Agendapunten

UR 08-323 Verslag interne 2008-10-01

logo Universiteitsraad UT

universiteitsraad

Griffie

Spiegel – kamer 300


Uw kenmerk


Telefoon

053 - 489 2027

Ons kenmerk

UR 08-323

Fax


Datum

9 oktober 2008

e-mail

j.ribberink-vanmiddelkoop@utwente.nl

Verslag interne vergadering d.d. 1 oktober 2008

Vastgesteld 5 november 2008



Aanwezig: CC: K. Bijkerk, W. Dierkes, N. Oudalov, H. Poorthuis, C. Pouw, A. Veenendaal

UReka: D. Dam, R. Kuin, M. Stekkinger (v.vz), F.R.L. van der Meer, T. Ziehmer

Pro-UT: J. van Alsté, J. v. Benthem, M. Telgenkamp

Lijst Chairman: F. Lagendijk (vz)

Griffie: J. Ribberink, E. Straatman (verslag)


Afwezig: CC: L. Franco Garcia, UReka: R. van der Kooij



1. Opening 09.05uur

-De vice voorzitter opent de vergadering.

-De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.


2. Mededelingen

Benoeming UR

Nicolai Oudalov is met ingang 1 oktober 2008 lid van de Universiteitsraad namens CC.


Raad van Toezicht UT

-Als lid van de raad is benoemd mevrouw prof.dr. J.I. Stoker, herbenoemd is de heer drs. W.G. van Velzen. De heer drs. H.J. van Essen is benoemd tot voorzitter

-In het kader van het hoorrecht heeft de (vorige) UR kennis gemaakt met mevrouw Stoker.

De CV’s van de nieuwe leden zijn beschikbaar.


Commissie vergaderingen: ondersteuning studentassistenten

Het CvB heeft toestemming gegeven voor 12 uur studentassistentie per maand.

ØActie:

Suggesties over de invulling van de studentassistentie doorgeven aan griffie.


KNAW:Akademiestudenten (pilot project)

-Zoals reeds aangekondigd in het CvB-D overleg van 25 september jl. worden de decanen geïn­for­meerd over de aanstelling van Akademiestudenten en hen wordt verzocht potentiële kandidaten door te geven.

-Thomas Ziehmer vult aan dat de faculteiten een plan moeten schrijven voor de aanstelling van de Akademiestudenten, die betaald worden door de KNAW. De bedoeling van het plan is de student assistentschappen (750 studenten) naar het niveau van junior onderzoeker te brengen. Het is van belang dat de UT meedoet aan het project.

-Clemens Pouw merkt op dat de onderzoeksgroepen van de faculteit een voorstel voor 10 studenten in totaal kunnen dienen, ook masterstudenten.

ØActie:

In de overlegvergadering van 8 oktober wordt onder de aandacht van het CvB gebracht dat de decanen voor 1 november a.s. deze voorstellen moeten indienen bij de KNAW.


Onderzoeksnota

De Onderzoeksnota is door het CvB teruggetrokken.


Benoeming VSNU-SAC

Kenneth Bijkerk wordt als vervanger voorgedragen in de VSNU-SAC.


Website UR

De foto van de UR, verschenen in het UT-Nieuws van 4 september jl. zal, tegen betaling, gebruikt worden voor de website


Kennismaking Presidium UT/ITC

-Omdat het ITC een faculteit wordt van de UT heeft een kennismaking plaatsgevonden tussen de presidia van de UR en de OR van het ITC. Afgesproken is dat er regelmatig contact zal zijn met het ITC in het kader van een te vormen faculteitsraad.

-Als contactpersonen UR/UT-ITC zijn aangewezen Herman Poorthuis, Thomas Ziehmer en Jann van Benthem.


Benoeming Rector Magnificus

Op 8 oktober a.s. wordt de kandidaat RM binnen het CvB bekend gemaakt. Op 9 of 10 oktober wordt de UR in de gelegenheid kennis te maken met de beoogde kandidaat.

ØActie:

-De plenaire URaad zal op 9 of 10 oktober een gesprek voeren met de kandidaat.

