agendapunten

Bevoegdheden UR


UR-notitie 11-09- 06 Bevoegdheden UR

Een overzicht van wettelijke en reglementair beschreven bevoegdheden en de daadwerkelijke uitoefening van bevoegdheden bij concrete voorstellen van het college vanaf 2001.


Deze UR-notitie is opgesteld door de Universiteitsraad (Dick Meijer, Jacqueline Ribberink en Vic van Dijk) en aangepast naar aanleiding van een eerste bespreking met Anne Flierman (CvB) en Pieter Binsbergen, op donderdag 31 augustus 2006. Daarbij is afgesproken dat deze aangepaste versie binnen CvB en UR besproken zal worden. Vervolgens wordt bekeken of en hoe de aanbevelingen aan het eind van de notitie in de praktijk gebracht zullen worden.

Na enige algemene opmerkingen vooraf in paragraaf 1 wordt in paragraaf 2 aan de hand van het vigerende UR-reglement de uitoefening van bevoegdheden door de UR in de praktijk geschetst. Vervolgens worden in paragraaf 3 enige discussiepunten tussen UR en CvB beschreven en een aantal aanbevelingen gedaan hoe hiermee in de toekomst omgegaan kan worden.

1. Opmerkingen vooraf

Aanleiding is de discussie in de afgelopen periode over de bevoegdheden van de raad bij concrete onderwerpen (zoals octrooireglement, vergoedingsregeling medezeggenschap, uitwerking personeelsbeleid, verschillende beleidsnotities) en het opstellen van het convenant OPUT-UR-CvB t.a.v. de bevoegdheden.

Doel van deze notitie is helderheid te verschaffen over de discussiepunten en vervolgens de keuzes te identificeren die moeten leiden tot werkbare afspraken ten aanzien van de bevoegdhedentoedeling. Aanvullend op de WHW en reglementen wordt getracht een zo volledig mogelijke lijst van onderwerpen en de bijbehorende bevoegdheid te bepalen.

Uitgangspunten voor onderstaande zijn:
-De bevoegdheden zoals omschreven in de wet (WHW, arbowet, wet bescherming persoonsgegevens etc)
-De bevoegdheden vastgelegd in de reglementen (UR-reglement, reorganisatieprocedure e.d.): dit betreft, naast de wettelijke omschreven bevoegdheden, interpretatie van de bevoegdheden voor concrete onderwerpen en enkele aanvullende bevoegdheden (voorbeeld: instemmingsrecht op de invoering van het bindend studieadvies)..
-De in de loop der tijd afgesproken of overeengekomen bevoegdheden, zoals in bijlage 1, het medezeggenschapsconvenant CvB-COR-CSR bij de overgang van het gedeelde naar het ongedeelde stelsel.

De concept - wet op het hoger onderwijs en onderzoek, de WHOO: inmiddels is duidelijk dat er dit najaar geen besluitvorming over deze wet zal plaatsvinden, m.u.v. de leerrechten. Algemeen wordt wel verwacht dat een volgende wet eerder minder dan meer dan de huidige WHW zal reguleren. De “zorgplicht” van het college in het huidige wetsontwerp houdt in dat er met de medezeggenschap overeenstemming moet worden bereikt over de bevoegdheden. De MvT suggereert dat overeengekomen kan worden dat de reglementen niet worden gewijzigd. Indien dit wel het geval zou zijn, zouden de instemmings- en adviesrechten van de WOR als referentiepunt kunnen dienen (blz 324 MvT), voor zover deze niet in de wet geregeld zijn. Hierdoor kan de uitkomst van de in deze notitie beschreven discussie ook bepalend zijn voor de toekomstige bevoegdhedentoedeling, ongeacht de precieze formulering van de wet.









2. Overzicht bevoegdheden en toepassing ervan in de afgelopen 5 jaar

Instemmingsbevoegdheden

korte omschrijving bevoegdheid
+ concrete onderwerpen.

