agendapunten

Verslag interne 2007-05-08

logo Universiteitsraad UT

universiteitsraad

Griffie

Spiegel – kamer 500



Uw kenmerk


Telefoon

053 - 489 2027

Ons kenmerk

UR 07-164

Fax


Datum

9 mei 2007

e-mail

j.ribberink-vanmiddelkoop@utwente.nl

Verslag interne vergadering d.d. 08 mei 2007



Aanwezig: CC: M. Van Andel, G. Brinkman (later), L. Ferreira Pires, J. De Jong, D. Meijer (vz.), B. Pol, H. Poorthuis, F. Possel, B. Visser, H. Wormeester

UReka: W. Andringa, H. Hoogveld, S. Van Nierop, A. Van der Velde, G. Visschedijk

Campussy: M. Fonville (later), P. Stek

Griffie:, M. Peijster (verslag)

Afwezig: J. Ribberink (m.k.), H. Becht, (z.k.)




1. Opening 13.45 uur

De voorzitter opent de vergadering en heet allen welkom.

Vaststellen agenda. Toegevoegd worden de agendapunten 7a) discussienotitie FRUR vergadering 7b) Begroting en reorganisatie.


2. Mededelingen

- Donderdag 10 mei van 12.00 – 13.00 uur komt een delegatie van de PvdA op bezoek. Dick Meijer zou graag de te bespreken onderwerpen willen afstemmen. Zou dit 45 minuten voorafgaand aan het gesprek kunnen? Nee. Verzocht wordt dit aansluitend aan de vergadering te bespreken.

- 3TU masters. Er zijn nu twee adviezen binnen. Van FR CTW wordt nog een advies verwacht. Verdere besluitvorming c.q. afhandeling is gemandateerd aan het presidium.

- MESA+ heeft collectief het lidmaatschap van de IR opgezegd. De aanleidingen waren o.a. de late verlenging en het automatisme van goedkeuring hiervan, dat hierbij gehanteerd werd. Tevens vond men dat er weinig info en begeleiding vanuit de UR is. Men voelt weinig toegevoegde waarde binnen het instituut. Tijdens het gesprek dat vandaag gehouden is, is vooral gesproken over de wijzigingen die vanuit de nota onderzoek doorwerken in de instituten en faculteiten. De volgende zaken zijn afgesproken:

* de bevoegdheden en taken van de instituutsraden worden opnieuw bekeken en vastgesteld

* de contacten tussen IR's en de URaad zullen frequenter plaatsvinden

* de onderzoeknota zal aan de IR's worden toegezonden

* begin juni moet een bijeenkomst over de onderzoeksnota belegd worden. Besluitvorming hierover in de UR staat voor de juni vergadering gepland.

- De Veiligheidscommissie. Harm Hoogveld zal als studentlid plaatsnemen in deze commissie.


3. Verslag interne vergadering 2007-03-27 (UR 07-128)

Tekstueel.

Pag. 2 reg. 51. Het gaat niet om het Onderwijs Service Centrum maar om het Service Centrum Wetenschappelijke Informatievoorziening.

Pag. 4. reg. 9. "gemail" moet zijn "gemaild"

N.a.v.

Mededelingen.

- Het juridisch advies dat ingewonnen zou worden inzake de bevoegdheden meldt dat alleen via het officieel aangaan van een geschil deze problematiek behandeld kan worden. Wanneer er een geschil aangegaan wordt zal in eerste instantie de Raad van Toezicht moeten bemiddelen.

- Contactpersonen studenten decentrale raden. Annemiek van der Velde zal de lijst met namen mailen naar de Griffie.

Met inachtneming van bovenstaande wijzigingen wordt het verslag vastgesteld.


4. Postlijst in- en uitgaande post URaad. (UR 07-145)

Geen opmerkingen


5. Actiepuntenlijst (07-009, versie 3-4-2007)

Geen opmerkingen


6. Bespreking keuze interne/externe voorzitter UR 2007-2008 (UR 06-330)

De bedoeling van dit punt is dat er een keuze gemaakt wordt of er het komende jaar een interne of externe voorzitter de URaad voorzit. Vraag is wat wil men.

