agendapunten

9. Catering Brief CvB

Aan: De voorzitter van de Universiteitsraad





Telefoon

053-489 5679

Ons kenmerk

ABZ/375.779/Lze

Fax

053-489 4898

Datum

21 augustus 2006

e-mail

s.lotze@utwente.nl



Bijlage

Vervolgstappen



Onderwerp

Toekomst UT Catering



De komende U-raad vergadering van 12 september wil het College de voorstellen ten aanzien van de toekomst van de catering met u bespreken. Via deze brief wil het College een aantal nog openstaande punten behandelen.


In de afgelopen vergadering (27 juni) heeft het College aangekondigd een advies te willen ontvangen van de UR met betrekking tot de toekomst van UT-catering. Middels deze brief komt het College deze belofte na en legt de UR de volgende vragen voor:

1.“Hoe adviseert de U-raad het College van Bestuur aangaande de randvoorwaarden met betrekking tot de voorgenomen uitbesteding (voorgenomen besluit CvB vergadering 20 juni 2006) zoals deze geformuleerd staan in het advies van Hospitality Consultants (2 juni 2006 kenmerk 374.934) en de bestuurlijke notitie catering?”

2.“Hoe luidt het advies van de U-raad over het te starten aanbestedingstraject?”

Het College ontvangt graag tijdig uw adviezen zodat deze op de eerstkomende vergadering kunnen worden besproken.


Daarnaast maakt het College van de gelegenheid gebruik om te benadrukken dat na afronding van de aanbestedingsprocedure een reorganisatie bij de UT-catering in gang zal worden gezet. De dienstraad van het Facilitair Bedrijf is in dezen de gesprekspartner. Het reorganisatieplan zal te zijner tijd ter instemming aan de dienstraad worden voorgelegd conform de hiervoor geldende reglementen. Dit zal plaatsvinden op initiatief van de directeur FB.


Verder heeft u ons in uw brief van 26 juni 2006 (UR 06-210) gevraagd of het onderwerp “Catering op de campus” ter behandeling op de volgende vergadering los kan worden gekoppeld van de notitie Catering. Het College heeft geen bezwaar tegen het agendatechnisch afzonderlijk behandelen van dit onderwerp, maar dit mag geen vertraging betekenen van de besluitvorming. Helderheid over “Catering op de campus” is namelijk van belang voor de uitbesteding. Verder bevestigen wij bij dezen dat de taakafbakening ter advisering aan de UR is voorgelegd. Het College verneemt graag uw definitieve advies hierover ter bespreking op 12 september.

Tenslotte heeft het College toegezegd om de vervolgstappen in de besluitvorming en de daarbij betrokken actoren in kaart te brengen. Hiervoor verwijzen wij naar de bijlage van deze brief afkomstig uit de nota over het cateringconcept van Hospitality Consultants. Daaruit blijkt dat de besluitvorming over de uitbesteding in september zal worden afgerond. Vervolgens zullen er werkgroepen worden geformeerd om de verschillende facetten van de aanbesteding in gang te kunnen zetten. Deze werkgroepen zullen tevens de opdracht krijgen een meer in detail uitgewerkt tijdspad op te stellen. De verwachting is dat de gehele aanbestedingsprocedure eind april 2007 zal zijn afgerond.


Het College van Bestuur,




Dr. A.H. Flierman,

Voorzitter

Bijlage


In het tijdsperspectief is het denkbaar dat in een periode van (minimaal) 9 maanden na besluitvorming prestatiecontract kan worden aangegaan met een externe cateraar. Dat betekent concreet dat de totale aansturing en verantwoording van UT-C wordt uitgevoerd door een externe partij.

De contouren van een implementatieplan zijn sterk afhankelijk van de keuzes die de UT heeft in de reikwijdte van de uitbesteding en de snelheid waarmee het proces na besluitvorming aanvangt. Grofweg zien wij onderstaande planning binnen de informatie en ervaring die u ons nu voor ligt, als een realistisch tijdspad.


Tabel 15 Globaal implementatieplan


In het vervolg van deze paragraaf worden de in de planning geschetste fasen nader toegelicht.

FASE 1 : Besluitvorming met betrekking tot uitbesteding

5 september behandeling in de UR

12 september besluitvorming in het CvB

Eind september instellen van werkgroep(en) ten behoeve van fase 2


FASE 2 : Voorbereiden outsourcing (oktober 2006 tot en met maart 2007)

1.1.1Marktoriëntatie

Recent zijn andere universiteiten de UT voorgegaan bij het uitbesteden van catering. Middels een gerichte marktoriëntatie kan zicht gekregen worden op valkuilen en kan opgedane kennis wellicht worden hergebruikt.

1.1.2Uitwerken sociaal plan

Voor het begrip reorganisatie wordt artikel 25 uit de Wet ondernemingsraden gehanteerd. In de reorganisatiecode is afgesproken dat binnen de UT gezamenlijk met de medezeggenschap wordt stil gestaan bij de vraag of een organisatieverandering als reorganisatie moet worden beschouwd. In het geval dat er sprake is van een reorganisatie met het lokaal afgestemd of er in aanvulling op het kader voor sociaal beleid zoals opgenomen in de CAO een aanvulling in een sociaal plan nodig is.

Voor het uitwerken van een sociaal plan vindt veelal overleg plaats met betrokken vakbonden.

1.1.3Uitwerken consequenties FB

Het verdient de voorkeur om reeds voor de start van het outsourcingsproces de organisatie van het FB in te richten op de nieuwe situatie.

Dit leidt ertoe dat betrokken medewerkers volledig geïnformeerd zijn en gedurende het outsourcingsproces zicht krijgen op toekomstige werkzaamheden.



FASE 3 : Aanbesteding (november 2006 tot en met april 2007)

Voor de feitelijke aanbesteding worden de gebruikelijke stappen doorlopen. Op hoofdlijnen bestaan deze uit:

1.1.4Voorbereiding

Inrichten projectgroep

Taakverdeling

Planning

1.1.5Ontwikkeling programma van eisen

Functioneel Programma van Eisen opstellen (vergt heldere besluiten in fase I)

Technisch Programma van Eisen opstellen

Opstellen concept overeenkomst

1.1.6Voorselectie

Prekwalificatie en opstellen short-list

1.1.7Opstellen uitbestedingsroute- en procedures

Opstellen selectiecriteria

Bepalen wegingsfactoren

Opstellen beslismatrix

Opstellen directiebegroting

Opstellen offertedocument

1.1.8Aanvraag en beoordeling

Aanschrijven cateraars

Toelichting programma van eisen

Eerste beoordeling

Toelichtende presentaties

Tweede beoordeling en aanbeveling

Voorstel tot gunning

1.1.9Contracteren

Opstellen implementatieplan

Contracteren

FASE 4 : Implementatie (mei 2007)

In deze fase worden de outsourcing geïmplementeerd. Met name de uitwerking van de personele afspraken vraagt bij overname van medewerkers zorgvuldige aandacht.