Gebaseerd

op

Valt onder
(UR-reglement)

Instellingsplan + majeure wijzigingen


Instellingsplan

Oprichting onderzoeksinstituten

Instituutsplannen

Uitgangspunten Masterplan Vastgoed

Uitwerking masterplan, Voortgang Vastgoedplan

Nieuw Verdeelmodel; Herziening verdeelmodel;

Budgetaanvraag renovatie TNW gebouw

Hoofdlijnen Onderwijsnota;

Nota Onderzoeksbeleid

Nota leerstoelenbeleid

Gedragscode voertalen

WHW 9.33

11.1.a, 11.2, 11.3.1,11.4.a


Ook BBR

11.3.1.b

Onderzoekbeleid (IP)

Hoofdlijn beleid (IP)

idem

idem

idem

idem

idem

idem + p-beleid

Advies volgens 12.3.i

Organisatieveranderingen en BBR

Instellen faculteit CTW

Facultaire herindeling en kanteling

Herstructurering Dienstverlening,

Reorganisatiecode

BBR

Wijziging implementatieplannen reorganisatie UT

Reorganisatie Technische Dienstverlening

Sluiting Vestiging Friesland

Transfer vakgroep BPM

WHW 9.33



11.1.d, 11.3.2

Reorg. Proc. + BBR
idem

Ook 11.3.1.c

Personeelsbeleid

Nota Personeelsbeleid

Nota Focus in HRM-beleid

WHW 9.36

IP

11.2

Rechtspositieregelingen personeel

Vergoedingsregeling medezeggenschapsraden

WHW 9.36

11.2

(Ook studenten 11.1.g)

Systeem van kwaliteitszorg

Instelling kwaliteitszorg onderzoek

WHW 9.33.b

11.1.b

Studentenstatuut (zie gemaakte afspraken bijlage 1)

instemming/advies op OER wordt door FR-en afgehandeld

WHW 9.33.c

11.1.c

VGW-beleid en –regels

Regels veiligheid, werken met gevaarlijke stoffen e.d.

WHW 9.33.e

11.1.e

Stelselkeuze

WHW 9.33

11.1.f

Regeling financiële ondersteuning studenten

Wijziging Regeling afstudeersteun;

Regeling Garantiebeurzen;

Vergoedingsregeling medezeggenschapsraden;

RASO-regeling, HBO-doorstroombeurzen

WHW 9.33.g

11.1.g

Opleidingen, bindend studieadvies en financiële regelingen

nieuwe opleidingen (diverse, t.t.v. ACO-aanvraag)

Afspraak

3 TU – masteropleidingen

Extra (IP, BBR)

11.4.b,c,d

Beleid studentenvoorzieningen

Overeenkomst CvB met SU

“extra”

11.5

Centraal arbo-beleid

Contract UT – SAD

Notitie Arbo en milieuzorg UT;

Aanvullende notitie taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het gebied van arbo en milieu

Meerjarenplan Arbo en milieu;

Richtlijnen werken met gevaarlijke stoffen e.d.;

Regeling melding onregelmatigheden;

Arbo richtlijnen;

RSI – beleidsplan;

Plan van aanpak Medewerkerstevredenheidsonderzoek;

Arbo en milieu jaarplan;

Rookbeleid

Arbowet (WHW 9.34.3.i)

11.6

Privacybeleid

Reglement cameratoezicht, reglement gebruik ICT voorzieningen

Wet bescherming persoonsgegevens (art. 22, lid 3) jo.

WOR art 27, lid 1, sub k


UR-reglement

UR – reglement;

Aanpassen Kiesreglement

WHW 9.34.2

27

Adviesbevoegdheden

Begroting, begrotingsrichtlijnen, grote investeringen

Begrotingswijzigingen (zie bijlage 2)

Slotregularisatie

Invulling bezuinigingstaakstelling EWI

WHW 9.34.3.b

12.1.a en 12.3.e

Aangelegenheden m.b.t. voortbestaan en goede gang van zaken


WHW 9.34.3.b

12.1.b


Advies studenten personele zaken (bij instemming personeel)

Reorganisatie UT

Personeelsbeleid

WHW 9.36, lid 2

12.2 (personeel 11.2)

