agendastukken

Verslag interne 2006-02-28

logo Universiteitsraad UT

universiteitsraad

Griffie

Spiegel – kamer 500



Uw kenmerk


Telefoon

053 - 489 2027

Ons kenmerk

UR 06 049

Fax


Datum

8 maart 2006

e-mail

j.ribberink-vanmiddelkoop@utwente.nl

Betreft: Verslag interne vergadering UR d.d. 28 februari 2006



Aanwezig: CC: Brinkman, Houweling (tot 11 uur), D. Meijer , Pol, Poorthuis, Gutteling, van der Wal, Wormeester, IJzermans

UReka: Deetman (vz), Hendriks, Hesselink, Hollman, Lippinkhof, N. Meijer

Griffie: Ribberink, Peijster (verslag)

Afwezig: Becht, Van Dijk, (allen m.k.)



1. Opening 09.10 uur

Deetman opent de vergadering. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.


2. Mededelingen

Geen.


3. Benoeming lid Instituutsraad CTIT (UR 06-030, 06-034)

De voorzitter vraagt of allen akkoord zijn met voorliggende concept brief. Er worden enkele kleine wijzigingen aangegeven die zullen worden verwerkt. Meijer geeft nadere informatie over de wijze waarop Instituutsraden tot stand komen. Ribberink merkt op dat dhr. Rensink nog een bedankbrief zal krijgen.

Allen zijn akkoord met de benoeming van de heer Langerak in de Instituutsraad van CTIT.


4. Evaluatie functioneren UR (UR 06-035, 06-036)

Afgesproken wordt dit onderwerp puntsgewijs te behandelen en het onderdeel functioneren voorzitter mee te nemen bij het volgende agendapunt.

a. Functionarissen

CC geeft aan dat de opmerkingen van de fractie duidelijk verwoord staan in bijgaande notitie (UR 06-035). Men is tevreden over de vervulling van het voorzitterschap en het vice-voorzitterschap.

UReka geeft aan in het begin twijfels te hebben gehad over de invulling van het voorzitterschap (zie notitie UR 06-036), maar merkt op tevreden te zijn. De vice-voorzitter heeft weinig ervaring op kunnen doen. Misschien kan de vice-voorzitter bij financiële punten als voorzitter optreden waardoor meer inbreng van UR leden in de overlegvergadering mogelijk is. Afgesproken wordt de komende cycli de vice-voorzitter meer als voorzitter te laten functioneren.


b. Fracties

UReka geeft aan dat de fractie vaker een positievere kijk dan CC op diverse onderwerpen heeft. De inbreng en verschillen tussen de fracties worden in de overlegvergadering goed benadrukt. De overige opmerkingen zijn weergegeven in de tekst.

CC merkt op dat UReka bij sommige activiteiten de naam UReka gebruikt terwijl het Universiteitsraad zou moeten zijn. UReka geeft aan dat deze activiteiten dan ook door UReka georganiseerd worden. Er volgt een korte discussie. Afgesproken wordt dat duidelijk afgesproken moet worden wanneer en bij welke activiteiten de Universiteitsraad leidend is en bij welke activiteiten de namen van de fracties gebruikt kunnen worden. Gezorgd moet worden dat de zichtbaarheid van de Universiteitsraad hierdoor niet ondergesneeuwd raakt.


c. Presidium

CC vindt dat het goed loopt. Men is het eens met de opmerking van UReka dat er weinig gemandateerd is. Mandatering moet alleen plaatsvinden als het besluitvormingsproces hierdoor versneld wordt (waarbij de openbaarheid niet in het gevaar komt), anders niet.

UReka heeft geen aanvullende opmerkingen.


d. Commissies

Onderwijs & Onderzoek. UReka heeft vragen naar aanleiding van de tekst van CC. Opgemerkt wordt dat onderzoekonderwerpen onderbelicht zijn en dat deze meer inhoudelijk besproken moeten worden. Er zitten weinig mensen met onderzoeksachtergrond in de Raad. Tevens wordt veel onderzoek besproken in het kader van het financieel verdeelmodel. Hierdoor krijgt de financiële kant vaak meer aandacht dan de inhoudelijke kant. CC is het hier mee eens.

