UNIVERSITEITSRAAD

GRIFFIE

BBgebouw – kamer 500

Verslag interne vergadering d.d. 30 september 2003

Aanwezig:

U-Raad:

Campus Coalitie: Becht, Brinkman, Bulter, Houweling, Meijer, Van Rijn, Schrama (vz), Wormeester

UReka: Berends, Borggreve, Hartsuiker, Huisman, Krol, Vinke, Wispels

DD: Wallinga-de Jonge, Van Benthem

Griffie:

Ribberink, Peijster (verslag)

Afwezig:

T. Boersma (m.k.)

1.Opening en vaststelling van de agenda

De voorzitter opent de vergadering om 13.35 uur en heet allen welkom.

Vanwege het grote aantal toegevoegde agendapunten is een bijgestelde agenda uitgereikt. Afgesproken wordt dat agendapunt 12 Nota begrotingsbod 2004 voor punt 8 behandeld zal worden.

2. Mededelingen

Schrama deelt naar aanleiding van een ontvangen mail van Wispels mee dat gewerkt wordt aan de vergoedingen Medezeggenschap. Van het college is een principe akkoord ontvangen. Wel worden bij FEZ, op dit moment, de financiële consequenties die met de wijzigingen samenhangen doorgerekend. Eveneens wordt aangegeven dat bij de vergoeding aan faculteiten niet alleen de personele lasten maar ook de overhead doorberekend zal worden.

Schrama deelt mee dat op 21 oktober aanstaande de Dienstraad Stafdiensten gehoord zal worden inzake de voorgenomen benoeming Directeur DUB. Hij geeft aan dat het horen geen consequenties heeft voor de besluitvorming van de Universiteitsraad inzake het 'voornemen tot wijziging implementatieplannen DUB-ITBE' volgende week (7 oktober).

3. Verslag interne vergadering d.d. 26 augustus 2003 (UR 03 2)

Per pagina.

Pag. 2 regel 30/31. wijzigen in 'Meijer zal aanspreekpunt zijn bij personeelsaangelegenheden waarvoor de bevoegdheden alleen bij de personeelsgeleding ligt'.

Pag. 2 regel 48. 'Vertegenwoordiging in CCO' verzoek hierbij is het voorgestelde niet op voorhand vast te leggen. De tekst wordt gewijzigd in "Afgesproken wordt dat de UR bij de selectie van kandidaten voor de CCO zal trachten te putten uit de op dat moment functionerende studentenvertegenwoordigende organen binnen de UT".

Naar aanleiding van.

Pag. 2 regel 45. Borggreve vraagt wie uit de studentgeledingen nu in de CCO vertegenwoordigd is? Schrama geeft aan dat hij hierover geïnformeerd wordt.

Met inachtneming van bovenstaande wijzigingen wordt het verslag vastgesteld.

4. Ingekomen/Uitgegane post (UR 03-277)

Geen vragen of opmerkingen hierover.

Schrama doet mededeling van persoonlijk ontvangen mail:

- Een ontvangen mail van IBR inzake het ontslag van de Wetenschappelijk Directeur;

N.a.v. deze melding volgt een korte discussie. Afgesproken wordt het punt Instituten als apart agendapunt voor de overlegvergadering op te voeren.

- Een mededeling van de Cie. Herplaatsing Reorganisatie;

Er wordt gevraagd wat de status van de brief is en gevraagd of de UR om nadere uitleg moet vragen aan het CvB. Afgesproken wordt dit punt op te nemen bij de schriftelijke rondvraagpunten. Meijer doet hiervoor een voorstel.

- De ontvangen Nota Meerjarenraming. Afgesproken wordt dit in de volgende cyclus te behandelen.

- Het verzoek om instelling van een Instituutsraad naar aanleiding van een voorstel van de Faculteitsraden CTW, EWI en TNW. Wordt bij punt 6 behandeld.

5. Vertegenwoordigingen namens UR

Schrama geeft aan dat het betreffende punt tijdens de vorige vergadering (26-08-2003) nog niet volledig afgehandeld was.

SAC: Voorgedragen wordt Borggreve per 1 september 2003 i.p.v. Berends. Berends treedt namelijk af als lid aangezien hij is voorgedragen als voorzitter en dit aanvaard heeft. Brief voordracht wordt z.s.m. aan het college verzonden.