-De UR zal de kandidaat vragen naar zijn/haar visie rond medezeggenschap.


Gesprek mevrouw Sorgdrager

ØActie:

Jacqueline Ribberink zal een afspraak maken voor het gesprek met mevrouw Sorgdrager.


Procedure OER

-Frits Lagendijk heeft een gesprek gehad met Henk Zijm en Pieter Binsbergen over de OER-proce­dure. Er is afgesproken dat de UR en het CvB een gesprek hebben over de richtlijnen voor de richtlijnen.

-Het CvB zal in een vroegtijdig stadium de UR op de hoogte stellen wanneer er nieuwe richtlijnen worden opgesteld (coördinatie en organisatie), zodat de procedure voor iedereen duidelijk is. Als voorbeeld wordt gegeven een achterlicht voor studenten. Het CvB kan afdwingen dat het achterlicht op dezelfde plek moet zitten, zelfde kleur en bepaald keurmerk moeten hebben. Het is als het ware een algemene maatregel van bestuur, die de decanen moeten opvolgen.

ØActie:

-In het Presidium wordt gesproken over het instellen van een commissie waarin een specialist en geïnteresseerde UR-leden zitting nemen.

-Geïnteresseerde UR-leden kunnen zich hiervoor aanmelden bij Frits Lagendijk.

Overlegvergadering 8 oktober a.s.

De heer Flierman :zal 15 min. later komen (N.B. De heer Zijm is afwezig m.k.).


3TU

-De 3TU Graduate School organiseert op 8 oktober a.s. een bijeenkomst te Utrecht, waarvoor ook de UR is uitgenodigd.

-David Dam zal ’s middags aanwezig zijn en in principe zal ook Jann van Benthem acte de présence geven.

ØActie:

Frits geeft de informatie door aan David Dam en Jann van Benthem.


3. Verslag vergadering 03-09-2008 (UR 08-303)

N.A.V.

Pag. 3, ad 11: het document is niet compleet aangekomen bij de UT.

ØActie:

-De datum van 18 juni dient gewijzigd te worden in “3 september”.

-Dick Meijer wordt vermeld bij aan- en afwezig, maar hij was afwezig.

-Eventuele tekstuele wijzigingen worden doorgegeven aan Jacqueline.

ØBesluit:

Het verslag van 3 september wordt – gewijzigd – vastgesteld.


4. Ingekomen Post (UR 08-304)

Jaarcirkel

-In de brief van het UCO aan het CvB d.d. 1 september wordt aangegeven dat de UCO tot de conclusie is gekomen dat het argument van de UR om herkansingen zodanig te plannen dat er geen overlap is met de introductie, niet steekhoudend is. De UCO blijft dus bij haar eerdere advies.

-De brief van het CvB aan de voorzitter van de UR betreffende de 3TU-jaarcirkel (23 september jl.) wordt besproken bij agendapunt 12. “Voortgang 3TU proces”.


5. Actiepuntenlijst bijgewerkt t/m 09-09-2008 (UR 08-036)

-Ad 7/8: de actiepunten maken deel uit van het S&O-plan

-Ad 28: wordt afgevoerd omdat het einde van de contractperiode pas over 8 jaar is.


6. Invulling accountschap UR-leden (UR 08-311)

ØActie:

Omdat nog niet alle accountschappen zijn ingediend (of niet volledig, zoals bij TNW), zullen de betreffende UR-leden de teksten via email naar de griffie sturen.

7. Gemeenschappelijke OER (UR 08-310)

-In de commissievergadering OOS d.d. 25 september jl. is de brief van de Projectgroep Mouthaan d.d. 10 juni 2008 en de bijlagen uitgebreid besproken. Vanuit alle fracties worden vragen opgesteld, die aan het CvB worden voorgelegd.

