agendapunten

Rapportage cie. voorzitterschap (concept)














Rapportage


Commissie voorzitterschap Universiteitsraad

Een onderzoek naar de mogelijkheden, voordelen en nadelen van verschillende vormen voorzitterschap voor centrale medezeggenschap


Inhoudsopgave


Inhoudsopgave 2

Inleiding en aanleiding 2

Hoofdstuk 1 - Het proces 3

Functieprofiel Voorzitter UR 3

Afwegingentabel intern-extern 3

Hoofdstuk 2 – Functieprofielen 6

Functieprofiel Voorzitter 6

Functieprofiel vice-voorzitter 7

Hoofdstuk 3 - Benoemingsprocedures Intern/Extern voorzitter 8

Hoofdstuk 4 – Haalbaarheidsanalyse en Conclusie van de commissie 9

Haalbaarheidsanalyse 9

Conclusie 9

Bijlagen 1 – Definities 11

Bijlagen 2 - Centrale medezeggenschapsraden universiteiten (UR/SR/OR) over voorzitterschap 12



Inleiding en aanleiding


Met enige regelmaat wordt de vraag: “Welke voorzitter past het best bij de URaad?” binnen onze Universiteitsraad weer aan de orde gesteld. De aanleiding voor het stellen van deze vraag kan verschillend zijn, maar de discussie is vaak een herhaling van eerder aangevoerde argumenten. Het gaat daarbij om aantal verschillende aspecten van het voorzitterschap. In ieder geval is bepalend welke type voorzitter wij als persoon zouden wensen. De manier dus waarop vergaderingen voorbereid en geleid, de informatie wordt vergaard en verstrekt en de relaties die worden onderhouden met de belangrijkste groeperingen rondom de URaad. Maar ook de manier waarop de functie vorm krijgt is van belang. Kiezen we voor een interne voorzitter uit de eigen geledingen, of heeft een externe voorzitter, die zelf niet wordt gekozen in de raad, de voorkeur? Maar de vraag, of het dan een medewerker of student moet zijn en of de functie een volwaardig voorzitterschap behelsd of uitsluitend een technisch voorzitterschap, speelt daarbij een rol.


Om te proberen aan meermaals gevoerde discussie een eind aan te maken, zodat we onze kostbare tijd aan andere zinvolle zaken kunnen besteden heeft de URaad een commissie benoemd die als opdracht heeft meegekregen om een aantal zaken rond het voorzitterschap op een rij te zetten en vervolgens een advies uit te brengen over de beste keuze voor de Twentse situatie.


Om aan de opdracht te kunnen voldoen heeft de commissie onderzoek gedaan naar de situatie bij onze zusterinstellingen om te kijken of daar zwaarwegende argumenten en/of ervaringsfeiten te vinden zijn die keus voor een URaad voorzitter kunnen bepalen. Daarnaast heeft de commissie profielen opgesteld waaruit is af te lezen hoe onze ideale voorzitter en vice-voorzitter eruit zouden moeten zien. Als laatste is een discriminerend overzicht gemaakt van de voor- en nadelen van de verschillende vormen van het voorzitterschap, ingevuld voor interne of externe, studenten of medewerkers.

Uiteindelijk is op basis van de gevonden informatie, discussie binnen de commissie over gewenste profielen en voor- en nadelen van de genoemde vormen, een advies opgesteld voor URaad.

In het navolgende kunt u lezen hoe het ons is vergaan op onze queeste en tot welke slotsom wij zijn gekomen.


Hoofdstuk 1 - Het proces


Om van beide fracties zoveel mogelijk input te krijgen werden de functieprofielen en de voor- en nadelen tabel niet opgesteld na een brainstorm in de commissie, maar werden er eerst door zowel CC als UReka een eigen documenten opgesteld. Deze werden met elkaar vergeleken in de commissie, samengevoegd tot één en vervolgens uitgewerkt en gestuurd naar de fracties.

