Agendapunten

UR 09-202 Nota Reservebeleid






















Notitie

Reservebeleid

Universiteit Twente





























Datum: 14 augustus 2009

Kenmerk: FEZ/387.216


Samenvatting


Deze notitie is opgesteld om te bepalen of herziening van het reservebeleid noodzakelijk is. Hiervoor wordt ten eerste inzicht geschapen in de huidige situatie. Tevens worden voorstellen gedaan voor wijziging op het huidige beleid. Tot slot wordt, gezien de omvang van de reserves, inzicht en advies gegeven over de maximale inzetbaarheid van deze reserves.


De huidige situatie

Het vermogen van de UT bestaat per 31 december 2008 uit het eigen vermogen (M€ 171), voorzieningen (M€ 16), langlopende schulden (M€ 25) en kortlopende schulden (M€ 102). Tegenover dit eigen vermogen staan de bezittingen, welke bestaan uit vaste activa (M€ 239), vorderingen (M€ 80) en liquide middelen (M€ 3).


Uit de analyse van de huidige situatie blijkt dat de reserves van de UT grotendeels zijn ingezet voor financiering van de vastgoedinvesteringen (veel vaste activa en weinig liquide middelen). Het voordeel is dat de langlopende schulden en vermogenskosten tot en met 2008 laag zijn gebleven. Het nadeel is dat er dus weinig liquide middelen direct beschikbaar zijn.


Wijzigingen op het beleid

De centrale reserves zijn, door het centraal opvangen van mee- en tegenvallers, in twee jaar tijd met M€ 20 gedaald. Hier staat tegenover dat de facultaire reserves in deze twee jaar met circa M€ 33 zijn gestegen.


Met ingang van 2009 zullen daarom afwijkingen (mee- en tegenvallers) in het sociale lasten percentage, de rijksbekostiging en de collegegelden verrekend worden in het lopende boekjaar. Het voordeel is dat vermogensmutaties niet meer noodzakelijk zijn.


De faculteiten dienen een buffer (reserves) ter grootte van 15% van hun totale omzet beschikbaar te houden om eventuele risico’s op te kunnen vangen (circa M€ 28). Voor de centrale reserve is een risicobuffer van minimaal M€ 25 noodzakelijk.


De investeringsruimte

Uitgaande van de hoogte van de voorgestelde risicobuffers zijn de “vrije” reserves bij de faculteiten M€ 65. Deze “vrije” reserves zijn nog wel inclusief een aantal specifieke bestemde reserves. Het verschil tussen de bestemde en de vrije reserves zal in de nota kaderstelling 2011 inzichtelijk worden gemaakt.


De investeringsruimte wordt echter bepaald door twee kengetallen namelijk de solvabiliteit en de liquiditeit.


Rekening houdend met de solvabiliteitsgrens van 40% en de liquiditeitsgrens van M€ 25 is het voorstel om verspreid over vijf jaar M€ 25 aanvullend te investeren. Er dienen dan, in verband met de huidige lage liquiditeit, een aantal concessies te worden gedaan. Deze zijn:

de additionele investeringen moeten gefinancierd worden met vreemd vermogen, waardoor de leningen langer doorlopen;

de UT accepteert voor de jaren 2009 t/m 2021 hogere vermogenskosten;

de UT accepteert, ten opzichte van de huidige situatie een verslechtering van zowel de cashflow als het resultaat over de periode 2009 t/m 2021.


Na 2014 kan bepaald worden hoe de stand van de reserves op dat moment is en welke ruimte er dan is om eventuele extra investeringen uit de (facultaire)reserves te doen.








Inhoudsopgave


1. Inleiding 3

2. De balans (activa en passiva) 3

2.1 De activa 3

2.2 De passiva 4

3. De functies van het vermogen 7

3.1 De financieringsfunctie 7

3.2 Het risicobuffer 8

3.2.1 De decentrale risico’s 10

3.2.2 De centrale risico’s 12

3.2.3 Alternatieve risicobuffers 12

3.2.4 Scenario bij financiële tegenvallers 12

3.2.5 Overzicht risicobuffers 13

4. De investeringsruimte 14
























1. Inleiding

Uit de jaarrekening 2008 blijkt dat de omvang van het eigen vermogen van de UT per 31 december 2008 M€ 170,5 bedraagt (zie tabel 1). De specificaties, tabellen en cijfers in deze notitie zijn inclusief de vermogensmutatie 2009 (zie de notitie met kenmerk FEZ/386.486 van 11 juni 2009).


