Aan de Universiteitsraad van de Universiteit Twente
Enschede, 23 februari 2007
Geachte leden van de raad
De adviescommissie Reorganisatie EMB heeft het herziene reorganisatieplan (km 377.967, dd 15 februari 2007) ontvangen en bestudeerd. De commissie is op 22 februari bijeengekomen om tot een advies te komen over het voorliggende plan. De commissie komt tot de conclusies:
Het plan heeft t.o.v. de voorgaande versie meer samenhang gekregen. Een deel van de vragen die zijn gesteld bij het verschijnen van de vorige versie worden nu in het plan beantwoord en ook de concrete adviezen van de raad om tot een beter plan te komen zijn voor een deel opgevolgd.
Desondanks zijn er, ook nu nog weer, vragen over de tekst zoals die is aangeleverd. Deze vragen zijn gerubriceerd opgenomen in een bijlage. U kunt deze vragen eventueel doorgeven aan het college, zeker als ze van doorslaggevend belang zijn bij uiteindelijke beoordeling van de plannen.
Ten aanzien van uitgangspunten, randvoorwaarden, doelstellingen en tijdspaden is in de nieuwe versie van het reorganisatieplan de nodige toelichting gegeven. Het resultaat daarvan is echter dat het verschil van inzicht tussen het CvB en uw raad alleen maar pregnanter wordt. Het CvB geeft bij haar keuzes niet de argumentatie waarom gevraagd werd. Zo stelt het college bijvoorbeeld vast dat het onderzoeken van alternatieven niet wenselijk wordt geacht.
Het punt van de groei(ambities) van de UT voor de komende jaren en het effect daarvan op de bezetting in de verschillende servicecentra wordt geheel buiten het reorganisatieplan gehouden, terwijl hierbij juist in personele zin vervelende situaties kunnen ontstaan, wanneer een medewerker is medegedeeld dat er voor hem/haar geen plek meer is in de nieuwe organisatie, terwijl korte tijd later als gevolg van de groei er juist wel weer werk voor hem/haar kan zijn.
Op twee hoofdpunten is er nog steeds onvoldoende duidelijkheid in het plan. Op de eerste plaats is dat de financiële onderbouwing, die nu geen duidelijk beeld geeft van de totale kosten van deze operatie, het definitieve eindresultaat (op termijn) en de financiële gevolgen in de tijd gezien. Ten tweede is er onvoldoende duidelijkheid over de precieze inrichting van de nieuwe organisatie, met een, naar omvang en kwaliteit, helder dienstenpakket en bijhorende functies. Naar het idee van de commissie is het voorliggende reorganisatieplan onvoldoende gedetailleerd om vanuit dit plan te starten met de implementatie. Er zijn nog te veel open einden die tijdens het uitwerken van de implementatieplannen (waarop volgens het college geen formele medezeggenschap van toepassing is) ingevuld moeten worden en waarvan de consequenties t.a.v. dienstenpakket en personele bezetting pas dan duidelijk worden. Naar de mening van de commissie dient met de implementatiefase pas gestart te worden als het reorganisatieplan voldoende helder is over de beoogde organisatieverandering en de gevolgen daarvan. Het kan niet zo zijn dan de noodzakelijke afwerking van dit plan, in de zin van voldoende detaillering en verheldering, wordt overgeheveld naar de daarop volgende fase en daarmee buiten de invloedssfeer van de medezeggenschap wordt geplaatst. Dat druist ook in tegen de door het CvB zo gewenste cultuurverandering: een afwachtende, defensieve houding wordt er door in de hand gewerkt. Instemmen met een plan zoals nu voorligt is het geven van een Carte Blanche aan het CvB en vraagt dan minimaal om afspraken over de manier waarop de medezeggenschap bij de implementatie wordt geregeld.
