3. Verslag overleg 2007-06-12

universiteitsraad

Griffie

Spiegel – kamer 500

Verslag van de overlegvergadering van de Universiteitsraad op dinsdag 12 juni 2007

Aanwezig:

Leden UR:

Van Andel, Andringa, Becht, Brinkman, Ferreira Pires, Fonville, Hoogveld, Meijer (vz), Van Nierop, Pol, Poorthuis, Possel, Stek, Van der Velde, Visschedijk

College van Bestuur:

Van Ast, Flierman, Zijm

Raad van Toezicht: (ag.pt. 10)

Van Amerongen, Sorgdrager

Griffie:

Ribberink, Klomp-Jongsma (Secretariaatsservice “PS” – verslag)

Afwezig:

De Jong, Visser, Wormeester (allen m.k.)

1.Opening en vaststelling agenda

De voorzitter opent om 14.05 uur de vergadering en heet de aanwezigen welkom.

Er is taart van UReka om de uitslag van de verkiezingen te vieren.

De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

2.Mededelingen

CvB:

•Vooraanmeldingen: Er is sprake van een klein plusje t.o.v. het aanmeldingen vorig jaar om deze tijd. Er is nu wel een zeker patroon zichtbaar: CTW dreigt de winst van vorig jaar kwijt te raken, bij EWI is het mix van minnen en plussen, Elektrotechniek blijft zorgelijk, en bij MB zijn Bedrijfskunde en Bestuurskunde duidelijke groeiers. Afgezet tegen de rest van het wetenschappelijk onderwijs doet de UT het wat het aantal aanmeldingen betreft niet goed genoeg – de stijging in heel Nederland is groter. Er wordt – deels in het kader van het branding-onderzoek – gezocht naar mogelijkheden om de wervingsinspanningen meer succesvol te doen zijn. Duidelijk is wel dat de UT in brede kring een positief beeld oproept, maar vooral richting het vwo is een inhaalslag nodig t.a.v. de bekendheid.

•In de afgelopen week is formeel afscheid genomen van prof. Hans Achterhuis. De waardering voor wat hij gedaan heeft voor de samenleving in brede zin is tot uitdrukking gebracht in een koninklijke onderscheiding.

•Er bestaan drie vacatures voor de functie van directeur bedrijfsvoering: TNW, MB en CTW. Ook moet in het kader van de reorganisatie nog een aantal andere posities worden ingevuld; deels zijn daarvoor al benoembare personen aanwezig, en er zijn ten minste vier open vacatures waarop zowel in- als extern gesolliciteerd kan worden.

3.Verslag van de overlegvergadering van 15 mei 2007 (UR 07-196)

•Pag. 5, r. 16: “om een zekere focus en massa.”

Met inachtneming van deze aanpassing wordt het verslag vastgesteld.

Naar aanleiding van het verslag:

•Pag. 1 pt. 3 – 3TU-masteropleiding Systems & Control: Het advies van de faculteitsraad CTW is inmiddels ontvangen en is positief, zodat de UR conform het conceptbesluit instemt met de instelling van de masteropleiding.

4.Convenant CvB-UR-OPUT (UR 07-175, UR 07-185)

Besluit:

De UR stemt conform het conceptbesluit UR 07-185 in met het convenant CvB-UR-OPUT.

Flierman wijst er voor de goede orde op dat er nog geen overeenstemming is bereikt over de bevoegdheid bij reorganisaties (advies dan wel instemming).

5.Master of Environmental and Energy Management (UR 07-173, UR 07-189)

Besluit:

De UR stemt conform het conceptbesluit UR 07-189 in met het aanvragen van accreditatie voor de Master of Environmental and Energy Management.

6.Slotregularisatie (UR 07-1172 UR 07-193)

Het CvB zegt toe dat een schatting van de compensatie voor loon- en prijsstijgingen door het rijk gedurende het begrotingsjaar meegenomen zal worden in de begroting.

Besluit:

De UR adviseert conform het conceptbesluit UR 07-193 positief ten aanzien van de Slotregularisatie 2006.

7.Voortgang 3TU-proces (UR 07-178, UR 07-179,, UR 07-204)

Het CvB in reactie op de vragen in UR 07-204:

•Vr. 1: De UT heeft inderdaad minder geld ontvangen dan de TUE en de TUD. De oorzaak is gelegen in het feit dat declaraties niet altijd zorgvuldig werden gecontroleerd. Dat laat overigens onverlet dat er wel verschillen tussen de drie universiteiten zijn, zoals ook uit het antwoord op vraag 2 blijkt.