Tabel 1: Eigen vermogen UT


Vanwege de huidige omvang van het eigen vermogen en de verwachting dat de algemene reserve waarschijnlijk nog zal oplopen, is het voornaamste doel van deze notitie om te bepalen of herziening van het huidige reservebeleid en (de in de loop van jaren) gemaakte afspraken over de inzetbaarheid van deze reserves op basis van de huidige gegevens en inzichten wenselijk is.


Deze notitie begint met een beschrijving van het huidige en het gewenste beleid met betrekking tot de activa en passiva (de balans) van de UT (hfst. 2). Daaropvolgend worden de functies van het vermogen beschreven en wordt een voorstel gedaan voor de daarbij behorende normen (zie hfst. 3). Tot slot wordt in hoofdstuk 4 de investeringsmogelijkheden en de daarbij behorende consequenties geschetst.


2.De balans (activa en passiva)

Het eigen vermogen van een onderneming is een boekhoudkundige restpost. Dit houdt in dat dit vermogen een resultante is van de waardering van de bezittingen (activa) minus de schulden en de voorzieningen van een onderneming. Het eigen vermogen van de UT kan daarom niet los worden gezien van de andere bestanddelen van de balans.


2.1De activa

De activa (bezittingen) van de UT hebben per 31 december 2008 een waarde van M€ 313,0 en bestaan uit verschillende elementen (zie tabel 2). Het voornaamste onderscheidende kenmerk van de verschillende activa is de periode waarin het vermogen van de UT door de aanschaf van deze bezittingen is vastgelegd. Als het vermogen langer dan een jaar wordt vastgelegd, dan vallen de bezittingen onder de vaste activa. Is de periode korter dan een jaar, dan vallen de bezittingen onder de vlottende activa.


Tabel 2: De activa van de UT

De vaste activa

De vaste activa bedragen ultimo 2008 M€ 238,6. Dit is 76% van de totale activa. De vaste activa zijn onder te verdelen in de materiële vaste activa (zoals gebouwen, terreinen, inventaris, apparatuur en een post “in uitvoering”) en de financiële vaste activa (zoals deelnemingen en langlopende vorderingen).


De bezittingen van de UT bestaan dus grotendeels uit vaste activa. Dit is het gevolg van de uitvoering van het vastgoedplan (VGP) van de UT waarin voor de periode 1998 – 2014 voor

circa M€ 324 aan investeringen zijn begroot.


Vaste activa kun je minder snel dan vlottende activa omzetten in liquide middelen.


De vlottende activa

De vlottende activa bedragen ultimo 2008 M€ 74,4. Dit is 24% van de totale activa. Hier is de belangrijkste component de vorderingen, welke bestaan uit debiteuren en overlopende activa (o.a. vooruitgefactureerde en ontvangen termijnen Werk iov derden). Onder de vlottende activa worden ook de liquide middelen verantwoord. Deze zijn per 31 december 2008 slechts M€ 3,1.


2.2De passiva

De passiva zijn de bronnen waarmee de bezittingen zijn gefinancierd. Deze bestaan per 31 december 2008 uit de volgende elementen (zie tabel 3).


Tabel 3: De passiva van de UT


Het eigen vermogen

Het eigen vermogen van de UT bestaat uit de algemene reserve ad M€ 146,6 en een bestemmingsreserve (het eigen vermogen van de geconsolideerde partijen) ad M€ 23,9 (zie tabel 1).


In tabel 4 is een specificatie opgenomen van de algemene reserve van de UT. Deze algemene reserve is de som van de reserves van de faculteiten, instituten en de centrale eenheid. In deze paragraaf worden deze reserves, het daarbij behorende (huidige) beleid en de gemaakte afspraken beschreven. Tevens worden hier wijzingen op dit beleid voorgesteld.


Tabel 4: Ontwikkeling algemene reserve UT 2002-2008




Faculteiten

Uit tabel 4 blijkt dat de faculteiten op 31 december 2008 reserves hebben van in totaal

M€ 93,1. Dit is 63% van het totaal van de UT. Deze reserves zijn de afgelopen jaren opgebouwd door, met name vanaf 2006, overschotten toe te voegen. Onttrekkingen hebben eigenlijk niet plaatsgevonden. In het verleden is wel de afspraak gemaakt dat de reserves van de faculteiten en de instituten mogen worden aangesproken. Deze onttrekkingen zijn echter gemaximeerd tot M€ 1,8 per jaar en kunnen pas plaatsvinden na goedkeuring van het college. Deze aanvullende voorwaarden zijn vastgesteld om de financiering van het VastGoedPlan (VGP) mogelijk te maken.


