agendapunten

Nota Voorbereiding voorjaarsoverleg 2007












Nota Voorbereiding Voorjaarsoverleg 2007






































ABZ

Februari 2007

1.Inleiding

De voorliggende nota Voorbereiding Voorjaarsoverleg 2007 is geschreven met het oog op de overlegronde in mei tussen het College van bestuur en de eenheden over de jaarverslagen (toelichting jaarrekening) en onderliggende jaarrekeningen. In bijlage 1 is het tijdschema voor de overleggen opgenomen.


In het voorjaarsoverleg worden de jaarverslagen inclusief de onderliggende jaarrekeningen van de eenheden besproken met het College van Bestuur. Het voorjaarsoverleg heeft de volgende doelen: (i) goedkeuren van de jaarverslagen van de eenheden en daarmee decharge verlenen aan de decaan dan wel wetenschappelijk directeur en (ii) monitoring van de voortgang van het lopende begrotingsjaar. Als bestuurlijke kaders voor het voorjaarsoverleg gelden het Instellingsplan 2005-2010 en de Bestuurlijke Agenda 2006-2007.


Tijdens het voorjaarsoverleg wordt daarmee in de eerste plaats teruggeblikt op het afgelopen jaar en bezien in hoeverre de eenheden de in het najaarsoverleg 2005 gemaakte prestatie-afspraken hebben gerealiseerd. In de tweede plaats worden zo nodig afspraken gemaakt over de bijsturing van de voortgang in het lopende begrotingsjaar.


Er zullen in 2007 geen voorjaarsoverleggen met de diensten plaatsvinden. In plaats daarvan zal voor elke dienst een zogenaamde nota van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekening en toelichting (zie bijlage 5) worden opgesteld, waarin met name zal worden ingegaan op de financiële en personele aspecten. Deze nota zal aan de betreffende dienstdirecteur ter beschikking worden gesteld. Eventuele probleempunten naar aanleiding van de nota kunnen in het reguliere werkoverleg tussen dienstdirecteur en betreffende portefeuillehouder aan de orde worden gesteld.


2.Agendavoorstel voorjaarsoverlegronde 2007

Aan de faculteiten en instituten is ter voorbereiding op de overleggen gevraagd een korte toelichting bij de jaarrekening te schrijven, waarbij (indien en voor zover relevant) wordt ingegaan een aantal deel-onderwerpen uit de Bestuurlijke Agenda 2006/2007 (zie bijlage 2 en 3). Daarbij wordt aandacht gevraagd voor de vraag in hoeverre doelstellingen en prioriteiten op het gebied van deze deel-onderwerpen bereikt zijn in 2006 en met welke inzet van middelen dit is geschied. Daarnaast is aan de faculteiten en instituten gevraagd dit te onderbouwen aan de hand van de realisatiecijfers van de prestatie-indicatoren op de verschillende deel-onderwerpen uit de Bestuurlijke Agenda (zie bijlage 4).

Hierbij wordt de lijn, zoals geschetst in de Nota Begrotingsrichtlijnen 2007, voortgezet. De faculteiten en instituten zijn gevraagd de prestatie-indicatoren te voorzien van realistische streefwaarden voor de korte termijn (2007) en de middellange termijn (2010). Tijdens de voorjaarsoverleggen zullen deze streefwaarden besproken worden in het licht van soortgelijke streefwaarden voor de UT als geheel. Zoals in de Nota Begrotingsrichtlijnen is toegelicht, betreft dit de indicatoren die op dit moment betrouwbaar uit de instellingssystemen afgeleid kunnen worden. In het kader van het Project Institutional Research 2006 - 2010 wordt deze set in de komende jaren geleidelijk uitgebreid.


In § 2.1 wordt de algemene agenda voor de voorjaarsoverleggen met de faculteiten toegelicht. In § 2.2 wordt de algemene agenda voor de voorjarsoverleggen met de instituten toegelicht. De faculteiten en instituten worden nadrukkelijk uitgenodigd om met een brede delegatie de overleggen bij te wonen.


