reacties van de raad

5. Brief UR Reorganisatieplan advies

logo Universiteitsraad UT

universiteitsraad

Griffie

Spiegel – kamer 500



Aan het College van Bestuur,



Uw kenmerk


Telefoon

053 - 489 2027

Ons kenmerk

UR 07-119

Fax


Datum

29 maart 2007

e-mail

j.ribberink-vanmiddelkoop@utwente.nl

Betreft: Reorganisatieplan Efficiënte, Moderne Bedrijfsvoering



Geacht college,


Op 16 maart 2007 hebben wij van u het Reorganisatieplan Efficiënte, Moderne Bedrijfsvoering (d.d. 15 maart 2007 met kenmerk 378360) ontvangen met daarbij het verzoek om advies. In de speciale, gecombineerde commissie vergadering van FVA en PSI op 21 maart jl. hebben we het plan besproken en zijn enkele vragen gesteld, waarop geruststellende antwoorden zijn gegeven. Er resteren echter punten, waarover het college en de UR van mening (blijven) verschillen.

In de onderstaande tekst geven wij die punten weer in een aantal overwegingen, ter onderbouwing van de daaropvolgende conclusie, het advies. Het advies houdt in, dat het plan op essentiële onderdelen wordt bijgesteld, voordat het ter instemming aan de UR wordt voorgelegd.


CONCEPT-ADVIES :

De Universiteitsraad


gezien:

-de brief Reorganisatieplan Efficiënte, Moderne Bedrijfsvoering d.d. 16 maart 2007, kenmerk 378.358

-het Reorganisatieplan Efficiënte, Moderne Bedrijfsvoering d.d. 15 maart 2007, kenmerk 378.360;


gehoord:

-de beraadslagingen;

-de toezegging dat er geen (PC-)werkplekken voor studenten zullen verdwijnen, maar dat geleidelijk de beschikbare PC’s zullen worden vervangen door hulpmiddelen voor het ergonomisch verantwoord gebruik van Laptops op die werkplekken;

-de bevestiging van het college dat de gewijzigde tekst ten aanzien van de taken van de secretaris gelezen moet worden als een tegemoetkoming aan het advies van de Universiteitsraad, dat de secretaris verantwoordelijk is voor de onderlinge beleidsmatige afstemming tussen de toekomstige service centra over de totale dienstverlening;

-de toelichting van het college op de belangrijke rol die de medezeggenschap moet kunnen vervullen bij het verdere implementatietraject van deze reorganisatie en de nadrukkelijk gegeven opdracht aan de kwartiermakers om hiermee op een verantwoorde wijze rekening te houden bij de uitvoering van hun opdracht;


overwegend dat:

-in een reorganisatieplan inhoudelijke argumenten aangevoerd moeten worden voor de keuze voor de in een dergelijk plan voorgestelde nieuwe organisatievormen;

-

-aan deze inhoudelijke argumentatie direct duidelijk randvoorwaarden verbonden kunnen worden voor de implementatie en daarmee het welslagen van de reorganisatie;

-deze randvoorwaarden in een later stadium als evaluatiecriteria gebruikt kunnen worden;

-de combinatie van inhoudelijke argumentatie en bijbehorende randvoorwaarden tot verheldering leidt, waardoor de discussie rondom de implementatie concreter en daardoor efficiënter gevoerd kan worden;

-een duidelijke onderbouwing van plannen tot meer draagvlak kan leiden;

-de huidige argumentatie in het reorganisatieplan betreffende shared service centra beperkt is tot "het is de meest voor de hand liggende vorm", "het sluit aan bij de trend in andere organisaties" en "andere alternatieven achten wij niet wenselijk";

-de huidige randvoorwaarden voor shared service centra beperkt zijn tot voorwaarden die het college zelf stelt, en de voorwaarden die uit de gekozen organisatievorm volgen niet benoemd worden;

-het college vastbesloten is om de dienstverlening in de toekomst onder te brengen in shared service centra;

-het college alle beleidsvoorbereiding centraal wil onderbrengen in de dienst Strategie en Coördinatie, maar daarbij om onduidelijke redenen de F- en de P-kolom uitzondert;

-een echt oordeel over de kwaliteit van dienstverlening als gevolg van deze reorganisatie pas te geven is als er meer duidelijkheid is over de implementatie;

-het college al heeft aangegeven dat zij een serieuze rol ziet weggelegd voor de medezeggenschap tijdens de gehele overgang van de huidige naar de nieuwe situatie;

-we het eens zijn over het feit dat moderne organisaties in een voortdurend veranderingsproces behoren te zitten om te komen tot de meest efficiënte bedrijfsvoering, maar dat wij het waarschijnlijk nooit eens zullen worden over de noodzaak van deze reorganisatie en de hoogte van de bezuinigingstaakstelling;

-de beoogde efficiencyslag slechts te realiseren zal zijn, als de juiste voorzieningen op ICT-gebied daadwerkelijk beschikbaar zijn;

-de ingeschatte personeelsreductie grotendeels afhangt van ICT systemen die niet op korte termijn ingevoerd kunnen worden;