In het reservebeleid uit 1998 (nota hoofdlijnen financieel beleid FEZ/298.049) is bepaald dat de overschotten bij de faculteiten na afloop van een begrotingsjaar niet aan het centrale niveau behoeven te worden afgestaan, maar ter beschikking blijven van de eenheid. Deze keuze is gemaakt omdat:

1.dit voorkomt dat er aan het eind van het jaar minder zinvolle bestedingen worden gedaan, omdat de eenheid anders toch het budget zou verliezen;

2.de eenheden met de eigen reserves het te voeren beleid over de middellange termijn verder kunnen vormgeven;

3.De eenheden hun reserve als tijdelijke buffer kunnen aanwenden voor tijden dat het minder gaat (egalisatiereserve ofwel risicobuffer);

4.hiermee voorkomen kan worden dat vanuit oogpunt van strategisch gedrag delen van de bedrijfsvoering buiten de UT begroting blijven (b.v. door het oprichten van stichtingen of persoonlijke BV’s); hetgeen ongewenst is.


Het college is van mening dat deze vier uitgangspunten nog steeds valide zijn en dus niet aangepast hoeven te worden.


Instituten

De instituten hebben reserves van in totaal M€ 17,0. Dit is 12% van de totale reserves van de UT. Bij de instituten is de vorming van een reserve in principe niet van toepassing. Deze tijdelijke en bestemde buffers zijn voornamelijk ontstaan door kasritmeverschillen.


Centrale eenheid
De centrale reserve bedragen M€ 36,5. Dit is 25% van het totaal van de UT. Deze reserves zijn opgebouwd uit een aantal componenten. Zo worden bijvoorbeeld de resultaten van de diensten, de centrale projecten (CvB, CBE en PA&O), de Universitaire Stimulering, de Egalisatie Personele lasten en de Egalisatie Exploitatie Huisvesting ten gunste of ten laste van de centrale reserve geboekt.


Zoals beschreven, is de vermogensmutatie 2009 reeds verwerkt in de opgenomen cijfers van tabel 4. De vermogensmutatie 2009 is een eenmalige verschuiving van circa M€ 16 binnen de de reserves (ten gunste van de Centrale eenheid en ten laste van de faculteiten en instituten). Deze verschuiving heeft plaatsgevonden omdat de in 2008 doorbelaste sociale lasten lager uit zijn gevallen dan de gerealiseerde sociale lasten en omdat in het verleden op centraal niveau gevormde reservering vakantiedagen is toegerekend aan de eenheid waarop deze reservering betrekking heeft.


In de toekomst zullen afwijkingen (mee- en tegenvallers) in het sociale lasten percentage, de rijksbekostiging en de collegegelden verrekend worden in het lopende boekjaar, waardoor vermogensmutaties niet noodzakelijk zijn.


Bestemmingsreserve

De bestemmingsreserve bestaat uit het eigen vermogen van de geconsolideerde ondernemingen (bv. ITC, DOG en HTT). Deze bedraagt per 31 december 2008 M€ 23,9. Dit vermogen is niet vrij beschikbaar voor UT doeleinden.




De voorzieningen

De voorzieningen worden voor de balans gekenmerkt als vreemd vermogen. Een voorziening is een in rechte afdwingbare of feitelijke verplichting die op balansdatum als waarschijnlijk of als vaststaand wordt beschouwd met als oogmerk het saldo op enig moment in de toekomst aan te wenden voor het doel waar de voorziening oorspronkelijk voor gevormd werd. Deze voorzieningen zijn dus niet vrij te besteden of te bestemmen. Tot en met 2008 heeft het college ervoor gekozen om alle voorzieningen (zie tabel 5) op te bouwen uit centrale middelen.


Net als bij de (onvoorziene) tekorten zullen vanaf 2009 ook de voorzieningen (zowel de mutaties al nieuwe), zoveel mogelijk, bij de betreffende eenheden op basis van werkelijke kosten of ratio worden toegerekend.


Tabel 5: Stand voorzieningen UT


De langlopende schulden

De langlopende schulden van UT bedragen M€ 24,6. Deze bestaan uit een opname van

M€ 24,5 in het kader van de in 2004 aangegane financieringsarrangement en M€ 0,1 betreffende personele verplichtingen die zijn aangegaan in het kader van de non-activiteitsregeling.