•Vr. 2: De UT heeft vooral uit eigen middelen geïnvesteerd in de 3TU-master Science Education & Communnication, terwijl de andere universiteiten daarvoor 3TU-middelen hebben ontvangen. Dit verschil komt onder meer voort uit het feit dat de TUD de trekker is en er fors meer in heeft geïnvesteerd en dat de TUE voor de opleiding relatief snel hoogleraren heeft aangetrokken terwijl de UT eerst vooral bezig is geweest met de herstructurering van ELAN.

•Vr. 3: Waarom geen 3TU-master Werktuigbouwkunde? Omdat het drie afzonderlijke werktuigbouwkunde-opleidingen zijn. Waarom geen afstudeerrichting Logistiek in een 3TU-master? Helaas was daar onvoldoende draagvlak voor (overigens is dat nu wel aan het ontstaan).

Zijm laat weten verder heel gelukkig te zijn met de gemaakte keuzes voor de masters.

Beoogd wordt de academische masteropleidingen te laten voeden door onderzoek, en natuurlijk moet er ook voldoende vraag voor zijn.

•Vr. 4: Standaardisatie van software en systemen: Het is heel belangrijk om waar mogelijk snel tot uniforme informatie- en applicatie-architectuur te komen als kader voor de uitwisseling tussen allerlei systemen. Met andere woorden: het is belangrijker dat de communicatie tussen alle systemen goed werkt dan dat alle systemen gelijk gemaakt worden.

Belangrijk ander punt is de digitale leer- en werkomgeving – het SAKAI-rapport wordt binnenkort verwacht.

Uitgangspunt in de federatie is dat een student bij één universiteit is ingeschreven. Er is een noodvoorziening getroffen waardoor bepaalde informatie wel gemakkelijk van de ene naar de andere universiteit kan gaan, maar dat geldt vooral de korte termijn – op termijn zal dat structureel goed geregeld moeten zijn zodat uniformering en kostenbesparing bereikt kunnen worden. In najaar 2007 kan een voorstel verwacht worden voor de basis-architectuur, die de richting aangeeft voor de verdere systeemontwikkeling op de diverse locaties.

•Vr. 5: Wat de 3TU academische jaarcirkel betreft: De TUE kende een wat afwijkende systematiek en wilde die aanvankelijk tot 2011 handhaven, maar inmiddels heeft zij laten weten toch per 1.9.2009 over te willen gaan op het 3TU-jaarrooster. Ook qua minorsysteem is er een verschil, maar de TUE wil ook hier versneld komen tot een ander systeem.

Wat de CTW-jaarcirkel betreft: Het was Zijm niet bekend dat daar drie verschillende jaarcirkels gehanteerd worden. Het gesprek daarover is inmiddels gaande.

Desgevraagd geeft Zijm aan dat hij denkt in principe vóór het collegejaar 2009-2010 in 3TU-verband afspraken te kunnen maken over begin- en eindpunten van blokken; wat nog wel een rol speelt zijn de locale afspraken met hbo-opleidingen.

8.Nota Onderzoeksbeleid 2007-2010 (UR 07-142, UR 07-206, UR 07-208)

Enkele opmerkingen vooraf van de zijde van de UR:

•De schriftelijke reactie van het college (UR 07-208) op het in de overlegvergadering van 15 mei uitgebracht UR-advies heeft het conceptbesluit UR 07-206 gekruist.

•Ferreira Pires merkt op dat het wat de UR betreft niet aangaat dat een dermate ingrijpende zaak als het doorvoeren van de kanteling en de gevolgen daarvan wordt afgedaan in de vorm van een aantal mededelingen in een brief.

•De UR kan niet anders dan concluderen dat raad en college een verschil van mening hebben. Dat mag. Maar toch zal getracht worden tot een gezamenlijk standpunt te komen.

•De WHW omschrijft instituten als tijdelijke instrumenten voor een periode van vijf jaar. In het collegevoorstel lijken de instituten echter een permanent karakter te krijgen, hetgeen dus in strijd met de WHW is.

Reactie van het college n.a.v. conceptbesluit UR 07-206:

•Medezeggenschap: M.b.t. dit onderdeel zijn college en UR het voor het overgrote deel eens. In het concept-BBR zijn de instituutsraden expliciet verankerd.

