UR 09-279 Verslag interne 07-10-2009

1. Opening en vaststelling agenda

De vicevoorzitter opent om 9:05 uur de vergadering en stelt de agenda vast.

2. Mededelingen

- De vice-voorzitter meldt dat de vergadering om 10:30 uur geschorst wordt voor een presentatie van Stepfan van Kuyk over de instroomcijfers.

- Op 2 december vindt er een gesprek plaats met de voorzitter van de RvT, dhr. Van Essen. UR-leden worden verzocht om deze datum in de agenda te reserveren. Het tijdstip wordt nog via de mail gecommuniceerd.

- Het gesprek met de nieuwe kandidaat voor de Raad van Toezicht (opvolgster van mw. Sorgdrager) staat gepland voor woensdag 14 oktober in de bestuursvleugel. De vice-voorzitter stelt de vraag of dit gesprek met de hele raad gevoerd gaat worden of alleen met het presidium. Van Alsté antwoordt dat dit soort gesprekken eerder al met de hele raad gevoerd zijn. Hij wil hierbij aanwezig zijn. De c.v. van deze kandidaat zal na afloop van de vergadering uitgedeeld worden. Men wordt verzocht om hier vertrouwelijk mee om te gaan.

- Bij de voorzitter is het verzoek van de werkgroep Berger binnengekomen om 2 raadsleden aan te wijzen voor een gesprek. De werkgroep Berger kreeg de opdracht om de effectiviteit en efficiency van de ondersteunende processen op de UT te onderzoeken (brief: UR 09-259). De voorkeur gaat uit naar één studentlid en één personeelslid. Dit gesprek staat al gepland op maandag 12 oktober. Pouw geeft aan moeite te hebben met de rol vanuit de UR. Hij wil als toehoorder dit gesprek aangaan, maar dan moet dit van tevoren duidelijk zijn. Lagendijk ziet hierin geen bezwaar, dit gesprek kan op persoonlijke titel en niet namens de UR plaatsvinden. Vanuit de studenten is er geen belangstelling om hieraan deel te nemen. De Goeijen is bereid om aan dit gesprek mee te werken.

Presidium

Geen mededelingen

Externe commissies

- Vanuit UCO meldt Smits dat de implementatie van Osiris pas half januari plaats gaat vinden. De bedoeling is dat Osiris als zodanig ingericht wordt, dat het studieplanning (onderdeel van het OER) kan ondersteunen. Ook de meerwaarde van studieplanning Osiris is besproken. Men wil een platvorm Osiris oprichten voor de terugkoppelingen en input. Daarnaast is de minor van 30 EC besproken; elke opleiding krijgt nu een minor van 30 EC. De reserveer-baarheid van ruimte per faculteit is aan de orde geweest. Dit punt is nog ingebracht door Van der Kooij. En de vago-regeling wordt definitief afgeschaft. Dit zal nog gecommuniceerd worden naar de middelbare scholen.

Contactpersonen

- Ten aanzien van contactpersonen ziet Van Alsté een taak weggelegd voor het secretariaat. Lagendijk reageert hierop met de opmerking dat UR-leden hier zelf verantwoordelijk voor zijn. Je zou als UR-lid je eigen netwerk kunnen gebruiken om het bereik van de UR te vergroten. Hij haalt als voorbeeld de nieuwsbrief S&O aan.

- De studentenadviescommissie (SAC) van VSNU is eenzijdig opgezegd door de VSNU vanwege bezuinigingen. Leoné meldt dat het ISO hier achteraan gaat. De voorzitter stelt voor dat dit punt ingebracht wordt in de LOVUM bijeenkomst van vrijdag 9 oktober.

3. Verslag van de interne vergadering van 2 september 2009

Textueel:

Verberkt wordt niet genoemd als aanwezig op de vergadering; dit was wel het geval.

P. Prins wijzigen in P.D. Prins.

Pag. 4, regel 21. wijzigen in “verbaasd over de coulante houding ten aanzien van 3TU.”

Naar aanleiding van het verslag:

Pouw informeert bij de voorzitter of collegelid Flierman al aangesproken is op de gang van zaken rondom de Fame-regeling. Lagendijk antwoordt dat hij dit ter sprake heeft gebracht in een gesprek met het collegelid. De rol van de secretaris van het college was hierin cruciaal. Men heeft beloofd om hier in de toekomst beter mee om te gaan.

Franken vraagt of de jaarverslagen van de commissies al beschikbaar zijn. Ribberink geeft aan dat dit nog niet het geval is. Men is hierop aangesproken.

4. Ingekomen/uitgegane post

UR 09-231 is niet door Mark Franken opgesteld, maar door Bouke de Loos. Dit wordt gewijzigd op het overzicht.