-De medezeggenschap gaat deels verloren omdat een deel van de OER in een richtlijn is opgenomen. Faculteitsraden van Delft en Eindhoven hebben instemmingsrecht wat betreft het OER, ongeacht de opgestelde richtlijnen. Als men het niet eens is met de richtlijn, kan instemming onthouden worden. Bij een blijvend verschil van mening, kan de Geschillencommissie worden ingeschakeld. Dit staat haaks op de gang van zaken bij de UT, waar de faculteitsraden geen instemmingsrecht hebben op de richtlijn. Het CvB mag richtlijnen opstellen (organisatie en coördinatie), maar waar liggen de grenzen? Als voorbeelden worden gegeven: studieplan en activisme tijdens het eerste studiejaar. Betreft dit nog de organisatie en coördinatie? Aan de hand van de Amsterdamse situatie hebben Zijm en Flierman gezegd geen precedentwerking te willen scheppen en niets ad hoc te willen regelen, maar wel moet een regeling voor de toekomst worden opgesteld.

-In het verslag van het Decanenoverleg van 22 mei jl. wordt gemeld dat een OER opgesteld moet worden voor de promotiestudenten om duidelijk aan te kunnen geven dat het om het volgen van onderwijs gaat en niet om een tewerkstelling. Wat is de rol van de UR: advies of instemming? Er wordt geantwoord dat in de nota Personeelsbeleid ook aandacht wordt besteed aan de promotie­studenten.

ØActie:

-David Dam bespreekt de ingediende vragen met Frits Lagendijk en mailt deze door naar de raad. Vervolgens worden de vragen besproken binnen de fracties en binnen het Presidium.

-De vragen worden ruim voor de novembercyclus naar het CvB gestuurd, zodat de CvB-antwoorden in de e.v. commissievergadering besproken kunnen worden.

-Er wordt een bijeenkomst belegd met de voorzitters van de faculteitsraden op 28 oktober, van 12 – 13.30 uur. De UR-accountmanagers, de leden van de commissie OOS en eventuele andere raadsleden zullen aanwezig zijn.


8. Nota Personeelsbeleid 2008-2012 (UR 08-048/049/045/110/ 256)

-Herman Poorthuis geeft een korte toelichting op de bespreking van de Nota Personeelsbeleid in de bijzondere commissievergadering van PSI van 24 september jl. Het besprokene is in de vorm van een concept brief vastgelegd, voorzien van een concept-besluit. In de commissievergadering heeft de heer Flierman al enige toezeggingen gedaan, maar er blijven toch nog discussiepunten.

-Enkele detailpunten zijn niet in de brief opgenomen, omdat de heer Flierman niet alles wil vastleggen. We proberen elkaar op hoofdpunten te ontmoeten. Tijdens de overlegvergadering van 8 oktober a.s. moet overeenstemming worden bereikt welke punten nog moeten worden uitgewerkt.

-Er wordt uitgebreid gediscussieerd over de brief, waarbij o.a. de volgende aspecten worden benadrukt:



§De nota beperkt zich tot het nieuwe ambitiebeleid “Tenure track” en “promotiestudenten”.

Over het klassieke personeelsbeleid wordt niets vermeld. Als voorbeelden worden gegeven kwali­teit PA&O, beloningsbeleid, detacheren, carrière, mid term advies. De heer Flierman bena­drukt dat juist het nieuwe beleid belangrijk is, maar het gaat ook om wat de raad vindt. RoUTe ‘14 heeft een hoog ambitieniveau, het ondersteunende personeelsbeleid moet zorgen voor een waarborging van de kwaliteit.

§Er waait een nieuwe wind binnen PA&O, er wordt meer personeelsbeleid overgeheveld naar de faculteiten. De ontwikkeling van medewerkers wordt gestimuleerd. Flierman zegt geen structureel beleid op outsourcing te voeren, maar ad hoc beleid. Spreker wil geen outsourcing, maar detachering. De gehele raad zou achter het ook opnemen van het reguliere personeels­beleid moeten staan.

§De procedure rond het cateringpersoneel verdient beslist geen schoonheidsprijs. De service­centra zijn zo ingericht dat deze geschikt zijn om deze buiten de UT te zetten.