•Integratie van belangen van onderwijs en onderzoek: In het klassieke facultaire model is de integratie van onderwijs en onderzoek weliswaar in één persoon belichaamd, namelijk de decaan, maar het voorgestelde UT-systeem is veel transparanter doordat twee personen publiekelijk tot afspraken moeten zien te komen. Dat zou verder vorm moeten krijgen door het ondertekenen van de begrotingen en ook door het feit dat uiteindelijk de begroting een optelsom is van de activiteiten van onderwijs en onderzoek. Zou dat onverhoopt toch spanningen geven, dan kan het college alsnog ingrijpen. Een dergelijk systeem werkt alleen met meerjarige afspraken – aan de faculteiten en instituten is dan ook nadrukkelijk gevraagd zelf een meerjarenraming te maken, waardoor zicht ontstaat op de langlopende, vastliggende verplichtingen en de ruimte die zich voordoet. Dat leidt tot controleerbare en toetsbare afspraken.

Kortom: Het college meent dat er wel degelijk een voldoende structuur geschapen is om te komen tot integratie en bewaking van de samenhang in het O&O-beleid.

•Kantelingsoperatie: In 2002 heeft de UT een grootscheeps veranderingsproces doorgemaakt dat geleid heeft tot een aantal afspraken. Wat er nu gebeurt is niet meer en niet minder dan het afronden, preciseren, verbeteren en voltooien van de destijds gestarte discussie. Veel zaken die nu aan de orde zijn maken deel uit van de toen reeds genomen besluiten; die besluiten vertonen echter wat “rafelrandjes” en die worden in de voorliggende nota weggewerkt. Het CvB erkent dat er een verschil van mening is tussen college en UR, maar heeft het gevoel dat men veel dichter bij elkaar zal kunnen komen als (in de komende weken) de tijd wordt genomen om de hele situatie sinds 2002 nog eens goed onder de loep te nemen. De definitieve besluitvorming over de Nota Onderzoeksbeleid kan dan mogelijk in de overlegvergadering van 26 juni a.s. plaatsvinden.

Brinkman merkt op dat het kantelingsvoorstel in 2002 zeer veel stof heeft doen opwaaien en dat de door het college genoemde “rafelrandjes” zeer wezenlijk waren in de besluitvorming.

Flierman herhaalt zijn voorstel om in een apart gesprek na te gaan waar bij de UR precies de pijnpunten zitten. Maar naar zijn mening staat dat los van de inhoudelijke keuzes die in de nota worden gemaakt – dus wellicht moet er een knip gemaakt worden: een discussie over de inhoud en een discussie over de bestuurlijk-inhoudelijke vormgeving.

De voorzitter is van oordeel dat de nota vooral een heel adequate beschrijving is van keuzemogelijkheden en wenselijkheden, en dat daadwerkelijke keuzes niet binnen zo’n document maar vooral binnen de instituten worden gemaakt. Dat is de reden dat de UR zich concentreert op de meer organisatorische kant van de zaak en de effecten die de keuzes kunnen hebben.

UR en college blijven het oneens over wat er nu wel of niet aan besluiten ligt en in hoeverre het nu gaat om nieuwe besluiten dan wel om precisering/verbetering en opnieuw tegen het licht houden.

•Brief van college aan de leerstoelhouders, die in afschrift naar de UR is gestuurd (UR 06-445): Deze brief is zeker niet bedoeld om de UR buiten spel te zetten, maar wel om aan te geven dat dit proces al heel lang loopt en dat de UR daarvan op een aantal momenten op de hoogte gehouden is. De UR kent dus de richting die is ingeslagen.

De voorzitter beaamt dat de UR af en toe op de hoogte gehouden is van gedachten die leefden in het UMT; maar als de raad dan pas aan het eind betrokken wordt bij het inhoud geven aan de genomen besluiten, hoort daar wel een serieuze discussie bij – en dat moment is nu aangebroken.

Flierman merkt op dat de UR ook een eigen verantwoordelijkheid heeft en waar nodig tussentijds ook een actieve rol kan spelen door met reacties te komen.

•Instituten: Instituten van een breedte zoals de UR die kent kunnen niet na een periode van vijf jaar weer opgedoekt worden, er is tijd nodig om ze tot wasdom te laten komen. Maar binnen de instituten lopen programma’s die wel degelijk wijzigen.

Overigens moet niet al te veel gefocust worden op de inverdiencapaciteit, aldus Zijm. Het is zeer van belang dat ook wetenschappelijke criteria en het valorisatie-element een grote rol spelen bij de keuzes die de wetenschappelijk directeuren intern willen maken, naast het belang van het onderwijs. En waar het om gaat is dat het college ervoor kiest die keuzes met nadruk daar te laten maken waar ze gemaakt behoren te worden.

