cyclus 2006-05-16

Verslag overleg 2006-04-04

logo Universiteitsraad UT

universiteitsraad

Griffie

Spiegel – kamer 500



Uw kenmerk


Telefoon

053 - 489 2027

Ons kenmerk

UR 06-092

Fax


Datum

18 april 2006

e-mail

j.ribberink-vanmiddelkoop@utwente.nl

Verslag van de overlegvergadering van de Universiteitsraad op dinsdag 4 april 2006

Aanwezig:

Leden UR:

Brinkman, Deetman, van Dijk, Hendriks, Hesselink, Hollman, Houweling, Lippinkhof, D.Meijer (vz), Pol, Poorthuis, van der Wal, Wormeester, IJzermans

College van Bestuur:

Van Ast, Flierman, Zijm

Griffie:

Ribberink, Klomp-Jongsma (Secretariaatsservice “PS” – verslag)

Afwezig:

Becht, Gutteling, N.Meijer (allen m.k.)




1. Opening en vaststelling agenda

De voorzitter opent om 14.40 uur de vergadering en heet de aanwezigen welkom.

De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.


2. Mededelingen

CvB:

Vacatures: De benoeming van de nieuwe decaan CTW is rond – zeer binnenkort wordt zijn naam bekendgemaakt. Er wordt gewerkt aan de opvolging van de wetenschappelijk directeuren Impact en Mesa+. De nieuwe directeur HTT wordt zeer binnenkort benoemd.

Vooraanmeldingen studenten: T.o.v. de vergelijkbare periode 2005 ligt het aantal vooraanmeldingen 4% hoger. De spreiding over de opleidingen is nogal verschillend.

Voor meerdere faculteiten geldt dat er extra inspanningen zullen worden gepleegd t.b.v. het aantrekken van studenten uit Duitsland. Er zal meer aandacht worden gegeven aan de toelatingseisen - gebleken is namelijk dat in een aantal gevallen Duitse studenten ten onrechte niet zijn toegelaten.

Strategisch UMT: Zie ook agendapunt 9. CvB en UMT zijn eind februari twee dagen bijeen geweest om te spreken over de strategie van de UT, hoe als team samen te werken en verantwoordelijkheid te dragen voor de universiteit, en de verhouding tot het CvB. Het college heeft het als een plezierige bijeenkomst ervaren.

Oratie dhr. Van Vollenhoven: Deze vindt plaats op 28 april 2006. Er wordt veel belangstelling van hooggeplaatste personen verwacht.

BBT: Mede op verzoek van de decaan zal dhr. Clemens de Waal tot eind 2006 de interim-functie directeur bedrijfsvoering vervullen. De concerncontroller-functie zal voorlopig niet worden ingevuld, in afwachting van een te maken heropstelling. De Operational Audit staat nu onder leiding van mevrouw Joyce Berger.


UReka:

Nicky Meijer laat danken voor de kaart die zij tijdens haar ziekte vanuit de UR heeft ontvangen.


3. Verslag van de overlegvergadering van 7 februari 2006 (UR 06-032)

Pag. 4 r.52: “een bepaald aantal EC-studiepunten” vervangen door: “30 EC-studiepunten”.

Pag. 5 r.53: “aanleggen” vervangen door “aanwijzen”.

Met inachtneming hiervan wordt het verslag vastgesteld.


Naar aanleiding van het verslag:

Pag. 1 laatste alinea: Van Ast meldt dat naar schatting meer dan driekwart van de bezoekers van het studentenrestaurant in de weekends bestaat uit niet-UT’ers.

Pag. 5 1e en 2e alinea inzake het instellen van een rechtspersoon voor de 3TU-federatie die in staat is verbintenissen aan te gaan: Het CvB meldt desgevraagd dat daar nog niets nieuws over te melden is. Vóór 1 april 2007 moet een federatie tot stand worden gebracht (waaronder het college verstaat dat dan ook het hele medezeggenschapstraject doorlopen is). Het overleg over de genoemde rechtspersoon wordt momenteel gevoerd in bedrijfsvoeringsverband.