Doordat de fracties niet bij het hele proces aanwezig zijn geweest, zouden er vragen kunnen rijzen over bepaalde beslissingen die de commissie heeft genomen bij de samenvoeging van de twee profielen. Om deze vragen tot een minimum te beperken worden alle documenten toegelicht.


Functieprofiel Voorzitter UR

In eerste instantie hadden CC en UReka beide een ander uitgangspunt genomen voor het opstellen van dit document. CC redeneerde vanuit het idee dat de persoonlijkheid van de voorzitter zijn uitstraling heeft op de functie. UReka dacht vooral aan de taken van de voorzitter.

Er werd besloten om het profiel op te delen:


Voorzittersvaardigheden

Hier worden de taken van de voorzitter beschreven. In de ideale situatie zou de voorzitter al deze vaardigheden moeten bezitten. De commissie was het vrij snel eens over dit deel van het functieprofiel. Hier was het een kwestie van het samenvoegen en herformuleren van de profielen eerder gemaakt door de beide fracties. Er was weinig discrepantie.


Voorzitterseigenschappen

Hier wordt beschreven hoe de voorzitter zou moeten zijn en hoe hij zich hoort te gedragen. Hier waren wel wat verschillen tussen CC en UReka. Er was met name een verschil waar het de prioriteit van een eigenschap betrof, inhoudelijk verschilden de punten niet bijzonder veel en konden de afvaardigingen uit de fracties zich in beide rijtjes wel vinden.


UReka had echter objectiviteit hoog bovenaan staan, waar CC de uitstraling voor de UR bovenaan had staan. Beide fracties hadden wel elkaars nummer één ergens in het lijstje staan. In het definitieve functieprofiel staat daarom dat de volgorde van de beschreven eigenschappen willekeurig is. Idealiter zou de voorzitter alle vier de eigenschappen moeten bezitten, maar het is echter wel zo dat de eerste twee (‘objectiviteit’ en ‘affiniteit met medezeggenschap’) door de commissie als meest relevant worden beschouwd. Dit is afgeleid aan de functieprofielen van beide partijen.


Het profiel had nog twee deelonderwerpen. Namelijk:


Bereikbaarheid

Vooral CC vond dit een heikel punt, met name in het geval van een externe voorzitter. Zou hij/zij wel genoeg aanwezig zijn op de UT? UReka kon zich daar wel in vinden, maar was wel van mening dat het niet noodzakelijk is dat men de voorzitter tegen zou komen in de gangen. Wel vond ook UReka het belangrijk dat de voorzitter zichtbaar is en aanwezig zou moeten zijn op borrels en samenkomsten die bij de functie passen. CC kon zich hierin vinden. Bij de andere twee aspecten was er binnen de commissie geen discrepantie.


Beschikbaarheid

Hoeveel tijd zou de voorzitter moeten krijgen en hoe moet deze verdeeld worden? Er werd besloten dat dit 2,5 dag per week gemiddeld zou moeten zijn. Bij de functie hoort echter wel dat er voor dringende zaken altijd tijd zal moeten zijn.

Afwegingentabel intern-extern


De tabel is ingedeeld in voor- en nadelen van een interne en externe voorzitter. Deze zijn dan weer onderverdeeld in student, medewerker en algemeen (geldend zowel voor student als medewerker). Hieronder zal per onderdeel uitgelegd worden hoe de samenvoeging tot stand is gekomen.




Voordelen Interne voorzitter

Het enige verschil van mening hier was dat CC vond dat niet gesteld kon worden dat alle studenten de UT goed zouden kennen, omdat het hen vaker aan kennis op gebied van onderzoek ontbeert. Dit terwijl medewerkers vaak wel op de hoogte zijn van studentzaken omdat zij daar vaak ook mee te maken hebben. Om deze reden staat bij de student ‘kent UT bovengemiddeld’ en bij de medewerker ‘kent UT waarschijnlijk goed’. UReka kon zich hier uiteindelijk in vinden.