Numerus fixus

WHW 9.34.3.b

12.3.b

Duurzame samenwerking met andere instellingen en bedrijven

Deelname DU

Samenwerkingsovereenkomst partners TG;

Convenant Kennispark Twente

Gemeenschappelijke Regeling 3 TU

Statuten Stichting Financieel Beheer Fed. 3TU

Uitwerking IP zie ook bijlage 1

12.3.c


Richtlijnen ethiek en instellen commissie

WHW 1.7

12.3.d

Grote projecten R.O

WHW 9.34.3.b

12.3.f

Emancipatie en anti-discriminatie

Vrouwen in hogere functies

WHW 9.34.3.j

12.3.g
ook: uitwerking p-beleid

Milieubeleid (veelal onderdeel arbo- en milieubeleid)


12.3.h

Gedragscode buitenlandse taal

Uitwerking IP

12.3.i

Grote onderwijskundige projecten

Deelname aan DU

Uitwerking IP

12.3.j

Beleid studie-advies, -begeleiding en –voorlichting

Uitwerking IP

12.3.k

Vakanties en indeling studiejaar

Onderwijsjaarcirkel

Verroostering major/minor;


12.3.l

Beleid onderwijsvoorzieningen

Uitwerking IP

12.3.m

Aantrekken extern adviseur

Aantrekken extern adviseur Penvoerderschap ITC

WOR 25.n

12.3.n

Beleid t.a.v. UT-stichtingen e.d.

extra

12.3.o

Uitkomst Portfolio analyse

Uitwerking IP


Regelingen Studentenstatuut (niet: financiële ondersteuning)

Vaststelling collegegeldtarieven (1x: instemming)

Inschrijvingsregeling UT

Collegegeldtarieven Joint Master Programmes

zie bijlage 1

11.1.c


Onderwerpen die ter Informatie zijn aangeboden (tussen haakjes commentaar):

Energiebeleidsplan UT (milieubeleid dus adviesonderwerp volgens 12.3.h)

Bedrijfsenergieplan UT (idem)

Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden (instemming OPUT)

Notitie Kwaliteitsmanagement in het onderwijs UT d.d. 2002

Procedure decaanbenoemingen

Jaarverslagen

Nota Begrotingsbod

Sectorplan W&T

Notitie Internationalisering onderwijs

Notitie persoonsgebonden leerstoelen

ICT voor onderwijs etc.;

Financieel Jaarverslag

Evaluatie Major/minor

Budgetrapportages

Sanerings -en reorganisatieplannen Faculteiten

Notitie Alumnibeleid

Bestuurlijke agenda + werkplan

Startnotitie HRM-beleid

Update Vastgoed

Besluit ELO;


Veel onderwerpen zijn in twee of meer fasen besproken, bijv. eerst informatief/advies en vervolgens advies/instemming. Voorbeelden: Nota Personeelsbeleid, Herstructurering Dienstverlening, Internationalisering.

Ook een aantal punten (eerst) ter bespreking:
Gem. Regeling 3 TU, deelname Avantium, MBA opleiding Hunan , Concept Instellingplan etc.



3. Belangrijkste discussiepunten m.b.t. de bevoegdheden van de UR:


1.Wat wordt verstaan onder hoofdlijnen van beleid en majeure veranderingen daarin?

2.Welke mate van uitwerking is noodzakelijk om de hoofdlijnen te kunnen vaststellen?

3.Wanneer is er sprake van regelingen met rechten en plichten voor personeel en studenten waarvoor instemming van de UR verworven moet worden, ook in relatie tot de bevoegdheden van het OPUT?


