Aandachtspunten uit de overlegvergadering van de Universiteitsraad van
12 september 2006
Nota Focus in HRM beleid
Het college kan zich vinden in het voorstel van de UR (UR 06 – 263) om ten aanzien van dit punt met de nieuwe raad een nieuwe start te maken. De UR zal op korte termijn zijn opvattingen en suggesties voor de vormgeving van het HRM beleid aan het CvB kenbaar maken.
Toekomst UT Catering
a. Afbakening Catering
In reactie op het wijzigingsvoorstel van de UR (UR 06 – 246) ten aanzien van de taakafbakening van de Catering merkt het college op zich aan de gemaakte afspraken met de Student Union te willen houden. Wel gaat het CvB akkoord met de punten 1,3,5,6 en 7 van het voorstel en stelt verder bereid te zijn met de Student Union te overleggen over het creëren van een studenten catering pakket.
De UR zal positief adviseren, het college zal zorg dragen voor een nieuw document op dit punt.
b. Catering op de campus
De Universiteitsraad,
gezien:
•De bestuurlijke notitie UT-catering met bijlagen en de adviesaanvraag van het CvB (kenmerk ABZ/275.779/Lze);
overwegende dat:
•De gerapporteerde vergelijking van exploitaties in eigen beheer en bij uitbesteding geen rekening houdt met o.m. transitiekosten en winstoogmerk van de externe cateraar en financiële voordelen voor de UT derhalve niet doorslaggevend (kunnen) zijn
•Het college argumenteert dat de bestuurlijke keuze voor uitbesteding ook meer is ingegeven door de aspecten flexibiliteit, beheersbaarheid, innovatiekracht en bedrijfsrisico.
•De taakafbakening UT-C en studentenorganisaties, het Cateringconcept en de toekomstige rechtspositie van het cateringpersoneel helder moeten zijn vastgelegd alvorens tot aanbesteding kan worden uitgegaan.
•De door het personeel gewenste detacheringsconstructie een gerechtvaardigde randvoorwaarde bij uitbesteding is.
•De Dienstraad FB de medezeggenschapsbevoegdheid uitoefent ten aanzien van het reorganisatieplan bij uitbesteding en het OPUT en het CvB in dat geval een sociaal plan overeen dienen te komen;
gehoord de toezegging van het college dat:
•De taakafbakening UT-C en studentenorganisaties wordt vastgelegd na een separaat advies van de UR ter zake.
•De nadere invulling van het cateringconcept aan de UR ter advies wordt voorgelegd alvorens de aanbesteding zal plaatsvinden.
•De uitbesteding van de Catering slechts zal plaatsvinden onder de voorwaarde van de detacheringsconstructie of een voor het Cateringpersoneel in UT-dienst materieel gelijkwaardige oplossing.
•Het besluit tot uitbesteding van de Catering wordt heroverwogen indien dit onder de afgesproken randvoorwaarden niet haalbaar of financieel nadelig mocht blijken.
•Aan het einde van de contractperiode een evaluatie met de UR wordt besproken ten aanzien van de criteria waarop het uitbestedingbesluit is gebaseerd.
besluit:
•positief te adviseren ten aanzien van de in dit besluit genoemde randvoorwaarden voor uitbesteding en het daaraan verbonden besluitvormingstraject.
Met betrekking tot de derde bullet onder “gehoord” merkt het college nogmaals op zorgvuldig met het personeel om te zullen gaan. Het zal voor een volgende UR - vergadering een voorstel met een iets nadere invulling van het cateringconcept aanbieden.
Hoofdlijnennota “Efficiënte, moderne bedrijfsvoering”
Naar aanleiding van de brief van de UR (UR 06 – 270) m.b.t. het bovenstaande, zegt het college toe nauwgezet te zullen letten op tijdige bundeling van de projectresultaten. Het onderschrijft vervolgens de stelling dat de kwaliteit van de dienstverlening ten gevolge van de plannen niet achteruit mag gaan.
Na 1 januari zal het CvB aan de raad melden wat de inzet is geweest van de externe begeleiders, inclusief de kosten daarvan.
Het college zal iemand van de Student Union betrekken bij in ieder geval de projectgroep FB.
Het voorstel van de UR om een zogenaamd cliënt charter (meetbare afspraken over de kwaliteit van de dienstverlening) te hanteren wordt door het college positief beoordeeld. Dit punt zal bij het proces worden meegenomen, aldus het college. Ook zegt het CvB toe dat in de Projectgroep Onderwijs Service Centrum een student zitting kan nemen.
Desgevraagd bevestigt het college dat de financiële doorberekeningssystematiek bij de herdefiniëring van de dienstverlening wordt betrokken.
De UR zal zijn advies aanpassen en vervolgens aan het college voorleggen.
De Universiteitsraad,
gezien
•de Hoofdlijnennota “Efficiënte, moderne bedrijfsvoering”, met bijlagen;
gehoord
•de beraadslagingen;
overwegende dat:
•Volgens de nota het bedrag van M€ 5 aan bezuinigingen niet ter discussie staat.