Een voordeel dat CC alleen had aangegeven voor een medewerker geldt volgens UReka ook voor studenten en is dus ingevoegd als algemeen argument (namelijk: “heeft netwerk en is al bekend op de UT”)


Nadelen Interne voorzitter

Een moeizaam punt was de mogelijke partijdigheid die zowel bij student als medewerker meerdere malen als nadeel werd genoemd in verschillende vormen, bij beide fracties.

Er werd genoemd en weerlegd:


Mogelijkheid tot partijdigheid door onervarenheid (student) (CC)


UReka was het hier niet mee eens. Onervarenheid leidt volgens hen niet tot partijdigheid en als dat wel zo was, dan zou hetzelfde gelden voor een medewerker en zou het hier niet relevant zijn. De afvaardiging van CC was het hier uiteindelijk wel mee eens en dit is geschrapt uit de tabel. De onervarenheid blijft als nadeel wel genoemd, maar om het ook nog eens aan subjectiviteit te koppelen zou het een beetje dubbel maken. Vooral omdat subjectiviteit ook als algemeen nadeel staat.


Mogelijke subjectiviteit door pijnpunten uit het verleden (medewerker)(CC)


Omdat medewerkers al langer rondlopen dan studenten is het waarschijnlijker dat zij al ergens pijnpunten hebben opgelopen die mogelijk subjectiviteit kunnen veroorzaken. UReka was het hier mee eens.


Extra aandachtpunt voor ‘’partijdigheid’’ (student en medewerker) (UReka)


Dit is opnieuw geformuleerd tot “subjectiviteit mogelijk” en deze is met een voetnoot, ingevoegd in de tabel.


Petten wisselen nodig (student en medewerker) (CC)


Hier waren de partijen het over eens en deze is dus in de tabel terecht gekomen.


Verder noemde UReka in het verlies van raadswerktijd als nadeel van een interne voorzitter. Verlies van raadswerktijd is bij het interne voorzitterschap volgens CC niet aan de orde omdat de taken binnen de partij anders verdeeld zijn en de voorzitter via de commissievergaderingen zijn mening wel duidelijk maakt. Daarom is besloten niet verlies van raadswerktijd als nadeel te noemen van een interne voorzitter, maar om “een extra raadslid” als mogelijk voordeel van een extern voorzitter te noemen.

UReka noemde ook nog dat er opgelet moest worden dat een interne voorzitter (medewerker) niet in een vast patroon geraakt. Hiermee werd bedoeld dat een interne medewerker vaak langer voorzitter kan zijn dan een student en dit (met als voordeel continuïteit) er ook voor zou kunnen zorgen dat hij/zij verstard. Hier was CC het mee eens mits toegevoegd werd dat het niet per definitie zo het geval is, maar alleen wanneer er langdurig dezelfde voorzitter is en de evaluatiemogelijkheden niet optimaal benut worden. Tijdens de geplande halfjaarlijkse evaluaties is het mogelijk het functioneren van de voorzitter ter discussie te stellen en verbeterpunten voor te stellen.

Het punt ‘groot verloop’, dat beide partijen noemden, werd verweven in de andere punten. Dit argument is eigenlijk op veel argumenten van toepassing was en om niet alles dubbel te zeggen is het uiteindelijk deel geworden van andere argumenten.



Voordelen Externe voorzitter

Hierbij waren de verschillen tussen de tabellen van CC en UReka niet zo heel groot, maar zat het probleem in de formulering. De formulering van CC gaf het duidelijkst en kortst weer wat er bedoeld werd dus werd deze aangehouden. Het punt van het extra raadslid dat hierboven ook genoemd staat werd toegevoegd en “door sollicitatie kan op kwaliteit geselecteerd worden” werd geschrapt omdat dat eigenlijk overeen kwam met het argument “de keuzepopulatie is groter”.


Nadelen Extern voorzitter

CC had hier meer argumenten dan UReka, namelijk dat een externe voorzitter extra FTE zou kunnen kosten en dat doordat hij/zij betaald wordt door het CvB misschien een gekleurde blik zou kunnen krijgen uit angst voor verlies van zijn/haar baan. Hier kon UReka zich wel in vinden, hoewel hen het laatste onwaarschijnlijk leek.

