cyclus 2008-03-05

Aandachtspunten overleg 2008-03-05

Aandachtspunten uit de overlegvergadering van de Universiteitsraad van

5 maart 2008, inclusief definitieve besluiten uit de interne vergadering van 20 februari 2008


Presentatie begroting

(besluit genomen in de interne vergadering van 20 februari 2008)

De Universiteitsraad,

gezien:

De nota Ontwerpbegroting 2008, FEZ/BEZ/08-013

De nota Beleidsrijker maken Planning & Control cyclus, ABZ/380.252/ai

De vragen van de UR en de antwoorden van het College. De nadere schriftelijke vragen van de commissie FVA d.d. 16 januari 2008 en de antwoorden FEZ/BEZ/21.1.2008

overwegende dat:

De begroting het instrument bij uitstek is voor het concretiseren van meerjarig beleid in beleidsdoelen voor het betreffende jaar, door concrete plannen en de daarvoor benodigde financiële middelen in zowel het centrale als het decentrale begrotingsplan op te nemen.

De begroting een belangrijk toetsinstrument is voor de ontwikkeling van prestatieparameters zoals studentenaantallen, promoties en het verwerven van externe middelen.

Een prognose voor de verdere ontwikkeling van deze parameters voor de komende jaren mogelijk is.

De begroting daarmee de mogelijkheid biedt om een jaarlijkse balans te maken tussen prognose en gewenste ontwikkeling van parameters en eventuele maatregelen voor bijsturing op te nemen.

De begroting ook het moment is voor het inventariseren van risico’s voor de organisatie en een afweging te maken van het belang van deze risico’s.

De begroting 2008 geen duidelijk geordende concretisering van de beleidsvoornemens laat zien, noch in het externe deel noch in het supplement.

Het zicht op de ontwikkeling van de UT na het jaar 2008 ontbreekt doordat praktisch iedere prognose ten aanzien van kengetallen en hun vertaalslag naar financiële gevolgen ontbreekt.

Het heel goed mogelijk is om meerjarenbegrotingen op te stellen op basis van de (reeds voor 2008 gerealiseerde en voor de toekomst geprognosticeerde) aantallen studenten en promotieplaatsen, het vigerende ministeriële en UT- verdeelmodel en veronderstellingen over rendementen.

Niet alle richtlijnen van de kadernota daadwerkelijk door eenheden zijn ingevuld; dit blijkt bijvoorbeeld uit het ontbreken van de toegezegde onderwijsbegroting en van een daadwerkelijke analyse van risico’s.

De indeling van resultaten in normale en buitengewone bedrijfsvoering niet eenduidig is, waardoor inzicht in en analyse van incidentele en structurele effecten ontbreekt.

De advisering door de decentrale medezeggenschap zoals opgenomen in de kadernota voor de maand september in januari nog niet door alle decentrale eenheden gedaan is.

adviseert:

1.De concrete beleidsinhoud van toekomstige UT - begrotingen sterk te vergroten.

2.Toekomstige begrotingen niet alleen te voorzien van het verloop in belangrijke kengetallen zoals studentenaantallen en promoties in de afgelopen jaren, maar ook een prognose voor de ontwikkeling van deze kengetallen en een daarop gebaseerde meerjarenbegroting op te nemen.

3.In toekomstige begrotingen een analyse te maken van de incidentele en structurele effecten in de normale en buitengewone bedrijfsvoering. Hierbij dient een eenduidige definitie binnen de UT te worden gebruikt.

4.In de kadernota duidelijker te definiëren wat van de richtlijn voor het opstellen van een risico paragraaf verwacht wordt. Op dit moment wordt het ministerie als grootste risico gezien, terwijl het duidelijk zou moeten gaan om risico’s zoals door garantstellingen en ontwikkeling in vastgoed. De begroting zelf moet voorzien zijn van een consolidatie van de risico paragrafen van eenheden met een inschatting van hun belang en het weerstandsvermogen van de UT.

5.De begroting te voorzien van een overzicht van verbonden partijen. Een dergelijk overzicht wordt volgens richtlijn gegeven bij het jaarverslag. Een overzicht bij de begroting van wie, wat en waarom is het moment voor overweging van de relatie en een eventueel bijstellen van het doel van de relatie.

6.Bij het opstellen van het jaarverslag 2007 reeds een belangrijke stap te maken in het toepassen van het bovenstaande advies.

7.Het proces van decentrale medezeggenschap steviger te verankeren in de procedure voor het opstellen en vaststellen van de begroting.