2.1Algemene agenda voorjaarsoverleg faculteiten

1) Opening en vaststelling van de agenda

De eenheden worden uitgenodigd ook eigen agendapunten aan de orde te stellen. Om een adequate voorbereiding door het college mogelijk te maken, dienen deze agendapunten uiterlijk een week voor het overleg aan het college kenbaar te worden gemaakt (liefst gelijktijdig per e-mail naar de concerndirecties).


2)Korte presentatie door decaan

In deze presentatie dient de focus te liggen op de bijdrage van de betreffende eenheid in 2006 aan de realisatie van de Bestuurlijke Agenda 2006/2007 en gerelateerd aan de afspraken die zijn gemaakt in het najaarsoverleg 2005. Vervolgens dient kort het lopende jaar en zo mogelijk al een doorkijkje naar 2008 aan de orde te worden gesteld. Gevraagd wordt om aan te geven welke conclusies de decaan verbindt aan het voorgaande en welke maatregelen hij voorstelt.


3)Bestuurlijke Agenda 2006/2007

Aan de hand van de toelichting op de jaarrekening wordt teruggeblikt op het afgelopen jaar.

Onderwerpen die aan de orde komen zijn:

a.Kwaliteit van onderwijs: (i) Rendement en studiebegeleiding; (ii) Kwaliteitszorg; (iii) Studentvolgsystemen; (iv) Flexibilisering.

b.Kwaliteit van onderzoek: (i) Uitwerking onderzoek 3TU thema’s (CoC’s/CoE’s).

zie verder onder “groei”.

c.Groei: (i) instroom (incl. groeiambitie instroom 2007); (ii) nieuw onderzoek n.a.v. “al het onderzoek in instituten”; (iii) integratie disciplines (gamma/beta); (iv) integratie op toepassingsgebieden (m.n. gezondheid).

d.Internationalisering: (i) internationale uitwisseling; (ii) internationalisering curriculum (m.n. de onderwijssamenwerking met buitenlandse partners); (iii) engelstaligheid van docenten en medewerkers; (iv) engelstalige informatievoorziening (in relatie tot gedragscode internationale studenten.

e.Bedrijfsvoering: (i) ontwikeling jong talent; (ii) management development en leiderschap; (iii) doorstroom vrouwen; (iv) financiën.

f.Ondernemen en samenwerken: stimuleren ondernemerschap.


4)Rondvraag

Spreekt voor zich.


2.2Algemene agenda voorjaarsoverleg instituten

1)Opening en vaststelling van de agenda

De eenheden worden uitgenodigd ook eigen agendapunten aan de orde te stellen. Om een adequate voorbereiding door het college mogelijk te maken, dienen deze agendapunten uiterlijk een week voor het overleg aan het college kenbaar te worden gemaakt (liefst gelijktijdig per e-mail naar de concerndirecties).


2)Korte presentatie door wetenschappelijk directeur

In deze presentatie dient de focus te liggen op de bijdrage van de betreffende eenheid in 2006 aan de realisatie van de Bestuurlijke Agenda 2006/2007 en gerelateerd aan de afspraken die zijn gemaakt in het najaarsoverleg 2005. Vervolgens dient kort het lopende jaar en zo mogelijk al een doorkijkje naar 2008 aan de orde te worden gesteld. Gevraagd wordt om aan te geven welke conclusies de wetenschappelijke directeur verbindt aan het voorgaande en welke maatregelen hij voorstelt.


3)Bestuurlijke Agenda 2006/2007

Aan de hand van de toelichting op de jaarrekening wordt teruggeblikt op het afgelopen jaar.

Onderwerpen die aan de orde komen zijn:

a.Kwaliteit van onderzoek: (i) Uitwerking onderzoek 3TU thema’s (CoC’s/CoE’s).

zie verder onder “groei”.

b.Groei: (i) nieuw onderzoek n.a.v. “al het onderzoek in instituten”; (ii) integratie disciplines (gamma/beta); (iii) integratie op toepassingsgebieden (m.n. gezondheid).

c.Internationalisering

d.Bedrijfsvoering: (i) financiën.

e.Ondernemen en samenwerken: stimuleren ondernemerschap.


