Verslag interne 2008-09-03

universiteitsraad

Griffie

Spiegel – kamer 300

Verslag interne vergadering d.d. 3 september 2008

Vastgesteld 1 oktober 2008

Aanwezig: CC: H. Becht, K. Bijkerk, G. Brinkman, W. Dierkes, L. Ferreira Pires, L. Franco, J. Hoogerdijk, F. Houweling, J. Lodewijks, H. Poorthuis, C. Pouw, A. Veenendaal

UReka: D. Dam, W. Koet (vz), R. van der Kooij, R. Kuin, R. Landheer, R. van der Meer, H. Terpoorten, M. Stekkinger, P. Vernooij, E. Vogelzang, T. Ziehmer

Pro-UT: J. van Alsté, J. v. Benthem, M. Telgenkamp

Lijst Chairman: F. Lagendijk (vz)

Griffie: J. Ribberink, M. Peijster (verslag)

Afwezig: D. Meijer, B. Pol, N. Poorthuis, H. Wormeester (allen m.k.)

1. Opening 09.05uur

De voorzitter opent de vergadering en heet de oude en nieuwe raadsleden van harte welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

De voorzitter geeft aan dat het de bedoeling is om tot punt 6 (overdracht) gezamenlijk te vergaderen. Daarna krijgen de oude leden de mogelijkheid om weg te gaan. Tevens zal rond half tien het UT-Nieuws even aanwezig zijn om foto’s te maken van de overdracht.

2. Mededelingen

Geen.

3. Verslag vergadering 18-06-2008 (UR 08-255)

Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.

4. Ingekomen Post (UR 08-283)

Geen opmerkingen.

5. Actiepuntenlijst bijgewerkt t/m 07-05-2008 (UR 08-036)

Geen opmerkingen.

6. Overdracht UR 07/08 naar 08/09 en vaststellen functies en taken (UR 08-246)

Wouter Koet reflecteert kort het afgelopen jaar. Hij merkt op dat hij en de andere URekanen met bepaalde dromen, doelen en ideeën aan het afgelopen raadsjaar zijn begonnen. En dat vele doelen zijn behaald. Graag wil hij diverse leden bedanken. Dick Meijer en Herbert Wormeester - die er deze vergadering jammer genoeg niet bij kunnen zijn - en Herman Poorthuis voor de goede samenwerking. Hierbij wil hij benadrukken dat de personeelsleden goede leermeesters zijn geweest en altijd bereid zijn geweest de studenten te helpen en extra informatie te geven. Hij wil Evelien Vogelzang en alle andere studentleden bedanken voor de goede samenwerking dit jaar ondanks alle problemen die gespeeld hebben. Ook Marijke Peijster en Jacqueline Ribberink bedankt hij voor alles wat ze doen voor de URaad. Hij wil Marijke Peijster speciaal bedanken omdat dit voor haar ook de laatste vergadering is.

Hanneke Becht wil namens de CC-factie iedereen bedanken. Ze merkt op dat het afgelopen jaar voor diverse personeelsleden een emotioneel beladen jaar is geweest, waardoor velen zich gerealiseerd hebben dat na 6 jaar URaad het genoeg is geweest en dat andere mensen de taken over moeten nemen. Ze bedankt Marijke Peijster en Jacqueline Ribberink voor het altijd bereikbaar zijn. En geeft de nieuwe leden de raad Jacqueline Ribberink aan te spreken als het geheugen van de raad.

Evelien Vogelzang merkt namens UReka nog op dat ze het eens is met de vorige raadsleden en dat ze aan iedereen wil meegeven dat je moet proberen je dromen waar te maken.

Wouter Koet draagt nu de voorzittershamer over aan Frits Lagendijk.

De eerste actie van de nieuwe voorzitter is het schorsen van de vergadering om een foto van de nieuwe raad te maken voor het UT-Nieuws.