4. Bericht van de voorzitter CvB over Strategisch UMT (UR 06-053, UR 06-074)

Het CvB in reactie op de vragen in UR 06-074:

Bij de begrotingsbehandeling 2006 was ook al bekend dat er een bezuinigingsoperatie gaande is. Die heeft ook betrekking op de ondersteunende dienstverlening. Daar wordt een proces van besluitvorming opgetuigd zonder dat nu al precies kan worden aangegeven wat dat inhoudt – de nadere uitwerking daarvan komt in de loop van dit of volgend jaar aan de orde. En wat het financiële verdeelmodel betreft: daar zijn al wel wat eerste gedachten over geuit, waarbij de uitspraak is gedaan dat iets meer stabiliteit in het model gewenst is – maar ook hier geldt dat er nog geen uitwerking in een concreet voorstel heeft plaatsgevonden.

Wat de bezuinigingsoperatie van M€ 5 betreft: Er zijn voorbereidende verkenningen gaande t.a.v. de te kiezen aanpak. Naar verwachting kan een voorstel worden voorgelegd in de UR-vergadering van 27 juni a.s. Het is de bedoeling het geheel van sturing, management en bijbehorende structuren evenals de efficiency van de ondersteuning door te lichten en vervolgens met een totaalvoorstel te komen.

Het niet volledig compenseren van loon- en prijsstijgingen in de bekostiging zorgt voor een schade van M€ 1 à 2 jaarlijks; dat is inherent aan het systeem. Maar natuurlijk wordt daar ook weer op gereageerd, zodat steeds maar een deel van het effect kan worden teruggezien.

T.a.v. het premiecompartiment: Het aftoppen op faculteitsniveau van de premiemiddelen heeft ook geleid tot de reorganisatieplannen, gericht op evenwicht in de begroting in 2008. Voor 2007 geldt nog de problematiek van de matching en het invoeren van continuïteit in het volumebeleid.

Wat het college wel wil doen is – voorafgaand aan het rond de zomer opstellen van de begrotingen door de faculteiten – door de wetenschappelijk directeuren te laten aangeven hoe zij denken de premies uit te zetten. Daarmee kan de faculteitsbegroting iets gemakkelijker afgerond worden. Dat betekent ook dat het nieuwe verdeelmodel, als dat ingaat, aan zal moeten sluiten bij de evenwichtsituaties van de reorganisatieplannen. In het Strategisch UMT is ook nadrukkelijk aan de orde geweest: het model regeert niet, maar volgt het beleid.


5. Aanvullende notitie taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het gebied van Arbo en Milieu (UR 06-015, UR 06-085)

Het college zegt toe in de notitie te zullen laten opnemen welke decaan voor welk onderzoeksinstituut verantwoordelijk is op het gebied van arbo en milieu.


De UR stemt – conform het conceptbesluit in UR 06-085 – in met de Aanvullende notitie taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het gebied van arbo en milieu.


6. Contract Arbodienst (UR 06-047, UR 06-086)

Het CvB antwoordt als volgt op de vragen in UR 06-086:

Gelet op de ontwikkelingen op dit moment is een contractduur van één jaar uitgangspunt. Het begrip “onbepaalde tijd” is niet goed gekozen en een dergelijke contractduur is ook niet de intentie van het college; er wordt veeleer gedacht aan een contract voor een periode van 2, 3 of 4 jaar.

Met “medewerkers van de UT” wordt bedoeld iedereen die een aanstelling dan wel tijdelijke aanstelling bij de UT heeft.

Over het driegesprek wordt nog gesproken. Het CvB vindt dat – tenzij er financiële consequenties zijn die het budget ver te boven gaan – de mogelijkheid voor een driegesprek aanwezig moet zijn als een der partijen daar behoefte aan heeft.

Als de UR instemt met het contract zal het college zorgen dat dit onderdeel ook in de besluitvorming van het OPUT meegenomen wordt.

Het college zal in de volgende UR-vergadering laten weten welke afspraken hierover gemaakt zijn.


