Betreft: adviesaanvraag cateringconcept
Aan de voorzitter van de Universiteitsraad,
In de UR vergadering van 12 september heeft het College van Bestuur u om advies gevraagd over het voorgenomen besluit van het College om over te gaan tot uitbesteding van de UT catering. In de genoemde vergadering heeft ook een eerste bespreking van het cateringconcept (uw kenmerk 201 C) plaatsgevonden mede op basis van de bestuurlijke oplegnotie die u daarbij is aangeboden (uw kenmerk 201A).
In het concept advies van de UR (06-259) heeft u het College geadviseerd de nadere invulling van het cateringconcept aan de UR ter advies voor te leggen alvorens de aanbesteding zal plaatsvinden. Het College heeft inmiddels het concept nader ingevuld en hierover in haar vergadering van 20 november een voorgenomen besluit genomen. Hierbij leggen we u daarom conform afspraak een notitie met het nader ingevulde cateringconcept voor (zie bijlage, FB06.489.frt). Deze notitie zal tesamen met het eerder uitgebrachte cateringconcept de basis vormen voor het opstellen van een programma van eisen (PvE) ten behoeve van het uitbestedingstraject. Het definitieve PvE zal u tevens ter advisering worden voorgelegd.
Het College van betuur verzoekt de UR derhalve een advies uit te brengen over de Notitie nadere invulling cateringconcept (bijlage, FB06.489.frt) welke een aanvulling is op het Cateringconcept (reeds in uw bezit en bekend onder kenmerk 201 C).
In het vertrouwen u voldoende geïnformeerd te hebben
Namens het College van Bestuur
Drs. P.A. Binsbergen
Kenmerk: FB06.489.frt
Datum: 17 november 2006
Cateringconcept UT
Medio april 2006 heeft de projectgroep Catering onder leiding van Harm van Egmond het Cateringconcept UT aan het College van Bestuur voorgelegd. Opdracht aan de projectgroep was het ontwikkelen van een cateringconcept voor de toekomst voor de UT gebaseerd op een eigentijds en kwalitatief goed aanbod van voorzieningen dat inspeelt op de wensen van de studenten en medewerkers. De huidige situatie diende hierbij in principe buiten beschouwing gelaten te worden.
Stand van zaken besluitvorming cateringconcept
Het College van Bestuur heeft voor de zomer 2006 besloten om de beheersvorm van de cateringactiviteiten te wijzigen door de UTC uit te gaan besteden. Voorts heeft het College van Bestuur uitgesproken dat zij zich kan vinden in de grote lijnen en de richting zoals beschreven in het Cateringconcept. Het College van Bestuur heeft toen echter nog geen besluit genomen over:
1.de keuze van beperkte cateringoutlets (bemande lunchvoorzieningen) dan wel automaten
2.een Grand Café in het Woon- en Leefcentrum
3.de positie van Restaurant de Boerderij
4.de toekomst van de productiekeuken
Aanvankelijk had het College van Bestuur de gedachte om de mogelijkheden van het cateringconcept in overleg met de externe cateraars verder uit te werken.
Hoewel externe cateraars zeker een inhoudelijke visie hebben op de cateringvoorzieningen voor de UT is het voor het sluiten van een goed contract noodzakelijk dat er vooraf duidelijkheid is over het cateringconcept. Enerzijds is dit van belang voor een éénduidige vergelijking van de offertes in het aanbestedingstraject, anderzijds leidt een situatie waarin nog onduidelijkheid is over de cateringvoorzieningen tot hogere tarieven omdat de cateraars dan meer risico incalculeren.
Voortgang besluitvorming
De vraag licht nu voor aan het College van Bestuur een besluit te nemen inzake de 4 bovengenoemde punten. Deze worden hieronder nader toegelicht gevolgd door een voorstel voor besluitvorming.