De voorzitter Frits Lagendijk heropent om 10.45 uur de vergadering. Hij merkt op dat een nieuw raadsjaar van start gegaan is. In dit jaar komen nieuwe zaken en nieuwe taken aan de orde. Onder andere de P - nota, RoUTe ’14 en diverse andere onderwerpen. Er zijn in de nieuwe raad meerdere nieuwe partijen waardoor er leuke debatten in de raad kunnen plaatsvinden. Deze debatten moeten vooral intern plaatsvinden. Hij hoopt dat de raad naar buiten toe als één Universiteitsraad spreekt en dat alle nieuwe leden hierbij zijn of haar inbreng zullen hebben.

Formatievoorstel (UR 08-246)

Als volgende punt wordt het Formatievoorstel besproken. Het geeft een bijna ingevuld schema met commissieleden weer. De voorzitter noemt de definitieve indeling van de drie commissies op:

Commissie OOS

David Dam, voorzitter

Rosalien van der Meer, Marije Telgenkamp, Wilma Dierkes, André Veenendaal, Joris Hoogerdijk, Frits Lagendijk en Michaël Stekkinger.

Commissie FVA:

Jann van Benthem, voorzitter

Ronald Kuin, Rimmert van der Kooij, Clemens Pouw, Kenneth Bijkerk, Joris Hoogerdijk, Frits Lagendijk en Michaël Stekkinger.

Commissie PSI:

Herman Poorthuis, voorzitter

Thomas Ziehmer, Michaël Stekkinger, Jan van Alsté, Laura Franco en Frits Lagendijk.

Aangegeven wordt dat Kenneth Bijkerk fractie voorzitter van CC is.

Bij VSNU-SAC en 3TU.M moeten vanuit CC nog plaatsvervangers aangewezen worden. Dit wordt zo spoedig mogelijk aan de griffie doorgegeven.

Gevraagd wordt naar de nog vacante zetel bij de studenten van de CC-fractie. Aangegeven wordt dat men hier druk mee bezig is. De kans is echter groot dat geen van de overige kandidaten van de kieslijst beschikbaar is. De CC-fractie zal dan de zetel afstaan aan UReka omdat met vindt dat alle zetels in de raad vervuld moeten zijn. Jacqueline Ribberink zal als voorzitter van het Centraal Stembureau de officiële procedure hiervoor in gang zetten.

Jan van Alsté merkt op dat Pro-UT als nieuweling in de raad op dit moment de taken verdeeld heeft. Omdat nog niet duidelijk is hoe zaken zullen gaan lopen kunnen hier eventueel gedurende het jaar nog wijzigingen in komen. Tevens merkt hij op dat hij het jammer vindt dat er bijvoorbeeld geen hoogleraren in de raad zitten. Hij denkt dat het raadswerk indien dit wel het geval zou zijn anders beoordeeld zou worden door de UT-gemeenschap en het management.

Tevens wil hij naar aanleiding van de verdeling van de vergoedingen opmerken dat de werkzaamheden voor het raadswerk onvoldoende gewaardeerd worden. Hij vraagt zich af op welke manier dit aantrekkelijker gemaakt kan worden. Het zou eventueel in het jaargesprek ingebracht moeten worden.

De voorzitter vraagt of dit punt in het presidium afgehandeld kan worden. Jacqueline Ribberink noteert het punt “aantrekkelijker maken raadswerk” voor de volgende presidiumvergadering.

In het formatievoorstel moet het schema van de contactpersonen nog nader ingevuld worden.

Afgesproken wordt het volgende schema.

MB – André Veenendaal en David Dam, GW – Herman Poorthuis en Michaël Stekkinger, CTW – Wilma Dierkes en Ronald Kuin, TNW – Clemens Pouw en Kenneth Bijkerk, EWI – Jan van Alsté en Joris Hoogerdijk, Concerndirecties – Frits Lagendijk, ICTS – Herman Poorthuis, S&O – Frits Lagendijk, B&A – Herman Poorthuis, FB – Herman Poorthuis, ITC – Herman Poorthuis, Jann van Benthem en Thomas Ziehmer, Student Union - Rosalien van der Meer en Joris Hoogerdijk.