De voorzitter concludeert:

•Er komt in de komende weken nader overleg om te bezien of UR en college overeenstemming kunnen bereiken over de onderzoeksnota, en in relatie daarmee ook het verdeelmodel en het BBR. In de overlegvergadering van 26 juni a.s. wordt een en ander geagendeerd.

•Wat een rol moet spelen is:

-de zichtbaarheid van de instituutsraden

-de toetsbaarheid van afspraken tussen decanen en wetenschappelijk directeuren

-de toetsbaarheid van de scheidsrechtersrol van het college

-zicht op welke wijzigingen er aan de orde zijn ten opzichte van de besluitvorming in 2002.

•Er bestaat bij de UR geen behoefte om nog nader op de inhoudelijke aspecten van de onderzoeksnota in te gaan – dat is in voldoende mate gebeurd in commissieverband.

Tot slot brengt Visschedijk naar voren dat UReka een enigszins afwijkende mening heeft ten opzichte van het voorliggende concept-instemmingsbesluit, en wel als volgt:

•Ook UReka ziet wel knelpunten als het gaat om wie waarvoor verantwoordelijk is, en ook als het gaat om de medezeggenschap. Het is dan ook een goede zaak toetsbare criteria op te stellen.

•Op het punt van onderwijs, onderzoek, persoonlijke “bestuurlijke redelijkheid” verandert er volgens UReka niet zo veel – dat is iets wat in elke organisatie speelt.

•Doorslaggevend voor UReka is dat het nieuwe systeem goed moet passen binnen de organisatie.

•De wens voor meer gerichte keuzes in onderzoeksgebieden zou beter gerealiseerd kunnen worden als een wetenschappelijk directeur meer macht heeft op onderzoeksgebied.

Kortom: UReka zou bereid zijn in te stemmen met de Nota Onderzoeksbeleid.

Besluit:

De UR stemt in met het voorstel van het college om de instemmingsvraag aan te houden tot de overlegvergadering van 26 juni 2007.

Flierman geeft nog in overweging om in het conceptbesluit ook iets op te nemen over de inhoudelijke overwegingen die gemaakt zijn.

9.Schriftelijke rondvraagpunten (UR 07-205)

a. Overgang BIT van EWI naar MB

Zijm beaamt dat het de bedoeling was het penvoerderschap van de opleiding BIT van EWI naar MB over te laten gaan. Dat blijkt echter wat lastig te zijn, zodat de decanen de zaak hebben terugverwezen naar de meest betrokken hoogleraren. Over een week vindt daarover een gesprek met het CvB plaats.

De reden om het penvoerderschap – in ieder geval voor een bepaalde periode – te willen verplaatsen is dat de opleiding erg verweven is geraakt met INF, maar binnen Bedrijfskunde niet zo zichtbaar is als hij zou moeten zijn.

Er zal wel op korte termijn een beslissing genomen moeten worden. Het college zal er in de volgende overlegvergadering op terugkomen.

Ferreira Pires vraagt of het penvoerderschap niet transparant gemaakt kan worden door de studenten gebruik te laten maken van de faciliteiten van meerdere faculteiten. Zijm zegt het daar inhoudelijk wel mee eens te kunnen zijn, maar er ontstaan dan wel allerlei praktische problemen – het zonder meer gelijktrekken van een opleiding die zowel in een technische als een niet-technische faculteit loopt is heel lastig.

b. Voertaal in de medezeggenschap

UReka meldt dat de niet-Nederlandse studente inmiddels gekozen is in de faculteitsraad.

Flierman zegt toe hier zo spoedig mogelijk op terug te zullen komen, liefst in de volgende vergadering en anders direct na de zomer.

c. TOM

Volgens Zijm is er sprake geweest van slordig taalgebruik. Want er is geen sprake van een nieuwe opleiding. Het is de bedoeling mensen met een afwijkende vooropleiding zodanig op te leiden dat zij aan het eind van een termijn een reguliere bachelor kunnen gaan volgen. Zij zullen daartoe aan alle eisen moeten voldoen.

d. Catering

Van Ast legt uit dat het voorstel van het college is om medewerkers die vóór 1.1.1950 geboren zijn in UT-dienst te houden en te detacheren, en om andere medewerkers een materieel gelijkwaardige positie te bezorgen. De UT als werkgever zal dat moeten accorderen en met de individuele medewerkers tot overeenstemming moeten zien te komen.