Verder waren beide partijen het erover eens dat een externe voorzitter misschien minder inhoudelijke kennis heeft. Dit argument werd “is niet bekend met en op de UT, ontbeert netwerk en wellicht dossierkennis” met als toevoeging ‘wanneer het iemand van buiten de UT betreft”. Een externe voorzitter van de UT zou namelijk de genoemde punten wel kunnen bezitten.




Algemeen Voorzitter

Intern

Extern

Voordelen

Universeel

affiniteit met medezeggenschap

heeft netwerk en is al bekend op de UT


Universeel

mogelijkheid tot langdurige continuïteit

een extra raadslid

niet gebonden aan een kiesvereniging

keuzepopulatie is groter

Student

frisse blik door groot verloop

kent UT waarschijnlijk bovengemiddeld


Medewerker

continuïteit, maar vaak beperkt tot 2 jaar

kent UT waarschijnlijk goed

weten vaak van onderwijs én onderzoek


Nadelen

Universeel

petten wisselen nodig

subjectiviteit mogelijk


Universeel

zou extra FTE kunnen kosten

is niet bekend met en op de UT, ontbeert netwerk en wellicht dossierkennis
(wanneer het iemand van buiten de UT betreft)

zou loonbaas naar de mond kunnen gaan spreken

Student

onervaren in centrale medezeggenschap door groot verloop

weet vaak minder van onderzoek en personeelszaken


Medewerker

langdurig voorzitterschap zou verstarring kunnen veroorzaken

mogelijke subjectiviteit door oude pijnpunten



Hoofdstuk 2 – Functieprofielen

In dit hoofdstuk worden de functieprofielen, zoals die in een ‘ideale persoon’ verenigd zouden moeten zijn, voor zowel een URaad voorzitter als vice-voorzitter toegelicht.

Functieprofiel Voorzitter


De volgende vaardigheden en eigenschappen zou de voorzitter van de Universiteitsraad idealiter moeten bezitten volgens de Commissie Voorzitterschap UR. Alle onderdelen staan op willekeurige volgorde, tenzij anders vermeld.


Voorzittersvaardigheden (wat de voorzitter kan)

Belangen scheiden, afwegen en beoordelen

Besluitvaardigheid

Delegeren (verdelen van taken onder leden)

Effectief communiceren (mondeling en schriftelijk)

Effectief vergaderen en presenteren

Samenvatten, herhalingen voorkomen

Groepsgericht leiding geven

Goed luisteren

Plannen (procesbewaking) en organiseren

Structuur aanbrengen

Sensitieve houding aannemen (omgevingsbewustzijn)



Voorzitterseigenschappen (wat de voorzitter is)

De voorzitter is objectief


Toelichting

-Hij of zij moet thema’s in breed verband en in perspectief plaatsen:

-Stelt zich onafhankelijk op ten aanzien van standpunten kiesverenigingen

-Stelt zich onafhankelijk op ten aanzien van standpunten College van Bestuur

-Voldoende afstand t.o.v. onderwerpen

-Een neutrale spreekbuis naar buiten (voorzitter is een ‘openbaar persoon’ en zal erg moeten letten op wat gezegd wordt namens de UR en wat gezegd wordt als persoon of fractielid)


De voorzitter heeft affiniteit met medezeggenschap en de universitaire wereld (UT)


Toelichting

-Hij of zij moet de medezeggenschap begrijpen, overtuigd zijn van het nut ervan en enthousiast zijn om er deel van uit te maken


De voorzitter is een bemiddelaar


Toelichting

-De voorzitter onderhoudt een vertrouwensrelatie met het College van Bestuur en de raadsleden.

-De voorzitter hecht belang aan de uitstraling van de Universiteitsraad.