Frits Lagendijk verzoekt iedereen om kort aan te geven hoe de leden erover denken dit accountmanagerschap in te gaan vullen. Graag deze informatie voor de volgende interne vergadering aan de griffie zenden.

7. Vergaderschema’s 2009 (UR 08-096, 08-274)

Opgemerkt wordt dat er concept op staat, maar liggende de data niet al vast. De voorzitter merkt op dat dit inderdaad het geval is. De overleggen met de collegeleden moeten vroegtijdig vastgesteld worden. Jan van Alsté vraagt wat de eindtijdstippen zijn van de interne en overlegvergaderingen omdat deze niet staan aangegeven. Opgemerkt wordt dat dit 12.30 uur is. Omdat de vergaderingen echter korter of langer kunnen duren worden er geen eindtijden op het schema aangegeven.

Er zijn geen verdere opmerking waarmee het vergaderschema definitief is vastgesteld en verzonden kan worden aan diverse betrokkenen.

8. Rookbeleid UT 2008 (UR 08-247)

De voorzitter vraagt of er nog opmerkingen zijn vanuit de commissie FVA. Er wordt opgemerkt dat er bij alle ingangen borden zijn opgehangen dat je 50 meter rond de ingang niet mag roken en dat er boetes hiervoor uitgedeeld kunnen worden. De boetes die de UT hiervoor krijgt worden doorberekend aan de overtreder. Er zijn nog enkele vragen. Wie heeft de 50 meter regel bedacht? Deze kan nergens teruggevonden worden in de wetgeving. Eveneens moet duidelijk aan iedereen kenbaar gemaakt worden dat overtredingen doorberekend zullen worden. Tevens vraagt de raad zich af op welke wijze met rookruimtes in nieuwbouw wordt omgegaan.

Jan van Alsté merkt op dat hij deze vragen goed maar standaard vindt. Misschien moet er eens andersom gedacht worden en kan er aandacht besteed worden aan “de mensen van het roken af te helpen”. Dus een actief ondersteuningsbeleid bij het afkicken dus. Misschien moet het college maar instellen dat de gehele Campus rookvrij wordt.

Er wordt nog gevraagd hoe omgegaan wordt met de controles en handhaving van dit rookbeleid? Wie voert dit uit? Er is geen geld voor dit beleid vrijgemaakt vanuit het CvB maar het wordt overgelaten aan de eenheden zelf.

De voorzitter vraagt wat we nu in de brief willen schrijven. De genoemde punten zijn, flankerend beleid, de 50 meter, (strakkere) handhaving, geen asbakken bij ingang. Opgemerkt wordt dat misschien gevraagd moet worden “wat het college nu wil”, maar dit kan ook mondeling.

Afgesproken wordt dat Rimmert van der Kooij woordvoerder is. Rimmert van der Kooij en Frits Lagendijk passen de brief aan.

9. Nota Personeelsbeleid 2008-2012 UT (UR 08-048, 08-049, 08-045, 08-110, 08-256)

Uit het commissieverslag is te lezen dat de behandeling van de nota precies in de overgang naar een nieuwe raad valt. Afgesproken is dat de nota in de volgende cyclus behandeld gaat worden. Op deze manier kan de nieuwe raad de nota goed bestuderen en kunnen we bekijken wat we precies willen van het CvB (wat moet in de nota staan). Dit moet vaststaan omdat we dan in moeten stemmen met de nota en er later niet op teruggekomen kan worden. Aangegeven wordt dat het beleid uit RoUTe ’14 in de nota opgenomen moet worden. Andere onderwerpen zijn specifieke speerpunten, tenure track, de ontwikkeling van medewerkers.

