Brief UR Discussienota

universiteitsraad

Griffie

Spiegel – kamer 500

Aan het College van Bestuur,

Betreft: Discussienota “Efficiënte Moderne bedrijfsvoering”

Geacht College,

De Universiteitsraad heeft kennis genomen van de discussienota Efficiënte moderne bedrijfsvoering, en uw daaropvolgende brieven. Met deze brief wil de UR zijn concept standpunt aan u kenbaar maken.

Efficiënte bedrijfsvoering
De UR is het volledig eens met het streven naar een efficiënte bedrijfsvoering. Standaardisatie, vereenvoudiging en digitalisering van systemen, administratie en werkwijzen kunnen kostenverlagend en kwaliteitsverhogend uitwerken en de UR onderschrijft dat kostenbesparing ten gunste van het primaire proces een zaak van continue aandacht van het bestuur dient te zijn, een permanent state of mind.

Onrust en vertrouwen
Rondom de discussienota is echter grote onrust ontstaan onder de medewerkers van de UT. Een artikel in de Tubantia waarin gesproken wordt over honderd ontslagen, het idee dat alle plannen al vast zouden staan en onduidelijkheid over het gebruik van evaluaties van voorgaande reorganisaties dragen niet bij aan rust en vertrouwen. Het belang van vertrouwen voor een organisatie als de UT is aangegeven door de Collegevoorzitter in zijn verwondernotitie. Vertrouwen is ook noodzakelijk voor het gezamenlijk realiseren van een efficiëntie moderne bedrijfsvoering.

De UR is verheugd te constateren dat het College met zijn reactienota van 21 juni 2006 de tips en kritiek van personeel en studenten verwerkt heeft in de plannen. Door deze stap kan het weggeslagen vertrouwen van de medewerkers in het College mogelijk weer terugkomen. De UR wil het College vertrouwen dat hij erin zal slagen draagvlak te creëren voor zijn plannen.

Geen akkoord over M€ 5
De UR wil benadrukken dat hij nooit akkoord is gegaan met het bezuinigen van M€ 5. Het CvB-doel “M€ 5 bezuinigen op overhead” is door de UR in december 2005 niet onderschreven en wordt ook nu niet op voorhand onderschreven. De URaad wil dan ook dat de passage waarin staat dat de UR akkoord zou zijn gegaan met M€ 5 uit de discussienota wordt verwijderd.

Bovendien dient de noodzaak van een dergelijke bezuinigingsdoelstelling gezien te worden in het licht van een actueel financieel meerjarenkader. Deze is voor maart jongstleden toegezegd maar nog niet

toegezonden. De UR vraagt zich ook af waarom de M€ 5 (alleen) uit de bedrijfsvoering moet komen en zou dit dan ook door het College beargumenteerd willen zien.

Aanpak efficiëntieslag
De UR heeft gevraagd naar evaluaties van voorgaande reorganisaties zodat leerpunten hieruit kunnen worden verwerkt in de huidige efficiëntieslag. Het College heeft per brief laten weten geen noodzaak te zien in evaluaties maar in de UR-commissievergadering van 13 juni 2006 wel aangegeven dat evaluaties in de deelprojecten zullen worden gebruikt. De UR kan zich vinden in de volgende aanpak van de efficiëntieslag:

1.De efficiëntieslag wordt geanalyseerd in deelprojecten met gebruikmaking van evaluaties van voorgaande reorganisaties. Deze analyses dienen door direct betrokkenen en externe onafhankelijke deskundigen te worden uitgevoerd. Zo worden expertise en onafhankelijkheid gegarandeerd. Er moet een manier gevonden worden om de integrale visie te bewaken; voorkomen moet worden dat de deelprojecten allemaal losse eilandjes worden aangezien we nu juist bezig zijn om de eilandjescultuur te doorbreken.

2.De Raad wordt actief betrokken in de uitwerking van de deelplannen en zal hierbij actief contact onderhouden met de verschillende betrokken faculteits- en dienstraden.

3.Er wordt een plan van aanpak met meerdere oplossingsrichtingen gemaakt op basis van de analyses en de gestelde meerjaren ambities van de UT.

4.Er wordt een plan van aanpak voor een toekomstige evaluatie gemaakt met daarin opgenomen de meetbare criteria.

5.De resultaten van de analyses en de plannen van aanpak worden openbaar teruggekoppeld aan medewerkers en medezeggenschap. De betrokken medewerkers hebben er recht op dat het college de noodzaak van organisatieveranderingen als onderdeel van consistent beleid aantoont. Aansluitend kan de medezeggenschap ingaan op de inhoud en een oordeel vormen over de haalbaarheid van de plannen. De UR wil een tijdspad van u vragen zodat de Raad hierop kan anticiperen teneinde het totale proces niet onnodig te vertragen.

De UR hoort hierop graag een reactie van het College. De Raad wil zolang er geen analyses beschikbaar zijn niet inhoudelijk ingaan op de plannen, temeer omdat het grootste deel nog in deelopdrachten uitgewerkt moet worden in deelplannen. Wel wil de UR het volgende zeer belangrijke uitgangspunt meegeven aan het College

De efficiëntieslag mag nooit en te nimmer ten koste gaan van de kwaliteit van onderwijs & onderzoek.

Uit dit uitgangspunt vloeit voort dat nooit gesneden kan worden in voor handhaving van de kwaliteit van onderwijs & onderzoek noodzakelijke ondersteunende processen. Dus mocht bijvoorbeeld slechts M€ 2 haalbaar zijn dan zal het resterende bedrag ergens anders gevonden moeten worden. M€ 5 dient in de ogen van de UR dan ook geen doelstelling op zich te zijn. Voor de Raad is efficiënte bedrijfsvoering de doelstelling die mogelijk kan leiden tot bezuiniging.

Met vriendelijke groet,

namens de Universiteitsraad,

ir. T.M.J. Meijer

voorzitter