UReka. Zoals bekend wil UReka graag een extern voorzitter.

Campussy. Pieter Stek merkt op dat de keuze af hangt van de samenstelling van de raad en de personen die zich kandidaat stellen. De huidige voorzitter doet het goed. Hij zou op dit moment geen wijzigingen doorvoeren.

CC. Is voorstander van een intern voorzitter. Zij zijn tevreden met de huidige voorzitter.

De voorzitter geeft aan dat hij wel voorstander is van een open procedure. De kandidaten voor het voorzitterschap kunnen medewerkers of studenten zijn.


7. Verdeling budget 2007 partijen UR (UR 07 141)

Er is een Brief met aangepast voorstel van UReka ontvangen voor de verdeling van het budget van 2007. UReka geeft aan dat ze ondanks de afspraken dat gezamenlijk actie zou worden ondernomen ter promotie van de verkiezingen hiervoor geen budget extra willen uitgeven. Zij gingen uit van de veronderstelling dat het college hiervoor budget had. Campussy geeft aan dat er jaarlijks voor evt. nieuwe partijen budget moet zijn. Eveneens zou er meer Engelstalige informatie over de verkiezingen moeten komen. Campussy vindt wel dat er een algemeen budget vastgesteld zou moeten worden.

Dick Meijer legt de afgesproken verdeling nader uit.

Van CC volgt het voorstel om geen verdere uitgaven te doen dan de al uitgegeven € 1.600,-. De verdeling zou dan als volgt worden. Het budget van € 11.000,- : 2 = € 5.500,-. Van deze € 5.500,- - € 1.600,- = € 3.900,- : 2 = € 1.950,- resterend budget. De andere € 5.500,- wordt naar rato van de zetels verdeeld.

Allen gaan hiermee akkoord. UReka geeft aan in een volgende vergadering met een voorstel voor een andere verdeling van het budget te komen.


7a. Discussienotitie FR-UR vergadering

In voorliggende notitie wordt een voorstel gedaan hoe het overleg met de Faculteitsraden gestimuleerd kan worden. De notitie is tot stand gekomen na overleg met studenten en voorzitters van diverse raden. Frank Possel verzoekt om de nog openstaande vragen in te vullen.

Vanuit UReka wordt opgemerkt dat ook hieraan kosten zijn verbonden. Wie betaalt deze kosten. Tevens is men niet voor nog een extra informeel overleg er moet wel iets te bespreken zijn.

Campussy vraagt wat de meerwaarde van dit overleg is? Welke specifieke onderwerpen zijn hiervoor?

Men vindt het nuttig, goede contacten met de faculteitsraden te onderhouden maar heeft liever geen structureel extra overleg. Aangegeven wordt dat hiervoor de benoemde contactpersonen ingezet kunnen worden. Bij algemeen overkoepelende issues kan een speciale vergadering belegd worden. Misschien moet het eenmalig uitgeprobeerd worden. Of kan men via scholing iets regelen.

Afgesproken wordt een proefproject te starten. De behoefte aan overleg is er, maar het moet niet te veel en te vaak worden. De inhoud moet goed zijn. Misschien zou de nota onderzoek een goed issue zijn.

Frank Possel maakt een concreet voorstel en legt dit voor aan de Faculteitsraden.


7b. Begroting en reorganiseren (UR 07-118)

Dick Meijer geeft aan dat het hier om een procedurele afspraak gaat. Hij wil deze notitie gebruiken bij de besprekingen in het kader van de Algemene gang van zaken met de Raad van Toezicht. Hiervoor moet het stuk officieel als URaad stuk zijn vastgesteld. Iedereen gaat akkoord. Begroting en reorganiseren (UR 07-118) wordt besproken in de juni vergadering. Tevens wordt verzocht om andere onderwerpen/discussiepunten aan te dragen voor de bespreking met de leden van de Raad van Toezicht in juni.