WAR: De voorgedragen personen zijn Wispels (UReka), Krol (UReka) en Van Rijn (CC). Deze voordracht wordt z.s.m. doorgegeven aan Disc.

Cie. Veiligheid: Van Rijn.

Tegen de genoemde voordrachten wordt geen bezwaar aangetekend en één en ander is hierbij bekrachtigd.

6. Instellen Instituutsraden (Uitgereikt voorstel)

Schrama. Gezien de huidige zich voordoende omstandigheden bij de Instituten lijkt het een langdurige geschiedenis te worden. Op basis van het voorstel zal een besluit genomen moeten worden. Wormeester geeft nadere informatie. Besloten wordt de Instituutsraad Impact in te stellen en de voorgestelde mensen te benoemen voor een periode van twee jaar. Borggreve vraagt of er studenten of AIO/OIO's vertegenwoordigd zijn. Bij de voorgestelde personen is mw. H. van der Veen AIO/OIO.

De universiteitsraad besluit de Instituutsraad Impact in te stellen, als adviescommissie van de Universiteitsraad en tevens de voorgestelde personen te benoemen als lid van de Instituutsraad Impact. De suggestie volgt om meer bekendheid te geven aan het instellen van de 1^e Instituutsraad. Het voorstel van Wormeester is om het UT-nieuws uit te nodigen tijdens de eerste vergadering.

7. Herbenoeming W. te Beest (UR 03-270)

Agendapunt wordt vertrouwelijk behandeld.

8. Begrotingsbod 2004 (UR 03-272) (punt 12 van de agenda)

De voorzitter vraagt of alle aanwezigen de voorgestelde concept reactie en de wijzigingen hierop van Meijer ontvangen heeft. Meijer geeft nadere toelichting op de voorgestelde wijzigingen. De voorzitter geeft aan de opgestelde brief puntsgewijs te willen behandelen en vraagt wie opmerkingen heeft.

Wallinga-de Jonge: punt 2. Geeft aan dat er geen vraag is geformuleerd. Vraagt wat de UR precies met deze vraagstelling wil bereiken? Hoe gaat de UT haar prestatie ontwikkeling verbeteren? Er volgt een korte discussie over 'waarop het prestatiebeleid precies gebaseerd is'.

Schrama geeft aan dat punt 2 opgesplitst wordt in twee punten waarbij het CvB expliciet gevraagd wordt om nadere onderbouwing. Wormeester doet een voorstel voor herformulering.

Wallinga-de Jonge: punt 6. Geeft aan akkoord te zijn met dit punt maar geeft aan dat ook hier geen vraag geformuleerd is. Welke is dit? Wormeester licht ook dit punt nader toe en geeft aan dat het college ook op dit punt een nadere onderbouwing moet geven. De vraagstelling bij punt 6 wordt: "onderschrijft het College van Bestuur dat een succesvol verdeelmodel stabiel moet zijn?"

Krol geeft aan akkoord te zijn met het zojuist besprokene en de voorgestelde wijzigingen in de UR reactie van Meijer.

Wallinga-de Jonge: punt 9. Staat achter dit punt voor opname in de reactie aan het CvB maar geeft aan dit statische informatie te vinden. Vraagt zich af of ook voor dit punt een vraag geformuleerd dient te worden?

9. BBR (UR 03 276) (punt 8. van de agenda)

Schrama geeft aan dat dit punt formeel in de overlegvergadering van 1 juli is besproken en slechts op het punt studentenvertegenwoordiging nadere aanvulling behoeft. In overleg met Berends is hiervoor de formulering opgesteld (art. 20 lid 5). Berends geeft een korte toelichting op het tot stand komen van de tekst.

Iedereen gaat akkoord met het geformuleerde.

Op de vraag van Van Rijn hoe hierop toegezien wordt antwoordt Meijer dat de afspraak is dat "indien een voorstel aan de UR voorgelegd wordt nagevraagd wordt hoe één en ander binnen het betreffende medezeggenschapsorgaan geregeld is". Op de vraag van Van Rijn of de Instituutsraad ook in het BBR opgenomen moet wordt antwoordt Berends dat de Instituutsraad een adviescommissie van de UR is en in het Huishoudelijk Reglement van de UR opgenomen moet worden. Hierop volgt een korte discussie.