Er wordt dus gekozen voor een gemengde oplossing. Het voorstel ligt nu bij het OPUT.

Poorthuis stelt vast dat de verstrekte informatie kennelijk niet duidelijk is geweest, waardoor onrust is ontstaan.

Destijds is gezegd, aldus de voorzitter, dat de productiekeuken en de Faculty Club wellicht zouden overgaan naar Drienerburght. Maar nu lijkt de keuze te zijn om beide zonder personeel uit te besteden. Wat is daarvan de reden?

Van Ast: Aan de directie en de raad van commissarissen van Drienerburght is gevraagd naar de mogelijkheden van koppeling te kijken. Men is daar nog mee bezig. Omdat er nog geen beslissing is gevallen zijn er op dit moment twee kavels: één met en één zonder personeel.

11.Rondvraag

Van Andel overhandigt aan het college het verkiezingsprogramma, waarin duidelijk wordt hoe de studenten de toekomst van de universiteit zien.

10.Bespreking Algemene gang van zaken – in aanwezigheid van de Raad van Toezicht (UR 07-174, UR 07-182)

De voorzitter heet een delegatie van de Raad van Toezicht, bestaande uit mevr. Sorgdrager en dhr. Van Amerongen, welkom.

In UR 07-182 heeft de UR een analyse gemaakt van de wijze waarop aan de UT wordt begroot en gereorganiseerd, en daaraan een tweetal stellingen gekoppeld. Daarnaast is er een stelling geformuleerd over bestuur en medezeggenschap, en ten slotte wordt er ingegaan op de inspraakmogelijkheden voor studenten. Op deze drie onderdelen wordt hieronder nader ingegaan.

1. Begroten en reorganiseren aan de UT

Van Amerongen meent dat het goed is verder vooruit te kijken; op dit moment is het beeld enigszins geflatteerd – dat gaat er straks wel anders uitzien. Wat daarnaast meespeelt is het feit dat de overheid niet erg duidelijk is over hoe de situatie er op de middellange en lange termijn uit gaat zien.

De UT had de nodige ambities, maar ook een groot onroerendgoedprobleem. Door krachtig beleid van het CvB kon het tij echter gekeerd worden. Er is nooit een beleid geweest van “besparen om te besparen”. Zorg over de continuïteit is ook nooit nodig geweest. Er wordt nu enige adempauze gecreëerd, maar uiteindelijk zullen de aangegane leningen uiteraard wel afgelost moeten worden.

Sorgdrager vult aan dat natuurlijk ook de RvT vindt dat er zo realistisch mogelijk begroot moet worden. En dat doet het college ook. Maar ook zij refereert aan het wisselende beleid van de overheid – als er dan ineens weer miljoenen binnenkomen voor iets, is het de kunst om dat dan maar weer op een goede manier weg te zetten… Natuurlijk is de UT bezig met een pijnlijke operatie, waarbij er helaas ook mensen moeten vertrekken. Daar zal dan ook voorzichtig mee om moeten worden gegaan.

Overigens is de organisatie er niet om werkgelegenheid in stand te houden, aldus Van Amerongen. De universiteit is er om onderwijs en onderzoek vorm te geven, en daarbij hoort een organisatie – maar het is niet andersom.

Flierman: Reorganiseren is een woord met een bepaalde juridische betekenis. Veranderingen doorvoeren in de organisatie doe je soms omdat je financiële situatie daartoe dwingt, maar ook omdat je impulsen aan de kwaliteit van onderwijs en onderzoek wilt geven. Dat laatste was het doel van de laatste organisatieverandering. Het is ook de taak van het college om op dat punt de organisatie altijd scherp te houden en de middelen die de universiteit daarvoor krijgt optimaal in te zetten voor de core business.

Wat de financiële situatie betreft: er moet gekeken worden naar de structurele positie, en die wordt beïnvloed door de personele situatie. Het is niet gemakkelijk om de goede mensen aan te trekken en het personeelsverloop dat op gang komt bij een dergelijke organisatieverandering gaat soms wat sneller dan gedacht, waardoor dat eerder wat oplevert.

Van Ast is het ermee eens dat het verschil tussen realisatie en begroting te groot is – hij heeft dat ook meerdere malen (onder meer in het UT-Nieuws) geuit. Maar daarmee is het nog niet fout. Het geeft ook een stukje stevigheid, en we moeten niet zo maar gaan potverteren.

