agendapunten

3. Verslag overleg 2006-09-12

logo Universiteitsraad UT

universiteitsraad

Griffie

Spiegel – kamer 500


Uw kenmerk


Telefoon

053 - 489 2027

Ons kenmerk

UR 06 291

Fax


Datum

19 september 2006

e-mail

j.ribberink-vanmiddelkoop@utwente.nl

Verslag van de overlegvergadering van de Universiteitsraad op dinsdag 12 september 2006


Aanwezig:

Leden UR:

Van Andel, Andringa, Becht, Brinkman, Ferreira Pires, Fonville, Hoogveld, De Jong, Meijer (vz), Van Nierop, Pol, Poorthuis, Possel, Stek, Visschedijk, Visser

College van Bestuur:

Van Ast, Flierman, Zijm

Griffie:

Ribberink, Klomp-Jongsma (Secretariaatsservice “PS” – verslag)

Afwezig:

Van der Velde, Wormeester (allen m.k.)




1.Opening en vaststelling agenda

De voorzitter opent om 8.30 uur de vergadering en heet de aanwezigen welkom bij deze eerste overlegvergadering van de raad in de nieuwe samenstelling.

De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.


2.Mededelingen

CvB:

De opening van het academisch jaar is succesvol verlopen. Er waren ruim 800 belangstellenden, hetgeen een goede gelegenheid bood om de UT nog weer eens nadrukkelijk in de regio op de kaart te zetten.

Inmiddels zijn ruim 1300 eerstejaars (bachelors) met hun studie begonnen. In het licht van de ambitie om de instroom te vergroten zal nog geëvalueerd worden hoe de aanmelding verlopen is.

Flierman heeft zich bereid verklaard volgend jaar zitting te nemen in de Eerste Kamer. Zijn kandidatuur wordt ondersteund door de RvT en het CvB.


3.Verslag van de overlegvergadering van 27 juni 2006 (UR 06-231)

Pag. 1 r.48 en 52: “vakken” dient vervangen te worden door “opleidingen”.

Met inachtneming hiervan wordt het verslag vastgesteld.


Naar aanleiding van het verslag:

Pag. 3 r.43 – octrooireglement: In de volgende overlegvergadering zal het college terugkomen op het opnemen van een passage over het aspect geheimhouding in het studentenstatuut. Wat betreft de vraag of er sprake is van al dan niet instemmingsrecht van de UR: Van Ast heeft hierover niets meer gehoord en heeft daarom geen actie ondernomen om eventueel alsnog een verzoek om instemming in te dienen.

Pag. 4 r.53-54: De notitie “Diversiteit, kwaliteit en groei” moet nog besproken worden met de internationale studenten.


4.Nota “Focus in HRM-beleid” (UR 06-227, UR 06-238, UR 06-263)

Uitgaande van de gedachte dat CvB en UR uiteindelijk dezelfde doelstelling hebben als het gaat om het HRM-beleid laat Poorthuis weten dat de UR graag met het CvB verder wil praten over de inhoud van dat beleid.

Het CvB gaat hier graag in mee en stelt voor om vooral vooruit te kijken. Waarbij uiteraard hetgeen in het afgelopen jaar in het kader van het HRM-beleid al is besproken niet vergeten moet worden, evenmin als hetgeen in de rondetafelgesprekken aan de orde is geweest. Op die basis wil het CvB graag verder bouwen en de dialoog met de UR aangaan. Het college vraagt de raad met suggesties voor de vormgeving van het beleid te komen.

Er bestond een verschil van opvatting over de mate van detail waarin het beleid wordt voorgeschreven en hoe dat vanuit het college wordt gemonitord – die “besturingsvraag” wil het college wel graag in de discussie betrekken.


Afgesproken wordt in de presidiumvergadering nadere afspraken over het vervolg te maken.


5.Toekomst UT Catering (UR 06-201, UR 06-240, UR 06-246(2), UR 06-259)

5a. Afbakening catering (UR 06-246(2))

Van Ast merkt op dat er twee keer overleg met de Student Union heeft plaatsgevonden, waarna het CvB met zijn voorstel is gekomen. De door het DB beloofde reactie daarop is niet ontvangen – Van Ast gaat ervan uit dat die verwerkt zit in UR 06-246(2). Overigens had hij liever het overleg met de Student Union zelf afgerond.

Het college in reactie op UR 06-246(2):

Pt. 1 – Reguliere cateringvoorzieningen: Wijzigingen akkoord. Voorwaarde is dat duidelijk blijft dat die ruimten voor eigen leden of voor zeer besloten kring gebruikt worden (dus geen grote afstudeerfeesten o.d.).