Voorgesteld wordt dit onderwerp te bespreken in een aparte commissievergadering. Hiervoor worden behalve de commissieleden echter alle UR-leden uitgenodigd. Herman Poorthuis stelt voor om dit eventueel aansluitend aan de komende (korte) overlegvergadering te doen. De mening van deze nieuwe raad wordt belangrijk gevonden. Flierman zou ook willen aanschuiven inclusief de medewerkers die de nota geschreven hebben.

Frits Lagendijk wil liever eerst alleen met de UR overleggen, daarna kan een gezamenlijk overleg gepland worden. Herman heeft kort geleden in een mail alle stukken aan iedereen gezonden.

Afgesproken wordt dit punt niet op de overlegvergadering van volgende week te zetten en dat aansluitend aan de overlegvergadering de interne commissievergadering hierover plaatsvindt.

10. Tussentijdse financiële rapportage t/m mei 2008 (UR 08-264)

Uit het commissieverslag is te lezen dat voorgesteld wordt het punt niet op de overlegvergadering te bespreken. Allen zijn akkoord.

11. Financieel verslag 2007 Stichting Financieel Beheer 3TU.Federatie (UR 08-197)

Opgemerkt wordt dat de toegezonden stukken niet compleet zijn. Dit wordt door de griffie nagekeken en een nieuwe versie wordt z.s.m. nagezonden. Ook voor dit punt wordt voorgesteld het van de overlegvergadering af te voeren. Allen zijn akkoord.

12. 3TU protocol onderzoeksvisitaties (UR 08-217)

Tijdens de commissievergadering is gebleken dat dit punt eerst in 3TU-verband besproken moet worden. Het is op de agenda 3TU.M van 26 september opgenomen.

13. Rapport introductiecommissie (UR 08-282)

Rosalien van der Meer heeft met de Introductiecommissie en de Student Union gesproken. Er worden harde voorwaarden gesteld om de samenwerking tot stand te kunnen brengen.

De voorzitter vraagt of we eventueel een ongevraagd advies hierover moeten geven? De samenwerking voor de introductie wordt van bovenaf opgelegd. Het college heeft hiervoor een mandaat aan de SU gegeven. Gevraagd wordt of bekend is wat de reden van het CvB is om samen te werken?

Afgesproken wordt dat Rosalien van der Meer, Kenneth Bijkerk en Joris Hoogerdijk gezamenlijk een brief opstellen. Het blijft als agendapunt gehandhaafd.

14. Voortgang RoUTe 14

Vanuit de raad wordt gevraagd of de nieuwe strategie (RoUTe 14) van het college gekoppeld is aan de activiteiten binnen 3TU verband? Deze vraag wordt mondeling tijdens het overleg gesteld.

15. Voortgang 3TU proces

Uitgelegd wordt dat dit een mondeling agemdapunt is. Het college geeft hier de laatste informatie over dit proces door.

16 Schriftelijke rondvraagpunten

Er ligt een concept brief inzake een artikel in de TCTubantia over het verminderend aantal eerstejaars dat geen woning zoekt omdat men thuis blijft wonen. Er worden n.a.v. dit artikel twee vragen gesteld.

Opgemerkt wordt dat in de vorige vergadering ook al een vraag over de studentenhuisvesting werd gesteld. Gaat dit niet over hetzelfde? Herman Poorthuis geeft aan dat dit niet het geval is. Er blijkt wel veel onduidelijkheid over dit onderwerp te bestaan bij velen.

Opgemerkt wordt dat het punt uit de vorige vergadering Huisvestingsbeleid + Acasa enz. veel groter is. Dit punt heeft betrekking op het Campusbeleid m.b.t. huisvesting. Afgesproken wordt dit onderwerp in de volgende cyclus nader uit te diepen. Dit vergt een goede voorbereiding waarbij de URaad moet samenwerken met andere afdelingen.

Thomas Ziehmer zal de coördinatie van dit punt op zicht nemen.

De brief met het schriftelijke rondvraagpunt gaat ongewijzigd uit.

17. Rondvraag

Geen.

20. Sluiting De voorzitter sluit om 11.00 uur de vergadering.