Beperkte bemande cateringoutlets voor (meeneem) lunchvoorzieningen en automaten
Voor het O&O complex wordt uitgegaan van een centraal bedrijfsrestaurant in de Waaier. Daarnaast is er voorzien in een beperkte bemande lunchvoorziening in de Horst en in de nieuwbouw Citadel/Ravelijn (huisvesting voor faculteit BBT). Deze voorzieningen zijn vooral gericht op studenten en medewerkers die bij hun lunch iets extra’s willen en/of snel een lekker broodje, donut of snack willen kopen. Ze nemen de lunch vaak mee naar de werk- of studieplek of sociocorner. Het aanbod betreft een combinatie van ter plekke vers bereide producten en voorverpakte producten.
Het huidige gebruik van de cateringvoorzieningen op de UT bedraagt circa 18,5% van het totale aantal studenten en medewerkers. Het voorspellende karakter neemt echter af indien het voorzieningenconcept ingrijpend wordt gewijzigd. Bij referentieorganisaties bedraagt het gebruik van cateringvoorzieningen tussen 30-40% van het totale aantal studenten en medewerkers. Gezien het fors lagere gebruik bij de UT in de huidige situatie is voor het cateringconcept uitgegaan van een gebruik van 25-30% van het totale aantal aanwezige studenten en medewerkers.
Uit het klanttevredenheidsonderzoek dat Hospitality Consultants in 2005 op de UT verricht heeft blijkt dat, wanneer een gebouw niet is voorzien van een kantine, zowel studenten als medewerkers bereid zijn te lopen naar een ander gebouw. Meer dan de helft van alle studenten en medewerkers is bereid maximaal 5 minuten lopend af te leggen naar een restaurant. Ruim 20% is bereid maximaal 10 minuten te lopen. Het lopen naar een lunchvoorziening past daarnaast goed in een gezonde werk- en studie omgeving. Vanuit PA&O en de Arbodienst wordt het wandelen voor de lunch sterk aanbevolen.
Uit het klanttevredenheidsonderzoek blijkt dat slechts 21% van de respondenten het huidige assortiment als toereikend beoordeeld. Voor een goede exploitatie van de catering dient het aantal voorzieningen meer geconcentreerd te worden, waardoor het aanbod meer eigentijds gemaakt kan worden.
Besluitpunt:
Het College van Bestuur besluit in het O&O-centrum in de Waaier een centraal bedrijfsrestaurant te creëren met een outlet in de Horst en in de nieuwbouw Citadel/Ravelijn (huisvesting voor faculteit BBT). In andere gebouwen is dan hooguit sprake van een onbemande uitgifte via automaten. Nadere uitwerking bij de implementatie dient ruimte te geven om verantwoord een beperkte bemande outlet te realiseren wanneer daar onvermijdelijk aanleiding toe is (te denken aan looptijd, voorzieningen niveau, koffie bij vergadering etc.).
Een Grand Café in het Woon- en Leefcentrum
Het College van Bestuur stemt in met de gedachten dat in het W&L-centrum één eetcaféfunctie wenselijk is. Kijkend naar de huidige situatie zal het opzetten van een Grand café gevolgen hebben voor de Mensa, Stek en de Vrijhof. De concentratie van een horecavoorziening is zeer wenselijk. Hierbij zijn 2 mogelijke alternatieven te weten concentratie in het theatercafé de Vrijhof of concentratie in de Bastille.
Beide alternatieven zijn mogelijk. Hoewel de bundeling van de Stek en het theatercafé in een Grand café in de Vrijhof zeer aantrekkelijk klinkt, zowel door de situering met een terras als door het efficiënt kunnen combineren van de functies café, eetcafé, terras, gebruik voor congressen, recepties en culturele evenementen, dienen onderstaande aspecten nader bekeken te worden om een gewogen keuze te maken.
•Welke bouwkundige investeringen zijn nodig zijn om deze combinatie van functies permanent in het Theatercafé of Bastille onder te brengen?
•Wat is de omvang van de investeringen die teniet worden gedaan, wat is het alternatief voor de vrijkomende ruimten in de Bastille.