Ontwerpbegroting 2008

(besluit genomen in de interne vergadering van 20 februari 2008)

De Universiteitsraad,

gezien:

De nota Ontwerpbegroting 2008, FEZ/BEZ/08-013

De begroting Technische Geneeskunde 2008

De begroting BMTI 2008

Het UR advies presentatie begroting

De vragen van de UR en de antwoorden van het College. De nadere schriftelijke vragen van de commissie FVA d.d. 16 januari 2008 en de antwoorden FEZ/BEZ/21.1.2008

overwegende dat:

Door opname van o.a. de verwachte loon –en prijscompensatie een meer realistische begroting is ontstaan.

Het werven van personeel de uitdaging is van het jaar 2008. Het college op dit onderwerp nader zal ingaan in de nota personeelsbeleid 2008-2012.

De voorliggende ontwerpbegroting niet volledig is door het ontbreken van enkele onderwerpen in het supplement zoals cashflow overzichten en lijst van prijzen en tarieven.

De begroting SU, door het nog niet bij de UR bekend zijn van de onderliggende plannen zoals de prioriteiten (zowel inhoudelijk als financieel) ten aanzien van de studentenvoorzieningen, als het financieel kader voor de SU moet worden gezien.

De begroting 2008 geen voorziening treft om de aanschaf van energiezuinige apparatuur te bevorderen.

gehoord de toezegging van het college:

Dat de herijking van de convenantsbijdragen zal plaatsvinden in relatie met het nieuw op te stellen instellingsplan.

Dat de tarieven en prijzen van doorberekening in 2008 vrijwel gelijk zullen zijn aan 2007.

Om de plannen voor de SU zo spoedig mogelijk aan de UR voor te leggen.

adviseert:

1.Om een eenvoudige regeling te maken waarmee het maken van meerkosten bij de aanschaf van energiezuinige apparatuur aantrekkelijk wordt gemaakt. Indien de bezuiniging aan energiekosten binnen een redelijke termijn de meerkosten van aanschaf overstijgen kan middels inkoop en het fonds huisvestingslasten een compensatie geregeld worden.

2.Positief ten aanzien van de deelbegrotingen 2008 van Technische Geneeskunde en BMTI.

3.Positief ten aanzien van de Ontwerpbegroting 2008.


Aanbesteden Catering

(besluit genomen in de interne vergadering van 20 februari 2008)

De Universiteitsraad,

gezien:

De notitie aanbesteding catering UR 07-400 inclusief de informatiebijlage A welke een beschrijving geeft van de locaties

gehoord:

De discussie in de commissievergadering FVA d.d. 5 december 2007

overwegend dat:

De Facultyclub niet langer deel uit maakt van het pakket van catering voorzieningen dat wordt uitbesteed.

De prijs, het Cateringconcept UT en de oplossing voor het zittende personeel een duidelijker weging in de beoordeling moet hebben.

adviseert:

positief ten aanzien van de aanbesteding catering.



Revitaliseringsplan gebouw Langezijds

(besluit genomen in de interne vergadering van 20 februari 2008)

De Universiteitsraad,

gezien:

De notitie voorstel revitalisatieplan gebouw Langezijds wat moet leiden tot het bedrijfsverzamelgebouw “Chemie van Twente”.

gehoord:

De discussie in de commissievergadering FVA d.d. 5 december 2007

Dat de genoemde hotelfunctie wegens benodigde vergunningen en omstandigheden niet realiseerbaar is.

overwegende dat:

Het scheppen van een goed vestigingsklimaat voor kennisintensieve bedrijven van belang is voor de verdere ontwikkeling van het kennispark Twente.

Het voorliggende plan een beschrijving geeft voor de ruimtebehoefte van kennis- intensieve bedrijven op het UT terrein.

Er een brede belangstelling is vanuit gewenste bewoners voor dit project.

De geschetste constructie van eigendom en participatie slechts een gering risico voor de UT inhoudt.

De vestiging van deze bedrijven gebonden is aan de vestigingsvoorwaarden van de UT

gehoord de toezegging van het college dat:

De vestigingsvoorwaarden van de UT ter advies aan de UR zullen worden voorgelegd.

adviseert positief ten aanzien van

Het onder voorwaarden overdragen van het gebouw Langezijds aan de ontwikkelingsmaatschappij voor de revitalisering van Langezijds.