De basis ligt ergens in 2002. Er kwam een heel nieuwbouwplan er een bleek een grote leencapaciteit mogelijk. Waarschijnlijk zal die niet helemaal gebruikt hoeven te worden, dus dat scheelt in rente. Maar momenteel is er sprake van enige vertraging in de bouw; bovendien zal er de komende twee jaren voor veel geld gebouwd gaan worden. Daarnaast wil de UT doorgroeien naar 10.000 studenten en ook dat vraagt de nodige voorinvestering in de zin van werving e.d. – de UT is nu wel in de positie om daarin te investeren. Ook zijn er meer mogelijkheden om te investeren in het primaire proces. De begrotingsrichtlijnen die in de volgende vergadering besproken zullen worden laten zien dat meer verwachte loon- en prijseffecten worden meegenomen. Vanaf 2008 zal het verschil tussen realisatie en planning dan ook naar verwachting veel kleiner zijn.

Wat 2007 betreft: waarschijnlijk zullen de renteaspecten e.d. t.o.v. de begroting wel meevallen. Bezien zal worden hoe de middelen zinvol besteed kunnen worden aan zaken die de universiteit toch wil gaan doen. Investeringen moeten zinvol zijn, en als die niet gevonden worden is het beter het geld vast te houden dan te zorgen dat het resultaat zakt “omdat het wat vervelend staat”.

De eigen vermogenspositie is momenteel gunstig, maar zal behoorlijk gaan zakken als het nieuwbouwplan gerealiseerd is – waarschijnlijk naar rond de 40%, en dat is gebruikelijk voor een organisatie als de universiteit.

Een van de stellingen van de UR is: “Om het draagvlak voor veranderingen niet te verspelen dienen bezuinigingstaakstellingen en daaruit voortvloeiende reorganisaties financieel beter onderbouwd te zijn dan in de afgelopen jaren het geval is.”

T.a.v. het draagvlak merkt Van Amerongen op dat bij een reorganisatie al snel de vraag gesteld zal worden of die wel nodig is. Maar de praktijk heeft laten zien dat de ingreep hard nodig was. En nog steeds is de normale bedrijfsvoering bij de technische faculteiten niet helemaal op peil.

Overigens stelt hij dat het bedrag van M€ 5 wordt ingezet in onderwijs en onderzoek, en dat is een andere insteek dan dat het voor de resultaten nodig zou zijn. Het is dus geen bezuiniging, maar een verschuiving.

De tweede stelling is: “De UT moet een beter, reëler begrotingsbeleid voeren, ook om zijn geloofwaardigheid ten aanzien van financiële claims naar de overheid niet te verliezen.”

Flierman is van mening dat het college zich behoorlijk heeft ingespannen om intern te communiceren wat er in het reorganisatieproces aan de orde was. Wat hem in de discussie erg is opgevallen is dat de mensen die onder druk komen te staan zich roeren, kritisch zijn en vragen of het allemaal nodig is. En dat is begrijpelijk. Maar persoonlijk vindt hij dat degenen die in het primaire proces staan zich nogal afzijdig houden c.q. neutraal opstellen. M.a.w.: je hoort vooral degenen die te verliezen hebben en minder degenen die te winnen hebben.

Vanuit de buitenwereld is er waardering voor het feit dat het college na de zorgen over huisvestings- en financiële positie nu orde op zaken stelt in eigen huis en de blik naar de toekomst richt.

Van Amerongen merkt nog op dat het in het bedrijfsleven zelden gebeurt dat als een bedrijf beter presteert, de organisatie zich zorgen maakt dat dat een verkeerde indruk zal maken naar de buitenwereld. Uiteraard is de buitenwereld heel blij met wat bij de UT gebeurt. Want nu kan ze bijvoorbeeld haar verplichtingen nakomen, worden er ambities uitgesproken en zijn er middelen om die ambities wellicht te realiseren.

2. Bestuur en medezeggenschap

De stelling van de UR luidt: “Bij het maken van bestuurlijke afspraken tussen decanen, WD-en en het college en bij het ontwerpen van de nieuwe bestuurlijke organisatie heeft het management te weinig aandacht voor draagvlak voor besluitvorming en adequate medezeggenschap op hoofdlijnen.”

Van Andel merkt ter aanvulling op dat er naar zijn mening drie fasen te onderscheiden zijn als het gaat om het maken van beleid, namelijk: (a) de vorming van beleid, (b) de inhoud van het beleid, (c) het omzetten van de inhoud in praktijk. Met name de laatste twee stappen dienen ook in de UR besproken te worden. Op dit moment lopen volgens hem de discussies vaak door elkaar heen, terwijl het van belang is de diverse stappen te scheiden.