De personeelsgeleding van de UR stemt – conform het conceptbesluit in UR 06-086 - in met het contract over de arbodienstverlening door de Stichting Arbodienst Drienerlo (SA) aan de Universiteit Twente.

Tevens brengt de studentgeleding van de UR positief advies uit.


7. 3TU-master Construction Management and Engineering (UR 06-055, UR 06-070)

Zijm merkt op dat de UT met nadruk focust op de managementkant/de beheerskant – meer dan andere universiteiten dat doen. Daarmee biedt Twente een geheel eigen invulling, zo vindt ook de visitatiecommissie; de opleiding blijft dan ook apart.


De voorzitter informeert of inmiddels het advies van de Stuurgroep Onderwijs beschikbaar is. De intentie was namelijk via e-mail een advies uit te brengen, zodat niet tot de vergadering op 10 mei gewacht hoeft te worden. Zijm verkeert in de veronderstelling dat de Stuurgroep Onderwijs (waarvan hij voorzitter is) al wel geraadpleegd is – in ieder geval kan de UR er naar zijn mening van uitgaan dat de Stuurgroep de eerdere adviezen zal volgen.


De UR mandateert het presidium om zodra het – positieve – advies van de Stuurgroep Onderwijs beschikbaar is, conform het conceptbesluit in UR 06-070 in te stemmen met de voorgestelde invoering van de 3TU-masteropleiding Construction Management & Engineering (UR 06-108).


8. Slotregularisatie 2005 (UR 06-051, UR 06-075)

Van Ast reageert op UR 06-075 als volgt :

Vorig jaar kwam de Slotregularisatie ná de jaarrekening en vroeg de UR om eerdere toezending in de toekomst. Dat is nu gebeurd.

Het bedrag ad M€ 2,7 bestaat uit:

1.M€ 1,1 loonbijstelling 2005. Zoals toegelicht in de Slotregularisatie is in dit bedrag M€ 0,9 begrepen ter incidentele compensatie van de gestegen ABP-premies in 2005. Deze lasten zijn/worden centraal gedragen t.l.v. de reserve personele lasten. De baten zijn aan deze reserve gedoteerd. Het restant ad M€ 0,2 betreft per saldo een structurele compensatie voor gestegen (pseudo-)premies sociale lasten en ziektekosten die ook als te doen gebruikelijk geëgaliseerd wordt binnen de reserve personele lasten. Voor contractloonontwikkeling is door het ministerie in 2005 de nullijn aangehouden.

2.M€ 0,9 voor gestegen studentenaantallen. Deze bedragen worden door het kabinet bij afzonderlijk besluit (in 2005 bij de Voorjaarsnota) beschikbaar gesteld op basis van een voortschrijdende referentieraming van de studentenpopulatie. Ongewis is of, wanneer en hoeveel middelen aan het WO beschikbaar wordt gesteld. In de begroting 2005 is met deze bate geen rekening gehouden, noch kan door de eenheden rekening gehouden zijn met meerkosten als gevolg van de gestegen aantallen studenten.

3.M€ 0,4 prijsbijstelling 2005. Voor het eerst sinds 2002 vindt weer een geringe prijsbijstelling plaats. In de begroting 2005 is hiermee geen rekening gehouden. Een doorsluizing naar alle eenheden (faculteiten en diensten) zou nauwelijks of geen effect hebben zodat besloten is dit bedrag centraal te houden.

4.M€ 0,3 correctie loonbijstelling 2004. Dit betreft een kleine incidentele correctie. Om dezelfde reden als onder punt 3 genoemd zijn deze middelen centraal gehouden.

Voor alle posten geldt dat de structurele componenten zijn meegenomen in de te verdelen middelen in de begroting 2006.

Het alsnog aan de eenheden doorsluizen van de genoemde bedragen ten gunste van de exploitatie 2005 wordt ten zeerste afgeraden. Het is een keuze die het CvB gemaakt heeft, ook omdat het college t.o.v. de faculteiten de taak op zich heeft genomen om het matching-tekort te compenseren.