§Pro -UT is van mening dat de Nota Personeelsbeleid nieuw is voor deze raad, daar moet zorgvuldig mee worden omgegaan. Indien nodig moet de behandeling worden overgeheveld naar de overlegvergadering van november. Dit voorstel wordt door de overige leden niet overgenomen. Binnen de commissie zijn afspraken gemaakt over de behandeling op 8 oktober en die moeten worden nagekomen. Ook wordt gewezen op de 30-dagen termijn.

§Binnenkort verschijnt een notitie over de didactische kwaliteiten van docenten.

§Promotiestudenten van buiten de UT (met beurs) krijgen niet de positie van medewerker.

§Het talent wordt als medewerker aangesteld via Tenure track. Dit is een verslechtering, een verstoring van de normen. Er moet één lijn worden getrokken. Beide groepen moeten de medewerkersstatus krijgen.

§De aanstelling van de PhD’s komt ter sprake. Soms is er een aanstelling als AIO en de buiten­landse PhD’s hebben soms de studentstatus. Ook hier moet duidelijkheid worden geschapen.

§Uit briefwisseling tussen CvB en landelijk promovendinetwerk blijkt dat Nederland een voorbeeld is voor de rest van Europa. Nu wordt er opeens beknibbeld. In 2005 waren de promovendistudenten aangesteld als werknemer, en nu wordt dat weer teruggedraaid. Dat is niet aantrekkelijk. Academisch geschoolden en afgestudeerden moeten sociale zekerheden verkrijgen.

§De standpunten van de fracties worden geïnventariseerd: CC was gisteren niet voltallig. Kenneth Bijkerk zelf neigt naar akkoord, mits. UReka: tenure track tenzij, is een heikel punt. Niet eens met Flierman. Eerst moet het Delft-onderzoek worden afgewacht. Kenneth Bijkerk en Nicolai Oudalov struikelen ook over trenure track, tenzij. Michaël Stekkinger vindt het moeilijk een in­schatting te maken wat betreft de promotiestudenten. Joris Hoogerdijk vindt het negatief. Herman Poorthuis vindt niet dat de UT aantrekkelijker wordt door tenure track.

ØAfspraak/Actie:

-De brief wordt op enkele punten aangepast:

Clemens Pouw en Marije Telgenkamp maken een tekstvoorstel, Jan van Alsté stuurt zijn punten naar Herman Poorthuis. Herman zorgt ervoor dat de brief uiterlijk donderdag om 17.00 uur bij de griffie wordt ingeleverd en treedt tijdens de Overlegvergadering van 8 oktober a.s. op als woordvoerder voor dit agendapunt.


9. Informatie- en ICT-plan UT 2008-2010 (UR 08-307)

Vanuit de Commissie FVA zijn er vragen gekomen. Jann van Benthem geeft aan dat de beleids­voornemens prachtig zijn verwoord, maar er is niet vermeld hoe deze worden bekostigd. Voor een deel zou er sprake zijn van bestaand beleid en een deel nieuwe beleid 2009. In het kader van 3TU-beleid moet er zoveel mogelijk worden samengewerkt. Er is voor een zodanige systeem­architectuur gekozen dat gaandeweg het 3TU-proces de communicatie tussen de systemen steeds gemakkelijker wordt.

-Herman Poorthuis geeft aan dat B&A samenwerking zoekt met Delft en niet met Eindhoven.

-Er wordt opgemerkt dat het Informatie- en ICT-plan ter informatie is aangeboden aan de UR. Het gaat om een beleidsplan: hebben wij meer rechten dan alleen “ter informatie”? Jacqueline Ribberink geeft aan dat de UR instemmingsrecht heeft op hoofdlijnen, in het algemeen adviesrecht op uitwerkingen daarvan en informatierecht op details.

-De kwaliteit van de managementsamenvatting wordt in het algemeen onvoldoende geacht.

ØAfspraak/Actie:

-Tijdens het Presidiumoverleg moet per agendapunt bekeken worden of het gaat om informatie, instemming of advies.

-Het Presidium krijgt de opdracht uit te zoeken wat de status is van de voorliggende beleids­notitie.

-Eventuele vragen kunnen naar Jann van Benthem worden gemaild, die deze doorgeleidt naar Sir Bakx ter beantwoording.