Ad 1 en 2, hoofdlijnen van beleid (zoals bedoeld in art 9.33 WHW in relatie tot het Instellingsplan en als zodanig geïnterpreteerd in het UR-reglement): dat de Universiteitsraad het (meerjarig) beleid op hoofdlijnen moet beoordelen en instemmingsrecht heeft op voorstellen daartoe van het college staat niet ter discussie, maar een terugkerende discussie tussen bestuur en medezeggenschap betreft welke aparte beleidsvoorstellen onderdeel uitmaken van die hoofdlijnen, hoe ver deze uitgewerkt moeten zijn om het beleid te kunnen vaststellen en wanneer er sprake is van een majeure verandering van het beleid waardoor opnieuw besluitvorming moet plaatsvinden. Doordat beleid zich ontwikkelt en omgeving, inzichten en prioriteiten in de tijd veranderen, is een besluit hierover in zekere mate een momentopname. Dat ontslaat bestuur en medezeggenschap echter niet van de taak om richting en inhoud van het beleid van tijd tot tijd vast te stellen.

De URaad stelt de volgende uitgangspunten en werkwijze voor:

Hoofdlijnen van beleid: het beleid ten aanzien van de primaire taken onderwijs en onderzoek dient periodiek vastgesteld te worden. Dat zelfde geldt voor het (meer ondersteunende) beleid ten aanzien van het vastgoed, de dienstverlening, de voorzieningen voor studenten en personeel, het personeelsbeleid en het financieel meerjaren kader (w.o. het verdeelmodel). Daarnaast kunnen beleidsaspecten uitgroeien tot hoofdlijnen zoals mogelijk bij internationalisering en valorisatie het geval is, afhankelijk van de impact op het primaire proces.

Instemmen met hoofdlijnen: allereerst is hiervan sprake indien de hoofdlijnen en beleidsprioriteiten in samenhang worden gepresenteerd, zoals in het IP. Ten tweede, indien een separaat voorstel ten aanzien van afzonderlijke hoofdlijnen aan de URaad wordt voorgelegd. Daarbij is het voor de besluitvorming van de UR van belang dat inzicht geboden wordt in zaken als financiële onderbouwing, samenhang met andere beleidsonderwerpen en mogelijke eerdere afspraken, wijze van implementatie en eventueel een evaluatie.

Werkwijze bij instemmen op hoofdlijnen: bij het vaststellen van hoofdlijnen van beleid blijkt in de praktijk besluitvorming in twee fasen goed te werken:

In de eerste fase wordt het concept-beleid besproken in betrokken gremia en met de URaad. De URaad kan aangeven welke aanpassingen nodig zijn om in de tweede fase tot besluitvorming te komen. In deze fase kan ook de universitaire gemeenschap (en de decentrale medezeggenschap) geraadpleegd worden, ter bevordering van openheid en draagvlak.

In de tweede fase is het aan het college om de aanbevelingen van de URaad over te nemen en een aangepast voorstel ter instemming voor te leggen. In de aanbiedingsbrief kan het college aangeven waar instemming mee gevraagd wordt en welke onderdelen van het voorstel in een later stadium nog ter instemming (hoofdlijn) of ter advies (uitwerking van een onderdeel van een hoofdlijn) dan wel ter informatie zullen worden voorgelegd.


Ad 3: analoog aan de WOR geldt voor regelingen met “rechten en plichten” voor het personeel, die op tijd en geld te herleiden zijn, het instemmingsrecht. Dat is volgens de CAO (en de WHW) in het algemeen toegekend aan het locaal overleg (OPUT). Daarnaast zijn er voor studenten regelingen voor financiële ondersteuning (instemming op afstudeer- en overige financiële regelingen). De “vergoedingsregeling medezeggenschap” en de “octrooiregeling” (CAO art. 1.20-23) zijn voor beide groepen van belang, waardoor zowel het OPUT als de UR ermee zouden moeten instemmen. Het voorstel van de UR is om in geval van rechtspositieregelingen die voor zowel personeel als studenten gelden de beantwoording van de instemmingvraag bij de URaad neer te leggen na advies van het OPUT. Deze taakverdeling tussen OPUT en UR kan ook worden toegepast voor bijvoorbeeld privacy reglementen: cameratoezicht en ICT-gebruik kunnen voor zowel studenten als personeel in één regeling worden vastgelegd, eventuele sancties e.d. dienen echter separaat worden geregeld.


Bovenstaande kan in een aantal afspraken worden vastgelegd:

1.Het overzicht van bevoegdheden en de bijbehorende onderwerpen in 2 kan na aanvulling gebruikt worden om de bevoegdheid voor een concreet onderwerp te bepalen.