Bereikbaarheid

Het moet voor de voorzitter mogelijk zijn om snel te reageren via telefoon/e-mail

De voorzitter moet flexibel afspraken kunnen maken

De voorzitter moet herkenbaar en aanspreekbaar op bijeenkomsten en borrels waarbij hij of zij geacht wordt aanwezig te zijn




Beschikbaarheid

De tijdsbesteding van de voorzitter zal gemiddeld 2,5 dag per week zijn. Wel moet hij of zij flexibel zijn hierin; deze tijd moet spreidbaar zijn en voor dringende zaken zal de voorzitter altijd beschikbaar moeten zijn.

Functieprofiel vice-voorzitter


Naast een voorzitter dient er ook een vice-voorzitter te zijn. De twee algemene hoofdtaken van de vice-voorzitter zijn allereerst het controleren van de voorzitter en ten tweede capabiliteit om de voorzitter (tijdelijk) te kunnen vervangen. Om de eerste taak uit te voeren dient de vice-voorzitter op zeer regelmatige basis overleg te voeren met de voorzitter en in goed contact te staan met de rest van de raad.


Controleren voorzitter

Feedback geven aan vz

Pro-actief in aangeven knelpunten

Aanspreekpunt/vertrouwenspersoon

Durft tegengewicht te geven, niet blindelings zwichten autoriteit voorzitter

Goed koppel kunnen vormen met de voorzitter

Capabel om voorzitter (tijdelijk) te vervangen

Capabel om vergadering te leiden bij afwezigheid vz

Capabel en beschikbaar tijdelijk voorzitterstaken over te nemen bij ziekte voorzitter


Deze hoofdtaken gelden ongeacht de voorzitter intern dan wel extern is. De enige invloed die de positie van de voorzitter (intern of extern) heeft op de vice-voorzitter zijn de voorwaarden waaraan deze persoon in casu aan moet voldoen.


Voorwaarden vice-voorzitter:

Bij intern voorzitter

Als voorzitter is medewerker dan vice-voorzitter is student

Als voorzitter is student dan vice-voorzitter is medewerker

Voorzitter en vice-voorzitter zijn lid van verschillende kiesverenigingen

Bij extern voorzitter

Vice-voorzitter is WEL lid van de universiteitsraad


Toelichting bij voorwaarden intern

De UR is een orgaan bestaande uit negen medewerkers en even zoveel studenten, dus is het vanzelfsprekend dat het “voorzitterstandem” bestaat uit zowel een student als een medewerker.

Tevens is het wenselijk dat de grootste medewerkerspartij de medewerkersvoorzitter levert en de grootste studentenpartij de studentenvoorzitter


Toelichting bij voorwaarden extern

Bij een extern voorzitter is het wenselijk dat de vice-voorzitter (ongeacht of het een student of een medewerker is) intern is. Dit om de voorzitter nog meer feedback vanuit de raad zelf te geven en om de voorzitter bij te staan qua contacten op de UT (als de de vz daar zelf iets minder bekend mee is).

Hoofdstuk 3 - Benoemingsprocedures Intern/Extern voorzitter

Op basis van de antwoorden van de vragenlijst die naar de universiteiten zijn gestuurd, werd ervoor gekozen om de Technische Universiteit Eindhoven en de Universiteit van Utrecht om extra informatie te vragen over het voorzitterschap op hun universiteit. Beide hebben namelijk een externe voorzitter van een ongedeelde Raad.

We vroegen naar de benoemingsprocedure zoals die bij hen plaatsvindt wanneer er een nieuwe voorzitter wordt aangesteld.


Intern (huidige procedure op de UT)

Kandidaten voor het voorzitterschap zijn verkozen in de UR en stellen zich kandidaat om naast hun raadswerk de functie van voorzitter op zich te nemen. Als er meerdere kandidaten zijn wordt er een keuze gemaakt op basis van stemming en als er maar één kandidaat is zal deze de voorzitter worden.

In de toekomst zou een keuze tussen meerdere kandidaten gemaakt worden met behulp van het opgestelde functieprofiel.


