Aandachtspunten / Besluiten URaad

Aandachtspunten uit de overlegvergadering van 19 december

Aandachtspunten uit de overlegvergadering van 19 december 2012 van de Universiteitsraad


Mededelingen

Het college meldt met ingang van 1 januari 2013 via het keuzemodel de zogenaamde 30% regeling voor promovendi open te stellen. Hieraan zijn wel bepaalde criteria verbonden.


Vastgoedplan (UR 12 – 198)

(besluit genomen in de interne vergadering van 5 december 2012)

De Universiteitsraad,

gezien:

-het document Vastgoedplan 2013 (UR 12–198);

-de schriftelijke antwoorden op de vragen uit de commissievergadering FPB van 28 november 2012;

gehoord:

- de beraadslagingen in de commissievergadering FPB van 28 november 2012 en de interne vergadering van 5 december 2012;

overwegende dat:

-de verschillende deelplannen door de raad nuttig voor de campus worden geacht;

-de totale omvang recht doet aan de financiële situatie van de universiteit;

besluit:

in te stemmen met het Vastgoedplan 2013.


Concept Samenwerkingsovereenkomst CETO (UR 12 – 199)

(besluit genomen in de interne vergadering van 5 december 2012)

De Universiteitsraad,

gezien:

-het voorgenomen CvB besluit inclusief bijlage om akkoord te gaan met de concept samenwerkingsovereenkomst tot het oprichten van het CETO ;

gehoord:

-de toelichting in de commissievergadering SI van 28 november 2012 en de beraadslagingen in de interne vergadering van 5 december 2012;

adviseert:

positief over de Concept Samenwerkingsovereenkomst CETO .


Concept gewijzigde regeling FOBOS (UR 12 – 192/UR 12 – 213)

De Universiteitsraad,

gezien:

- de instemmingsvraag wijziging regeling FOBOS (kenmerk: UR 12 – 192);

gehoord:

- de toelichting van de rector in de commissie OOS dd. 28-11-2012;

- de beraadslagingen in de interne vergadering;

overwegende dat:

-de regeling FOBOS op 1 september 2012 is ingegaan en o.b.v. ervaringen en voortschrijdend inzicht aangepast moet kunnen worden;

-de wijzigingen de regeling duidelijker maken;

-er de komende tijd door de Werkgroep Afstudeerregelingen (WAR) gewerkt zal worden aan het aanpassen van FOBOS op TOM;

-studenten betrokken worden bij de evaluatie van FOBOS en het mogelijk wordt om (vreemde) implicaties van FOBOS bij de WAR te melden;

gehoord de toezeggingen van het college dat:

-de door de UR in de commissie OOS gesuggereerde aanscherpingen van enkele formuleringen zullen worden doorgevoerd;

-er d.m.v. een voetnoot verduidelijkt zal worden wat er bedoeld wordt met een ‘onvoldoende studeerbare opleiding’;

besluit:

in te stemmen met de wijziging van de regeling FOBOS.


Ontwerpbegroting 2013 – 2017 (UR 12 – 210/UR 12 – 222)

De Universiteitsraad,

gezien:

- de ontwerpbegroting 2013-2017, km UR12-210;

- de schriftelijke beantwoording van de vragen;

gehoord:

-de beraadslagingen in de commissie FPB, dd. 5-12-2012;

-de beraadslagingen in de overlegvergadering van 19 december 2012;

overwegende dat:

-de begroting 2013 en de inschatting 2014-2017 een aantal eenheden tot vergaande bezuinigingen nopen, welke waarschijnlijk in een omvangrijke reorganisatie zullen uitmonden;

-op dit moment niet duidelijk is hoe deze eenheden deze problemen gaan opvangen, noch welke uitstraling dit naar andere eenheden zal hebben;

-de bestuurlijke vormgeving van de UT er direct toe leidt dat bij een facultair tekort meerdere bestuurlijk gelijkwaardige eenheden, faculteit en participerende instituten, betrokken zijn bij de oplossing;

-een dergelijke bestuurlijke vormgeving om regie en tijdspad vraagt;

-het tekort bij EWI pas relatief laat naar voren is gekomen ten gevolge van een niet juiste inschatting van de marge op extern gefinancierde projecten; een begroting dient aan te geven waarom, op welke wijze en op welke termijn middelen worden ingezet om gestelde doelen te bereiken;

-de UT begroting een sterke relatie tussen implementatie van beleid en inzet van middelen ontbeert;

gehoord de toezeggingen van het college dat:

1)de opzet van de ontwerpbegroting beleidsrijker wordt gemaakt. Dit houdt in dat:

a)het dashboard in de maandelijkse en kwartaalrapportages wordt aangescherpt

b)de UR in de eerste cyclus 2013 een resumé van de afspraken voor de begroting 2013 gemaakt bij de najaarsoverleggen 2012 ter informatie ontvangt

c)de UR geïnformeerd wordt over het bestuurlijk werkprogramma 2013

d)vertegenwoordigers van de concerndirecties S&B en FEZ samen met een delegatie van de UR een voorstel voorbereiden om een format op te stellen om de begroting beleidsrijker te maken en om de daarbij behorende informatie vast te stellen

e)bovenstaande processen gebruikt worden om bij de kadernota tot een bijgestelde opzet van de begroting 2014 te komen;

2)begin februari 2013 aangegeven wordt:

a)welk tijdspad beoogd wordt, voor het realiseren van de bezuinigingstaakstellingen,

b)op welke wijze regie op de verschillende reorganisaties t.g.v. deze bezuinigingstaakstellingen gevoerd gaat worden,

c)wat de verwachte consequenties van de bezuinigingstaakstelling voor de komende jaren zal zijn en,

d)bij welke eenheden in 2013 gedwongen ontslagen verwacht worden;

3)in het kader van een stelselwijziging de richtlijn voor het berekenen van de marge op 3e geldstroom projecten verbeterd wordt, zodat daarmee een eerder en beter zicht op financiële ontwikkelingen bepaald kan worden;

4)de omvang van de ondersteuning mee ademt met de omvang van het primaire proces volgens de daarvoor vastgestelde ratio’s;

5)in de zomer een voldoende functionerend onderwijsondersteuningssysteem is gerealiseerd, dat adequaat aan de vraag voor de komende jaren voldoet. De UR wordt in de volgende cyclus geïnformeerd over de criteria, zoals vastgelegd in de uitgangspunten en protocol onderwijsplanning zoals die door het CvB op 17 december zijn vastgesteld;


6)het college en UR op korte termijn zullen vaststellen op welke wijze de interpretatie van UR reglement art 12.3.c moet worden gedaan, zodat relevante samenwerkingsovereenkomsten tijdig ter advies worden aangeboden;

besluit:

positief te adviseren over de conceptbegroting 2013-2017.


Het college zegt toe de samenwerkingsovereenkomsten XUV focusgroep en Roessingh R&D, zodra deze voor bespreking gereed zijn, aan de raad voor te leggen.


Bottom-up communicatie vanuit medewerkers - ongevraagd advies (UR 12 – 207)

De URaad adviseert het college om op korte termijn, en in samenspraak met de raad, nader onderzoek te doen uitvoeren naar de problematiek van (gepercipieerde) tekortkomingen in de interne communicatie, om van daaruit te komen tot ingrijpende verbeteringen in deze bottom-up communicatie.

Vragen die daartoe op korte termijn dienen te worden beantwoord, zijn:

Welke eisen en verwachtingen stelt een moderne professionele organisatie als een universiteit aan bottom-up communicatie en reële inbreng van professionals in het organisatiebestuur?

In welke mate voldoen de momenteel op de UT ingezette interne communicatiekanalen aan deze eisen en verwachtingen?

Welke maatregelen kunnen worden genomen om de interne communicatie op de UT op korte termijn meer in balans te brengen met deze eisen en verwachtingen?


Het college zegt toe dit advies op te volgen en geeft aan dat een en ander in de volgende cyclus (plan van aanpak medewerkerstevredenheidsonderzoek) aan de orde komt.


Reorganisatie Internationaliseringskolom (UR 12 – 193/UR 12 – 214)

Het college onderschrijft de mening van de raad dat de betrokkenheid van de facultaire coördinatoren internationalisering (fainco’s) bij zowel de formulering van het reorganisatieplan als bij het werken in de nieuwe werkwijze zorgvuldig geborgd moet zijn. Zij zal dit meenemen in het vervolg van het proces.

Schriftelijke rondvraagpunten (UR 12 – 220)

Gevraagd naar het standpunt van het college met betrekking tot de te verwachten problemen voor docenten in verband met de herkansingen in het 4e kwartiel, meldt het college dat in bepaalde gevallen afwijkingen toegestaan zijn. Het college zal erop toezien dat de faculteiten een en ander goed communiceren.