De kortlopende schulden

De kortlopende schulden van de Universiteit bedragen M€ 101,6 en bestaan uit een groot aantal componenten. De belangrijkste zijn:


Vooruitgefactureerde en –ontvangen termijnen Werk iov Derden

M€ 15,8

Crediteuren

M€ 12,8

Belastingen en premies sociale verzekeringen

M€ 10,7

Vakantiedagen/geld

M€ 13,6

Overige overlopende passiva

M€ 14,2

Overige kortlopende schulden

M€ 34,5













3.De functies van het vermogen

In dit hoofdstuk wordt op de functies van het vermogen ingezoomd, om helder te krijgen welke theoretische omvang de verschillende componenten van het vermogen zouden moeten hebben.

Er zijn twee soorten vermogen, namelijk eigen vermogen en vreemd vermogen.

Het eigen vermogen en het vreemd vermogen kunnen worden gebruikt voor de financiering van activa. Het eigen vermogen heeft daarnaast nog andere functies zoals:

-de bufferfunctie (risicobuffer): voor het opvangen van tegenvallers;

-de egalisatie- of bestedingsfunctie: voor het doen van incidentele uitgaven;

-de inkomensfunctie: rente op de reserves worden ingezet als structureel budgettair dekkingsmiddel.


Bij de financiering van activa hebben universiteiten de keuze uit eigen of vreemd vermogen. Op korte termijn is er echter niet veel keus, omdat universiteiten geen aandelen kunnen uitgeven om eigen vermogen aan te trekken. Het eigen vermogen moet dus in de loop der jaren worden opgebouwd door overschotten op de exploitatierekening toe te voegen aan de reserves. In § 3.1 zal verder worden ingegaan op de financieringsfunctie van het eigen vermogen.


De bufferfunctie van het eigen vermogen is in principe bedoeld voor het opvangen van risico’s. Het gaat hier om de risico’s die niet makkelijk te verzekeren zijn en die ook niet af te dekken zijn via een voorziening op de balans. In § 3.2 zal verder worden ingegaan op de bufferfunctie van het eigen vermogen.


De egalisatiefunctie richt zich op de verdeling van bijdragen in de tijd. Op deze manier kan de ontwikkeling van de inkomsten in de tijd worden gladgestreken (bv. kasritmeverschillen). De inkomsten hoeven door het bestaan van deze reserve met bestedingsfunctie immers niet hetzelfde patroon te volgen als de uitgaven.


De inkomensfunctie is eigenlijk niet van toepassing voor de UT, omdat de UT niet het doel heeft bespaarde rente structureel te gebruiken als dekking van de begroting. Maar in deze notitie zullen wel, waar mogelijk, de aanvullende rentekosten die voortvloeien uit eventueel nieuw beleid inzichtelijk worden gemaakt.


3.1De financieringsfunctie

Het eigen vermogen kan dus gebruikt worden ter financiering van de aanschaf van vaste activa. Welke omvang de financieringsfunctie van het eigen vermogen moet hebben is eigenlijk niet in regels vastgelegd. De commissie Koopmans heeft geconstateerd dat het voor universiteiten niet nodig is om de investering in de gebouwen volledig met eigen vermogen te financieren. Gelet op het uitgangspunt dat universiteiten zo min mogelijk rentelasten moeten hebben, zou het al voldoende zijn wanneer bij aanschaf van gebouwen de helft van de (herbouw)waarde met eigen vermogen wordt gefinancierd. De andere helft kan worden aangetrokken in de vorm van overbruggingsleningen. OC&W vindt een bovengrens van 50% van het eigen vermogen ter financiering van huisvesting acceptabel.


In het kader van de omvangrijke vastgoedinvesteringen heeft de UT in 2004 daarom een kredietovereenkomst met de ABN-AMRO bank afgesloten. De UT heeft een kredietfaciliteit ter beschikking gekregen van M€ 165, waarvan M€ 125 in de vorm van vijf leningen (zie tabel 6) en M€ 40 voor een kasgeldfaciliteit. Deze kasgeldfaciliteit is aangegaan om liquiditeitstekorten te kunnen dekken, die eventueel kunnen ontstaan gedurende de periode tussen opnamen en aflossing van de M€ 125.

Tabel 6: Financieringsovereenkomst


Tot 2008 zijn de vastgoedinvesteringen gefinancierd met eigen liquiditeit en tevens is in 2008 gebleken dat het opname recht van de eerste tranche van M€ 25 niet noodzakelijk is geweest.