5. Actiepuntenlijst, bijgewerkt t/m 9 september 2009

Poorthuis geeft aan dat men in commissievergadering PSI niet aan de actiepuntenlijst toe is gekomen. De opzet van commissievergadering OOS was anders dan gebruikelijk. Franken heeft er voor gekozen om de opzet van commissievergadering OOS te wijzigen. Er zijn daarbij een aantal nieuwe actiepunten aan de lijst toegevoegd. De punten staan vermeld in de notulen van commissie OOS. De stand van zaken met betrekking tot de instituutsraden is een blijvend actiepunt op het overzicht.

6. “Realtime Translater Dutch- English” UR 09-245

Poorthuis vertoont eerst een korte film over de Realtime Translater en de mogelijkheden hiervan. Franco Garcia geeft een korte toelichting. Zij is samen met Poorthuis in augustus naar de Universiteit van Karlsruhe geweest om meer informatie in te winnen over dit vertaalapparaat. De mogelijkheden van dit systeem zijn ook interessant voor de UT. Naar aanleiding van dit bezoek is dit voorstel opgesteld. Door gebruik van dit apparaat vervagen/verdwijnen taalbarrières. Vanuit de UT is er al belangstelling getoond om dit systeem verder te ontwikkelen in samenwerking met de projectgroep van Prof. Waibel van de Universiteit van Karlsruhe. Het project waar Francesca de Jong op dit moment mee bezig is sluit hier overigens goed op aan. Tom Koppen (Directeur ICTS) ziet hier ook mogelijkheden in en stelt voor om een commercieel bedrijf hierin te betrekken. Je zou voor dit project 2 Aio’s en een UHD aan moeten stellen die zich hier gedurende 4 jaar mee bezig houden. In bijgaand overzicht staat een kostenraming. Het gaat hierbij om een communicatiemiddel dat ingezet zou kunnen worden bij bijv. colleges, vergaderingen of presentaties e.d. Vanuit de UT licht Franco Garcia in het kort het voorstel toe. Het vertaalapparaat zou voor meerdere doeleinden ingezet kunnen worden, zoals voor commerciële activiteiten, zakelijke vergaderingen of presentaties om de Twentse regio op internationaal niveau te promoten. Het apparaat is nog niet commercieel op de markt. In het kader van de flexibiliteit is van Benthem van mening dat men door gebruik van dit apparaat zich minder goed zal aanpassen aan de Nederlandse taal. Franco Garcia geeft aan dat je dit apparaat als een extra hulpmiddel moet zien. Lagendijk is enthousiast over dit voorstel en wil het adviseren aan het CvB, maar dan zal het verder uitgewerkt moeten worden. Je zult wel een projectleider moeten hebben. Ard Groen zou als projectleider ingezet kunnen worden. Van Alsté vindt dit initiatief vanuit de UR gevoelsmatig te ver gaan. Lagendijk vindt dat de rol van de Universiteitsraad hierbij ophoudt. Poorthuis geeft aan dat wij nu niet over dit apparaat kunnen beschikken. De voorzitter gaat dit voorstel onder de aandacht van het college brengen.

7. Conceptvoorstel UR verzoek om instellingsinformatie UR 09-246

De vice-voorzitter geeft aan dat er bij de UR behoefte is aan actuele informatie over bepaalde onderwerpen zoals studenteninstroom en -uitstroom of financiën. We zouden breed toegang moeten krijgen tot basis informatie. Welke informatie is openbaar en welke niet? De Goeijen meldt dat PPSI nog steeds bestaat, maar dat er geen details in staan. De UR stemt in met dit voorstel als zodanig.

8. Gedragscode e-mail en internetgebruik UR 09-240

Poorthuis meldt dat het er eerst op leek dat met een aantal wijzigen de medewerkers hiermee vooruit konden. Maar de punten waar de studenten moeite mee hebben, hebben ertoe bijgedragen dat we tot een ander voorstel gekomen zijn. Hij kan zich goed voorstellen dat studenten hier niet mee akkoord kunnen gaan. Studenten vallen nu al onder de gedragscode van SNT. Hoe kunnen studenten onder twee gedragscodes vallen? En hoe zit het met de positie van de Student Union. In de commissievergadering van PSI is een tussenoplossing bedacht. Het voorstel is om de gedragscode op te splitsen in een medewerkersdeel en een studentendeel. Het is wel van belang dat we zo spoedig mogelijk met het medewerkersdeel in stemmen. Van Benthem heeft weinig vertrouwen in deze gedragscode. Hij is van mening dat in sommige gevallen willekeur wordt toegepast. Poorthuis gaat het conceptbesluit opstellen en is ook woordvoerder tijdens de overleg vergadering. Léone gaat de standpunten voor het studentendeel voorbereiden.

