reacties van de raad

7. Brief UR Reorganisatieplan OSC

logo URaad UT

universiteitsraad

Griffie

Spiegel – kamer 500



Aan het College van Bestuur



Uw kenmerk

ABZ/380.153

Telefoon

053 - 489 2027

Ons kenmerk

UR 07-342

Fax


Datum

5 oktober 2007

e-mail

j.ribberink-vanmiddelkoop@utwente.nl

Betreft: Instemmingsvraag personeelsgeleding en adviesvraag studentgeleding SOSC



Geacht college,



We hebben uw brief m.b.t. de instemmingsvraag over het onderdeel OSC i.o. van het Reorganisatieplan Efficiënte Moderne Bedrijfsvoering in goede orde ontvangen. Zoals al in het overleg in mei aangegeven zijn wij het in grote lijnen eens met de gekozen opzet van het SOSC. Deze mening is onveranderd. Ten aanzien van het voorliggende plan heeft de commissie FVA aangegeven dat een persoonlijke unie van de hoofden SA&C en S&OB een optie zou zijn. Hierdoor zou een betere concentratie op de managementtaak mogelijk zijn.


Een aantal maanden geleden was de positie van de huidige BOZ’s in de nieuwe organisatie te onduidelijk om er een besluit over te kunnen nemen. Duidelijkheid hierover wordt in het nieuw geformuleerde plan slechts ten dele gegeven. De onduidelijkheid wordt veroorzaakt doordat het takenpakket van de nieuw in te richten studenten- en onderwijsadministratie op dit moment moeilijk te definiëren valt. Het gaat hierbij om de nieuwe ICT tools en het, mede op basis daarvan, te definiëren pakket van basis- en mogelijke extra taken in de onderwijsondersteuning. Onduidelijkheid blijkt ook uit het feit dat de BOZ’s ondanks onderlinge verschillen in de huidige takenpakketten geheel overgaan en dat de overgang van internationaliseringondersteuners klaarblijkelijk nog niet goed uitgediscussieerd is. Definitie van basis- en extra pakket en nog op te stellen client charters moeten duidelijkheid bieden over de precieze verhouding en samenwerking tussen faculteiten en SOSC. De in te richten accountgroepen hebben hierbij een scharnier functie voor de informatiestroom tussen faculteit en de meer back office functie binnen het SOSC. De notitie van Smit/Van Egmond (UR 07 -330) onderstreept de onduidelijkheid door te signaleren dat op dit moment de UFO-profielen in de nieuwe organisatie nog niet te formuleren zijn. De vigerende reorganisatiecode schrijft voor dat de nieuwe positie van personeelsleden duidelijk moet zijn. Gebaseerd op gesprekken met belanghebbenden en de rapportage Smit/Van Egmond is de UR van mening dat de nieuwe posities onvoldoende geformuleerd zijn. Dit probleem betreft slechts een deel van het SOSC. Het SOSC als geheel heeft baat bij een snelle start als service centrum. Ook het op korte termijn onder één leiding brengen van de student- en onderwijsadministratie is gewenst. Een snelle(re) uniformering van werkwijze en procedures is mogelijk. Het gezamenlijk werken kan ook zorgen voor een sneller beeld van de uiteindelijke taak bepaling van dit onderdeel en ondersteunen bij het formuleren van het client charter. Gezamenlijke huisvesting zal naar mening van de UR behulpzaam zijn om de gewenste eenheid te vormen en uit te kunnen stralen. Één studentenbalie kan dan ook snel ingericht worden. Dit schept op korte termijn duidelijkheid van de functie van deze nieuwe dienst naar studenten toe. Een voldoende momentum voor het inrichten lijkt op dit moment aanwezig.


De boven geschetste onduidelijkheden en de gewenste snelle inrichting zijn naar mening van de UR te overbruggen met het volgende voorstel.

(1) De UR stemt in met de oprichting van het gehele SOSC in het kader van het Reorganisatieplan Efficiënte Moderne Bedrijfsvoering.