Extern (gebaseerd op de procedures van de TUe en de UU)

Er zijn verschillende aanstellingsprocedures mogelijk. Op de Technische Universiteit Eindhoven gaat het als volgt:

1.Er wordt een functieprofiel opgesteld in samenwerking met een extern bureau.

2.Er worden advertenties geplaatst en mensen geworven zoals dat ook gebeurd wanneer er een vacature is voor een medewerker.

3.Het externe bureau spreekt met de kandidaten, beoordeelt hen op basis van het functieprofiel en draagt kandidaten voor aan de vertrouwenscommissie

4.De vertrouwenscommissie spreekt ook weer met deze kandidaten en draagt twee kandidaten voor aan de voltallige UR. Soms wordt er in deze fase ook overlegd met het College van Bestuur, maar niet altijd.

5.De UR kiest door middel van stemming haar nieuwe voorzitter.


Op de Universiteit Utrecht gaat het ongeveer hetzelfde. Bij hen is er echter geen sprake van een extern bureau, maar alleen van een afvaardigingcommissie (vertrouwenscommissie bij de TUe) uit de UR die de kandidaten beoordeelt en voordraagt. In Utrecht vindt er echter wel altijd (in het vierde stadium) overleg plaats met het College van Bestuur. De UR neemt wel uiteindelijk de beslissing wie de voorzitter wordt. Bij beide universiteiten wordt de externe voorzitter financieel gezien een medewerker van de universiteit, met een contract en een salaris.


Bovenstaande procedures zijn bedoeld als voorbeeld. De Universiteit Twente kan uiteraard echter altijd haar eigen benoemingsprocedure ontwikkelen.





Hoofdstuk 4 – Haalbaarheidsanalyse en Conclusie van de commissie


Dit laatste hoofdstuk behandelt de haalbaarheid van de verschillende voorzittersmogelijkheden door zowel in te gaan op de financiele en personele kanten, als wel de wenselijkheid voor de URaad van een bepaalde vorm.

Haalbaarheidsanalyse


Om achter de financiele en personele haalbaarheid van een eventueel extern voorzitter te komen, is aan het College van Bestuur een aantal vragen gesteld. De antwoorden komen op het volgende neer.


er is steun vanuit het CvB voor een extern voorzitter, ook al brengt dit een extra aanstelling met zich mee. Het CvB is bereid te betalen voor kwaliteit


het CvB gaat akkoord met de geraamde tijdsbesteding van 0,5 fte (of 2,5 dag per week)


het CvB deelt de inschatting van de commissie dat een extern voorzitter aangesteld zou worden bij de Dienst Universitair Bestuur (DUB)


het CvB meldt dat er verschillende contractvormen denkbaar zijn. Hierbij is de wens vanuit hun positie continuiteit, terwijl vanuit de Uraad liever flexibel met het dienstverband omgegaan zou moeten kunnen worden



Conclusie


Er is door de commissie geprobeerd een eenduidig advies te geven over welke vorm van voorzitterschap voor de Universiteitsraad van de Universiteit Twente het beste zou zijn. Na lang beraad en een goede inhoudelijke discussie bleek toch dat de commissie verdeeld was.


Twee van de leden hadden een duidelijke voorkeur voor een interne voorzitter en daarmee het huidige systeem voortzetten. De leden hadden twee bezwaren tegen een externe voorzitter, een principieel bezwaar en een praktisch.

Het principiële bezwaar is dat een externe voorzitter betaald zal worden door het CvB en dus niet zo gemakkelijk zijn of haar poot stijf houdt waar dat misschien wel nodig zou zijn. Verder maken de leden zich zorgen over de praktische kant; haalbaarheid van het vinden en aanstellen van een externe voorzitter. Het zou natuurlijk vragen om een nieuw benoemingsysteem en er wordt zich afgevraagd of een externe voorzitter wel een kwalitatieve verbetering zou brengen. Binnen de URaad zitten 18 mensen en er zullen altijd wel één of meerdere personen geschikt zijn voor het voorzitterschap, is hun mening. Daarnaast zou een in medezeggenschap geïnteresseerd medewerker of student zich maar beter gewoon verkiesbaar kunnen stellen, daar heeft de URaad veel meer aan dan dat hij onafhankelijk voorzitter wordt, was hier de mening.