•Een Grand Café zal een directe concurrent worden van de Union Bar. Een mogelijke externe cateraar zal die concurrentie niet accepteren. De SU heeft aangegeven over alle alternatieven ten aanzien van de Unionbar te willen praten.
•Een Grand Café in de Vrijhof heeft gevolgen voor de positie van de cultuurkoepel Apollo. Zij zijn voor een deel van de inkomsten afhankelijk van de pachtopbrengsten van het Theatercafé. Hier dient een oplossing voor te worden gevonden.
Situering van het Grand café in het huidige Studentenrestaurant
De Bastille kan een geschikte ambiance vormen voor een Grand Café met een buitenterras en (naar het Atrium toe) een binnenterras. Daarin zouden de Stek en de Union Bar (met een eventuele rol voor de SU) kunnen worden geïntegreerd. In de overgangssituatie kan de Stek worden geïntegreerd in de mensa. Hierdoor wordt de leegloop van de Bastille tegengegaan. Daarnaast biedt situering van Grand Café in de Bastille synergievoordelen door samenbrengen horeca, evenementenruimte (Atrium), de studentenbalies en een nog te bepalen nieuwe invulling van de IT-shop. Het Theatercafé kan eventueel, zoals nu ook het geval is, open blijven in de avonduren zodat Apollo haar inkomsten kan behouden Dit alternatief behelst feitelijk een opwaardering van het Mensa tot volwaardig lunch- en eetcafé.
Besluitpunt:
Het College van Bestuur besluit dat er in ieder geval één horecavoorziening in het W&L centrum zal moeten blijven bestaan. Het College van Bestuur benadrukt dat bij de uitwerking en implementatie van de plannen meer duidelijkheid gegeven wordt omtrent de gevolgen voor de huidige situatie en dat de definitieve locatie ter besluitvorming zal worden voorgelegd.
De positie van Restaurant de Boerderij
In het onderzoek van Hospitality Consultants is vastgesteld dat de Faculty Club (Restaurant de Boerderij) door de UT zelf niet kostendekkend te exploiteren is. Exploitatie door een externe horeca exploitant zou een beter rendement mogelijk maken. Een andere optie is om een combinatie te vormen met Conferentiehotel Drienerburght. Nieuwbouw van hotelaccommodatie met conferentiefaciliteiten bij het restaurant en een gezamenlijke exploitatie in de BV waar Drienerburght onder valt biedt veel synergie voordelen voor de UT. In eigen beheer mag het restaurant vanwege paracommercie geen reclame maken en niet actief externe klanten werven. Voor een externe exploitant (of BV) zijn deze belemmeringen er niet. Hierdoor kunnen de faciliteiten beter benut worden.
Besluitpunt:
Het College van Bestuur besluit het restaurant de Boerderij buiten de aanbesteding te houden en mee te nemen in de besluitvorming omtrent de mogelijke samenvoeging met Conferentiehotel Drienerburght. Het College van Bestuur benadrukt in dit traject ook de positie van boerderij Bosch en de Blokhutten mee te nemen.
De toekomst van de productiekeuken
De productiekeuken is in principe geen noodzakelijke faciliteit voor de cateraar. Voor de banqueting zou de cateraar er gebruik van kunnen maken. De kosten van huisvestingslasten en afschrijving apparatuur komen voor rekening van de UT.
Mogelijke desinvesteringen op al bestaande locaties vormen een apart item in de besluitvorming. Een nieuwe of aangepaste locatie kan voor een cateraar misschien efficiënter te exploiteren zijn, maar het kan voor de UT goedkoper zijn de bestaande locatie te blijven gebruiken.
Besluitpunt:
Het College van Bestuur besluit dat er naast de beoogde functionaliteit van het cateringconcept apart in beeld gebracht wordt wat de consequenties zijn voor de investeringlasten. Hierbij stelt ze zich voor dat hergebruik indien mogelijk een eerste overweging is.