Aan: College van Bestuur, afstemmingspunt CvB-overleg 14 juni 2010.
Van: werkgroep Scenario’s S&O: Joyce Berger, Harm van Egmond, Stephan Maathuis, Heleen Miedema, Susanne Wichman
Betreft: Opdrachtformulering ontwikkeling scenario’s dienstverlening S&O
Inleiding:
Het servicecentrum S&O is vanuit de EMB-reorganisatie opgericht en van start gegaan per januari 2008. Uitgangspunt was het reorganisatieplan S&O (2007). De EMB-doelen hadden, naast bezuinigingen, met name betrekking op kwaliteit- en efficiëntieverbetering van de geboden dienstverlening. Om deze doelen te bereiken, zijn sinds de start van S&O organisatie-ontwikkeling, vernieuwing van processen en instellingssystemen en afstemming met faculteiten hand-in-hand gegaan. Ondertussen is de ‘winkel open gebleven’ en dienden zich meerdere nieuwe ontwikkelingen aan (oa Graduate School, integratie ITC, huisstijlimplementatie, Studentenportal, vernieuwde WHW). Na 2 jaar is het duidelijk dat S&O veel resultaten geboekt heeft maar nog volop in ontwikkeling is. Onzeker is of en wanneer de EMB-bezuinigings-doelstelling gehaald kan worden. De nijpende financiële situatie en het nog niet ingericht zijn van de gezamenlijke vraagsturing door faculteiten zijn hierbij belangrijke aandachtspunten. Om inzicht te krijgen in verdere inhoudelijke, organisatorische en budgettaire keuzemogelijkheden wil het CvB graag enkele scenario’s voor de ‘eindsituatie’ van S&O voorgelegd krijgen.
Opdracht:
Beschrijf scenario’s voor de dienstverlening van S&O, waar nodig per afdeling. Per scenario moet een dienstenpakket worden beschreven inclusief de aanbiedingscondities die hierbij gelden. Het gaat om condities als organisatiewijze, vraagsturing en financiering.
(NB Sport & Cultuur worden hierbij buiten beschouwing gelaten, deze worden meegenomen in de Campus-ontwikkeling)
Schets van de Aanpak:
Welke facetten zijn in de dienstverlening van S&O te onderscheiden? (WAT)
Bijvoorbeeld: onderscheid tussen wettelijk verplicht (basis), gezamenlijk UT-beleid (standaard) en specifiek per faculteit/opleiding (maatwerk).
Op welke wijze moet de dienstverlening worden uitgevoerd? (HOE)
Bijvoorbeeld: streven naar transparantie, tijdigheid, efficiëntie, continuïteit, gezamenlijke kennisopbouw/kwaliteit.
Welke organisatorische keuzes kunnen hierbij gemaakt worden?(WAAR, DOOR WIE)
Voorbeelden: uitvoering centraal/decentraal, , zelf doen/uitbesteden, wijze van vraagsturing en terugkoppeling
Welke knelpunten treden in de huidige situatie op?
Welke mogelijke alternatieven zijn er per onderdeel van S&O?.
Welke randvoorwaarden en risico’s zijn hiermee verbonden?
Wat zijn financiële consequenties van de verschillende keuzes?
Resultaten:
Uiterlijk half oktober 2010 is er een eerste schets van deze scenario’s gereed (inhoudelijk, organisatorisch, financieel). Voorafgaand wordt een concept-versie besproken met Ed Brinksma en Erik van Keulen. De scenario’s zullen dienen als input voor het najaarsoverleg met het CvB. Het CvB geeft de gewenste richtingen aan. Uiterlijk half februari 2011 is een financiële uitwerking gemaakt van de gekozen scenario’s (per afdeling) tbv van de kaderstelling 2012-2016.