Wormeester merkt op dat het uiteindelijk inkomsten zijn met een heel duidelijk doel. Belangrijk is hoe die in perspectief worden geplaatst. In die discussie vindt hij het veel zuiverder om ze niet toe te voegen aan de anonieme centrale reserve. Deels is dat misschien een optische operatie, maar het plaatst het tekort op een aantal plekken in een veel duidelijker perspectief.

De voorzitter zou zich kunnen voorstellen dat het bedrag dat wordt verdeeld als prijs- en looncompensatie in mindering wordt gebracht van het te verdelen bedrag voor de matching. Voor de reservepositie maakt dat niet uit, terwijl er toch een andere verdeling plaatsvindt. Van Ast acht dat te gekunsteld en bovendien kost het veel rekenwerk.


Pol wijst erop dat de onderzoek gerelateerde matchingproblematiek binnen de technische faculteiten natuurlijk veel groter is dan binnen de maatschappijwetenschappelijke faculteiten. Compensatie voor studentenaantallen komt met name ten goede aan de maatschappijwetenschappelijke faculteiten ter financiering van onderwijsinzet. Compensatie van studentenaantallen is dus gewenst.

Van Ast vindt dat het argument van Pol hout snijdt. Maar dan zou hij nog liever M€ 0,9 voor studentenaantallen regelen via de reserves in het boekjaar 2006.


De voorzitter constateert dat er in grote lijnen overeenstemming is over de te volgen richting. Dat zal in het nog op te stellen advies verwerkt worden.


Jonge universiteiten: De UT heeft nooit deel uitgemaakt van de jonge universiteiten. Dat betrof een pact tussen EUR, UM en KUB. Overigens zal het ministerie dat weer terugdraaien, en dus is het geen issue meer.

Compensatie EWI ad M€ 50: Dit is een typefout en had moeten zijn K€ 50.

Compensatie meerkosten interim-decanen: Dit wordt veroorzaakt door de gehanteerde commerciële tarieven die gelden als een externe persoon wordt binnengehaald.

Ook CTW heeft een interim-decaan. Hier zal een soortgelijke regeling gelden.


Gehoord de toezegging van het college dat de inkomsten voor gestegen studentenaantallen via een reservetoewijzing in het verslagjaar 2006 naar rato aan de betreffende faculteiten zullen worden toegewezen adviseert de UR positief ten aanzien van de Slotregularisatie 2005.


9. Sanerings- en reorganisatieplannen faculteiten (UR 06-057, UR 06-058, UR 06-059, UR 06-076)

Reactie CvB op UR 06-076:

Vr. 1: De eerste versie van de brief aan EWI is niet verstuurd, daarom is hetzelfde kenmerk gebruikt in de definitieve versie. Wat de vertrouwelijke toezending aan de UR betreft: de brieven zijn op verzoek van de UR ter kennisneming toegezonden – wat niet wil zeggen dat het college er niet met de UR over wil spreken, maar het instemmingsrecht ligt bij de faculteitsraden.

Vr. 2 t/m 4: Er is sprake van een behoorlijk diep ingrijpend reorganisatieplan. Er vervallen 9 leerstoelen en er komen 5 nieuwe leerstoelen bij. Het gaat om het invullen van een nieuw stuk onderzoek waartoe al veel eerder besloten is. Vanaf begrotingsjaar 2008 gaat het om maximaal M€ 2 (dat bedrag komt beschikbaar na het vrijvallen van M€ 4 aan portfoliogelden). De bijdrage van het college ten behoeve van de revitalisering van de faculteit zal worden verleend, vooruitlopend op de bezuiniging van M€ 5 op het niet-primaire proces en gaat daarmee nadrukkelijk niet ten koste van de andere faculteiten of ten koste van de onderwijsmiddelen. In de personele sfeer betekent het dat door nu al investeringen te doen een aantal met ontslag bedreigde medewerkers wellicht een goede kans geboden kan worden weer binnen de UT aan de slag te gaan.

Een en ander houdt overigens in dat op het moment dat de bezuinigingen op het niet-primaire proces daadwerkelijk gerealiseerd zijn, de daaruit resulterende middelenverruiming niet extra naar TNW zal vloeien.