Voorgesteld wordt het college te vragen of de CoE's ook nog inhoudelijk besproken kunnen worden (het gaat nl niet alleen over volumebeleid). Tevens zou de nieuwe notitie over onderzoekbeleid in een vroeg stadium al in de commissie O&O besproken moeten worden. Er blijkt veel vooroverleg op decentraal niveau te zijn over onderzoek (bijv. tussen WD's en decanen) de medezeggenschap wordt hierdoor al voor 'redelijk definitieve' keuzes gesteld. Tevens hangen deze keuzes dan samen met de financiële kant.

Ribberink merkt op dat de overlegvergadering de belangrijkste vergadering is voor de URaad. Openbaarheid bij medezeggenschap is zeer belangrijk. Ze heeft gemerkt dat, sinds de collegeleden in de commissievergadering komen, er diverse toezeggingen en afspraken gemaakt zijn. Deze afspraken worden daarna niet bevestigd (vastgelegd) in bijvoorbeeld de interne- of overlegvergadering.

Afgesproken wordt meer prioritering aan te brengen in de agendapunten, op welke wijze een en ander besproken gaat worden en het draagvlak ervoor. Dit vergt meer voorbereiding op de commissievergaderingen. Tevens zullen eventuele toezeggingen vastgelegd worden in een brief of besluit van de commissie. Aan Zijm moet nogmaals benadrukt worden dat zijn aanwezigheid in de commissievergadering bijzonder op prijs gesteld wordt en dat een half uurtje ter bespreking van de agendapunten wel erg weinig is.


Personeel & Studentenzaken. CC merkt op dat deze commissie goed loopt. Er zijn veel besluiten in de afgelopen periode genomen. Het voorzitterschap loopt goed. UReka is het hier mee eens. Opgemerkt wordt dat de afgelopen periode veel personele onderwerpen besproken zijn en weinig studentenzaken. Tevens vindt men dat er veel gasten in de commissievergadering uitgenodigd worden.

Afgesproken wordt dat i.v.m. overlappende agendapunten met de commissie O&O Pascal en Robbert zullen overleggen wat waar besproken wordt. Tevens zal bekeken worden of voor sommige agendapunten afhandeling kan plaatsvinden via de mail. D. Meijer merkt op dat dit waarschijnlijk niet lukt vanwege de korte periode van voorbereiding (ontvangen stukken zaterdag, dinsdag vergadering).


Financiën & Vastgoed. UReka geeft aan dat Wormeester en D. Meijer bijzonder ervaren medewerkers zijn met veel inzicht in de financiële activiteiten binnen de UT. De inbreng van studentzijde (Lippinkhof en Deetman) is hierdoor minder. Gevraagd wordt of er eveneens een student van CC in de commissie F&V aanwezig kan zijn. Aangegeven wordt dat Gutteling al regelmatig bij de vergaderingen aanwezig is geweest en dit zal blijven doen. Wormeester nodigt hierop iedereen uit in de gezelligste commissie van de UR. Tevens merkt hij op dat het niet erg is dat studenten een achterstand qua inhoudelijke ervaring hebben. D. Meijer vult aan dat het als bijzonder gunstig ervaren wordt dat de studenten uit de commissie kritische vragen stellen. Hier is veel behoefte aan voor de personeelsleden. Het opstellen van vragen is ook voor hen moeilijk en daarom is het noodzakelijk dat hierbij inbreng vanuit de andere UR leden komt. De discussie over financiële punten in de interne vergadering wordt eveneens belangrijk gevonden.


e. UR als geheel

CC vindt dat de UR als geheel goed functioneert en dat de sfeer goed is. Verdere opmerkingen staan beschreven in de notitie. UReka merkt op dat CC stelt dat de URaad af en toe "te lief" is. UReka vindt het noodzakelijk om positief-kritisch te zijn richting CvB. De eigen inbreng, gezien vanuit de studenten, wordt belangrijk gevonden. Tevens mag de URaad het CvB af en toe eens "op de vingers tikken".


5. Invulling voorzitterschap (UR 05-314, versie februari 2006)

De voorzitter geeft aan dat voorliggende notitie op enkele punten gewijzigd is ten opzichte van de besproken nota van december. Hij vraagt of er nog opmerkingen zijn.