Afgesproken wordt dit onderling af te stemmen met de drie fractievoorzitters en de griffier.

Wallinga-de Jonge meldt dat een artikel over 'gewone leerstoelen' ontbreekt. Nagegaan wordt wanneer dit punt vervallen is tijdens de besprekingen en waarom. Wallinga-de Jonge zoekt uit of dit punt in het BBR thuishoort met betrekking hetgeen in de WHW geregeld is.

Afgesproken wordt met een reactie richting CvB te wachten tot Wallinga één en ander heeft uitgezocht.

Berends heeft hierop het verzoek om dit punt definitief tijdens de vergadering van 7 oktober af te ronden.

Houweling vraagt of de UR instemmingsrecht heeft inzake art. 12 lid 3 (benoemingsprocedures decanen, WD's, Hoogleraren en UHD's). Berends antwoordt dat benoemingsprocedures niet in het BBR geregeld worden maar dat deze procedures wel ter advisering aan de UR voorgelegd worden.

Houweling zal eventueel hierover los van het BBR een voorstel indienen.

Er volgt een korte schorsing van de vergadering.

De heer Wormeester verlaat de vergadering.

10. Voornemen tot wijziging Implementatieplannen DUB-ITBE (UR 03 283, UR 03 298,

UR 03 299)

Schrama vraagt of iedereen (personeel en studenten) alle stukken heeft ontvangen dit inclusief het per mail toegezonden conceptbesluit. Aangegeven wordt dat op dit punt de personeelsgeleding instemmingsrecht heeft en de studentengeleding adviesrecht. Besloten wordt per fractie het punt te bespreken.

Meijer. de fractie heeft kennis genomen van de adviezen. Nadere bestudering heeft geleid tot de volgende conclusie:

- Dienstraad ITBE gaat qua advies in op de inbedding binnen de organisatie

- De Dienstraad Stafdiensten heeft een tweeledig advies.

De fractie vindt met name 1) nut en noodzaak is niet overtuigend en zeker de argumentatie waarom deze reorganisatie moet plaatsvinden onvoldoende. 2) De organisatie van beleidsondersteuning zou naar de mening van de fractie anders moeten maar of deze wijze voldoet is niet duidelijk. 3) Deze manier van inbedding in de organisatie is strijdig met de college ondersteuning. 4) Het samenvoegen van de functies Secretaris en Directeur DUB is niet verenigbaar. De fractie CC vraagt om nadere argumentatie in dezen en heeft als standpunt voorlopig niet in te stemmen.

Wallinga-de Jonge. De DD fractie vindt zich eveneens in het standpunt dat nut en noodzaak van deze wijziging niet aangetoond is en heeft eveneens het standpunt dat voorlopig niet ingestemd wordt. Zij geven echter aan niet nog meer informatie te willen ontvangen. Wel vindt de fractie dat de wijze van beleidsvoorbereiding en -ondersteuning nadere invulling en duidelijkheid behoeft. Zij vragen zich af of de voorgestelde wijze de juiste is.

Afgesproken wordt dat Meijer en Van Benthem een voorstel aanleveren waarin slechts in het kort aangegeven wordt waarom niet ingestemd wordt. Tijdens de vergadering zal mondeling ingegaan worden op de punten: Historie beleidsondersteuning bij vorige reorganisatie. Samenvoegen functies directeur en secretaris (los van de persoon in kwestie) kan dit qua functies? Geen duidelijk onderscheid tussen stafmedewerkers en beleidsondersteuning. Bij inbedding beleidsmedewerkers in matrix ITBE geldt juist meer afstand tussen CvB en ondersteuning. De algehele conclusie is dus voorlopig niet in te stemmen met de voorgestelde wijzigingen.

Hartsuiker verwoord namens de studenten van UReka dat zij geen nadere informatie nodig achten en een combinatie van de voorgestelde functies geen slecht idee vinden. Zij zullen dan ook een positief advies geven. Van Rijn namens CC geeft aan het hier niet mee eens te zijn. Aangezien de student van de DD fractie niet aanwezig is wordt dit punt als "geen mening" genoteerd. De studenten staan echter achter een voorlopig negatief advies en wachten de reactie van het college tijdens de overlegvergadering af voordat het advies verwoord wordt.