De opdracht en het doel is om een juiste mix te vinden tussen het eigen vermogen en het vreemd vermogen om de vermogenskosten minimaal te houden. Voor de komende periode moet daarom ook de afweging worden gemaakt hoeveel van de faciliteit noodzakelijk is om de (vastgoed) investeringen te kunnen financieren. Door het aanspreken van de kredietfaciliteit moet er rekening gehouden worden met stijgende vermogenskosten. Tevens loopt door de gekozen financieringsconstructie de universiteit tot het moment van opname van de leningen een renterisico dat bestaat uit het verschil tussen de geldende variabele rente en overeengekomen vaste rente.


3.2Het risicobuffer

Om de grootte van een risicobuffer te kunnen bepalen is het noodzakelijk om (i) inzichtelijk te krijgen welke risico’s er zijn en (ii) deze op een enigszins aannemelijke manier te kwantificeren. Aanvullend moet opgemerkt worden dat het bij het vormen van een risicobuffer om de risico’s gaat die niet door (langlopende) voorzieningen of door onvoorziene ruimte op de begroting kunnen worden afgedekt. Tevens spelen naast de risico’s en de aanwezige middelen ook andere factoren een rol. Het gaat hier om het aanpassingsvermogen of de flexibiliteit van de organisatie en om de kans op gelijktijdigheid van tegenslagen. Op zichzelf genomen kleine risico’s kunnen door toeval gelijktijdig of vlak na elkaar optreden, waardoor toch een groot beroep op de middelen noodzakelijk is. Om de risico’s te kunnen opvangen zal een gedeelte van het risicobuffer in de vorm van liquide middelen moeten worden aangehouden.


Het schatten van risico’s is vaak erg lastig. Voor de UT is daarom door FEZ en OA, in opdracht van het college, een notitie opgesteld waarin een concrete beschrijving van het risicomanagementproces van de UT wordt gegeven. Tevens is in deze notitie een eerste stap gezet in het (h)erkennen en rubriceren van de risico’s. In tabel 7 worden voorbeelden genoemd van de risico’s die de UT kunnen treffen.




















Tabel 7: Riscio’s UT

Omgevingsrisico’s

Baten:

Ontwikkelingen studentenaantallen en samenstelling studentenpopulatie

Wijzigingen door het rijk in bekostigingssystematiek

Wijzigingen subsidierichtlijnen/matchingsvoorwaarden (nat. en intern.)

Concurrentie door andere instellingen

Lasten:

Personeel

Huisvesting

Overig

Wijzigingen CAO Ned. Universiteiten

Schaarste in de markt voor docenten / wetenschappers


Brand, diefstal, vandalisme

Waardeontwikkeling gebouwen

Milieuverontreiniging

Ontwikkelingen ICT-gebied

Ontwikkelingen in de exploitatie

Inflatie

Rentestand/ontwikkelingen

Onderwijskundige veranderingen

Ontwikkelingen in de samenstelling van de studentenpopulatie

Procesrisico’s

Bedrijfsvoering

Algemeen

Personeel

Huisvesting

Efficiency van de organisatie

Fraude

Delegatierisico

Kwaliteit van de dienstverlening

Voldoen aan wet-, regelgeving

Imago

Studieresultaten

Ziekteverzuim

Vergrijzing

Onder- of overcapaciteit

Competenties

Onderhoudsstaat

Aanbestedingen

Onder- of overcapaciteit

Kwaliteit OW- en OZ-infrastructuur

Financieel:

Solvabiliteit

Liquiditeit

Financieringsstructuur

Informatierisico’s:

Integriteit van informatiesystemen

Managementrapportages

Investeringsbeslissingen

Marktanalyse


Het onderstaande model (fig.1) maakt de genoemde factoren inzichtelijk. Het vermogen om (financiële) risico’s te kunnen opvangen wordt het weerstandsvermogen genoemd. Dus wat is het benodigde vermogen van de onderneming om ook in ongunstige tijden haar activiteiten te kunnen voorzetten. In het risicomodel van E. Gerritsen en M.A. Allers is het weerstandsvermogen de verhouding tussen de middelen en de risico’s.


Fig 1: Risicomodel UT (obv risicomodel van E. Gerritsen en M.A. Allers)








Om te berekenen welk risicobuffer voor de UT noodzakelijk is, worden in § 3.2.1 en § 3.2.2 inschattingen gemaakt van de omvang van een aantal in tabel 7 vermelde risico’s en bovendien wordt benoemd welke met decentrale en centrale middelen worden gedekt.