(2) Het format voor een client charter met hierin de positie en taak van het onderdeel student- en onderwijsadministratie en de relatie met faculteiten, in het bijzonder de positie van de accountgroep wordt na overleg met de UR door het CvB vastgesteld

(3) Na duidelijkheid over het client charter en het zicht op de inzet van de nieuwe ICT systemen krijgen medewerkers binnen het onderdeel student- en onderwijsadministratie hun definitieve UFO indeling. Deze definitieve indeling wordt overlegd met de dan in functie zijnde dienstraad van het SOSC.

(4) Prestatie-indicatoren voor het SOSC worden ontwikkeld en zo snel mogelijk geïmplementeerd. Het hoofd student- en onderwijsadministratie zorgt voor een snelle opzet van een klachtensysteem zodat een eventueel door klanten gevoelde verslechterende dienstverlening kan worden gesignaleerd en kan worden gebruikt voor een optimalisatie van processen.


In de aanloop van het overleg zullen we de BOZ’s en andere betrokkenen over het hieronder beschreven standpunt raadplegen en in het overleg over onze bevindingen rapporteren.


Een algemeen punt van kritiek n.a.v. het lezen van dit vernieuwde hoofdstuk van het Reorganisatieplan EMB, is dat we de indruk krijgen dat er door opstellers van dit hoofdstuk op geen enkele manier rekening is gehouden met de adviezen en opmerkingen die we als raad hebben afgegeven bij vorige versies van het Reorganisatieplan en de daaraan voorafgaande discussienota EMB. Immers op een aantal adviezen hebt u positief gereageerd en toegezegd ze over te nemen (zie UR 06-270 d.d. 7 september 2006). Als voorbeeld noemen we het opstellen van een client charter, waarmee duidelijk wordt welke dienstverlening door het servicecentrum wordt aangeboden aan studenten en medewerkers in de faculteiten. Een ander voorbeeld is het belang van de onderlinge afstemming tussen de servicecentra en de regie daarop. Van deze punten vinden niets terug in het nieuw geschreven hoofdstuk, waardoor de indruk ontstaat dat onze eerdere discussie over de reorganisatieplannen er in het geheel niet toe doet. Wij betreuren dat zeer.


Aan de medewerkersgeleding van de Universiteitsraad is een instemmingsbesluit over hoofdstuk 5.3 van het reorganisatieplan gevraagd en aan de studentgeleding van de Universiteitsraad is een adviesbesluit over hoofdstuk 5.3 van het reorganisatieplan gevraagd. De studentgeleding deelt het instemmingsbesluit van de medewerkersgeleding, maar wil op enkele zaken specifiek voor studenten een toezegging van het college vragen. De studentgeleding wil op deze wijze waarborgen dat zowel de medewerkers in het servicecentrum als de klanten van het servicecentrum zo min mogelijk hinder ervaren van de overgang naar een vol functionerend SOSC. Hieronder kunt u respectievelijk het instemmingsbesluit en het adviesbesluit terugvinden.


CONCEPT BESLUIT (Schuin gedrukt de overlegpunten)


De personeelsgeleding van de Universiteitsraad,

gezien:

De instemmingsvraag over hoofdstuk 5.3 van het Reorganisatieplan Efficiënte Moderne Bedrijfsvoering (km ABZ/380.153, d.d. 20 september 2007)

Het besluit UR Reorganisatieplan Efficiënte Moderne Bedrijfsvoering d.d. 15 mei 2007 (UR 07-165)

De notitie Smit/ van Egmond (UR 07-330, d.d.26 september 2007)

gehoord:

De reacties van direct betrokkenen op het voorstel van het college en op het voorlopig standpunt van de URaad.

De discussie in de commissievergadering FVA d.d. 1 oktober 2007

overwegende dat:

Het zo snel mogelijk inrichten van het Student & Onderwijs Service Centrum wenselijk is

Er geen voldoende duidelijkheid is ten aanzien van met name de taakafbakening en de rol van de accountgroep van het onderdeel student- en onderwijsadministratie.

Deze duidelijkheid op dit moment niet kan worden gegeven

gehoord de toezegging van het college dat

1.Het client charter met hierin de positie en taak van het onderdeel student- en onderwijsadministratie en de relatie met faculteiten, in het bijzonder de positie van de accountgroep na overleg met de UR door het CvB wordt vastgesteld.

