2. Brief UR advies reorganisatieplan

universiteitsraad

Griffie

Spiegel – kamer 500

Aan het College van Bestuur

Betreft: Reorganisatieplan EMB

Geacht college,

De Universiteitsraad is blij dat in het aan ons voorgelegde reorganisatieplan een gedeelte van de adviezen gegeven door de Universiteitsraad uitgewerkt terug te vinden zijn. De Universiteitsraad is van mening dat t.o.v. de voorgaande versie het plan meer samenhang en duidelijkheid heeft gekregen.

Als voorbereiding op zijn besluitvorming heeft de Universiteitsraad de door hem ingestelde adviescommissie gevraagd ook een oordeel te geven over het aangepaste plan. De bevindingen van de commissie treft u bijgaand aan. In lijn met het advies van de commissie vindt de Universiteitsraad dat in het reorganisatieplan een concrete uitwerking van de effecten van de organisatiewijziging ontbreekt. Met name de consequenties voor het dienstverleningspakket, voor de organisatiestructuur en voor het betrokken personeel en de financiële onderbouwing zijn onvoldoende duidelijk gemaakt in het reorganisatieplan.

Daarnaast wijzen wij u op het feit dat in de huidige situatie al problemen zijn met de beschikbaarheid van (ICT)werkplekken voor studenten. Desgevraagd bleek bij alle faculteiten een probleem te zijn. Wij adviseren dan ook met klem het aantal beschikbare (ICT)werkplekken niet te verkleinen, pas als uit onderzoek blijkt dat dit geen problemen op zal leveren voor de studenten kan naar de mening van de Universiteitsraad het aantal (ICT)werkplekken voor studenten worden verkleind.

De Universiteitsraad heeft, met deze punten in ogenschouw genomen, in zijn interne vergadering van 27 februari 2007 onderstaand advies geformuleerd.

Graag ontvangt de Universiteitsraad in de komende overlegvergadering uw reactie hierop.

De Universiteitsraad,

Gezien

•Het reorganisatieplan (kenmerk 377.967 d.d. 15 februari 2007) en het begeleidend schrijven (kenmerk 377.979 d.d. 15 februari 2007)

•Het advies van de UR-commissie reorganisatie EMB d.d. 23 februari 2007.

Gehoord

•De beraadslagingen

Overwegende

•Dat er door studenten nu al een tekort aan (ICT)werkplekken wordt ervaren.

•Dat onder alle omstandigheden de kwaliteit van de dienstverlening minimaal op het huidige niveau moet blijven

•Dat elk beleidsplan een goed onderbouwde financiële paragraaf dient te hebben.

Adviseert

•De beoogde groei en nieuwe activiteiten te betrekken in het ontwerp en capaciteit van de organisatie voor zover er reeds reëel uitzicht op realisatie bestaat (bijvoorbeeld voor uitvoering Honours programma,internationale instroom, extra begeleiding studenten).

•De secretaris van de universiteit als hoogste leidinggevende de verantwoordelijkheid te geven samenhang in het dienstverleningsbeleid te waarborgen.

•Het bijeenbrengen van beleidsmedewerkers in de strategie & coördinatie consequent door te voeren en derhalve ook de beleidsmedewerkers uit de P- en F-kolom in deze eenheid te plaatsen.

•Bezuinigingen op onderwijsruimten pas in te boeken indien uit onderzoek gebleken is dat deze in bepaalde omvang haalbaar is.

•Bezuinigingen op (ICT)werkplekken niet in te boeken gezien de huidige problematiek.

•Besluitvorming van de medezeggenschap over het reorganisatieplan te baseren op één document met daarin nader uitgewerkt de volgende onderwerpen:

- De nieuwe organisatiestructuur tot op het niveau van afdelingen.

- Een opsomming van het takenpakket (i.c. de te leveren dienstverlening) van alle onderdelen van de nieuwe organisatie.

- Een overzicht van welke dienstverleningstaken in de huidige organisatie overgedragen worden aan de nieuwe eenheden, welke taken worden afgestoten en welke taken bij de faculteiten blijven.

- Een beschrijving van een uniforme en heldere structuur van Front- en Backoffices voor de verschillende vormen van dienstverlening, waarbij zo veel mogelijk de organisatiestructuur van het primaire proces wordt gevolgd.

- Een overzicht van de boventalligheid op functieniveau en het moment (momenten) wanneer deze op zal treden, gelet op de beoogde wijzigingen in werkwijzen en ondersteunende systemen.

•Mede op grond van bovenstaand punt een zo reëel mogelijk beeld te schetsen van de haalbaarheid van de beoogde bezuinigingen en de reorganisatiekosten voor noodzakelijke investeringen, tijdelijke boventalligheid en sociaal plan.

•Onmiddellijk een vacaturestop af te kondigen om beschikbare vacatureruimte optimaal voor het oplossen van boventalligheid te kunnen inzetten.

•De instemmingsvraag pas voor te leggen, als aan bovenstaande is voldaan en over de wijze waarop de personele gevolgen worden opgevangen overeenstemming is bereikt.

Met vriendelijke groet,

namens de Universiteitsraad

ir. T.M.J. Meijer

voorzitter