Pt. 2 – Reguliere cateringvoorzieningen – kantine Sportcentrum: Hier wordt een nieuw stuk verantwoordelijkheid van de Student Union geclaimd. Dat soort activiteiten kan ook elders plaats gaan vinden. Het college gaat hier niet mee akkoord, omdat het de mogelijkheden van de bestaande catering ondermijnt.

Pt. 3 – Reguliere cateringvoorzieningen – Theatercafé Vrijhof: Ruimere omschrijving akkoord, mits het studentenactiviteiten betreft. Commerciële activiteiten als avondvoorstellingen vallen daar dus niet onder.

Pt. 4 – Catering bij evenementen – overige UT-gebouwen en campusterrein: Hoewel ook hier concurrentie gecreëerd wordt tussen UT-Catering en de studentenorganisaties heeft het college wel oog voor de behoefte die erachter zit; hij is dan ook bereid tot overleg met de Student Union over het creëren van een “studenten-cateringpakket” voor dat soort gelegenheden. Als dat zou betekenen dat het college daar iets op toe moet leggen, is hij daartoe bereid. Kortom: het college gaat niet mee in het UR-voorstel, maar zet er een voorstel tegenover. Het college zal dat in een nieuw document taakafbakening verwerken en met de Student Union overleg plegen om tot zo’n nieuw pakket te komen.

Pt. 5 – Voorwaarden voor uitvoering – zelf bereiden voedingscomponenten: Akkoord.

Pt. 6 – Verkoopautomaten – zelf exploiteren verkoopautomaten: Akkoord, onder de voorwaarde dat het in nauw overleg met het FB gebeurt.

Pt. 7 – Samenwerking UT-C en studentenorganisaties – inkoop catering: Akkoord met tekstwijziging.


De UR stemt in met de wijzigingsvoorstellen van het college en besluit positief te adviseren ten aanzien van de taakafbakening catering. De UR zal zijn besluit nog op schrift zetten en het concept aan het CvB voorleggen.


5b. Catering op de campus (UR 06-259)

Het college denkt in de volgende overlegvergadering een nadere invulling van het cateringconcept te kunnen bespreken en is bereid te bezien of er mogelijkheden zijn om bepaalde aspecten “open” te laten om daarop ook de visie van de cateraar te horen.

Wat het financiële aspect betreft: Getracht wordt zo goed mogelijke uitgangspunten te kiezen. Het financiële voordeel zit minder in management en beheersondersteuning; er zijn inderdaad meerdere redenen om een andere keuze te maken (zoals: meer flexibiliteit, kwaliteitsredenen op langere termijn). De intentie is te komen tot uitbesteding, maar als dat gaande het traject niet mogelijk of onverstandig blijkt zal die intentie herzien moeten worden.

Op de vraag van de UR of voor een externe cateraar gecombineerde aanbesteding van meerdere kavels aantrekkelijker zou kunnen zijn antwoordt Van Ast dat dat een uitkomst zou kunnen zijn – dat hangt af van de voorstellen die worden ingediend.


Gevraagd naar wat de UR precies bedoelt als hij het heeft over “een detacheringsconstructie of een gelijkwaardige oplossing” legt Poorthuis uit dat de UR bedoelt ofwel detachering met behoud van de rechtspositie CAO ofwel een materieel gelijkwaardige oplossing. Met die uitleg erbij meent Van Ast dat college en UR elkaar daarin wel zullen kunnen vinden. Afgesproken wordt hierover iets op te nemen in het UR-besluit (“materieel gelijkwaardig”).


Van Andel informeert nog of het college tijdens het uitbestedingsproces ook kijkt naar andere alternatieven. De enige alternatieven zijn volgens Van Ast doorgaan of stoppen. Het laatste lijkt hem geen optie, en dus zal er dan gekeken moeten worden naar een kwalitatief zo goed mogelijke en zo efficiënt mogelijke inrichting in de huidige omstandigheden (investeringen, scholing van personeel e.d.). In feite is een dergelijk onderzoek om het verlies te beperken in de afgelopen tijd al gedaan.


De UR besluit conform concept-besluit UR 06-259 en met inachtneming van de gemaakte opmerkingen, positief te adviseren t.a.v. de randvoorwaarden voor uitbesteding en het daaraan verbonden besluitvormingstraject.


6.Hoofdlijnennota “Efficiënte, moderne bedrijfsvoering” (UR 06-235, UR 06-241, UR 06-270,

UR 06-271)

De UR gaat in UR 06-270 uitgebreid in op de nota.

