reacties van de raad

8. Brief UR reactie op reorganisatieplan 2006-12-21

logo URaad UT

universiteitsraad

Griffie

Spiegel – kamer 500



Aan het College van Bestuur




Uw kenmerk


Telefoon

053 - 489 2027

Ons kenmerk

UR 07-046

Fax


Datum

1 februari 2007

e-mail

j.ribberink-vanmiddelkoop@utwente.nl

Betreft: voorlopig Reorganisatieplan Efficiënte, moderne bedrijfsvoering d.d. 21 december 2006



Geacht college,


Zoals bekend heeft de UR een commissie ingesteld om hem te adviseren over het voorlopige reorganisatieplan dat wij op 21 december van u ontvangen hebben. Hierbij waren inbegrepen de eindrapportages van de deelprojecten, die waren toegezegd voor kort na 1 december 2006, maar waarvan wij de laatste, over de Facultaire Organisatie, pas op 23 januari 2007 hebben ontvangen. Door dit zeer late tijdstip was het niet meer mogelijk dit eindrapport mee te nemen bij de bespreking op de belangrijke evaluatiedag van de UR commissie op 24 januari 2007.

De commissie heeft op 25 januari verslag uitgebracht aan de UR, voorzien van een lijst met aan u gestelde vragen betreffende ontbrekende informatie. Ook staat in deze lijst de gewenste toelichting op onderwerpen, die uit de rapportages niet duidelijk naar voren kwamen. De UR heeft deze lijst met vragen en andere aandachtspunten inmiddels overgenomen en verzoekt u hierbij nadrukkelijk hierop te reageren.


De UR moet naar aanleiding van het verslag van de commissie en de lijst van vragen vaststellen dat het op basis van het voorliggende plan en de bijbehorende eindrapportages niet mogelijk is tot een goed en sluitend voorlopig advies te komen. Op dit moment komt de raad niet verder dan de volgende bevindingen:


De plannen worden te weinig “verkocht” en onderbouwd door het college van bestuur. Er klinkt in door dat er vertrouwen moet zijn in de beleidsmakers en de uitvoerders. Het CvB spreekt over de hoofdlijn en de nadere invulling wordt overgelaten aan mensen die de plannen gaan uitvoeren. Eventueel kan er dan bijgestuurd worden. Dit tempert sterk de noodzakelijke veranderingsbereidheid op de werkvloer.


In het reorganisatierapport wordt volop aandacht besteed aan de structuur terwijl er weinig aandacht is voor processen en systemen. De processen worden pas beschreven in de implementatiefase. Of de plannen werken is sterk afhankelijk van de implementatie en de invulling door de kwartiermakers. Hierover is echter geen informatie beschikbaar. Er wordt zelfs van uitgegaan, dat op het moment van implementatie het advies/ de instemming al verstrekt is. De formele medezeggenschap in het cruciale stadium van al dan niet slagen van deze reorganisatie nl. de implementatiefase is ten onrechte niet gewaarborgd.


Of de reorganisatie de beoogde besparing zal halen is niet te beoordelen omdat de financiële onderbouwing ontbreekt. Bovendien is de vraag niet beantwoord of de bezuiniging ook op een andere manier gehaald zou kunnen worden. Met name of het met minder ontslagen gerealiseerd kan worden.


Bij het maken van de plannen is zeer wisselend omgegaan met input van de werkvloer. Bovendien is slecht teruggekoppeld over de gemaakte keuzes naar mensen die input hebben geleverd, met alle consequenties voor het gewenste draagvlak van dien.


Voor het hele vraagstuk van cultuurverandering is geen begin van een uitwerking te ontdekken. Dit, terwijl het ingezette traject tot dusver al beschouwd moet worden als het begin van de verandering en daarom een afspiegeling zou moeten zijn van de voorgestane cultuurwijziging.


Deze bevindingen, samen met de reacties en adviezen die wij eerder hebben gegeven bij het verschijnen van de discussienota (onze brief van 26 juni 2006 kenmerk UR 06-211) en de Hoofdlijnennota “Efficiënte, moderne bedrijfsvoering (onze brief van 7 september 2006 kenmerk UR 06-270) brengt ons tot de vaststelling dat het voorlopige reorganisatieplan op zeer veel punten tekort schiet en er nog fors bijgesteld moet worden om tot een reorganisatieplan te komen waarover wij positief zouden kunnen adviseren en instemming zouden kunnen verlenen. U hebt zelf aangegeven onze adviezen over de Hoofdlijnennota EMB allemaal over te zullen nemen, uitgezonderd de hoogte van het te bezuinigen bedrag en de door ons voorgestelde medezeggenschapsprocedure. De UR moet echter constateren dat de uitwerking van onze adviezen niet terug te vinden is in het voorlopige reorganisatieplan. In onze reactie op de tussenrapportages van de projectleiders (onze brief van 7 december 2006 kenmerk UR 06-430) hebben we duidelijk aangegeven op welke punten het niet goed ging in het proces en waar volgens ons bijsturing noodzakelijk was. Met die vaststellingen is naar ons gevoel ook te weinig gedaan. Er moet dus nog veel gebeuren. De raad vraagt zich dan ook af of de tijd die u van plan bent voor dit alles te nemen niet veel te kort is om tot een goed resultaat te komen.


Samenvattend komen we tot het oordeel dat het gehele proces tot nu toe niet heeft geleid tot het vertrouwen dat de voorgestelde reorganisatie goed zal verlopen en alle gestelde doelen gehaald zullen worden. Eerder nog zien wij het risico dat door grote, discontinue veranderingen in de organisatie, de kwaliteit van de dienstverlening sterk af zal nemen gedurende een langere periode. Het voorliggende plan geeft niet aan hoe dit risico beperkt zou kunnen worden.



Met vriendelijke groet,

namens de Universiteitsraad



ir. T.M.J. Meijer

voorzitter