Reactie van de Raad

UR 08-412 Brief UR inzake Ontwerpbegroting 2009

universiteitsraad

Griffie

Spiegel – kamer 300/302


Aan het College van Bestuur,




Uw kenmerk


Telefoon

053 - 489 2027

Ons kenmerk

UR 08 - 412

Fax


Datum

12 december 2008

e-mail

j.ribberink-vanmiddelkoop@utwente.nl


Betreft: Ontwerpbegroting 2009



Geacht college,


Uw nota Ontwerpbegroting 2009 is door de URaad besproken in de commissievergadering FVA van

3 december, in de interne vergadering van 10 december en daarop aansluitend in een extra commissievergadering. Tevens heeft een bijeenkomst plaatsgevonden met een delegatie van de FVA voor uitleg vanuit FEZ.


De URaad heeft met waardering geconstateerd dat de beleidsdoelen, gerelateerd aan de beoogde strategische visie 2014 , in de ontwerpbegroting 2009 zijn opgenomen. Wat echter nog ontbreekt is een (min of meer één op één) vertaalslag naar de middelenverdeling: welk budget kan gekoppeld worden aan de respectievelijke beleidsdoelen. Het is duidelijk dat de huidige begrotingssystematiek hier onvoldoende mogelijkheden voor biedt omdat de feitelijke uitkomsten voortkomen uit een verdeling volgens de kaderstelling. Toch wil de URaad er bij u op aandringen om een koppeling beleid/budget in de toekomst beter mogelijk te maken. Dit kan bijvoorbeeld door de realisatie van de beleidsdoelen te koppelen aan de resultaten van de jaarrekeningen en tussentijds de ontwikkelingen via de planning & control cyclus nauwlettend te volgen. Ook kan het college overwegen incentives achteraf toe te kennen indien bepaalde beleidsdoelen zijn behaald.


De URaad ziet met enige zorg het geprognosticeerde tekort, maar heeft kennis genomen van uw uitleg inclusief de dekking en uw toezegging dat dit tekort niet gebaseerd is op structurele gronden.


De URaad plaatst kanttekeningen bij de omvang en hoogte van de TCO’s, zeker in vergelijking met de CO’s. Hoe tijdelijk is tijdelijk en in welke mate versluiert dit met name de uitkomsten van de operatie EMB? In dit verband heeft de URaad kennis genomen van uw toezegging voor een tussenrapportage EMB na voltooiing van de jaarrekening 2008 (meicyclus 2009).

Naar de mening van de URaad dienen TCO’s in de toekomst uitsluitend te worden toegekend op basis van ingediende (investerings)plannen met heldere doelstellingen vooraf en evalueerbare criteria.


De toelichtingen op de deelbegrotingen zijn nog zeer wisselend van format en inhoud en bieden daarom voor de URaad nog te weinig houvast voor een toetsing en advies op hoofdlijnen. Ook is niet duidelijk in welke mate de eenheden zich conformeren aan de beleidsvoornemens RoUTe 14 en op welke wijze dit zijn weerslag vindt in de betreffende deelbegroting en meerjarenraming. De URaad heeft in dit verband met waardering kennis kunnen nemen van een eerste analyse gebaseerd op het principe van risicomanagement. De URaad pleit voor het verder ontwikkelen en toepassen van dit instrument gerelateerd aan de planning & control cyclus.


In de huidige situatie wordt van de URaad een advies verwacht voor de deelbegrotingen BMTI en TG. Helaas ontbreekt de toelichting op de begroting TG. De URaad heeft kennis genomen van uw uitleg over het eenmalige tekort TG en de dekking hiervan.


De URaad heeft kennis genomen van uw standpunt rond de risico’s van de huidige financiële crisis dat inhoudt deze op dit moment nog lastig zijn in te schatten en uw bevestiging dat de ontwikkelingen en de gevolgen daarvan voor de UT nauwlettend in de gaten worden gehouden.


Helaas heeft de URaad moeten constateren dat de adviesbehandeling in de decentrale zeggenschap weer niet volgens de richtlijnen en/of adviezen verloopt, met name het tijdstip van behandeling in de faculteitsraden en zelfs het geheel achterwege blijven in enkele dienstraden.