De voorzitter zegt dat hij de indruk had dat het onderdeel Technische Geneeskunde zijn eigen geld zou opbrengen vanuit de rijksbekostiging. Is dat dus niet het geval en moet het vrijgemaakt worden op de begroting van de UT? Van Ast beaamt dat dat deels het geval is, zeker in de opbouw van de vijf leerstoelen; het is nu als een structureel bedrag neergezet en gaat straks in het model meelopen. De omvang zal ongeveer die M€ 2 zijn. De voorzitter stelt voor de bekostiging van Technische Geneeskunde nog eens nader in kleiner comité te bespreken.

Vr. 5: Er is sprake van een forse problematiek. Er is de mogelijkheid op basis van incidentele inkomsten ten laste van 2005 een behoorlijke voorziening te treffen. Uiteraard moet dat geen vrijbrief voor decanen zijn, en daar gaat het college ook niet van uit. Elk voorstel zal aan het CvB worden voorgelegd, zo is afgesproken.

Op de aanvullende vraag of wordt toegewerkt naar een vraagbegroting antwoordt Van Ast ontkennend. In 2008 zal op basis van betere sturing gemakkelijker een evenwicht gevonden en behouden kunnen worden.

Vr. 6: Aan de decanen en WD’s is gevraagd daar goede afspraken over te maken. De decanen zijn zich ervan bewust dat mensen zich zorgen maken en proberen daar zo veel mogelijk rekening mee te houden.


Hiermee zijn de hoofdpunten van UR 06-076 behandeld. Afgesproken wordt op de overige vragen in commissieverband nader in te gaan. Of er dan alsnog een – ongevraagd – advies van UR-zijde volgt zal op dat moment bekeken worden.


10. Voortgang 3TU-proces, inbedding en indaling 3TU-hoogleraren

De voorzitter merkt op dat in de vorige overlegvergadering eigenlijk een enigszins voorbarige discussie is gevoerd. De decanen en wetenschappelijk directeuren verdienen een compliment voor de wijze waarop inbedding heeft plaatsgevonden, omdat er veel minder personele impact zal zijn dan de UR vreesde. Overigens zal deze operatie desalniettemin wel grote inhoudelijke veranderingen met zich meebrengen.


Op de vraag in UR 06-077 naar de wijziging van de in het 3TU-proces betrokken leerstoelplannen antwoordt Flierman dat aan alle trekkers in de Centers of Excellence wordt gevraagd de plannen verder uit te voeren. De 3TU-colleges willen een hooglerarenstrategie ontwikkelen, d.w.z. zicht hebben op het geheel van leerstoelen dat binnen de 3TU aanwezig is, dus niet alleen in de Centers of Excellence, opdat er wat meer grip is op mogelijkheden om strategisch te sturen. Dat is een proces van de komende maanden of jaren. Zijm vult aan dat uitgaande van de hooglerarenstrategie gekomen zal worden tot een definitie van leerstoelplannen, die zal worden ingevuld. Er is sprake van een verandering van focus, en dat is heel wezenlijk. Dat proces zal in afstemming met de beide andere TU’s worden ingegaan, en op den duur zullen dus wel degelijk oude leerstoelen vervallen.


De voorzitter ziet het als positief dat een dynamisch beleid gevoerd wordt en ingespeeld wordt op kansen die de toekomst biedt. Dat moet dan wel gebeuren op een zodanige manier dat nieuwe mensen worden binnengehaald en huidige mensen worden ingezet bij het uitvoeren van de nieuwe taken. Dat lijkt hem een manier van personeelsmanagement om te voorkomen dat de UT in een continue staat van reorganisatie zit (want dat gevoel hebben de UT-medewerkers wel eens). Flierman merkt op dat dynamisch beleid ook inhoudt: permanente verandering. In die zin is het begrip reorganisatie in de CAO dan ook een beetje achterhaald. Er is, anders dan in het verleden, geen sprake meer van lifetime employment.


