Verslag interne 2006-12-05

universiteitsraad

Griffie

Spiegel – kamer 500

Verslag interne vergadering d.d. 05 december 2006

Aanwezig: CC: M. Van Andel, G. Brinkman, L. Ferreira Pires, J. De Jong, D. Meijer (vz), B. Pol, H. Poorthuis, F. Possel, H. Wormeester

UReka: W. Andringa, H. Hoogveld, S. Van Nierop, A. Van der Velde (vz, eerste deel), G. Visschedijk

Campussy: M. Fonville, P. Stek

Griffie: J. Ribberink, M. Peijster (verslag)

Afwezig: H. Becht, B. Visser (allen m.k.)

1. Opening 13.40 uur

De voorzitter (Annemiek van der Velde) opent de vergadering en heet allen welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

2. Mededelingen

- Door het presidium zijn diverse Instituutsraadsleden benoemd. Er zijn geen vragen of opmerkingen over.

- Dick Meijer heeft samen met Jacqueline Ribberink, Anne Flierman en Pieter Binsbergen gesproken over de bevoegdheden van de URaad. Uit bijgaande notitie blijkt dat nog enkele discussiepunten over zijn. Waaronder de instemmingsrechten bij reorganisaties en de wijzigingen in het verdeelmodel. Flierman legt de wettelijke bevoegdheden anders uit dan de URaad dit doet. Deze punten worden nogmaals bekeken en besproken. Nadere informatie volgt.

- Doordat Anne Flierman per september 2007 waarschijnlijk in de Eerste Kamer wordt benoemd is het voor de URaad noodzakelijk uit te kijken naar een andere dag van vergaderen. Voorstel is dit op woensdag of donderdag te doen. UReka geeft aan de voorkeur voor woensdag te hebben. De andere partijen willen hier nog even over nadenken en zullen dit zo spoedig mogelijk doorgeven. Dit punt wordt besproken in het presidium.

- Luis Ferreira Pires en Herman Poorthuis geven aan niet op de overlegvergadering aanwezig te kunnen zijn.

3. Verslag vergadering 7 november 2006 (UR 06-390)

Tekstueel.

Pg. 2 regel 29. Opgemerkt wordt dat Annemiek van der Velde ook bij dit debat aanwezig was.

Naar aanleiding van.

Pg. 3 regel 39. Klopt het nog dat overleg gevoerd wordt met de projectleiders? Er zijn contacten met diverse projectleiders en projectgroepsleden. Op dit moment wordt veel overleg gevoerd met Kas de Vries. Bij de consultatieronde in het voorjaar 2007 zal intensief contact met de projectleiders maar vooral met de achterban noodzakelijk zijn voor het creëren van draagvlak.

Met inachtneming van bovenstaande opmerking wordt het verslag vastgesteld.

4. Postlijst in- en uitgaande post t.b.v. interne vergadering 05-12-2006 (UR 06 401)

Geen opmerkingen

5. Actiepuntenlijst versie 14-11-2006 (UR 06 245)

Geen opmerkingen

6. Vastgoed – realisatie projecten Carré en Nanolab (UR 06-393)

Er zijn tijdens de commissievergadering diverse vragen gesteld. De belangrijkste gingen over de onderwijsruimtes in de nieuwe gebouwen en de terugverhuizing in het voorjaar 2007. Het conceptbesluit is opgenomen in het verslag van de commissievergadering.

In de stukken staat vermeld dat er fietsplaatsen gebouwd zullen worden. Is al bekend welke fietshokken er geplaatst worden? De hokken die bij Cubicus geplaatst zijn geven veel bezwaar. Deze vraag zal worden meegenomen.

Is al iets meer bekend over de typen onderwijsruimtes die in de gebouwen opgeleverd gaan worden? Er is namelijk niet alleen behoefte aan collegezalen maar bijvoorbeeld ook aan projectruimtes etc.

Ook deze vraag wordt meegenomen.

Jacqueline Ribberink zal de brief met conceptbesluit maken. Herbert Wormeester is woordvoerder.

7. Onderwijsjaarcirkel 2007-2008 (UR 06-394, 06-411)

De concept brief is opgesteld. Er wordt verzocht om de tekst bij “besluit” te verplaatsen naar "gehoord de toezegging van het college".