9. UR reglement en Kiesreglement UR 09-232

Dit punt is een hamerstuk. Zoals het er nu ligt is het akkoord. Het conceptbesluit is al opgesteld door Poorthuis. Het hoeft ook niet besproken te worden in de overlegvergadering. De UR stemt in met dit besluit. Lagendijk verwijst naar Art. 2, lid. a. Taak van de UR. Hij stelt voor om dit reglement regelmatig te evalueren, zodat het geen papieren tijger wordt. Je wordt vaak door actualiteiten ingehaald. Van Alsté merkt op dat het presidium dit zou moeten evalueren.

De vice-voorzitter schorst om 10.35 uur de vergadering voor de presentatie van Stephan van Kuyk.

11.40 uur heropening vergadering

10. Integratie ITC UR 09-201

Poorthuis geeft een korte toelichting.

De komst van het ITC naar de UT is een waardevolle uitbreiding. Het zal uiteindelijk ook zorgen voor een sterke internationale positie. Er is een beschrijving gemaakt op welke punten het ITC verschilt van onze faculteiten. Onze voorwaarden om hiermee akkoord te gaan staan genoemd in het conceptbesluit. We kunnen daar een win-win situatie uithalen. Van Alsté is voorstander en ziet dit als een mogelijkheid voor de UT om te groeien. De UR stemt in met de inbedding van ITC in de UT als faculteit sui generis per 1-1-2010. De voorzitter geeft aan dat de UR zich ingezet heeft om goede wijzigingen op dit stuk aan te brengen. Het zou ook naar buiten toe gecommuniceerd moeten worden. Poorthuis is woordvoerder.

11. Beleidsnotitie in- en doorstroom vrouwen UR 09-243

Franco Garcia geeft een korte toelichting.

Het doel dat bereikt moet worden is het verhogen van het aantal vrouwelijke UHD’s op de UT. Het streven is 20% vrouwen op deze posities. Het huidige beleid is hier niet in geslaagd, ondanks diverse programma’s en initiatieven. Uit een artikel in de Volkskrant van 2 oktober, blijkt dat Nederland de norm van 25 procent vrouwelijke hoogleraren in 2010 niet gaat halen. Vrouwen stuiten vaak op het ‘old boys netwerk’. In Delft is in 2 jaar tijd het aantal vrouwen in HL’s posities verdubbeld. Wij willen de doelen niet veranderen, ondanks dat ze waarschijnlijk niet haalbaar zijn, maar we moeten ambitieus blijven. Het gaat om een bewustwordingsproces. Er zijn verschillende initiatieven; uitbreiding 10-jaren programma. Het streven is om externe talenten naar de UT te halen. In de Equality Guide staat een onderzoek gehouden onder 5 universiteiten met als doel het verhogen van het aantal vrouwelijke hoogleraren. Van Alsté vindt dat als je dat doel wilt bereiken, je richtlijnen en getallen moet vaststellen. Het percentage is afhankelijk van de discipline. Dit percentage is niet altijd haalbaar als daar weinig vrouwen beschikbaar voor zijn. Je moet mensen daaraan houden bijv. 2 jaar. Alleen vrouwen aannemen totdat je de gestelde richtlijn behaald hebt. Men moet een harde lijn trekken, maar vooral ook regels handhaven. Maak daarin een vuist. Het gaat niet om profilering, maar om het doorvoeren van interne maatregelen. Een manier om dit doel te bereiken is opleggen en handhaven. Lagendijk ondersteunt dit voorstel, maar is toch van mening dat de beste kandidaat het uiteindelijk moet worden. Hij stelt de vraag; hoe zit het met het bestuur? In het conceptadvies wordt een voorstel gedaan om een consultant in te huren. Hier moeten we van afzien, dit kan verkeerd uitgelegd worden. Als je doelstellingen hebt, dan zijn die richting bepalend. Van Benthem vindt dat als het echt niet lukt om dit percentage te halen, je dan uit moet leggen waarom dit niet gelukt is. De UR verwacht hardere maatregelen om dit te handhaven. Dit punt moet opgenomen worden bij de toezeggingen. Franco Garcia stelt samen met Lagendijk het conceptbesluit op. Van Alsté is woordvoerder tijdens de overlegvergadering.