Van Ast vertelt dat er inmiddels een stuurgroep is opgericht, bestaande uit enkele UMT-leden en een diensthoofd, en dat projectcoördinator De Vries geheel is vrijgesteld voor dit proces.

Naar aanleiding van UR 06-270:

Er is weliswaar sprake van deeltrajecten, maar er wordt wel degelijk uitgegaan van bedrijfsprocessen, aldus Van Ast. Er dient te worden vastgesteld wat de situatie is, wat de plussen en minnen zijn, en hoe in samenhang tot betere processen gekomen kan worden. Een tijdige bundeling van de resultaten van de deelopdrachten is dan ook van belang.

Naar de keten scholier/student/alumnus wordt zeker ook gekeken, evenals naar een studentenvolgsysteem.

Externe adviseurs: FB heeft een interim-manager die ook projectleider is. Ook OSC heeft inmiddels een externe projectleider. Bij ICT is iemand nadrukkelijk voor de procesbegeleiding aangewezen. Bij de facultaire organisatie zal ook een externe projectleider aangetrokken worden.

Indien de UR daar behoefte aan heeft is Van Ast bereid na 1.1.2007 te melden wat de inzet van externe begeleiders is geweest, inclusief de bijbehorende kosten.

Betrokkenheid faculteits- en dienstraden: Van Ast: Bij eenheidoverschrijdende ontwikkelingen dient uitgegaan te worden van het hoogste medezeggenschapsorgaan; de andere medezeggenschapsorganen zullen wel geraadpleegd kunnen worden, maar het zou procedureel gezien vreemd zijn als dat via de decanen zou lopen. Tenzij het wijzigingen betreft die één eenheid aangaan.

De voorzitter merkt op dat het bij grote reorganisaties niet ongebruikelijk is om de decentrale eenheden ook te betrekken bij de besluitvorming, op grond waarvan de centrale raad tot een uiteindelijk besluit komt. Hij is er dan ook voorstander van om in de besluitvormingsprocedure tijd in te ruimen voor decentraal overleg en advisering.

Van Ast wil voorkomen dat bij eenheidsoverstijgende zaken tweemaal formeel advies gevraagd moet worden over hetzelfde; hij stelt voor dat een delegatie van de UR bespreekt met de projectcoördinator hoe hiermee om te gaan.

Bezuiniging M€ 5 als uitgangspunt: Dat is wel degelijk een van de vertrekpunten, aldus Van Ast. Wat voorop staat is het herontwerpen van bedrijfsprocessen waardoor voordeel ontstaat (efficiency is ook een voordeel) – volgens het CvB moet dat M€ 5 kunnen opleveren.

Het CvB neemt kennis van de UR-opvatting in dezen.

Participatie Student Union: Van Ast vertelt dat er overleg met de SU gaande is om iemand toe te voegen aan de projectgroep FB.

Client charter: Het college vindt dit een goed voorstel van de UR en zal dit voorleggen aan de projectgroep teneinde na te gaan in hoeverre het als instrument gehanteerd kan worden.

UReka laat weten graag mee te willen denken en zou graag een kandidaat daarvoor willen voorstellen. Van Ast zal daarnaar kijken.


De voorzitter informeert of het college een idee heeft hoe om te gaan met de kosten en verrekening van toegeleverde diensten. Van Ast antwoordt dat er een staande praktijk is die wellicht hier en daar wat te gedetailleerd is. Hij zou het liefst zien dat het onderling sturen van rekeningen sterk geminimaliseerd wordt en alleen nog periodiek plaatsvindt. De lijn die het college voorstaat is in het algemeen dat het het meest ideaal zou zijn als een afnemer kan beschikken over budget voor datgene wat hij kan beïnvloeden; voor het overige zou het centraal geregeld moeten worden.

Van Ast is het met de voorzitter eens dat het moment waarop diensten worden hergedefinieerd een goed moment is om ook de doorberekeningssystematiek te wijzigen.


De UR besluit, conform het concept-besluit UR 06-270 (overigens met inachtneming van hetgeen in de vergadering aan de orde is geweest), te adviseren t.a.v. de hoofdlijnennota “Efficiënte, moderne bedrijfsvoering”.


7.Schriftelijke rondvraagpunten (UR 06-269)

De Regeling Ondersteuning Topsporters en Regeling Afstudeersteun voor Internationale Studenten zijn inderdaad formeel per 1 september 2006 verlopen. Zijm vertelt dat het de intentie is de regelingen te verlengen, zodat ingediende aanvragen gewoon in behandeling genomen worden. Dit zal in de eerstvolgende WAR-vergadering nader besproken worden.


8.Rondvraag

Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt.


9.Sluiting

Om 9.45 uur sluit de voorzitter de vergadering.


*****