In 3TU verband is afgesproken diverse activiteiten op onderwijsgebied zoveel mogelijk te laten convergeren. Deze jaarcirkel divergeert. Het lijkt verstandig in ieder geval de tentamenperiodes gelijk te laten plaatsvinden. Volgend jaar moet hierover duidelijkheid zijn.

Dick Meijer zal een aangepaste tekst formuleren.

Bernadette Pol is woordvoerder.

8. Catering – nadere invulling Catering concept (UR 06-343, 06-406)

De notitie is besproken in de commissievergadering. Er ligt een conceptbesluit. Gevraagd wordt of er nog een zinsnede opgenomen moet worden i.v.m. het gewijzigde aantal kantines en het betrokken personeel (zorgvuldig omgaan met het personeel). Afgesproken wordt dit niet te doen omdat het in het besluit van juni vermeld stond.

Er wordt gevraagd wat bedoeld wordt met "culturele manifestaties". Alle manifestaties zijn belangrijk voor de cultuurverenigingen op de UT. De inkomsten die de studenten middels deze manifestaties extra binnenhalen zijn noodzakelijk. Tevens zijn de diverse contacten die hier gelegd worden belangrijk (netwerken). Moet dit nog in de brief of het besluit opgenomen worden. Dit wordt mondeling toegelicht.

Het concept advies is akkoord en kan uit (Jacqueline Ribberink)

Stafan van Nierop is woordvoerder.

9. Statuten en bestuursreglement 3TU federatie (UR 06-397, 06-399, 06-405)

Dick Meijer geeft aan dat het toegezonden verslag 3TU.M de meeste toelichting geeft. Niemand heeft verder vragen. Campussy merkt op zich, indien nodig, tijdens de overlegvergadering van stemming te willen onthouden. Het concept advies is akkoord.

Wouter Andringa is woordvoerder.

14.30 uur. Er volgt een schorsing van 10 minuten.

De voorzitter (Dick Meijer) heropent de vergadering.

10. Voortgangsbespreking reorganisatie dienstverlening (UR 06-379 t/m 384, 06-400, 06-404, 06-362)

a. Tussenrapportages

Een gedeelte van de tussenrapportages is ontvangen. Er zijn nog steeds diverse projectplannen niet beschikbaar (FB, Facultaire organisatie en besluitvormingsprocessen en overlegstructuren). De adviescommissie heeft de tussenrapportages geanalyseerd en een knelpuntenanalyse gemaakt. Deze analyse geeft duidelijk weer wat er mis is. Het college moet duidelijk gemaakt worden dat de knelpunten belangrijk zijn. Wanneer hier niets mee gedaan wordt zou de gehele reorganisatie niet goed kunnen gaan. Eigenlijk kan het een schrikbarende conclusie genoemd worden. Hierdoor wordt duidelijk dat de huidige situatie niet goed geanalyseerd is en vooral de samenhang tussen de diverse deelprojecten niet duidelijk is en nog steeds mist. Deze samenhang creëren zal een duidelijke taak van de Stuurgroep zijn. Er wordt opgemerkt dat in veel gevallen de taakstellende bezuiniging leidend is geweest bij het opstellen van de plannen. Of deze bezuinigingen ook werkelijk gehaald worden wordt niet duidelijk. De reorganisatie zou tevens een kwaliteitsverbetering moeten opleveren. Nergens in de plannen blijkt echter of de reorganisatie die kwaliteitsverbetering ook daadwerkelijk oplevert.

Enkele leden vinden de opgestelde teksten te lief. Tevens moet het verschil tussen opbouw en uitwerking duidelijk worden. Er moet een korte aanbiedingsbrief bij komen die verwijst naar de knelpuntenanalyse. Omdat Herman Poorthuis niet aanwezig kan zijn tijdens de overlegvergadering zal Annemiek van der Velde woordvoerder zijn. Herman Poorthuis stelt de brief op.

b. Voornemen reorganisatie

De voorzitter merkt op het in de brief opgenomen tijdpad doorgenomen te hebben. Hij ziet hierin twee problemen. De data 18/25-01-2007 UMT vergaderingen. Overleg met het UMT zou pas na de consultatieronde met de decentrale medezeggenschap moeten plaatsvinden. Dit overleg zou dus pas na 10 februari kunnen plaatsvinden. Het tweede punt is 06-02-2007 behandeling 1e termijn/adviesvraag. De URaad kan pas om advies gevraagd worden als er een definitieve versie van het reorganisatieplan voorligt. Dit is op 6 februari nog niet het geval.