Het in erfpacht geven van de grond aan deze ontwikkelingsmaatschappij tegen een daarvoor gebruikelijke vergoeding

en adviseert tevens

Er voor zorg te dragen dat de vestigingsvoorwaarden UT een voor de UT gewenst profiel aan huurders voor het bedrijfsverzamelgebouw “Chemie van Twente” oplevert.






Preadvies Financieel verdeelmodel (UR 07 – 402)

(besluit genomen in de interne vergadering van 20 februari 2008)

De Universiteitsraad,

gezien:

De notitie uitwerking Herzien UT-verdeelmodel (Kenmerk: FEZ/380.127, UR 07 363)

gehoord:

De plannen van het college om per begrotingsjaar 2009 een gewijzigd verdeelmodel in te voeren;

overwegend dat:

Het wenselijk is om vooruitlopend op de besluitvorming hierover nu reeds een advies uit te brengen;

adviseert het college:

1.De overhead van de universiteit op gelijkwaardige wijze aan onderwijs- en onderzoeksactiviteiten toe te rekenen.
Collegegelden zijn vergelijkbaar met 2
e en 3e geldstroom activiteiten. Zowat 10.000 particulieren geven door betaling van het collegegeld aan een activiteit van de UT af te willen nemen. Het rijk hecht grote waarde aan deze activiteit en geeft een forse premie voor EER studenten. In tegenstelling tot reguliere 2e en 3e geldstroom activiteiten worden collegegelden wel volledig aangeslagen voor het ondersteunen van centrale activiteiten. Inmiddels zijn de collegegelden 20% van de inkomsten voor onderwijs, met een duidelijk stijgende tendens. Een meer gelijkwaardige verdeling is op korte termijn te realiseren door de collegegelden zonder overheadtoerekening aan het onderwijscompartiment toe te rekenen. Voor de lange termijn dient een plan ontwikkeld te worden hoe de overheadtoerekening aan alle activiteiten, mogelijk stapsgewijs, gerealiseerd kan worden.

2.Omvang en prestatiemaat voor de onderwijsopslag te heroverwegen.
Ten eerste dient centraal te worden vastgesteld welke onderwijskosten door welke deelnemer aan het onderwijs worden gedragen. Een verdeling waarbij daadwerkelijk invloed kan worden uitgeoefend op kosten is daarbij leidraad.
Ten tweede dient bij de omvang rekening te worden gehouden met de verlaging van de facultaire kosten door de vorming van de service centra.
Ten derde dient de keuze voor gelijkschakeling van een aantal technische opleidingen en maatschappijwetenschappelijke opleidingen door een bestuurlijke motivatie onderbouwd te zijn. Zonder deze motivatie is een dergelijke herverdeling niet te verdedigen.
Ten vierde dienen alle onderwijszalen (“pool” en “facultair”) binnen dit budget bekostigd te worden en voor een efficiënte inzet onder centrale regie te worden gebracht.
Ten vijfde dient de verdeelsleutel, momenteel het aantal eerstejaars van de opleiding, heroverwogen te worden, tegen alternatieven als het aantal ingeschreven studenten en/of het deels overgaan op vaste voeten per opleiding.
Ten zesde dient vooraf helder te zijn of een vak als bachelor of als master zal tellen. Door een overvloed van programma’s en gebruik van dezelfde vakken in bachelor- en masterfase (efficiency!) is een duidelijke definitie gewenst.

3.De beleidsmatige invulling van het volumebeleid zichtbaar te maken.
Na drie jaar alleen bevriezen van matchingbudgetten, moeten de WD-en in overleg met de decanen het volumebeleid voor de verschillende wetenschapsgebieden concretiseren. Hier dienen termijnen bij gesteld te worden en het tijdig realiseren hiervan dient vastgesteld te worden.

4.Uit te dragen dat leerstoelhouders vooral op hun bijdrage aan het onderwijs en onderzoek worden aangesproken in plaats van hun verantwoordelijkheid voor het financiële resultaat van de leerstoel (en dus de leerstoel als “business unit” af te schaffen).
WD-en en decanen kunnen, ondanks hun uitgebreide sturingsmogelijkheden in het voorstel, budgetverantwoordelijkheid naar de leerstoel door delegeren. Hoewel dit niet expliciet de bedoeling is van het college is dit wel de meest waarschijnlijke werkwijze bij de technische faculteiten. Daarmee is het beleidsrijker maken van de P&C - cyclus op het laagste niveau tot mislukken gedoemd.