Naar zijn mening zijn in de opbouw van de reorganisatie fouten gemaakt in de fase waarin tot beleid werd gekomen – dat kan ertoe leiden dat het vertrouwen geschaad wordt. En m.b.t. de uitvoeringsfase kan hij de Onderwijsnota noemen: over de inhoud bestond snel overeenstemming, maar de discussie ging over de uitwerking in de praktijk.

Flierman is het in z’n algemeenheid eens met de stelling dat het bestuurlijke beleidsproces kan worden onderscheiden in voorbereiding, inhoud en uitvoering. Het zou ook hem welkom zijn als die fasen in de discussie uit elkaar gehaald zouden kunnen worden. Kijkend naar het reorganisatieproces zijn er inderdaad verschillen in waardering als het gaat om de manier waarop het proces gevoerd is. Aangezien het onderscheid van belang is, dient in het proces ook een beslissing genomen te worden over de hoofdzaak alvorens de uitvoering te kennen – en dat was in het onderhavige proces wel eens het probleem.

Zijm gaat in op het voorbeeld van de Onderwijsnota, die inderdaad snel werd omarmd, waarna het op de uitvoering aankwam. Hij vindt het een teken van volwassenheid in de omgang tussen college en UR dat niet van tevoren alles wordt “dichtgetimmerd” – dat heeft mede geleid tot de prioriteiten zoals die in de implementatienota vastgelegd zijn. Wat de Nota Onderzoek betreft heeft hij zeer aangedrongen op een discussie over de inhoud en het doet hem genoegen dat die uitnodiging in tweede instantie is opgepakt.

Van Andel heeft het gevoel dat de discussie over wat het betekent op de werkvloer zoveel mogelijk vermeden wordt. Terwijl daarmee nu juist steun voor een plan gevonden kan worden. Volgens Flierman wordt die discussie niet gemeden; wel wordt in de organisatie met een aantal lagen gewerkt. Een bepaalde vertaling gebeurt op het niveau van faculteiten en instituten, en het college kan bepaalde dingen alleen achteraf c.q. indirect monitoren. Een en ander moet dan ook zodanig vorm gegeven worden dat het gesignaleerd wordt als dingen uit de hand dreigen te lopen – bijvoorbeeld door in te gaan op het signaal vanuit de UR dat er iets gedaan moet worden op het gebied van de medezeggenschap bij de instituten. Maar er moet ook ruimte gelaten worden, de universiteit is immers een organisatie van professionals en creativiteit moet niet al vooraf vermoord worden.

3. Inspraak studenten

De studenten vragen het college ervoor zorg te dragen dat zij in de toekomst eerder en beter bij bestuurlijke processen betrokken worden. Aanvullende vraag van Van Nierop: Ziet het college een grotere rol voor studenten in bijvoorbeeld het MT van de faculteit of misschien wel het UMT?

Flierman antwoordt dat het college daar niet een afgerond standpunt over heeft. Zeker als het gaat om het beleid van faculteiten waardeert het college het zeer dat studenten daarbij worden betrokken, en de decanen worden dan ook uitgedaagd om studenten in de discussie te betrekken. Iets anders is het om dat op centraal niveau te doen; immers, wat legitimeert dat een of twee studenten erbij betrokken worden? Dit laat onverlet dat het college met de UR spreekt, maar ook met de Student Union etc.

Van Ast vult aan dat in het kader van de reorganisatie studenten betrokken zijn bij twee projecten. Achteraf gezien had dat nog wel bij wat meer projectgroepen kunnen gebeuren.

De betrokkenheid van studenten is, vooral bij het onderwijsadministratieve deel en ict niet alleen goed geweest, maar heeft ook tot bepaalde inzichten geleid die er toe doen; bij de uitwerking van het implementatieplan zal dat ook wel blijken. Overigens is er wel sprake van structurele betrokkenheid op het gebied van sport en cultuur, ict e.d.

Zijm refereert nog aan de inspraak van studenten bij bijvoorbeeld het bindend studieadvies, de samenwerking met het hbo, aspecten van internationalisering; verder noemt hij het ontbijt met de rector.

Het punt is, volgens de voorzitter, dat vanuit het management vaak de procesgang wordt neergezet en dat studenten zich moeten melden om nog een voet tussen de deur te krijgen, vooral in de analyse en de discussiefase. Dat lijkt hem een verbeterpunt toe voor deze universiteit.