Deze punten moeten besproken worden in de overlegvergadering. De data moeten naar achteren geschoven worden. Dit moet eveneens in een brief aan het college gemeld worden.

Herman Poorthuis geeft nadere informatie vanuit de adviescommissie MEB. Er zijn voor begin januari gesprekken gepland met de projectleiders. Tevens wordt goed contact onderhouden met de projectcoördinator Kas de Vries. De agenda en stukken voor de vergadering van de adviescommissie worden aan alle URaadsleden gezonden. Men is van harte welkom.

Dick Meijer zal de brief herformuleren. Annemiek van der Velde is woordvoerder.

11. Algemene gang van zaken (UR 06-402, 06-413, 06-407, 06-408)

a. De bestuurlijke agenda CvB wordt verder niet besproken.

b. Medezeggenschapsagenda. Er is nog discussie over de ontvangen punten mogelijk. Dick Meijer neemt het op zich om alle reacties tot een eerste concept samen te voegen. Er wordt verzocht om een bepaalde opbouw van het stuk. Eerst doelstellingen beschrijven dan dit uitwerken (concretiseren).

De voorzitter vraagt om nu inhoudelijk te reageren, de uiterlijke vormgeving kan evt. na de vergadering besproken worden.

Stuk UR 06-413. Opgemerkt wordt dat de term 'apartheid' niet juist is. Misschien kan beter 'polarisatie tussen groepen' gebruikt worden. Dit is akkoord. Misschien dat bij dit punt eveneens taalvaardigheid gevoegd kan worden. De titel van 'uitbesteden, tenzij…' wordt ongelukkig gevonden. Het betreft namelijk niet alleen de prijs maar vooral de kwaliteit. De kwaliteit bij uitbesteden of in eigen beheer uitvoeren is niet altijd goed. Hierover moeten duidelijke afspraken gemaakt worden. Student Union. Dit punt is geen punt van de gehele URaad. Er is echter wel behoefte aan discussie hierover.

Aangegeven wordt dat het op sommige punten te uitgebreid is. Punten moeten samengevoegd worden. Kwaliteitzorg is een groot punt van aandacht.

De medezeggenschapsagenda is niet alleen voor de korte termijn, maar moet gelden voor een langere periode. Bijvoorbeeld vijf jaar. Wel moeten punten van prioriteit worden aangegeven. Vraag hierbij is: Wat willen we bereiken dit jaar? Het CvB moet zich herkennen.

Omdat niet iedereen de conceptbrief heeft ontvangen leest Dick Meijer de brief voor. Eventuele reacties kunnen via de mail gegeven worden.

Het punt Instroommomenten in de master. Door de studenten wordt aangegeven dat meerdere instroommomenten in de master niet mogelijk is. Veel vakken worden alleen in het 1^e semester gegeven. Het probleem speelt vooral voor de eenjarige master. De haalbaarheid van meerdere instroommomenten moet onderzocht worden. Is deze flexibiliteit mogelijk? Tevens spelen er organisatorische en financiële kwesties mee die onderzocht moeten worden. Over dit punt wil men graag discussiëren.

Een tweede belangrijk punt is de studentbegeleiding in het licht van het studietempo. De eerstejaars begeleiding is veelal goed. De problemen liggen echter vooral in het 2^e en 3^e jaar. Het gaat hier om diepte-investeringen. Er moeten keuzes gemaakt worden welke manier de beste begeleiding is. Er moet geïnvesteerd worden in studiebegeleiding.

Middelen moeten hiervoor ingezet worden waar dit nodig is. Gericht investeren!

Onderzoek. De eerste twee genoemde punten zijn "open deuren". Hierover discussiëren is niet goed mogelijk. Samenhang tussen onderwijs en onderzoek blijft belangrijk. HRM beleid hierbij kan een koppeling vormen. De persoon zelf is het belangrijkst. Dit punt zou verder uitgewerkt moeten worden.

De financiële punten zijn privé opmerkingen van Herbert Wormeester. Ze komen niet uit de commissie. Ze zijn echter belangrijk en zullen meegenomen worden in de Medezeggenschapsagenda.