Het is nog wel van belang te melden dat, zoals in de notitie risicomanagement is beschreven, monitoring van het risicomanagementproces essentieel is. Risicoassesment krijgt daarom een plaats binnen de planning & control cyclus. Het is echter ook verstandig dat de risico’s regelmatig worden gekwantificeerd en dat het niveau van de risicobuffer hierop wordt aanpast.


3.2.1De decentrale risico’s

Het voornaamste risico van de faculteiten is de daling van de baten en doorlopende (vaste) kosten. Deze daling kan worden veroorzaakt door lagere studentenaantallen, nadelige wijzigingen in de rijksbekostiging, nadelige wijzigingen in de subsidievoorwaarden en concurrentie van andere instellingen (WvD). Het risico van doorlopende kosten is bijvoorbeeld aanwezig omdat door de t-2 vertraging in de prestatiefinanciering er per definitie een iets langere reactietijd bestaat. Deze t-2 vertraging kan in het geval van bijvoorbeeld teruglopende of stijgende studentenaantallen voor de UT respectievelijk voordelige of nadelige gevolgen hebben. Ook grote wijzigingen in bijvoorbeeld sociale lasten kunnen aangemerkt worden als decentrale risico’s.


Lagere baten door wijzigingen in de studentenaantallen

Wijzigingen in de studentenaantallen werken voornamelijk door in het compartiment onderwijs van de rijksbekostiging en in de hoogte van de collegegelden. Deze onderwijsmiddelen maken in de begroting van 2009 ongeveer 19% uit van de totale baten. Deze baten zijn in vijf jaar tijd ongeveer met M€ 12 gestegen (zie fig 2 en 3).


Fig 3: Onderwijsmiddelen UT (2005-2009)


Gezien de ambitie van de UT en de gemaakte keuzes om in de komende jaren te investeren in de werving van studenten, is het aannemelijk dat een sterke daling van de studentenaantallen niet erg waarschijnlijk is. Het aandeel van de UT in de rijksbijdrage is natuurlijk wel afhankelijk van de prestaties van de overige universiteiten.


Wijzigingen in de rijksbekostiging

In zijn algemeenheid kan worden gesteld dat de beschikbare eerste geldstroommiddelen (voor de UT) een stabiel verloop hebben. Ter illustratie van deze stelling worden hieronder de gevolgen van de omvangrijke wijziging die ten aanzien van de onderzoeksbekostiging in 2008 is doorgevoerd beschreven. In 2008 is de voor de UT uitermate gunstige “dynamisering Smart Mix” in het landelijke onderzoeksmodel opgeheven. Met ingang van 2008 worden in 4 jaarlijkse trances in totaal M€ 100 uit de SOC (strategische overweging component) genomen en beschikbaar gesteld aan de NWO. De universiteiten worden geacht deze middelen in competitieverband van de NWO te verwerven, terwijl in voorgaande jaren deze middelen werden herverdeeld over de universiteiten (obv 2e en 3e gs omzet).


Ten opzichte van de begroting 2008 leidt deze omvangrijke wijziging voor de UT tot een structurele vermindering van de eerste geldstroommiddelen van M€ 4,5 in 2009, M€ 5,9 in 2010 en M€ 9,3 in 2011. Dit is ten opzichte van de totale rijksbijdrage ongeveer een daling van 3% tot 5%. Daarentegen kan eventueel een deel van deze middelen als tweede geldstroommiddelen door de faculteiten weer worden binnengehaald.


Wijzigingen in de subsidie- of matchingsvoorwaarden.

Bij de meeste subsidieprogramma’s is de voorwaarde opgenomen dat de instelling een percentage van de integrale projectkosten zelf moet bekostigen (de eigen bijdrage). Bij de UT is het gebruikelijk dat vooraf een gedegen voorcalculatie word opgesteld, waarop (investerings) beslissingen worden gebaseerd. Tevens is het niet gebruikelijk dat tussentijds contracten worden aangepast waardoor niet voorziene verliezen worden gerealiseerd.


Concurrentie van andere instellingen

Uit onderstaande grafiek (zie fig 4.) blijkt dat de Werk voor Derden baten de afgelopen jaren een stabiel karakter hebben. Toch bestaat, sinds kort, het sentiment dat de concurrentie zich in de markt verhevigt.


Fig 4: Baten Werk voor Derden UT (2004-2008)


Ter dekking van bovenstaande risico’s is een risicobuffer van 5% van de gemiddelde totale omzet over de afgelopen twee jaar aan te bevelen. Voor 2010 zou sprake zijn van een risicobedrag van M€ 9.4. In bijlage 1 is een tabel opgenomen met een specificatie van deze berekeningen.