11. Overeenkomst Student Union - Universiteit Twente (UR 03 271,a,b,c en UR 03 291)

De voorzitter verzoekt om nadere toelichting vanuit de commissie op het voorliggende concept-besluit. Hartsuiker geeft aan dat naar aanleiding van vragen van de commissie en de toelichting van de beleidsmedewerker tijdens de commissievergadering het voorliggend besluit tot stand is gekomen. De voorzitter vraagt de reacties van de fracties op dit concept-besluit.

Meijer geeft aan dat er binnen de CC-fractie onduidelijkheid bestaat over de status van de stukken. Dit betreft vooral het strategisch plan. Eveneens vindt men de volgorde van informatievoorziening foutief. Als eerste moet men in een strategisch plan het (toekomstig)beleid vaststellen, daarna kan de overeenkomst vastgesteld worden en als laatste kan dit gezamenlijk te goedkeuring aan de UR voorgelegd worden.

Wallinga-de Jonge geeft aan dat ook zij de wijze van aanlevering van stukken niet duidelijk vindt. Wel vindt DD het van belang voor de positie van de Student Union dat hierover snel duidelijkheid komt.

Huisman verwoordt dat UReka blij is met de nieuwe overeenkomst zodat verder gewerkt kan worden aan de ontwikkeling van de Student Union. Er is aan de voorliggende stukken goedkeuring gegeven door de deelnemersraad van de SU. Het Strategisch plan staat los van de overeenkomst en behoeft geen instemming van de UR. De deelnemersraad van de SU houdt de 'vinger aan de pols'.

Meijer wil duidelijkheid over de status van het Strategisch Plan. Hij geeft aan dat de Universiteitsraad zeker wel de bevoegdheid tot instemming op het strategisch plan van de SU heeft. Dit is ook noodzakelijk ingeval bijsturing nodig is bij negatieve ontwikkelingen.

Schrama vraagt of afronding nu mogelijk is door instemming te geven aan de overeenkomst.

Er zijn nog enkele opmerkingen over de tekst van het voorliggende concept besluit.

Afgesproken wordt dat de UR akkoord gaat met de overeenkomst maar onder voorbehoud dat het strategisch plan ook nog ter instemming komt. De formulering van het besluit wordt opgesteld door Hartsuiker in ruggespraak met Wallinga-de Jonge, Meijer en Van Rijn.

12. Arbo- en milieuzorg bij de UT: naar een optimale organisatie (UR 03-280/281 en

UR 03-307)

Hartsuiker geeft nadere uitleg vanuit de commissie P&S. Men vindt het vooral jammer dat het meerjarenbeleidsplan pas achteraf komt. Er volgt een ronde langs de fracties.

Meijer meldt dat de CC fractie het voorstel heeft om de behandeling van dit onderwerp in één keer ter instemming af te handelen na ontvangst van het beleidsplan. Eveneens heeft men vernomen dat het college af wil van jaarlijkse verslaglegging ter controle op de beleidsdoelen.

Wallinga-de Jonge geeft aan dat DD akkoord gaat met dit voorstel. Wel wil zij het punt 'defibrillatoren op de UT' als aandachtspunt toegevoegd hebben.

Berends geeft aan het voorgestelde advies ook over te nemen. Wel zal in de brief aan het CvB opgenomen moeten worden dat de UR positief staat ten aanzien van voorliggende nota.

Meijer heeft nog een punt van aandacht betreffende: extra middelen voor BHV die ingezet zijn voor andere activiteiten van FB. Vraag: Hoe gaat het CvB hier bestuurlijk mee om?

Hartsuiker stelt de voorliggende brief bij.

13. Twente Scholarship Program (UR 03-284 en UR 03-297)

Vinke geeft nadere informatie over hetgeen in de commissievergadering door de beleidsmedewerker is verteld. Het belangrijkste punt van aandacht is dat de UR van mening is dat hij instemmingrecht heeft inzake dit nieuwe beleid (punt 3 opgestelde reactie aan CvB). De twee overige aandachtspunten zullen ook anders in de overeenkomst verwoord moeten worden zodat er duidelijkheid voor allen (studenten en faculteiten) ontstaat en er geen rechtsongelijkheid mogelijk is.