Diverse punten staan niet tegenover de Bestuurlijke agenda. Aangegeven moet worden bij welke punten de verschillende onderwerpen horen. Tevens moet duidelijk blijken wat wij als URaad willen. Het moet op grote lijnen aangegeven worden en niet in deelprojecten.

Een laatste punt is de universitaire organisatie. Belangrijke punten hiervoor zijn: de processen uit de oude organisatie – de processen in de nieuwe organisatie, de samenhang tussen beleid en processen.

Afgesproken wordt dat Dick Meijer en eerste opzet maakt. Daarna zal met Gillian Visschedijk, Pieter Stek, Bernadette Pol, Gert Brinkman, Martijn van Andel en Herbert Wormeester de definitieve notitie gemaakt worden.

c. HRM beleid. Er ligt een brief naar aanleiding van het besluit CvB. Herman Poorthuis geeft hierover nadere uitleg. Er is vanuit de URaad geen commentaar op deze conceptbrief. Deze kan uit.

De brief over het HRM beleid van de UT geeft een visie hoe de URaad denkt dat het personeelsbeleid op de UT eruit moet zien. Herman Poorthuis merkt op dat de brief mede opgesteld is met behulp van de brief van de UR uit 2003. Pieter Stek wil het wervings- en selectiebeleid nog toevoegen. Tevens zou in het kader van bijvoorbeeld internationalisering ook taalkennis van docenten opgenomen moeten worden. Gedacht kan ook worden aan het aannemen van native speakers ter bevordering van een hoger niveau Engels.

Opgemerkt wordt dat bij onderwerpen als beurspromovendi zeer gedetailleerd beleid wordt gemaakt terwijl er bijvoorbeeld geen algemeen promovendibeleid is. Dit geldt ook voor veel personeelsbeleid dat alleen specialistisch is en niet algemeen.

Afgesproken wordt dat nadat de brieven klaar zijn de woordvoerders per onderwerp aangewezen worden. Eerste woordvoerder voor HRM beleid is Gert Brinkman.

12. Ontwerp Begroting 2007 (UR 06-398)

De voorzitter vraagt Herbert Wormeester naar de stand van zaken. De commissie heeft n.a.v. het eerste concept vragen gesteld. De antwoorden hierop zijn nog niet ontvangen, maar worden deze week verwacht. Er worden enkele onderwerpen besproken die aandacht vragen. De onderwijsstimuleringsgelden zijn nog niet allemaal besteed. De onderzoeksgelden wel. Vraag is of dit moet? Moet er geen reserve zijn voor (onverwachte) nieuwe acties in 2007. In 2008 wordt een nieuw verdeelmodel in werking gesteld.

Nog niet alles is duidelijk, het wachten is op de antwoorden van het CvB/FEZ.

Uit de toegezonden budgetrapportages blijkt dat de realisatie in positieve zin uitvalt ten opzichte van de begroting. Hierdoor blijft veel geld over: M€ 5 à 10. Vraag is of de begrotingen wel realistisch worden opgesteld?

Herbert Wormeester geeft aan dat er vrijdag aanstaande nog een extra commissievergadering wordt gepland. Na de vergadering wordt bepaald welke punten overblijven ter bespreking in de overlegvergadering. Na de vergadering zal Herbert Wormeester een brief incl. besluit (positief of negatief) opstellen.

13. Schriftelijke rondvraagpunten

Er zijn twee punten doorgegeven. Basis Kwalificatie Onderwijs en Engelse Taalvaardigheid.

Zijn er nog meer punten?

Verbouwingswerkzaamheden tijdens tentamens

Pilotproject Bindend Studie Advies bij TCW

Tevens wil men een vraag inzake de mastervoorlichting mondeling stellen. Aangegeven wordt dat indien er voor deze vraag zaken uitgezocht moeten worden de vraag beter schriftelijk gesteld kan worden. De tekst hiervoor zal worden aangeleverd.

14. Rondvraag

Jacqueline Ribberink vraagt of iedereen aanwezig zal zijn bij het etentje op 12 december in de Bakspieker? Herman Poorthuis en Bernadette Pol melden zich af.

Dick Meijer geeft aan dat in het voorjaar 2007 de jaarlijkse evaluatievergadering zal plaatsvinden. Het presidium zal een datum hiervoor prikken.

15. Sluiting.

De voorzitter dankt iedereen voor zijn/haar aanwezigheid en wenst allen een prettige Sinterklaasavond. Hij sluit de vergadering om 16.10 uur