4)Rondvraag

Spreekt voor zich.


3.Overzicht voor het voorjaarsoverleg 2007

Ten behoeve van de voorbereiding door de eenheden op de voorjaarsoverleggen zal een aantal dagen voor het daadwerkelijke voorjaarsoverleg via de mail een nader voor de betreffende eenheid ingevulde agenda worden verzonden. In deze agenda zal o.a. worden verwezen naar onderstaande relevante bijlagen, die reeds in het bezit van de eenheden zijn:

Jaarverslag/toelichting op de jaarrekening 2006;

Verslag najaarsoverleg 2005;

Verslag najaarsoverleg 2006;

Exploitatieoverzicht 2006;

Batenoverzicht en cashflow ontwikkeling 2006.

Bijlage 1

Tijdschema voorjaarsoverleg 2007


datum


tijd

overleg met

woensdag 9 mei

14.30 – 15.30


15.30 – 18.00

IMPACT


CTW


maandag 14 mei

09.00 – 11.30


11.45 – 12.45


13.45 – 16.15


16.30 – 17.30


TNW


MESA+


EWI


CTiT


Dinsdag 15 mei

09.00 – 11.30


11.45 – 12.45

MB


IGS


maandag 21 mei



08.45 – 11.15


11.30 – 12.30


12.45 – 13.45


GW


IBR


BMTI



(De bijeenkomsten vinden plaats in Vleugel, vergaderzaal 100)


Bijlage 2

Stramien toelichting jaarrekening 2006 voor faculteiten


Het stramien volgt de onderwerpen van de Bestuurlijke Agenda 2006-2007, waarbij door het College van Bestuur onderstaande focus voor het voorjaarsoverleg 2007 is aangebracht. Bijbehorende prestatie-indicatoren worden als aparte bijlage opgenomen (zie bijlage 4). De Prestatie-indicatoren zijn nog in ontwikkeling. Hiertoe loopt het project Institutional Research 2006-2010.

Bij alle onderstaande onderwerpen wordt aandacht gevraagd voor de concrete bijdrage van de faculteiten aan de realisatie van de Bestuurlijke Agenda in 2006. Daarbij wordt ook aandacht gevraagd voor de vraag met welke inzet van middelen deze bijdrage in 2006 gerealiseerd is. Zoals hierboven reeds is aangegeven wordt aan de faculteiten gevraagd de bijdrage aan de Bestuurlijke Agenda te onderbouwen aan de hand van prestatie-indicatoren.


A.Onderwijs

Hier wordt ingegaan op het verloop van, en activiteiten die zijn ondernomen voor verhoging respectievelijk verbetering van:

1.Rendement en studiebegeleiding;

2.Kwaliteitszorg;

3.Studentvolgsystemen;

4.Flexibilisering.


Relevante prestatie-indicatoren:

Staf-student-ratio

Eerstejaars bachelors (excl.premaster)

Eerstejaars masters


B.Onderzoek

Hier wordt ingegaan op de bijdrage aan:

Uitwerking onderzoek 3TU thema’s (CoC’s/CoE’s)


Zie verder ook de onderwerpen onder Groei.


Relevante prestatie-indicatoren:

Aantal promoties

Aantal promoties per oz-fte vast

Aantal wetenschappelijke publicaties per oz-fte


C.Groei

Hier wordt ingegaan op de bijdrage aan:

1.Instroom (incl. de groeiambitie instroom 2007);

2.Nieuw onderzoek;

3.Integratie van disciplines (gamma/bèta);

4.Integratie op toepassingsgebieden (m.n. gezondheid).


Relevante prestatie-indicatoren:

Eerstejaars bachelors (excl.premaster)

Eerstejaars masters


D.Internationalisering

Hier wordt ingegaan op het verloop van, en activiteiten ter verhoging en verbetering van:

1.Internationale uitwisseling.