CC geeft aan drie punten te hebben. Pagina 6: het functieprofiel is opgesteld voor voorzitter en vice-voorzitter. Gevraagd wordt op welke wijze dit qua inhoudelijke capaciteit gezien moet worden in de verhouding tussen student – medewerker. Op Pagina 7 staan de voor- en nadelen genoemd. Bij medewerker staat dat langdurig aanblijven van een voorzitter sterk gewenst is om continuïteit te waarborgen maar dat dit tevens tot verstarring kan leiden. Dit staat naar de mening van CC lijnrecht tegenover elkaar. Hoe moet dit gezien worden? Op Pagina 11 staat dat "…de voorzitter zou ook beter op de hoogte zijn van werkwijze en opinies binnen de andere fracties…". Wat wordt hiermee bedoeld?

N. Meijer wordt gevraagd reactie te geven op de drie punten.

Pag. 6 het functieprofiel is opgesteld met de bedoeling zo volledig mogelijk te zijn. Er is niet bij nagedacht dat indien er sprake is van een student als voorzitter en een personeelslid als vice-voorzitter deze opmerking niet meer geldt. Het is meer bedoeld als aanvulling indien wenselijk. N. Meijer zal dit aanpassen in de notitie. Met betrekking tot het punt van Pagina 7 wordt opgemerkt dat dit niet suggestief bedoeld is maar dat de commissie de afwegingen zo volledig mogelijk heeft gemaakt en weergegeven. Naar aanleiding van het punt op Pagina 11 wordt geprobeerd het onderscheid qua objectiviteit tussen een intern en extern voorzitter aan te geven, waarbij het nadeel dat de voorzitter uit één van de fracties komt en dus beter op de hoogte is van de standpunten van die fractie naar voren moest komen. Er volgt een korte discussie over de verschillen tussen een intern en extern voorzitter. Hierbij komt naar voren dat de rol van de sollicitatiecommissie groter wordt en belangrijk is. Tevens zijn objectiviteit, capaciteit en kwaliteit belangrijke aandachtspunten die een voorzitter moet hebben.

Afgesproken wordt dat de voorzitter van de UR door alle fracties op de hoogte wordt gehouden van de eventuele standpunten die bij de fracties leven.

Tevens zal N. Meijer de notitie aanpassen n.a.v. de gemaakte opmerkingen en opsturen aan de leden en het LOVUM.


De voorzitter vraagt of UReka nog aanvullende voorstellen heeft. Er worden de voordelen van een extern voorzitter t.o.v. een intern voorzitter aangegeven. De UT gemeenschap kiest een raad, geen voorzitter. Alle leden van de raad hebben bij een externe voorzitter meer tijd voor het raadswerk. En objectiviteit is een punt, aldus UReka.

CC merkt op dat alle raadsleden, ook de voorzitter, het vertrouwen van de UT-gemeenschap moeten hebben. Tevens wordt opgemerkt dat er effectief niet meer tijd voor raadswerk zal zijn. Ook zal een voorzitter die niet functioneert en een contract heeft moeilijk te ontslaan zijn. Opgemerkt wordt dat de UR halfjaarlijks het functioneren van de raad evalueert. Indien iemand niet functioneert, zou dit in een vroeg stadium gesignaleerd en aangepakt kunnen worden.


11.00 uur Houweling verlaat de vergadering


Deetman geeft aan dat de standpunten niet zo ver uiteen liggen. Men heeft respect voor elkaars opinie. Gevraagd wordt welk scenario gekozen wordt.

UReka heeft gekozen voor scenario 3 (extern voorzitter) en CC voor scenario 4 (eerst intern kijken, daarna evt extern).

Ribberink geeft aan dat het tijdspad van een sollicitatieprocedure bij een extern voorzitter bijzonder kort is. Waarschijnlijk nog korter dan in de nota staat aangegeven. Dit komt door de wettelijk vastgestelde verkiezingsprocedure die gevolgd moet worden.

Hollman merkt op dat veel zal afhangen van de verkiezingsuitslag en de daarop volgende formatiebesprekingen. Allen zijn het hier mee eens.

De voorzitter vraagt of er stemming nodig is. UReka geeft aan dat dit gezien de zetelverdeling van de fracties niet nodig is.


Besloten wordt scenario 4 uit te voeren, met dien verstande dat er wel een sollicitatiecommissie wordt benoemd uit leden van de oude en nieuwe UR. Het presidium zal zich hierover buigen.


Functioneren voorzitter

CC merkt op dat de huidige voorzitter uitstekend functioneert. Aangegeven wordt dat de fractie op deze wijze het raadsjaar willen voortzetten.

UReka merkt op dat men, zoals beschreven, eerst twijfels had maar dat deze niet zijn bewaarheid. Aangegeven wordt dat UReka het raadsjaar eveneens wil voortzetten met de huidige voorzitter. De situatie blijft hiermee ongewijzigd.