Als aanvullend discussiepunt brengt Van Amerongen in:

4. De rol van de Raad van Toezicht

Er is helemaal niet zo heel veel verschil in de rol van de RvT en die van de UR. Dat heeft te maken met de fase van de discussie die gevoerd wordt. Eigenlijk is die voor de RvT nog moeilijker dan voor de UR, want de UR-leden lopen de hele dag rond op de universiteit en kunnen dingen aan de orde stellen – de RvT is aangewezen op wat wordt aangereikt en kan daarop reageren.

In de laatste RvT-vergadering vond een interessante verkennende discussie plaats met het CvB over hoe de RvT zoveel mogelijk betrokken kan zijn bij zaken en waar de raad een wezenlijke toegevoegde waarde kan leveren als het gaat om het adviseren van het college. Wat de kwaliteit van beheer en cijfers betreft is er geen probleem, want de RvT beschikt over alle nodige stukken. Maar bij zaken die betrekking hebben op onderzoek en onderwijs ligt dat toch anders; de RvT vraagt dan ook altijd wat er speelt bij de UR en wat de belangrijkste discussiepunten zijn. De conclusie van de discussie luidde dat bij vacatures in de RvT op termijn geprobeerd zal worden meer deskundigheid op het gebied van onderwijs en onderzoek aanwezig te laten zijn.

Over 1,5 jaar treedt Van Amerongen af en hij is niet herkiesbaar. Er zal dan een nieuwe voorzitter moeten komen, hetgeen naar verwachting intern opgelost zal kunnen worden. Er ontstaat dan wel een positie vanuit de financiële hoek die opgevuld moet worden. Er wordt momenteel gewerkt aan de invulling van de vacature door het vertrek van dhr. Sistermans, en de vacature die daarna ontstaat zal dan opgevuld moeten worden vanuit de portefeuille wetenschappelijk onderzoek.

De UR is het graag eens met de constatering dat onderwijs en onderzoek, de primaire processen van de universiteit, beter vertegenwoordigd zouden moeten zijn in de RvT. Wellicht kan de UR zelf ook namen aandragen. Overigens is de UR al jaren voorstander van de mogelijkheid van voordracht voor de UR. Van Amerongen reageert met de opmerking dat het de Tweede Kamer is die over dat recht van voordracht beslist. Maar hij meent dat ook zonder dat recht de beide raden best dicht bij elkaar zullen kunnen komen. Verder merkt hij nog op dat de RvT van een universiteit vroeger in hoofdzaak een door de minister aangewezen orgaan was, maar nu wordt het toch meer gezien als een orgaan van de instelling zelf met voor de RvT de taak om met een voordracht voor leden te komen (waarna het nog wel de minister is die benoemt). De voorzitter geeft aan dat de vereniging van universiteitsraden voorstander is van benoeming van ten minste een derde van de RvT-leden op voordracht van de medezeggenschapsraden.

Volgens de voorzitter behoort een van de taken van de RvT te zijn het bemiddelen bij geschillen tussen UR en CvB (denk aan geschillen over instemmingsrecht t.a.v. reorganisaties en t.a.v. het verdeelmodel). Hij heeft begrepen dat de RvT daar anders over denkt, maar kent niet de precieze beweegredenen.

Van Amerongen legt uit dat dat te maken heeft met het feit dat in sommige situaties ook een formele beroepsgang mogelijk is – in een dergelijk geval weegt de RvT af of hij denkt al dan niet een verstandiger oordeel te kunnen hebben. Wat het verdeelmodel betreft heeft de RvT ervoor gekozen te bezien of dat proces niet tot een oplossing kon komen zonder zich ermee te bemoeien; de vraag is namelijk of de RvT daarin wel voldoende meerwaarde kan leveren. Toen er destijds een bestuurlijk conflict heerste ging het om personen en dan heeft een bemiddelaar niet direct grote materiedeskundigheid nodig om tot een oplossing te kunnen komen; bovendien heeft het college er ook zelf om gevraagd. Over het algemeen is het zo dat als het college expliciet een bemiddelende rol van de RvT vraagt, de raad dat verzoek ook vrijwel altijd zal honoreren. Bovendien is het de ervaring van Van Amerongen dat in een geval waarin de gemoederen enorm oplopen en de UR meent dat zo’n rol van de RvT zinvol is omdat een en ander dreigt te ontsporen, die rol dan ook wel gevonden wordt. Maar nogmaals: in principe stelt de RvT zich hierin terughoudend op.

12.Sluiting

Om 17.15 uur sluit de voorzitter de vergadering.

*****