•De noodzaak van de bezuinigingen grotendeels veroorzaakt wordt door het matching probleem
•De in de hoofdlijnennota voorgestelde bezuinigingen kunnen leiden tot gedwongen ontslagen.
•Er geen evaluatie beschikbaar is van de vorige reorganisatie.
•De primaire processen uitgangspunt dienen te zijn bij het bepalen van de kwaliteit van de dienstverlening
•De precieze effecten van het in de nota voorgestelde beleid nu niet in te schatten zijn.
•De hoofdlijnennota in sommige gevallen op weinig steun kan rekenen van betrokken partijen binnen de universiteit.
•Een tussenrapportage en rapportage aan de Universiteitsraad ter advies zullen worden voorgelegd en dat die aspecten die een wijziging van het bestuurs- en beheers reglement inhouden, ook worden voorgelegd aan de Universiteitsraad;
adviseert:
•De hoogte van het bezuinigingsbedrag niet als hoofddoel van het in de nota voorgenomen beleid te nemen.
•De in de nota beoogde efficiëntieslag niet ten koste te laten gaan van de kwaliteit van de dienstverlening t.b.v. de primaire processen.
•Lessen uit het verleden te leren, door in de projectgroepen voorgaande reorganisaties te laten analyseren door direct betrokkenen en onafhankelijke externe deskundigen en daarbij best practices en worst practices te onderzoeken (bijv. de recente ervaringen van de TU Delft met servicecentra).
•Bij het streven naar efficiëntie het primaire proces dat wordt ondersteund in zijn totaliteit te beschouwen.
•Diensten zoals financiën, personeel & organisatie, bureau communicatie en international office deels ook als servicecentrum te beschouwen, omdat zij veel diensten leveren aan klanten.
•Alle geleverde diensten in een cliënt charter op te nemen.
•Dat er standaardisatie-afspraken met de faculteiten worden gemaakt, vóórdat diensten in een servicecentrum worden ondergebracht.
•Rekening te houden met het feit dat centralisatie van het beleid ten goede komt aan de consistentie tussen beleidsterreinen, maar het risico met zich meebrengt dat het niet/moeilijk uitvoerbaar is en weinig draagvlak heeft op de werkvloer, waarbij het functioneren van de informatiemanager cruciaal is en derhalve veel aandacht verdient.
•In een vroegtijdig stadium en op een redelijk gedetailleerd niveau overleg tussen de stuurgroep en de projectgroepen, tussen de projectgroepen onderling en medewerkers en studenten te laten plaatsvinden, teneinde de overlap tussen bijvoorbeeld het servicecentrum ICT & de ontwikkeling van een elektronische leeromgeving (ELO), internationalisering en Engelstalige ondersteuning binnen het onderwijs servicecentrum en tussen het onderwijsbeleid en het onderwijs servicecentrum op de juiste manier in kaart te brengen en bij het kiezen van oplossingen mee te laten wegen.
•Rekening te houden met de mogelijke effecten van de UT-zoektocht naar een (ICT)-systeem waarmee het mogelijk is om voortdurend te monitoren hoe het staat met de studievoortgang van onze studenten en waarbij onder meer studenten voortdurend toegang hebben tot alle relevante informatie betreffende hun studie.
•Een organisatiestructuur te ontwikkelen die in staat is goed om te gaan met de groei van het aantal studenten en andere veranderingen zoals de toename van het aantal internationale studenten en de geplande invoering van de brede bachelor.
•De Student Union een belangrijke rol te laten spelen bij bijv. de invulling van de 1-loket gedachte en dus bij de uitwerking te betrekken.
•Tijdsdruk geen reden te laten zijn voor het niet zorgvuldig voorbereiden en uitvoeren van het in de nota voorgenomen beleid.
•Te werken aan een cultuurverandering waardoor medewerkers en studenten continue aandacht besteden aan een efficiënte en moderne bedrijfsvoering, als een permanent state of mind.
•Een lange termijn visie te hanteren, zodat een dienst, waarvan bijv. verwacht wordt dat die zal afnemen in de toekomst (bijv. door verwachte technologische ontwikkelingen), geleidelijk en zonder gedwongen ontslagen of reorganisaties kan worden afgebouwd.
•De finale besluitvorming zo in te richten dat éérst de decentrale medezeggenschapsraden adviseren, alvorens de Universiteitsraad gelegenheid wordt gegeven om in te stemmen.
•Bij het samenvoegen van de deelplannen tot één integraal plan m.b.t. de efficiëntieverbetering in onze bedrijfsvoering, een gedegen financiële onderbouwing van de mogelijke consequenties van een eventuele door te voeren reorganisatie voor te leggen aan de medezeggenschapsorganen.
Schriftelijke rondvraagpunten
Op de vraag vanuit de raad naar de stand van zaken met betrekking tot de inmiddels niet meer van kracht zijnde regelingen inzake ondersteuning van topsporters en internationale studenten (afstudeersteun) meldt het college van plan te zijn deze regelingen te verlengen.