12. Hooglerarenbeleid UR 09-243

Poorthuis geeft aan dat in de commissievergadering van PSI dit punt niet uitgebreid behandeld is. Er is een conceptadvies opgesteld. Uit het stuk maak je op dat er een nota komt. Wij zien deze nota tegemoet, want dit zijn de uitgangspunten tot de nota. Lagendijk geeft aan dat we waakzaam moeten blijven met betrekking tot de uitgangspunten. (UHD promotierechten) De UR kan zich niet uiten over deze uitgangspunten. Men stelt voor om informatie in te winnen. Poorthuis meldt dat hij niet zo in deze materie zit. Lagendijk wil weten wat de consequenties zijn als we hiermee instemmen. Van Alsté stelt voor om te wachten totdat de nieuwe schools in de organisatie helder zijn. Het afschaffen van de Praktijkhoogleraar is overigens geen goede zaak. Lagendijk wil het standpunt van de raadsleden weten. Nemen wij hier kennis van, maar onderschrijven wij dit stuk op dit moment niet en wachten op de nota?

De UR besluit om zich voorlopig niet te committeren aan deze uitgangspunten. Ribberink meldt dat dit stuk ter informatie voorgelegd had moeten worden en niet ter advisering. Lagendijk stelt voor om dit stuk te downgraden en geen advies hierover over uit te brengen. Alsté vindt dat er nog een aantal onvolwassen dingen in het stuk staan. De vice-voorzitter stelt voor om alle vragen te verzamelen, zodat deze tijdens de overlegvergadering gesteld kunnen worden. Ten aanzien van de woordvoerder zal de voorzitter contact opnemen met Veenendaal. Dit punt gaat mogelijk van de agenda af.

13. Budgetrapportages t/m juni 2009 UR 09-234

Op 6 oktober was er een presentatie van KPMG. De Goeijen heeft samen met Wormeester vragen uitgewerkt die nog rondgestuurd worden. Afhankelijk van de antwoorden zal er een vervolg bijeenkomst gepland worden. Er is nog onduidelijkheid over de rente en compensatie van de sociale lasten. Van Benthem is zeer bezorgd over de steeds negatiever wordende cijfers. Het is zeer teleurstellend waar we op uit zijn gekomen. De inkomsten lopen sterk terug. Had men moeten bijsturen in een eerder stadium? Pouw geeft aan dat de stukken voor zichzelf spreken. Het tekort van 3,8 miljoen van de faculteiten worden toegeschreven aan CTW, EWI en GW. Wat zijn nu incidentele kosten en wat structurele kosten? Had je daar aan wat kunnen doen? De 2^e overschrijding ligt bij de diensten; bijv. 6 ton bij S&C. En dan de rentediscrepantie en de centrale beheerseenheid. Wat gaat het CvB hier aan doen of wat hebben ze er al aan gedaan? En hoe ziet dat negatieve resultaat er nu uit in de toekomst?

Pouw heeft gelezen in een collegebesluit dat 2,7 miljoen gereserveerd is voor de branding. Van Alsté is van mening dat als je goed wilt sturen, informatie tijdig beschikbaar moet zijn. Deze punten worden mondeling ingebracht in de overlegvergadering. Pouw treedt op als woordvoerder. Het college zou een overzicht van de huisstijl kosten en branding project opstellen

14. Voortgang RoUTe ‘14

Geen bijzonderheden.

15. Voortgang 3 TU proces

De Bestuurlijke Jaaragenda 3TU. Federatie 2009-2010 wordt tijdens de vergadering uitgedeeld aan de raadsleden.

16. Schriftelijke Rondvraagpunten

De UR wil inzicht krijgen in de kosten van de inzet van externe adviseurs. Pouw wil weten wat de UT aan externe adviseurs heeft uitgegeven en met welk doel. En hoe gaan we hier in de toekomst mee om. Lagendijk wil weten wat de kosten van EMB (Efficiënte en Moderne Bedrijfsvoering) zijn geweest.

Evaluatiemoment naar aanleiding van de presentatie over instroomcijfers van Stephan van Kuyk. Van Benthem merkt op dat de presentatie een technisch verhaal is dat vast wel klopt, maar het blijft een standaard communicatieverhaal. Pro-UT mist het leiderschap en een duidelijke visie van de bestuurders. Pouw geeft aan dat hij dit soort technische verhalen al zo vaak gehoord heeft, niet echt vernieuwend. Van Benthem voelt zich niet altijd gesteund door andere raadsleden. Lagendijk merkt op dat we qua beeldvorming steeds verder afzakken. Ribberink merkt op dat het college niet meer met nieuwe initiatieven op dit punt zal komen. Van Benthem is benieuwd wat het college gaat doen om het teruglopend aantal studenten terug te dringen.

17. Rondvraag

Van Alsté vindt dat de manier waarop de besluitvorming tot stand kwam bij Twente Technology Fund niet prettig was. Vooraf is er een negatief advies geformuleerd en uiteindelijk is het toch omgebogen tot een positief advies. Het had moeten leiden tot verder overleg. Nu is het gevoel bij Pro-UT dat de verdeling heerst.

18. Sluiting

De voorzitter sluit om 12:35 uur de vergadering.