Alles overwegend komt de UR tot het volgende conceptbesluit, graag ontvangt de UR uw reactie hierop.


Ontwerpbegroting 2009

(besluit genomen in de overlegvergadering van 17 december 2008)

De Universiteitsraad,

gezien:

De nota Ontwerpbegroting 2009 (UR 08 – 378/378a)

De begroting Technische Geneeskunde 2009

De begroting BMTI 2009

De vragen van de UR en de antwoorden van het College. De nadere schriftelijke vragen van de commissie FVA d.d. 12 december 2009 en de antwoorden van het CVB

overwegende dat:

De begroting het instrument bij uitstek is voor het concretiseren van meerjarig beleid in beleidsdoelen voor het betreffende jaar, door concrete plannen en de daarvoor benodigde financiële middelen in zowel het centrale als het decentrale begrotingsplan op te nemen.

Het algemeen deel van de ontwerpbegroting 2009 een duidelijker overzicht van de beleidsvoornemens laat zien dan voorheen.

Een koppeling tussen beleidsdoelen en budgetten echter nog ontbreekt.

Evenals in de eerder begroting 2008 niet alle richtlijnen van de kadernota daadwerkelijk door eenheden zijn ingevuld.

De indeling van resultaten in normale en buitengewone bedrijfsvoering – met name de omvang in hoogte tussen de CO’s en TCO’s - mogelijk leidt tot een versluierend beeld van de structurele effecten, in het bijzonder bij de operatie EMB.

De advisering door de decentrale medezeggenschap zoals opgenomen in de kadernota voor de maand september in januari evenals in 2008 (nog) niet bij alle decentrale eenheden heeft plaatsgevonden.

Er sprake is van een ongelijke behandeling in de respectievelijke dienstraden bij de advisering van de betreffende deelbegroting.

De risico’s van externe ontwikkelingen rond de financiële crisis nog onvoldoende zijn te duiden maar wel nauwlettend door het college gevolgd worden.

gehoord de toezegging van het college:

1.De koppelingen tussen beleidsvoornemens en de daarvoor benodigde budgetten van toekomstige UT - begrotingen op enigerlei manier beter zichtbaar te maken.

2.In toekomstige begrotingen expliciet een analyse te maken van de incidentele en structurele effecten in de normale en buitengewone bedrijfsvoering en de vertaling hiervan in CO’s en TCO’s.

3.TCO’s in de toekomst zullen worden toegekend op basis van ingediende (investerings)plannen met heldere doelstellingen vooraf en evalueerbare criteria.

4.De tussenstand operatie EMB in mei 2009 zal worden voorgelegd aan de URaad.

5.De ingezette methodiek van risicomanagement met kracht wordt vervolgd en verfijnd. Waarbij vooral aandacht wordt besteed aan de intern te beïnvloeden risico’s en de concrete maatregelen in antwoord hierop.

6.Het begrotingstekort 2009 eenmalig is en een goede dekking heeft zonder aanleidingen voor nieuwe reorganisaties

7.Gelet op de begroting en meerjarenraming TNW die aanzienlijke tekorten vertonen er geen aanleiding is voor een nieuwe reorganisatie maar een en ander wel de benodigde aandacht heeft van het college.

8.Het begrotingstekort TG eenmalig is en een goede dekking heeft.

9.De op te stellen nota reservebeleid in mei 2009 wordt voorgelegd aan de URaad.

10.Het proces van decentrale medezeggenschap steviger wordt verankerd in de procedure voor het opstellen en vaststellen van de deelbegrotingen, zoals ook reeds aangegeven in ons advies bij de voorgaande ontwerpbegroting 2008.




adviseert:

1.Positief ten aanzien van de deelbegrotingen 2009 van Technische Geneeskunde en BMTI.

2.Positief ten aanzien van de Ontwerpbegroting 2009.



Met vriendelijke groet,

namens de Universiteitsraad,




drs. F.L. Lagendijk

voorzitter