8. Reorganisatie (UR 07-140, 07-152)

Er zijn diverse stukken van het CvB ontvangen. Tijdens de commissievergadering was geconstateerd dat er geen instemmingvraag gesteld was. Het college heeft dit alsnog gedaan met brief 378.790 (UR 07-152). Instemming wordt gevraagd voor:

- het instellen van Shared Service Centra op de UT

- nader onderzoek in te stellen naar het samenvoegen van de BOZ's in het Onderwijs Service Centrum

- het per oktober 2008 bespreken van een nieuw plan voor dit OSC

Herman Poorthuis geeft aan dat de personeelsgeleding het moeilijk vindt om een definitieve keus hierin te maken. Eigenlijk vindt men het plan nog steeds niet goed, waardoor men er niet mee zou willen instemmen. Diverse onderwijskundige zaken vragen om nadere discussie. Er moeten hierover duidelijke afspraken gemaakt worden. De Campus Coalitie heeft over de gehele procesgang rond de reorganisatie een Motie van Treurnis opgesteld met hierin diverse punten die mis zijn gegaan. Ze wilden dit aanbieden aan het college. CC heeft afgesproken dit op een ander moment te doen dan tijdens de overlegvergadering. Door de personeelsgeleding is een concept besluit opgesteld en door de studenten een advies. Deze worden besproken.

Bij overwegende dat:

Pt. 3: men is het er niet mee eens dat dit goede randvoorwaarden en succescriteria zijn. Tevens moet "te zijner tijd" gewijzigd worden in "jaarlijks".

Bij gehoord: moeten drie punten toegevoegd worden

Pt. 8: nader onderzoek kan niet leiden tot wijzigingen in de aantallen medewerkers die aangemerkt zijn als boventallig;

Pt. 9: de toezegging dat het archief geplaatst wordt onder de Bibliotheek

Pt. 10. dat de randvoorwaarden en succescriteria gewijzigd worden in meetbare criteria die jaarlijks geëvalueerd worden.

Bij besluit: dit moet anders geformuleerd worden. Moet in ieder geval negatief zijn.

Afgesproken wordt dat het personeel aansluitend aan de vergadering overleg heeft en zal besluiten of men wel of niet zal instemmen met het reorganisatieplan.

Herman Poorthuis past het concept besluit aan en is woordvoerder.

De studenten zullen het concept advies eveneens nog aanpassen, maar zullen positief adviseren. (Annemiek van der Velde)


10. Nota Onderzoeksbeleid 2007-2010 (UR 07-142)

Na de bespreking in de commissievergadering is voorliggend concept advies opgesteld. Er zijn vier belangrijke punten:

1. verschuiving van financiële macht van de decaan naar de WD;

2. geen integraal management;

3. geen medezeggenschap op de snijvlakken tussen Instituten en Faculteiten. Dit is niet wenselijk;

4. er ontstaat een kwetsbaarheid van het onderwijs door deze situatie.


UReka merkt op dat er door deze werkwijze veel af hangt van de persoonlijke samenwerking tussen de Decaan en de WD'n. De medezeggenschap op de snijvlakken is inderdaad niet goed geregeld. In de volgende cyclus moet instemming over de nota gegeven worden, nu zou inhoudelijk geadviseerd moeten worden.

CC merkt op dat er een kwetsbaarheid blijft voor het onderwijs. De middelen om te sturen zijn nu financieel. De WD kan veel bepalen binnen de leerstoelen maar heeft geen verantwoordelijkheid voor de personele gevolgen die dit met zich meebrengt. De decaan heeft slechts 1/3 aan middelen voor het onderwijs. Het evenwicht is zoek. De decaan moet hierbij onderhandelen met verschillende WD'n van diverse Instituten. De belangen die hierbij spelen zijn divers.

De medezeggenschap zou hierin een oplossing kunnen bieden. Ze moeten kunnen ingrijpen. Door bestuurlijke afspraken tussen decanen en WD'n worden diverse zaken al vastgelegd zonder dat hierover medezeggenschap nog mogelijk is. De WD'n krijgen een extra verantwoordelijkheid om het onderwijs binnen onderzoek ook te regelen. De doelen van de instituten passen niet bij de doelen van de faculteiten.