De andere twee leden waren het daar niet mee eens en spraken hun voorkeur uit voor een externe voorzitter. Ook zij gaven een principiële en een praktische reden. De eerste reden heeft betrekking op de objectiviteit en onafhankelijkheid waarvan zij vinden dat deze bij een externe voorzitter groter is dan bij een interne voorzitter. Dit zou alle fracties in de raad de gelegenheid geven evenredig aandacht te krijgen van de voorzitter en de voorzitter zou ook beter op de hoogte zijn van werkwijze en opinies binnen de andere fracties, menen zij. Daarnaast zijn ze van mening dat de keuzepopulatie voor het voorzitterschap dan veel groter is en men dus beter kan selecteren op kwaliteit.


De commissie heeft nagedacht over een mogelijke oplossing voor deze verdeeldheid en kwam op de volgende scenario’s:


Scenario 1

Interne Voorzitter

(huidige situatie)

Scenario 2

Externe Voorzitter


Scenario 3

Interne óf Externe Voorzitter

(bepaald adhv open sollicitatie)

Scenario 4

Intern niet? Dan Extern

Aantal

Raadsleden

18 raadsleden,

waarvan de voorzitter


18 raadsleden

+ voorzitter

Zie scenario 1 of 2

Afhankelijk van kandidaatstelling

Benoeming

Kandidaten zijn verkozen in de URaad en stellen zich beschikbaar als voorzitter

Kandidaten zijn niet verkozen in de URaad, maar solliciteren naar de functie

Kandidaten kunnen zowel verkozen zijn in de raad als afkomstig zijn van buiten de raad en solliciteren naar de functie


Eerst wordt gekeken of er binnen de raad een goede kandidaat is, als dat niet het geval is zal er gezocht worden naar een externe voorzitter


Twee leden spraken zich duidelijk uit voor scenario drie en één lid had een duidelijke voorkeur voor scenario vier als compromis. Het overgebleven lid zag in zowel scenario drie als vier praktische problemen en heeft als gevolg daarvan geen overtuigde mening. Als praktisch bezwaar bij scenario drie wordt aangevoerd dat die oplossing een hele nieuwe benoemingsprocedure vraagt die waarschijnlijk lastig naar ieders believen opgesteld kan worden. Als bezwaar bij scenario vier geldt dat wanneer er geen interne kandidaat is met een draagvlak dat groot genoeg is om voorzitter te worden, er pas laat een nieuwe benoeming zal zijn omdat het wervingsproces dan nog moet beginnen.

De commissie kan dus niet met een eenduidig advies komen, maar geeft in plaats daarvan deze uiteenzetting die hopelijk eenieder in staat stelt zijn of haar eigen mening te vormen.


Bijlagen 1 – Definities


Medewerker

-persoon met een vast dienstverband met de Universiteit Twente zoals vastgelegd in de CAO

-geen tijdelijke dienst en/of oproepkrachten


Let op:

er bestaat een categorie medewerkers die als PNUT worden aangeduid en dat betekent Personeel Niet in dienst van de UT. Dat zijn medewerkers die wel op de UT werken, maar niet door de UT worden betaald.