6. Werkwijze UR (UR 05-220)

a. Inkorten cyclus

Er bestaan geen principiële bezwaren om de cyclus qua indeling in te korten, men wil echter de interne vergadering blijven behouden. Er wordt kort gediscussieerd over welke mogelijkheden er hiervoor zouden kunnen zijn. Men komt tot de conclusie dat het inkorten van de cyclusindeling niet gaat. Afgesproken wordt de huidige indeling van vier vergadermomenten (presidium, commissie, interne en overleg) te handhaven. Tevens moeten de punten (en evt. toezeggingen) uit de commissievergaderingen besproken worden in de interne vergadering om tot een UR standpunt te komen en de openbaarheid van de medezeggenschap te waarborgen.

Ten aanzien van de vergaderfrequentie wordt afgesproken dat het bijzonder op prijs gesteld wordt om maandelijks met het college te vergaderen (om de 4 a 5 weken). Vanaf september 2006 is dit, binnen het huidige vergaderschema, al gerealiseerd. Dit zal het besluitvormingsproces ten goede komen. Wel zal het een groter beslag op de UR leden gaan leggen.


b. Indeling commissies

De voorzitter geeft aan dat het college gevraagd heeft of het mogelijk is de commissie indeling aan te passen aan de portefeuilleverdeling van de collegeleden. UReka geeft aan geen bezwaren hiertegen te hebben mits de zwaarte van de commissies gelijk blijft.

Afgesproken wordt dat het Presidium een voorstel tot indeling van de nieuwe commissies maakt. Tevens gaat deze nieuwe indeling pas in per september.


7. Zichtbaarheid UR

a. Ontwikkelen UR agenda n.a.v. Werkplan Bestuurlijke Agenda

D. Meijer geeft aan dat de URaad n.a.v. de Bestuurlijke Agenda van het college een "werkplan" moet ontwikkelen waarin de prioriteiten van de UR naar voren worden gebracht. Misschien is het goed om vanuit de fracties plannen hiervoor op te stellen en na de verkiezingen te komen tot een gezamenlijk plan. Opgemerkt wordt dat de zichtbaarheid van de verschillende fracties wel naar voren moet komen. Benadrukt wordt dat voor de zichtbaarheid van de UR als geheel gezamenlijk de kernpunten naar voren moeten worden gebracht. Dit zal niet ten koste gaan van de fractiestandpunten. Misschien kan vanuit het presidium een notitie op hoofdlijnen worden opgesteld. Deze hoofdlijnen kunnen dan overgedragen worden aan de nieuwe raad die hieraan invulling gaat geven.

Opgemerkt wordt dat de zichtbaarheid misschien vergroot wordt door een jaarverslag uit te geven. Ribberink geeft aan dat door de publicatie van alle stukken van de UR op de website op internet de openbaarheid bevorderd wordt. Dit was een van de belangrijkste redenen om een jaarverslag uit te brengen. De hoeveelheid werk die het uitbrengen van een jaarverslag oplevert weegt niet op tegen het vergroten van de zichtbaarheid of de openbaarheid van de medezeggenschap.

Wel wordt gedacht om meer activiteiten te ontplooien die door de URaad georganiseerd worden. Gevraagd wordt om concrete voorstellen hiervoor te doen (bijv. scholing of thematische bijeenkomsten).


b. UT-Nieuws

D. Meijer merkt op dat er met het UT-Nieuws nieuwe afspraken zijn gemaakt vanuit het presidium. De stukken van de interne vergadering worden al aan het UT-Nieuws gezonden (ook de verslagen van de commissievergaderingen). Er zou meer algemene (openbare) discussie in het UT-Nieuws kunnen plaatsvinden. Gevraagd wordt stellingen te poneren. Tevens wordt afgesproken het UT-Nieuws niet met informatie te overvoeren.


8. Rondvraag

N. Meijer merkt op dat de raadsleden tijdens de overlegvergaderingen consequent op dezelfde plaatsen zitten. Misschien is het goed om de eenheid van de raad te benadrukken door dit niet meer te doen en "door elkaar" aan de vergadertafel plaats te nemen. Aangegeven wordt dat men zal proberen hieraan te denken.


9. Sluiting 11.50 uur

Deetman sluit de vergadering en geeft aan allen graag tijdens het etentje vanavond terug te zien.