Hiernaast wordt ingegaan op de bijdrage aan:

2.Internationalisering curriculum (m.n. de onderwijssamenwerking met buitenlandse partners);

3.Engelstaligheid van docenten en medewerkers;

4.Engelstalige informatievoorziening (in relatie tot gedragscode internationale studenten).


Relevante prestatie-indicatoren:

Percentage buitenlandse studenten

Percentage buitenlandse aio’s

Percentage buitenlands wp (excl. aio’s)


E.Bedrijfsvoering

Hier wordt ingegaan op de bijdrage aan:

1.Ontwikkeling jong talent;

2.Management development en leiderschap;

3.Doorstroom vrouwen;

4.Personeelsformatie;

De faculteit geeft een toelichting bij de afwijkingen die zijn opgetreden in de formatie t.o.v. de begrote formatie.

Hierbij wordt aangegeven:

of de afwijkingen een tijdelijk dan wel structureel karakter hebben;

op welke wijze de dekking van toekomstige kosten plaatsvindt.

Verder komen organisatievernieuwing, organisatieontwikkeling, professionalisering en Arbo en milieu aan de orde.

5.Financiën

In de toelichting wordt de volgende informatie opgenomen.

Analyse van de cashflow: zoals deze blijkt uit de jaarrekening versus begroting en budget­rapportages. De onderstaande tabel dient te worden opgenomen met een verklaring van de ontwikkeling in het verslagjaar van de verschillende cashflow-onderdelen.



Begroting

2006

1e budget-

rapportage

2e budget-

rapportage

3e budget-

rapportage

Jaarrekening

2006

A. Exploitatieresultaat






B. Afschrijvingen






C. Investeringen






Totale cashflow (A+B-C)












Algemene Reserve






Integrale budgetanalyse: relevante afwijkingen tussen gerealiseerde lasten en baten versus de begroting 2006 en het voorgaande realisatiejaar 2005. Van belang is dat de relevante afwijkingen in samenhang worden gebracht met het gerealiseerde beleid over het verslag­jaar 2006. Conform het UT-beleid wordt hierbij een volledig integrale benadering van de ba­ten en lasten toegepast.

Resultaatspecificatie: gespecificeerd naar structurele en/ of incidentele oorzaken, normale bedrijfsvoering en specifieke activiteiten. Faculteiten geven verder aan in hoeverre en op welke wijze de eventuele be­zuinigingstaakstelling is gerealiseerd.

Beheer algemene reserve: toelichting op de ontwikkelingen in het jaar 2006 en volgende jaren.

Risicoparagraaf: mogelijke risico's die zich op korte en lange termijn voordoen.


Relevante prestatie-indicatoren:

Percentage vrouwen in hogere functies

Exploitatieresultaat


F.Ondernemen en samenwerken

Hier wordt ingegaan op de bijdrage aan:

1.Stimuleren van ondernemerschap


Nog geen relevante prestatie-indicatoren beschikbaar

Bijlage 3

Stramien toelichting jaarrekening 2006 voor instituten


Het stramien volgt de onderwerpen van de Bestuurlijke Agenda 2006-2007, waarbij door het College van Bestuur onderstaande focus voor het voorjaarsoverleg 2007 is aangebracht. Bijbehorende prestatie-indicatoren worden als aparte bijlage opgenomen (zie bijlage 4). De Prestatie-indicatoren zijn nog in ontwikkeling. Hiertoe loopt het project Institutional Research 2006-2010.


Bij alle onderstaande onderwerpen wordt aandacht gevraagd voor de concrete bijdrage van de instituten aan de realisatie van de Bestuurlijke Agenda in 2006. Daarbij wordt ook aandacht gevraagd voor de vraag met welke inzet van middelen deze bijdrage in 2006 gerealiseerd is. Zoals hierboven reeds is aangegeven wordt aan de instituten gevraagd de bijdrage aan de Bestuurlijke Agenda te onderbouwen aan de hand van prestatie-indicatoren.


A.Onderzoek

Hier wordt ingegaan op de bijdrage aan:

Uitwerking onderzoek 3TU thema’s (CoC’s/CoE’s)


Zie verder ook de onderwerpen onder Groei.