5.Toekenningscriteria voor centrale stimulering vast te leggen.
De vrij summiere toelichting waarbij 2/3 van deze premies op basis van past performance toe wordt gewezen via een normatief model geeft geen enkel houvast om over de wenselijkheid van dit compartiment te kunnen oordelen. De door het college voorgestane onderzoeksnota mist ook de gewenste verduidelijking. Zonder duidelijk beleidsvoornemen is het niet zinvol om met dit compartiment verder te gaan.



ITC

De Universiteitsraad,

gezien:

- de overeenkomst ITC en UT inzake inbedding ITC en UT (concept van 28 november 2007)

- de notitie De Integratie van ITC in UT, Strategische Aspecten en Bestuurlijk Model van 27 november 2007

overwegende dat:

-De komst van het ITC naar de UT een waardevolle uitbreiding zal zijn die zal zorgen voor een sterkere internationale positie

-Het ITC als faculteit sui generis kan worden ingebed in het academische bestel van de UT

-Het goed uitwerken van de synergetische effecten voor beide een win-win situatie zal opleveren.

-Studenten en medewerkers na de overdracht van onderneming helderheid hebben over hun status en bijbehorende rechten en plichten

-De uitwerking van het begrip faculteit sui generis moet leiden tot een limitatieve opsomming van verschillen tussen ITC en de bestaande faculteiten.

-De samenvoeging van de ondersteunende diensten van UT en ITC langs de lijn van het reorganisatieplan EMB, in dit kader en tijdsbestek met uitsluitend natuurlijk verloop gerealiseerd kan worden

gehoord:

-De toezegging van het college dat uiterlijk in de loop van 2008 de uitwerking van de definitie van faculteit sui generis een limitatieve opsomming zal opleveren van verschillen tussen ITC en bestaande faculteiten.

besluit:

positief te adviseren over de voorgenomen inbedding van ITC in de UT per 1-1-2010 en adviseert het college de samenvoeging van (delen van) de ondersteunende diensten in dit kader met uitsluitend natuurlijk verloop te realiseren.


Gemeenschappelijke Regeling 3 TU Masters

De Universiteitsraad,

gezien:

De brief van het CvB, waarin gevraagd wordt de regeling te behandelen in de overleg vergadering van 5 maart a.s. (UR 08 – 052)

De concept gemeenschappelijke regeling ex artikel 8.1 WHW ten behoeve van 3TU masteropleidingen (bijlage 1).

De notitie “3TU masteropleidingen en verantwoordelijke decanen” (bijlage 2).

overwegende dat:

De UT en de TU/e in tegenstelling tot de TU Delft geen harde knip hanteren tussen bachelor en master.

Iedere instelling voor de opleidingen een eigen CROHO code moet voeren.

Besluitvorming en medezeggenschap ten aanzien van de 3TU-masters in elk van de instellingen zijn beslag dient te krijgen.

gehoord:

De discussie in de commissievergadering OOS van de UR-UT van 13 februari jl.

De bevindingen uit het overleg op 13 februari 2008 van de 3TU-Medezeggenschapscommissie met de collegevoorzitters.

adviseert het college van bestuur dat het 3TU-afstemmingsoverleg voor de 3TU-masters niet aangeduid zal worden met termen als (gemeenschappelijke) “opleidingscommissie” en “examencommissie”, zodat de namen van deze in de wet omschreven besluitvormende organen alleen gebruikt worden in relatie tot de opleiding per instelling.


Het college geeft aan in de vorm van een toelichting bij het document duidelijkheid te zullen verschaffen over de correcte terminologie.


Strategisch Plan Student Union

Er is een investeringplan met betrekking tot de (studenten)voorzieningen in ontwikkeling. Het college zal dit plan, zodra dit gereed is (in de loop van 2008) aan de UR voorleggen.


Notitie beleidsspeerpunten en actieplan internationalisering

Het college bevestigt desgevraagd de toezegging dat – afhankelijk van een belangstellingsonderzoek hiernaar – taalcursussen in andere talen dan het Engels (bijv Spaans en Duits) gegeven zullen worden tegen eenzelfde prijsniveau als dat van de Engelse cursus.

Het college zal het advies van de raad om in 2009 mee te gaan doen aan ISB (International Student Barometer) serieus overwegen.

De overige in de UR brief vermelde vragen (UR 08 – 075) zullen schriftelijk beantwoord worden.


Schriftelijke Rondvraagpunten

Het college zal met de Student Union het onderwerp communicatie bespreken.


Rondvraag

Het college zal de richtlijn waarin beoordelingscriteria vermeld staan voor de instituten en de programma’s aan de UR toezenden.