2.Het client charter en (het zicht op de inzet van) het nieuwe ICT systeem leiden tot de definitieve UFO indeling van de medewerkers binnen het onderdeel student- en onderwijsadministratie. De benodigde functies in de nieuwe organisatie en de procedure voor indeling van het personeel in de nieuwe UFO - functies worden ter instemming voorgelegd aan de dan in functie zijnde dienstraad van het SOSC.

3.Prestatie-indicatoren voor het SOSC worden ontwikkeld en zo snel mogelijk geïmplementeerd. Het hoofd student- en onderwijsadministratie zorgt voor een snelle opzet van een klachtensysteem zodat een eventueel door klanten gevoelde verslechterende dienstverlening kan worden gesignaleerd en worden gebruikt voor een optimalisatie van processen.

besluit:

in te stemmen met hoofdstuk 5.3 van het Reorganisatieplan Efficiënte Moderne Bedrijfsvoering.


 CONCEPT BESLUIT (Schuin gedrukt de overlegpunten)


De studentengeleding van de Universiteitsraad,

gezien:

De instemmingsvraag over hoofdstuk 5.3 van het Reorganisatieplan Efficiënte Moderne Bedrijfsvoering (km ABZ/380.153, d.d. 20 september 2007)

Het besluit UR Reorganisatieplan Efficiënte Moderne Bedrijfsvoering d.d. 15 mei 2007 (UR 07-165)

gehoord:

De discussie in de commissievergadering FVA d.d. 1 oktober 2007

De discussie in de interne vergadering d.d. 3 oktober 2007

overwegende dat:

Het wenselijk is om het Student en Onderwijs Service Centrum zo snel mogelijk in te richten.

Het welslagen van de reorganisatie van het Student en Onderwijs Service Centrum in het algemeen en de Student- en Onderwijsadministratie in het bijzonder sterk afhankelijk is van een nieuwe, efficiëntere werkwijze.

Deze nieuwe, efficiëntere werkwijze op haar beurt sterk afhankelijk is van uniforme, gestandaardiseerde ICT-systemen, een digitale studentenbalie en een gecentraliseerde fysieke locatie in het onderwijs- en onderzoekcentrum.

Er op dit moment nog steeds onduidelijkheid heerst over de uiteindelijke situering van onderdelen van het nieuwe Student en Onderwijs Servicecentrum

Er op dit moment nog steeds onduidelijkheid heerst over welke ICT systemen gebruikt zullen worden en op welke termijn deze ICT systemen beschikbaar en bruikbaar zullen zijn.

gehoord de toezeggingen van het college dat:

1.Het client charter met hierin de positie en taak van het onderdeel student- en onderwijsadministratie en de relatie met faculteiten, in het bijzonder de positie van de accountgroep na overleg met de UR door het CvB wordt vastgesteld.

2.Prestatie-indicatoren voor het SOSC worden ontwikkeld en zo snel mogelijk geïmplementeerd. Het hoofd student- en onderwijsadministratie zorgt voor een snelle opzet van een klachtensysteem zodat door klanten gevoelde verslechterende dienstverlening kan worden gesignaleerd en worden gebruikt voor een optimalisatie van processen.

3.De kwaliteit van de serviceverlening op termijn niet zal verslechteren door het ontbreken van een goed functionerend ICT-systeem, het ontbreken of slecht functioneren van een digitale balie voor studenten of door de voortzetting van de situatie van versnipperde diensten over het universiteitsterrein die samengebracht zouden moeten worden in het Student en Onderwijs Service Centrum.

4.Prioriteit wordt gegeven aan het spoedig kiezen en implementeren van werkende en goed uitgedachte ICT-systemen

5.Prioriteit wordt gegeven aan het oprichten van een digitale balie waar studenten terecht kunnen met vragen, problemen en klachten.

6.Prioriteit wordt gegeven aan het vinden van gezamenlijke huisvesting voor die onderdelen van het service centrum die gezamenlijk moeten gaan opereren.

7.De fysieke studentenbalie wanneer deze eenmaal gerealiseerd is zal beschikken over ruime openingstijden.

besluit:

positief te adviseren over hoofdstuk 5.3 van het Reorganisatieplan Efficiënte Moderne Bedrijfsvoering.



Met vriendelijke groet,

namens de Universiteitsraad



ir. T.M.J. Meijer

Voorzitter