2.Bij interpretatieverschillen ten aanzien van de bevoegdheid overleggen de voorzitters van het college en de URaad om hierover z.s.m. en in ieder geval voor het overleg een gezamenlijk voorstel te doen.

3.Belangrijke onderwerpen worden bij voorkeur in twee fasen behandeld: eerst bespreking en advies, dan instemming.

4.Het college geeft bij aanbieding duidelijk aan wat de status van een voorstel is en welke bevoegdheid daar aan wordt gekoppeld. Zo nodig vindt hierover overleg plaats in het agendaoverleg of z.s.m. daarna (als de UR ook de beschikking over de stukken heeft).

5.Het college en de URaad spreken periodiek af wanneer en op welke wijze de hoofdlijnen van beleid besproken en vastgesteld worden, bijvoorbeeld via een bestuurlijke agenda.
Het verdient daarbij aanbeveling
a. Om duidelijk aan te geven (of in overleg af te spreken) welke onderdelen van het voorstel nader uitgewerkt zullen worden en welke bevoegdheid van toepassing is en
b. Om een éénduidige betiteling aan voorstellen mee te geven.
Nu worden er allerlei termen als Notitie, Startnotitie, Vervolgnotitie, Update etc. gebruikt. Wellicht is een logische volgorde Discussienota (bespreking), Beleidsnota (instemming), Implementatie- of uitvoeringsnota (advies) helderder.

6.In het convenant OPUT-CvB-UR wordt onder meer opgenomen dat de UR het instemmingsrecht uitoefent ten aanzien van (een beperkt aantal) regelingen, die zowel personeelsleden als studenten betreffen


Bijlage 1: TOELICHTING UR – REGLEMENT d.d. 28 september 2004


Artikel 11, lid 1, sub c:

In de overlegvergadering van 28 september 2004 is onderstaand besluit genomen met betrekking tot de interpretatie van lid 1, sub c van artikel 11:


De Universiteitsraad

gezien:

de brieven UR 04-098, UR 04-273 (DUB/362.064/Zdt) en UR 04-281 (DUB/363.436/Zdt)

overwegende dat:

het wenselijk is duidelijkheid te verschaffen over de interpretatie van de bevoegdheid van de UR ten aanzien van het studentenstatuut;

het voorts wenselijk is reglementair het adviesrecht van de UR vast te leggen ten aanzien van het beleid, alsmede majeure wijzigingen hiervan, met betrekking tot het oprichten van privaatrechtelijke rechtspersonen;

gehoord:

de beraadslagingen

de bevestiging van het college van de interpretatie door de UR van het instemmingsrecht op het studentenstatuut, te weten: instemmingsrecht op deelregelingen van het studentenstatuut die de financiële ondersteuning van studenten betreffen en adviesrecht op de overige deelregelingen

besluit:

in te stemmen met de door het CvB voorgestelde wijziging van het UR - Reglement.


Artikel 11, lid 4, sub b

In de overlegvergadering van 17 mei 2005 is onderstaand besluit genomen met betrekking tot de interpretatie van lid 4, sub b van artikel 11:


De Universiteitsraad,

gezien

de brief van het College van Bestuur (kenmerk DUB/367.961/Zdt, UR 05 - 088) d.d. 31 maart 2005, waarin de raad gevraagd wordt in te stemmen met een nadere omschrijving van het begrip “opleidingen” in artikel 11, lid 4, sub b van het UR-Reglement, nl. als “nieuwe bachelor- en masteropleidingen die leiden tot een UT-graad”;

de toelichting per e-mail namens het college dat in deze omschrijving ook begrepen zijn de postinitiële opleidingen zoals de MBA opleidingen van TSM en Hunan, mits deze tevens voldoen aan de overige criteria;

gehoord

de beraadslagingen

besluit

in te stemmen met de door het college voorgestelde interpretatie van het begrip “opleidingen” in artikel 11, lid 4, sub b van het UR-Reglement.


Bijlage 2