-Het Informatie- en ICT-plan wordt doorgeschoven naar de volgende cyclus, zonder de inhou­delijk voortgang te hinderen.


10. Informatiebeveiligingsbeleid (UR 08-308)

Geconstateerd wordt dat deze beleidsnotitie uitvoeriger is en over een kwalitatief betere manage­ment­samenvatting beschikt.

Ø Afspraak/Actie:

-Eventuele vragen over het informatiebeveiligingsbeleid kunnen aan Jann van Bethem worden gesteld.

-De notitie is ter informatie aan de UR gestuurd en hoeft niet te worden geagendeerd voor de overlegvergadering van 8 oktober 2008.


11. Voortgang RoUTe ‘14

-Het Presidium zal op 1 oktober in de namiddag de presentatie van RoUTe 14 bijwonen. Het blijkt dat niet alle UR-leden, ook niet de griffie, deze uitnodiging hebben ontvangen.

-Vanaf 8 oktober wordt de strategische visie binnen de UT-gremia besproken.

-Op de vraag van Jan van Alsté of RoUTe ‘14 na het bezoek van het Strategisch Beraad aan Lausanne is aangepast, antwoordt Frits Lagendijk dat het project vorig jaar is gestart met 5 deelprojecten: onderzoek, onderwijs, Graduate School, Campus en kennisvalorisatie. In Lausanne is gesproken over het Instellingsplan.

ØActie:

De Strategische visie van RoUTe ‘14 wordt geagendeerd voor de interne vergadering van

5 november a.s.


12. Voortgang 3TU proces

-De vorige voorzitter en David Dam hebben tijdens de 3TU.M vergadering kennis gemaakt met Mirjam Bult - Spiering, secretaris 3TU.

-De OER-discussie die binnen de UT wordt gevoerd, is ingebracht en er vond een discussie plaats over de richtlijnen.

-In het kader van de onderzoeksvisitaties wordt een midterm review opgesteld, waarin de voor­waarden voor de processen worden beschreven. De faculteiten zijn eindverantwoordelijk voor de visitaties. Omdat de onderzoeksinstituten uit de faculteiten zijn gehaald, wordt de gang van zaken rond de visitaties een bespreekpunt.

-Er is een evaluatienota verschenen en naar aanleiding daarvan wordt de toekomstige strategie opgesteld.


13. Schriftelijke rondvraagpunten

KNAW: Akademiestudenten

ØActie:

Thomas Ziehmer stelt een concept op. Vanwege zijn afwezigheid op de overlegvergadering zal Rimmert van der Kooij als woordvoerder optreden.


Parkeerovereenkomst

Het onderwerp is niet besproken in de commissie FVA.

ØActie:

-Michaël Stekkinger past de tekst aan en stuurt deze naar de griffie.

-Rimmert van der Kooij treedt op als woordvoerder.


14. Rondvraag

Bezwarencommissie

-Jan van Alsté heeft zitting gehad in het OPUT en in die setting is geconstateerd dat de Bezwaren­commissie niet onafhankelijk is. Er is toegezegd dat externe leden voor de commissie worden aangetrokken.

-Jacqueline Ribberink vult aan dat het CvB heeft toegezegd de samenstelling van deze commissie te wijzigen, en vervolgens wijst Herman Poorthuis erop dat er in de Nota Personeelsbeleid aan­dacht aan de samenstelling wordt geschonken.

ØActie:

Bij de behandeling van de Nota Personeelsbeleid zal het CvB gevraagd worden wanneer de samenstelling van de Bezwarencommissie wordt gewijzigd.


Toegankelijkheid gebouwen

-Jan van Alsté spreekt zijn ongenoegen uit over de ontsluiting van gebouwen, met name de Horst. Vanwege de bouwwerkzaamheden zijn er sporen van modder en vrachtwagens die af­- en aan­rijden. Het lopen naar het gebouw is onveilig. Fietsers moeten om het gebouw heen fietsen naar onoverdekte fietsenstallingen voor de Horst. De UT moet zorg dragen voor kwalitatief goede voorzieningen.