Samenvattend komt de commissie tot het oordeel dat de huidige versie van het reorganisatieplan niet voldoende informatie bevat om tot een positief advies te komen. Ons advies aan de raad is dan ook om het college te adviseren het plan nader uit te werken totdat het wel voldoende informatie bevat waarmee de universiteitsraad een goede afweging kan maken over het voornemen, de uitvoering, de transitie van de oude organisatie naar de nieuwe, het eindresultaat en de financiële consequenties. De raad zou het college daarbij nadrukkelijk moeten adviseren om de tijd te nemen die nodig is om tot een goed plan te komen, ook als dat leidt tot aanpassingen in de eerder opgestelde tijdsplanning.
Met vriendelijke groet
Annemiek van der Velde
Voorzitter van de Commissie Reorganisatie EMB
Bijlage: Vragen over het reorganisatieplan EMB van 15 februari 2007 met bijbehorende brieven.
Brief Reorganisatieplan kenmerk 377.979 dd 15 februari 2007
Wel of niet gedwongen ontslag
Op welke wijze kan uit het voorliggende reorganisatieplan een personeelsplan volgen waaruit blijkt of gedwongen onslag aan de orde zal zijn. Welke informatie buiten het reorganisatieplan zelf gaat u gebruiken om het personeelsplan op te stellen.
Groei
Het is inderdaad mogelijk om binnen de servicecentra beschikbare capaciteit flexibel in te zetten. Dat betekent dat je capaciteit kunt verplaatsen van de ene lokatie naar de andere als dat nodig is. Maar groei is daarmee niet op te vangen als die groei om meer capaciteit vraagt. Onze vraag is nog steeds waarom niet nadrukkelijker rekening wordt gehouden met de beoogde groei die zal leiden tot een grotere vraag naar diensten, ook als standaardiseren en uniformeren.
Opdrachten kwartiermakers
In alle brieven behalve die aan de kwartiermaker van het Facilitair Bedrijf is de volgende passage opgenomen: “Wij wijzen u er ook op dat de advisering door de UR, evenals consultatie welke in de maan januari is uitgevoerd, vraagstukken en richtingen heeft opgeleverd die van belang zijn voor de uitvoering van de reorganisatie. Wij nodigen u uit hiervan kennis te nemen en consequenties hiervan waar nodig en mogelijk door te voeren”. Hoe vrijblijvend kan dit worden opgevat en waarom is de passage bij het FB niet opgenomen?
Toelichting bezuinigingen (bijlage B)
In het totaaloverzicht op blz 5 wordt een bezuiniging van 7,5 fte bij Strategie en Coördinatie ingeboekt en voor het Facilitair Bedrijf 5,5 fte. In het reorganisatieplan wordt echter bij 4.5.7 melding gemaakt van 8,3 fte bij Strategie en Coördinatie en in hoofdstuk 6.5 wordt voor het Facilitair Bedrijf in de tekst nog steeds gesproken over 5,5 fte, maar is uit de bijbehorende tabel af te lezen dat er 3 fte wordt bezuinigd ( 136,1 – 133,1). Zijn dit slordigheden die ontstaan omdat de teksten niet goed op elkaar worden afgestemd?
Er zijn bij “1 Servicecentrum ICT” bezuinigingsposten opgenomen als PM-posten. Wat zijn daarvan dan de personele consequenties, het verdwijnen van arbeidsplaatsen op termijn? Overigens worden hier zeer verschillende disciplines op een hoop gegooid en dat wekt niet het vertrouwen dat hier goed is over nagedacht.
Onder “4 Strategie en Coördinatie” wordt bij het derde aandachtsbolletje uitgelegd waarom de bezuinigingstaakstelling van 100 naar 200 k€ als het gaat om het Materieel budget BC. Maar in het reorganisatieplan wordt duidelijk gesteld dat er nog geen samenvoeging is tussen communicatiefuncties bij de faculteiten en het deel binnen Strategie en Coördinatie. Hoe moet de bezuiniging op de decentrale voorlichtingsbudgetten dan worden gerealiseerd?