De voorzitter refereert aan hetgeen in de brief aan het ministerie is geschreven over de 15% verdringing die zal gaan plaatsvinden en informeert of er afspraken met het ministerie zijn gemaakt over een vorm van verantwoording voor de besteding van de middelen. Flierman vertelt dat wel de toezegging verkregen is van de bewindslieden persoonlijk dat het geld er komt, maar een brief met daarin de voorwaarden is er nog niet. Waarschijnlijk zal het zo zijn dat eens per jaar de voortgang met de ministers besproken wordt, waarbij zij zeker ook geïnteresseerd zullen zijn in het proces van verdringing.


Flierman vertelt nog dat de 3 TU’s gezamenlijk een campagne zullen inzetten om hoogleraren te werven. Dat biedt ook de mogelijkheid om de Nederlandse samenleving duidelijk te maken dat het hen menens is. Verder is er een commissie bedrijfsvoering op poten gezet onder voorzitterschap van Van Ast.


Ten slotte meldt Flierman nog dat er op 5 april a.s. een bijeenkomst is voor de UT-gemeenschap waarin het 3TU-proces nader toegelicht zal worden en er in diverse fora met onder meer de collegeleden van de TU’s van gedachten gewisseld kan worden.

Ook is er een 3TU-website in het leven geroepen.


11. Besluit Elektronische Leeromgeving (ELO) (CvB-besluit 1.3.06 – 373.713, UR 06-069)

Zijm merkt in reactie op UR 06-069 het volgende op:

Er is wel een wat uitgebreidere analyse gemaakt van andere systemen. Gekozen is voor Sakai omdat de UT graag wil overgaan naar een open source systeem.

De beide andere TU’s zullen meedoen in de pilot, evenals de Universiteit van Amsterdam en de Erasmus-universiteit.

Een lidmaatschap voor de UT van de Sakai Foundation wordt serieus overwogen, maar zover is het nog niet omdat momenteel de Universiteit van Amsterdam al lid is.

Op de vraag of de nieuwe visie past in de huidige ITBE-organisatie kan geantwoord worden dat het gaat om een combinatie van mensen binnen de onderwijskundige dienst. En er zal wel degelijk gebruik gemaakt worden van de onderwijskundige expertise binnen de faculteit GW. Er zal niet een heel aparte “club” worden opgetuigd. De coördinatie komt bij de onderwijskundige dienst van ITBE te liggen.

Er zijn drie opleidingen die belangstelling hebben getoond. De UT heeft in 3TU-verband aangegeven graag nog twee andere pilots te willen opzetten, namelijk voor een schakelprogramma met het HBO en voor een van de 3TU-masters. Voordeel van de digitale leeromgeving is dat van elkaars docenten gebruik gemaakt kan worden.

De vragen inzake TAST/TOST/VIST en de rol van de UR in de besluitvorming zullen in de O&O-commissie nader besproken worden.

12. Rondvraag

Poorthuis betreurt het dat de discussiebijeenkomst op 3 april jl. inzake HRM niet is doorgegaan wegens te weinig belangstelling. Volgens Flierman is de bijeenkomst wel degelijk doorgegaan, en geldt dat ook voor alle andere bijeenkomsten ook al is de belangstelling wisselend.

Het college zal laten uitzoeken hoe het kan dat aan Poorthuis gemeld is dat de bedoelde bijeenkomst zou worden geannuleerd.


Van Dijk refereert aan het feit dat de bibliotheek tijdelijk verhuisd is naar Langezijds. Daarbij konden bijna alle werkplekken en PC’s worden meegenomen. In tentamenperiodes echter heerst er altijd topdrukte, en daarom heeft de bibliotheek behoefte aan extra capaciteit in de vorm van een “overloopruimte”. UReka vraagt het college te bewaken dat dat gerealiseerd wordt.

Van Ast zegt toe dit nog eens extra onder de aandacht te brengen zodat er een goede oplossing gevonden kan worden. Lippinkhof benadrukt nog dat het van belang is dat er rustige werkplekken gevonden worden (hetgeen nu niet voor alle plekken geldt).


13. Sluiting

Om 16.45 uur sluit de voorzitter de vergadering.


*****