efficiëntere processen worden geïmplementeerd waardoor bepaalde zaken ook werkelijk minder arbeidsintensief worden.

•De hierboven genoemde punten zorgen ervoor, dat er op dit moment onvoldoende draagvlak, commitment en vertrouwen is bij de medewerkers van de UT dat de voorgestelde organisatieveranderingen ook werkelijk het gewenste effect zullen hebben. Gekoppeld aan het feit dat er nu reeds wordt gecommuniceerd dat we het in de toekomst met minder mensen zullen moeten doen (ontslagdreiging) en dat een van de mogelijkheden is dat mensen binnen een eenheid functioneel ontslag wordt aangezegd om ze vervolgens te laten solliciteren op de nieuw ingekleurde functies in de ontbrekende organogrammen, leidt dit tot onrust op de werkvloer, met verlies van productiviteit.

•Een kwalijke zaak is dat er binnen deelprojecten wordt gezocht naar materiele bezuinigingen, die door meerdere eenheden (kunnen) worden opgeëist als bezuinigingspost. Ook hier is een belangrijke rol voor de stuurgroep weggelegd om er voor te waken dat bezuinigingen dubbel worden ingeboekt of ten onrechte geclaimd.

•Hoogstwaarschijnlijk zullen efficiëntieverbeteringen op centraal niveau leiden tot inefficiëntie-effecten op decentraal niveau. Wanneer er op centraal niveau wordt gekozen voor het versmallen van dienstverlening om efficiëntieredenen, zal men op decentraal niveau het ontbrekende deel anders gaan invullen. Dat betekent of een taakverzwaring voor zittende medewerkers, of het aantrekken van nieuwe medewerkers binnen de eenheid om het dienstenniveau aan te laten sluiten bij de wensen van de eenheid. Nergens wordt dit risico in de deelplannen benoemd, laat staan dat er maatregelen worden voorgesteld om dit effect te voorkomen.

We zullen in de volgende rapportageronde (week 49, eindrapportages van deelprojecten) nagaan in hoeverre er verbeteringen zijn vast te stellen ten opzichte van de tussenrapportages en de geconstateerde knelpunten tot nu toe en hopen dat daar een positiever beeld uit ontstaat.

Met vriendelijke groet,

namens de Universiteitsraad,

ir. T.M.J. Meijer

voorzitter