Er volgt een discussie over dergelijke constructies op de UT, het vigerende regeling in dezen en de wijze waarop één en ander explicieter in een brief aan het CvB verwoord dient te worden.

Afgesproken wordt dat Vinke de brief bijstelt in overleg met Schrama.

14. Portfolio analyse (stavaza)

Geen stukken hiervoor ontvangen. In de overlegvergadering volgt een nadere stand van zaken. De afspraak is dat de UR over afwijkingen van het bestaande beleid wordt geïnformeerd.

15. Sectorplan Wetenschap en Technologie (stavaza)

Ook van dit onderwerp zijn geen nieuwe stukken voorhanden. In de overlegvergadering volgt informatie over de stand van zaken door het college.

16. Kwartaalrapportage Herplaatsingscommissie Reorganisatie UT (UR 03-282)

Meijer geeft aan dat op dit moment de herplaatsing van moeilijk herplaatsbare personen stagneert doordat het hier om specifieke functies gaat. Er bestaat zorg over de inactieve houding vanuit het 'college' op dit punt. Er volgt een korte discussie waarbij enkele voorstellen gedaan worden. De vraag wordt gesteld hoe dit punt aan de orde moet komen tijdens de overlegvergadering.

Afgesproken wordt dat Meijer een voorstel namens de gehele URaad maakt met hierin de voorstellen voor creatieve oplossingen m.b.t. herplaatsing.

17. Schriftelijke rondvraagpunten (UR 03-279)

a. Studentenhuisvesting. Vraag is of dit punt geen uitgebreider punt van aandacht moet worden, aangevuld met cijfers en voorstellen. Afgesproken wordt de huidige formulering te handhaven namens de gehele raad en de reactie van het CvB tijdens de overlegvergadering af te wachten. In tweede instantie kan dan een versie volgen namens de gehele UR voorbereid in de cie. P&S.

b. Opheffen Huisartsenpraktijk vervalt

c. Laptops. De voorliggende tekst wordt gehandhaafd.

d. Procedure benoeming Hoogleraren. Geen nadere opmerkingen over de vraag.

e. Brief CvB aan staatssecretaris over medezeggenschap. Het betreft hier de vraag aan de instelling gesteld inzake bezinning op medezeggenschap na invoering van de MUB. Er wordt aan het college gevraagd om een afschrift van de betreffende brief en of er een reactie is uitgegaan. Meijer stelt de tekst op.

f. Naamsverandering De Boerderij. Houweling geeft aan dat dit voorstel ingaat tegen het eigen beleid. Namen mogen niet afhankelijk zijn van de functies of groepen die in het gebouw vertegenwoordigd zijn. Wallinga-de Jonge merkt op dat dit voorstel nu plotseling buiten de commissie Naamgeving gebouwen valt.

Meijer geeft aan dat de toezegging van middelen voor de instelling van de Faculty Club (K€ 100) naar zijn mening ook onjuist is in deze moeilijke tijden voor de UT. Afgesproken wordt dat beide punten aan de orde komen in de schriftelijke rondvraagpunten.

g. Kinderopvang. Dit punt komt niet aan de orde in de overlegvergadering. Punt is afgehandeld in de commissie P&S.

18. Rondvraag

Huisman wil nogmaals iedereen uitnodigen en de aandacht vestigen op de geplande inwijdingsborrel op 7 oktober om 16.00 uur in de Bastille.

Hartsuiker geeft aan dat zojuist het Tijdpad UFO is ontvangen en dat dit punt op de overlegvergadering geagendeerd moet worden als informatiepunt.

Wallinga-de Jonge wil de kwestie vertrouwenspersoon aankaarten. Er is namelijk nog steeds slechts één vertrouwenspersoon voor de gehele UT aanwezig. Afgesproken wordt dat dit punt als schriftelijk rondvraagpunt opgenomen wordt. Wallinga-de Jonge maakt brief.

Tevens verzoekt ze de nota personeelsbeleid alvast ter bespreking in de interne vergadering op te nemen. Afgesproken wordt een extra commissievergadering hieraan te wijden. De bespreking zou plaats moeten vinden op basis van een inhoudelijke nota en niet een kadernota.

19. Sluiting

De voorzitter sluit de vergadering om 17.05 uur.