-Clemens Pouw wijst op de voorlichtingsdagen in november a.s. De UT is innovatief, heeft mooie gebouwen, men moet ver weg parkeren en dan in de nette kleren door de modder lopen. Het is noodzakelijk dat op korte termijn verbeteringen worden aangebracht. Deze situatie is geen reclame voor de UT.

-De studentgeleding is het met de vorige sprekers eens.

ØActie:

-De ontsluiting van gebouwen wordt als schriftelijke rondvraagpunt opgenomen.

-De raadsleden kunnen vragen indienen bij Kenneth Bijkerk en Joris Hoogerdijk, die de tekst samenstellen.

-Kenneth Bijkerk is woordvoerder.


Studentenfaciliteiten

-Pro-UT is van mening dat er te weinig plekken zijn waar studenten kunnen studeren. De plekken die er zijn, zijn veelal ook nog onder de maat, met name tijdens de BaMa-opdrachten. In het kader van het streven naar 10.000 studenten moet aandacht aan deze faciliteiten worden besteed. De hoge m2-prijs mag geen belemmering zijn.

-Andere raadsleden sluiten zich bij deze constatering aan, ook de CBR. Zij geven o.a. als voor­beeld dat de bibliotheek te klein is en de Horststoren uit zijn voegen barst. De studenten­faciliteiten moeten in het Vastgoedplan worden opgenomen; ook in het kader van RoUTe ’14/Campus moet dit thema de nodige aandacht krijgen. Een en ander sluit aan bij punt 19 van de actiepuntenlijst.

ØAfspraak/Actie:

-De UR zal – door tussenkomst van de faculteitsraden – ongevraagd advies geven aan het CvB tijdens de Overlegvergadering van 12 november.

-Het advies studentenfaciliteiten (incl. Promotiestudenten) wordt opgesteld door Thomas Ziehmer, André Veenendaal, Joris Hoogerdijk en Marije Telgenkamp, met raadpleging van alle fracties (eerste bespreking in de Interne vergadering van 5 november a.s.).


SAMENVATTING DOOR DE VICE VOORZITTER


OER (novembercyclus)

-David Dam bespreekt de ingediende vragen met Frits Lagendijk en mailt deze door naar de raad.

-De vragen worden ruim voor de novembercyclus naar het CvB gestuurd, zodat de CvB-antwoorden in de e.v. commissievergadering besproken kunnen worden.

-Het Presidium stelt een OER-commissie in.


Concept brief Nota Personeelsbeleid (Overlegvergadering 8 oktober)

ØActie:

-Clemens Pouw en Marije Telgenkamp verzorgen de redactionele wijzigingen onder “Overwegende” en halen de doublures eruit.

-Herman Poorthuis en Jan van Alsté verzorgen de aanvullingen rond het klassieke personeelsbeleid.

-De aangepaste versie van de brief wordt uiterlijk donderdag om 17 uur naar de griffie gestuurd.

-Bij de behandeling van de Nota Personeelsbeleid zal het CvB gevraagd worden wanneer de samen­stelling van de Bezwarencommissies wordt gewijzigd.


Informatie- en ICT-plan 2008-2010 (novembercyclus)

Vragen worden gemaild naar Jann van Benthem door doorgeleiding naar Sir Bakx.

Het Presidium zoekt uit wat de status van de nota is: instemmings- of adviesrecht?



RoUTe ’14 (novembercyclus)

De concept strategische versie wordt geagendeerd.


3TU

Mededelingensfeer.


Schriftelijke Rondvraagpunten

-Akademiestudenten (woordvoerder Rimmert van der Kooij).

-Parkeerovereenkomst (woordvoerder Rimmert van der Kooij).

-Bereikbaarheid gebouwen (woordvoerder Kenneth Bijkerk).


Studentenfaciliteiten

Een werkgroep stelt een ongevraagd advies op ter bespreking in de Interne vergadering van 5 november a.s. (aansluiting bij actiepunt 19).


15. Sluiting

De voorzitter sluit om 11.27 uur de vergadering.