Er volgt een discussie over bovenstaande opmerkingen.

De voorzitter komt tot de conclusie dat: de verhoudingen qua macht tussen de decanen en WD'n verschuiven, de koppeling onderwijs en onderzoek onder druk komt te staan, bestuurlijke besluitvorming afhankelijk is van de persoonlijke relatie tussen decaan en WD'n, en medezeggenschap op gebieden binnen faculteit en instituut lastig is.

Afgesproken wordt dat Bernadette Pol en Luis Ferreira Pires het advies nog zullen aanpassen.

Luis Ferreira Pires is woordvoerder.


Omdat Herbert Wormeester op dit moment college geeft wordt het punt Implementatienota behandeld wanneer hij terug is.


12. Nota Project Branding UT (UR 07-144)

De nota is uitgebreid besproken in de commissie PSI. De vraag is of dit besproken moet worden? Het moet wel besproken worden in de overlegvergadering. Er zal een ongevraagd advies worden gegeven waarbij vooral het punt om het logo van de UT niet te wijzigen wordt meegedeeld.

Stefan van Nierop zal een kort advies schrijven en is woordvoerder.


13. Voortgang 3TU proces (UR 07-146)

De samenwerking tussen STW en 3TU wordt een goede zaak gevonden. Deze notitie hoeft niet geagendeerd te worden. Verder zijn er geen meldingen vanuit 3TU verband.


14. Schriftelijke rondvraagpunten.

Er zijn geen schriftelijke rondvraagpunten.


15. Rondvraag

- Wouter Andringa geeft aan dat er aanstaande vrijdag een 3TU.M vergadering is. Hij vraagt wie hem zou kunnen vervangen. Niemand kan. Dick Meijer merkt op dat hij, in tegenstelling tot eerdere berichten, wel aanwezig kan zijn.

- Stefan van Nierop. Hij merkt op dat er n.a.v. een schriftelijk rondvraagpunt Parkeerplaatsen een bijeenkomst is gehouden. Helaas was hier niemand van de vraagstellers aanwezig. Uitgelegd werd dat er bij de berekening een ander model is toegepast. Misschien zou het beter zijn dat de URaad voordat er schriftelijke vragen aan het college gesteld worden overleg met de beleidsmedewerkers over het onderwerp hebben. De vraag zal ook nog schriftelijk beantwoord worden door het college.

- Martijn van Andel merkt op dat hij "in de wandelgangen" heeft gehoord dat voor de overname van het cateringcontract de BV Drienerburght een kanshebber zou zijn? Niemand weet hier iets van. Martijn van Andel vraagt zich af of dit geen verkapte reorganisatie is? Afgesproken wordt dat mondeling naar de stand van zaken omtrent catering gevraagd zal worden.

Verder geen vragen.


11. Implementatienota Strategische Budgetten 2007/2008 (UR 07-143)

Herbert Wormeester geeft aan dat er geschoven wordt met gelden naar volgend jaar. Tevens spelen hier verschillende projecten. Toch is de samenvattende conclusie over deze notitie positief. De volgende vragen spelen nog: zijn dit alle projecten of worden ook nog andere projecten toegelaten? Hoe gaat het na afloop van de projecten met de voortgang (indalen in begroting eenheden)? Het gaat om bestuurlijk vormgegeven projecten en veel beleidsmatige zaken. Moeten deze activiteiten niet door de huidige formatie uitgevoerd worden? Moeten de genoemde projecten uit deze "pot" betaald worden? Misschien zou er een project gestart kunnen worden om meer project assistenten in te zetten? Of een project om de docent-contacturen te verhogen.

De voorzitter vraagt om de aangegeven discussiepunten op papier te zetten en een advies te formuleren. Herbert Wormeester zal dit doen.

Herbert Wormeester merkt op dat in de commissievergadering is afgesproken om de discussie over het voorschot dat het college neemt op gelden voor 2009 e.v. te voeren bij het punt verdeelmodel.

Herbert Wormeester zal ook woordvoerder zijn.


16. Sluiting 16.15 uur