Relevante prestatie-indicatoren:

Aantal promoties

Aantal promoties per oz-fte vast

Aantal wetenschappelijke publicaties per oz-fte


B.Groei

Hier wordt ingegaan op de bijdrage aan:

1.Nieuw onderzoek (M.n. bijdrage aan onderzoek dat in 2007 zal worden ondergebracht vanuit het adagium “al het onderzoek in instituten”);

2.Integratie van disciplines (gamma/bèta);

3.Integratie op toepassingsgebieden (m.n. gezondheid).


Nog geen relevante prestatie-indicatoren beschikbaar


C.Internationalisering


Relevante prestatie-indicatoren:

Percentage buitenlandse aio’s

Percentage buitenlands wp (excl. aio’s)


D.Bedrijfsvoering

Hier wordt ingegaan op:

1.Financiën.

In de toelichting wordt de volgende informatie opgenomen.

Analyse van de cashflow: zoals deze blijkt uit de jaarrekening versus begroting en budget­rapportages. De onderstaande tabel dient te worden opgenomen met een verklaring van de ontwikkeling in het verslagjaar van de verschillende cashflow-onderdelen.



Begroting

2006

1e budget-

rapportage

2e budget-

rapportage

3e budget-

rapportage

Jaarrekening

2006

A. Exploitatieresultaat






B. Afschrijvingen






C. Investeringen






Totale cashflow (A+B-C)












Algemene Reserve







Integrale budgetanalyse: relevante afwijkingen tussen gerealiseerde lasten en baten versus de begroting 2006 en het voorgaande realisatiejaar 2005. Van belang is dat de relevante afwijkingen in samenhang worden gebracht met het gerealiseerde beleid over het verslag­jaar 2006. Conform het UT-beleid wordt hierbij een volledig integrale benadering van de ba­ten en lasten toegepast.

Resultaatspecificatie: gespecificeerd naar structurele en/ of incidentele oorzaken, normale bedrijfsvoering en specifieke activiteiten. Instituten geven verder aan in hoeverre en op welke wijze de bezui­nigingstaakstelling is gerealiseerd.

Beheer algemene reserve: toelichting op de ontwikkelingen in het jaar 2006 en volgende jaren.

Risicoparagraaf: mogelijke risico's die zich op korte en lange termijn voordoen.


Relevante prestatie-indicatoren:

Exploitatieresultaat


E.Ondernemen en samenwerken

Hier wordt ingegaan op de bijdrage aan:

1.Stimuleren van ondernemerschap


Nog geen relevante prestatie-indicatoren beschikbaar






Bijlage 4


Prestatie-indicatoren per eenheid per hoofdthema Bestuurlijke Agenda 2006/2007


Prestatie-indicator

Realisatie 2003

Realisatie 2004

Realisatie 2005

Realisatie 2006

Ambitie 2007

Streefdoel Instellingsplan 2005-2010/BA/Nota diversiteit, kwaliteit en groei

1. Kwaliteit van onderwijs*







1.1 Bachelor-rendement

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.


75%

1.2 Master-rendement

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.


90%

1.3 Staf-student ratio






Wordt nader ingevuld








2. Kwaliteit van onderzoek







2.1 Aantal promoties







2.2 Aantal promoties per HGL-fte






Wordt nader ingevuld

2.3 Aantal wetenschappelijke publicaties per oz-fte






Wordt nader ingevuld








3. Groei







3.1 Eerstejaars bachelors (exc. premaster)






2.200

3.2 Eerstejaars masters






2.000 (1.150 intern en 850 extern)








4. Internationalisering







4.1 Percentage buitenlandse studenten






Wordt nader ingevuld

4.2 Percentage buitenlandse aio’s






Wordt nader ingevuld

4.3 Percentage buitenlands wp (excl. aio’s)














5. Bedrijfsvoering







5.1 Percentage vrouwen in hogere functies







5.2 Exploitatieresultaat














6. Ondernemen en samenwerken***







Vooralsnog geen pi’s






n.v.t.


* Op dit moment is meting van het bachelor-rendement en het master-rendement nog niet zinvol