Personeel

Het personeel is de belangrijkste asset van de UT. De personele lasten bedragen in de jaarrekening 2008 M€ 159,8 en komen daarmee uit op 67% van de totale lasten van de UT.

Helaas zijn de risico’s voor potentiële financiële tegenvallers met betrekking tot de personele lasten minder goed te kwantificeren. Naast de bekende risico’s met betrekking tot ziekteverzuim en arbeidsrechtelijke zaken (bijvoorbeeld afkoopsommen) worden hieronder nog enkele ontwikkelingen benoemd die in de nabije toekomst een factor kunnen zijn.


Ook bestaat het risico dat door de toenemende vergrijzing binnen de UT extra op personeelswerving, talentmanagement en opleidingstrajecten zal moeten worden ingezet.


Gezien het belang van (goed) personeel voor de UT is dus het verstandig om een relatief forse risicobuffer voor financiële tegenvallers aan te houden. Als een gemiddelde van 10% van de totale baten over de afgelopen twee jaar wordt aangehouden dan zal voor 2010 sprake zijn van een risicobedrag van M€ 18,7.


3.2.2De centrale risico’s

Zoals in § 2.2 beschreven zal het merendeel van de exploitatierisico’s, waaronder de risico’s met betrekking tot afwijkingen van de personele lasten, de rijksbekostiging en de collegegelden aan de eenheden worden toegerekend.


De risico’s met betrekking tot de ontwikkelingen in de exploitatie van de huisvesting (bv stijgende energielasten) en onderhoudstaat blijven ten laste komen van de centrale reserve. Daarnaast worden een heel palet aan niet zo gemakkelijk te verzekeren restrisico’s zoals aansprakelijkheids-, imago-, rente-, en milieurisico’s met de centrale reserve opgevangen.


Het doel van de centrale buffer is daarnaast om de (instellingsbrede) projecten en activiteiten welke gedurende het lopende boekjaar worden geïnitieerd en daarom nog niet gedekt zijn door bijvoorbeeld een Tijdelijke Centrale Ondersteuning (TCO) te kunnen financieren (risico’s financieringsstructuur).


Gezien de risico’s en noodzaak om projecten en activiteiten (voor) te financieren is een centrale reserve van bedrag van minimaal M€ 25 te rechtvaardigen.


3.2.3Alternatieve risicobuffers

In deze paragraaf worden alternatieven op de voorgestelde risicobuffer aangedragen.


1. Huidig beleid

In 2001 is afgesproken dat de normreserves van de faculteiten de maximale omvang moeten hebben. In de afgelopen jaren is het begrip normreserve echter geherdefinieerd; de norm van een maximale reserve is omgezet in een minimale reserve. De minimale reserve werd bepaald op de volgende normen:

-10% van het gemiddelde van de centrale bijdrage over de twee voorgaande jaren;

-50% van het gemiddelde van de omzet WvD en overige opbrengsten over de twee voorgaande jaren;

-10% over de gemiddelde totale omzet van de twee voorgaande jaren.


2. Aanbevelingen commissie Koopmans

De commissie Koopmans heeft in 1999 in opdracht van OC&W en de VSNU een onderzoek gedaan naar de vermogenspositie van de universiteiten. Deze commissie schat in dit onderzoek de gewenste omvang voor de bufferfunctie in op:

-10% van de opbrengsten uit de rijksbijdrage ivm de voorfinanciering mbt groei cq. Innovatie.

-Tevens wordt voor de overige opbrengsten een buffer aanbevolen van 10% (voor tijdelijk aanstellingen en incidentele kosten).


3. Richtlijnen OC&W

Uit intern onderzoek is OC&W van mening dat voor WO-instellingen een buffer voor restrisico’s van 5% van de baten en een buffer voor dalende leerlingenaantallen van 2% van de baten redelijk is.


3.2.4Scenario bij financiële tegenvallers

Wanneer de reservepositie zich op het niveau van de voorgestelde risicobuffer bevindt en er een financiële tegenvaller plaatsvindt, zal het risicobuffer dalen. Deze risicobuffer moet uiteindelijk weer worden aangevuld. Het tempo waarin dit gebeurt is sterk afhankelijk van de flexibiliteit van de organisatie. Sommige kostenposten kunnen snel worden omgebogen, andere pas op langere termijn. Bij elkaar snel opvolgende tegenvallers kan een groot deel van de risicobuffer in korte tijd verloren gaan, waardoor de tijd ontbreekt om de verloren gegane capaciteit weer op te bouwen. Met deze mogelijkheden moet rekening gehouden worden. Gezien de vermogenspositie van de UT is een scenario dat de reserves nihil of negatief zijn niet erg aannemelijk. Net als risicoassesment moeten de risicobuffers actief (dus ten minste jaarlijks) binnen de planning & control cyclus worden gemonitord.