-de haalbaarheid van de 5 M€ bezuiniging met het voorliggende plan in het geheel niet hard gemaakt kan worden;

-de beoogde personeelsreductie waarschijnlijk kan worden gerealiseerd door gebruik te maken van “natuurlijk verloop”;


adviseert:

1.In het reorganisatieplan per shared service centrum (OSC, ICT, SWI) duidelijk en toetsbaar aan te geven waarom in dit geval een shared service centrum de beste organisatievorm is en onder welke randvoorwaarden dit geldt;

2.een eenheid secretaris te vormen zoals beschreven in het reorganisatieplan met voor de secretaris de duidelijke opdracht om ook beleidscoördinerend op te treden waar het gaat om onderlinge afstemming tussen de service centra voor wat betreft de te leveren diensten en de vorm waarin dit gebeurt;

3.met de faculteiten tot overeenstemming te komen over de nodige en gewenste kernfuncties (zoals decaan, directeur bedrijfsvoering, controller, opleidingsdirecteur) binnen de faculteit, voorzover deze nodig zijn voor goed overleg tussen het college en haar beleidsstaf enerzijds en de faculteiten anderzijds, waarbij met name gelet dient te worden op een evenwichtige vertegenwoordiging van onderwijs en onderzoek, maar ook op de bijbehorende dienstverlening;

4.de CCO, als belangrijk overlegorgaan waarin onderwijs gerelateerde zaken aan de orde worden gesteld, in stand te houden;

5.over te gaan tot de inrichting van de concerndirecties zoals beschreven in het reorganisatieplan;

6.speciale aandacht te geven aan de afstemming tussen de concerndirecties en faculteiten m.b.t. de keuze en ontwikkeling van instellingssystemen, samen met de coördinator van de groep die de instellingssystemen binnen het ICTS beheert;

7.te starten met het opstellen van een implementatieplan voor het in het reorganisatieplan beschreven ICTS, met de bedoeling de gehele ICT-dienstverlening voor de UT hierin onder te brengen;

8.niet over te gaan tot een reductie van werkplekken voordat is aangetoond dat dit mogelijk is zonder de dienstverlening voor studenten op dit punt te verminderen;

9.op de korst mogelijke termijn afspraken te maken over wezenlijke keuzes zoals de standaardisatie van het dienstverleningspakket, de nieuw in te voeren ondersteunende systemen (Sakai?) en de aanpassing in het verdeelmodel aansluitend op de gewenste organisatiestructuur;

10.te starten met een nader onderzoek naar de mogelijke inrichting van een OSC, in samenspraak met de medewerkers die nu de onderwijsondersteuning verzorgen en met de bedoeling te komen tot een nieuw uitgewerkt voorstel voor het inrichten en implementeren van een OSC, met meer draagvlak dan het huidige voorstel en dit uitgewerkte voorstel op een later tijdstip ter instemming voor te leggen;

11.het Servicecentrum voor Wetenschappelijke Informatievoorziening in te stellen en dit centrum een leidende rol te geven ten aanzien van aspecten van digitalisering van informatie, waar het gaat om collectievorming, duurzame opslag en brede ontsluiting ook binnen verschillende werkprocessen en als logisch gevolg daarvan de archieffunctie van de UT te verplaatsen van het FB naar het SWI;

12.de plannen voor de nieuwe inrichting van het Facilitair Bedrijf uit te werken in overleg met de betrokken medewerkers, met als opdracht de dienstverlening in uitvoeringsvorm zoveel mogelijk in lijn te brengen met de inrichting van de andere servicecentra (FO/BO);

13.om het deel van de bezuiniging dat in de eerste jaren niet gehaald zal worden niet zondermeer vanuit de reserves aan te vullen tot een bedrag van 5 M€;

14.voor bovenstaande uitwerking van plannen aan te geven op welke “points of no return” de medezeggenschap vorm wordt gegeven, zowel in het overgangstraject als in de uiteindelijke situatie, met duidelijke tijdspaden die gevolgd dienen te worden en met een duidelijke beschrijving van het soort bevoegdheid dat voor de verschillende onderdelen van toepassing zal zijn (informatie, advies, dan wel instemming);

15.in de hele overgang van de huidige naar de nieuwe situatie voortdurend te sturen op het minstens gelijkwaardig en continu beschikbaar houden van de dienstverlening en onnodige risico’s daarbij te vermijden;

16.het risico van kwaliteitsverlies van de dienstverlening tot een minimum te beperken door vrijkomende functies door natuurlijk verloop standaard in te blijven vullen, tenzij duidelijk is dat er een efficiëntieslag is gemaakt waardoor de functies overbodig zijn geworden;

17.een beschrijving te geven van de (her)plaatsingsprocedures die gevolgd zullen worden en aan te geven hoe het sociaal plan hierbij een vangnet vormt voor individuele gevallen waarbij (her)plaatsing niet mogelijk blijkt;

18.het sociaal plan ter informatie aan de UR voor te leggen voor de instemmingvraag wordt gesteld.


Met vriendelijke groet,

namens de Universiteitsraad,


ir. T.M.J. Meijer

voorzitter