3.2.5Overzicht risicobuffers

Hieronder wordt een samenvatting gegeven van de in § 3.2.1 en 3.2.2 voorgestelde risicobuffers.


Risicobuffers

Faculteiten

Omgevingsrisico’s (baten)

M€

9,4


Omgeving- en proces risico’s (personeel)

M€

18,7

Centrale eenheid

Procesrisico’s (bedrijfsvoering en financieel)

M€

25,0

UT totaal

Totale risico’s

M€

53,1


In tabel 8 wordt inzicht gegeven in de omvang van de risicobuffers per eenheid die voortvloeien uit § 3.2.1 en 3.2.2 en de alternatieve risicobuffers zoals genoemd in § 3.2.3.


Tabel 8: Risicobuffers UT
























4.De investeringsruimte

Om de investeringsruimte te kunnen bepalen zijn twee kengetallen van belang. Dit zijn is de solvabiliteit en de liquiditeit.


De solvabiliteit geeft de mate aan waarin een onderneming in staat is haar schulden terug te betalen. De solvabiliteit wordt daarom als maatstaf gebruikt voor de beoordeling van de vermogensstructuur. De UT wil een solvabiliteitsgrens van 40% handhaven.


De liquiditeit van een onderneming geeft aan of deze in staat is om haar schulden op tijd terug te betalen. Het is wenselijk om ongeveer de helft van de risicobuffer in liquide vorm aan te houden, zodat bij het optreden van een risico niet meteen extra bankkrediet hoeft te worden aangetrokken.


De UT zou, op basis van de voorgestelde risicobuffer (zie § 3.2.5), ongeveer M€ 27 (50% van M€ 53) als norm voor de liquiditeit moeten aanhouden. Deze liquide middelen kunnen tevens ingezet worden om de operationele processen (bijvoorbeeld de uitbetaling van salarissen) ongestoord te laten plaatsvinden.


De universiteit wil uiteraard te allen tijde aan de lopende betalingsverplichtingen kunnen voldoen. De UT wil daarom ten minste over M€ 20 liquide middelen beschikken. Deze ruimte is ook noodzakelijk om diverse processen ongestoord door te laten gaan. Idealiter zou deze huidige norm bijgesteld moeten worden tot de norm van M€ 27.


In tabel 10 wordt berekend hoeveel van het vermogen kan worden geïnvesteerd, waarbij zowel de solvabiliteits- en liquiditeitsgrens worden gehandhaafd. Daarbij is het volgende uitgangspunt toegepast:

De vastgoed uitgaven worden conform het VGP 2009-2014 gerealiseerd.

De faculteiten krijgen de mogelijkheid om verspreid over 5 jaar (2009 t/m 2014) investeringen te verrichten ter grootte van 25% van de huidige stand van de reserves (faculteiten en instituten). Dit is circa M€ 25.


Tabel 10: Situatie obv M€ 25 investeringen





Uit figuur 7 blijkt dat met M€ 25 extra investeringen aan solvabiliteitsgrens wordt voldaan.


Figuur 7: De solvabiliteitsgrens obv M€ 25 investeringen


Om echter in dit scenario aan de liquiditeitsvoorwaarde te kunnen blijven voldoen, moet een een aantal concessies worden gedaan. Deze zijn:

de additionele investeringen moeten gefinancierd worden met vreemd vermogen, waardoor de leningen langer doorlopen;

de UT accepteert voor de jaren 2009 t/m 2021 hogere vermogenskosten;

de UT accepteert, ten opzichte van de huidige situatie een verslechtering van zowel de cashflow als het resultaat over de periode 2009 t/m 2021.


Additionele bestedingen zullen dus gepaard gaan met een toenemende omvang van het vreemd vermogen en de daarbij genoemde negatieve consequenties voor de looptijd, vermogenskosten en de ontwikkeling van de cashflow en het resultaat.


Bijlage: Specificatie berekening risicobuffers




NB:

1: De cijfers uit deze tabel zijn gebaseerd op de exploitatieoverzichten uit het supplement van de jaarrekening 2008.

2: De totale omzet is minus de doorsluizingen mbt de kanteling.