Medewerker Intern

-Een personeelslid van de UT dat is gekozen in de Universiteitsraad


Medewerker Extern

-Een eventueel (externe) voorzitter van de URaad


Student (volgens van Dale)

-Iemand die de colleges van een universiteit of van een hogeschool volgt


Student (Unesco)

-iedereen tussen vijftien en dertig jaar die kan aantonen een niet-betaalde, volledige dagopleiding te volgen, die langer dan zes maanden duurt


Student Intern

-Een student die is ingeschreven bij de Universiteit Twente als voltijdstudent en is gekozen in de Universiteitsraad


Student Extern

-Een student die niet is gekozen in de Universiteitsraad van de Universiteit Twente



Bijlagen 2 - Centrale medezeggenschapsraden universiteiten (UR/SR/OR) over voorzitterschap


Hieronder wordt een indruk gegeven van een aantal feiten en meningen op verschillende universiteiten uit het land. De vragen zijn hen digitaal toegezonden en we kregen per email deze antwoorden terug. Er is gekozen om deze niet te verwerken, maar ze in de rapportage te laten staan zoals de antwoorden ontvangen zijn.


Opmerking:

Van de TU Delft hebben we twee ingevulde vragenlijsten ontvangen. Soms kwamen deze antwoorden met elkaar overeen en zijn samengevoegd, soms zijn beide meningen apart blijven staan.

De Open Universiteit bevindt zich natuurlijk in een andere positie dan de andere universiteiten.

Het is niet altijd duidelijk wie de vragenlijst heeft ingevuld. In de meeste gevallen is dit echter wel de voorzitter of het secretariaat.

Behalve de Universiteit van Tilburg blijven alle universiteiten vasthouden aan hun huidige manier van het benoemen van een voorzitter.


Vraag 1

Is aan uw universiteit gekozen voor gedeelde (OR/SR) of ongedeelde (UR)?


UU : UR

Delft : OR/SR

Tilburg : De UvT heeft een ongedeelde medezeggenschapsstructuur

Leiden : Ongedeelde medezeggenschap.

Rotterdam : Ongedeelde UR

TUe : Ongedeelde UR

Open Uni : Bij de Open Universiteit is nu nog een wettelijk verplichte OR. Echter per 1 december 2005 is de Algemene maatregel van bestuur die deze verplichting oplegt, ingetrokken. We gaan het nog beleven dat we ook bij de OUNL de keuze hebben voor een medezeggenschapstelsel. Daarvoor worden nu de voorbereidingen getroffen.

VU : Gedeeld

RUG : Ongedeelde UR

RUN : gedeelde MZ met een OR en USR, die gezamenlijk vergaderen in GV

UVA : Gedeeld.



Vraag 2

Hoeveel leden heeft de raad/hebben de raden en wordt de UR dan wel worden OR, SR en GV door een interne (gekozen) of externe (benoemde) voorzitter?


UU : 24 leden (12 studenten en 12 medewerkers) en die worden voorgezeten door een extern benoemde voorzitter

Delft : De SR heeft 10 leden en de OR 25 (vanaf november na de verkiezingen zijn dat er 23). De SR vergaderingen met het CvB worden voorgezeten door het CvB. De GV wordt ook voorgezeten door het CvB. Bij interne vergaderingen van de SR is er een onafhankelijk technisch vergaderleider. De SR heeft een gekozen voorzitter, maar deze leidt geen vergaderingen, zij is wel het gezicht van de gehele SR naar buiten.

Tilburg : De universiteitraad kent 18 leden (9 studenten en 9 personeelsleden). Dat is ook in ons reglement vastgelegd.

Leiden : De Leidse UR heeft 16 leden: 8 uit de personeelsgeleding en 8 uit de studentengeleding. Zowel de raads- als de overlegvergaderingen worden voorgezeten door de gekozen voorzitter van de UR: volgens art. 21.4 van het Reglement voor de UR worden de overlegvergaderingen voorgezeten door voorzitter CvB of door voorzitter UR overeenkomstig de daarover door hen gemaakte afspraak. Volgens art. 9.31.8. WHW kiest de raad al dan niet uit zijn midden een voorzitter en een of meer plaatsvervangende voorzitters. Volgens art. 21. van het Reglement van Orde van de UR wordt de plaatsvervangend voorzitter door de raad uit zijn midden gekozen. In Leiden is het gebruik dat de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van een verschillende geleding zijn. Volgens art. 3.2. van het RvO-UR wordt een commissie ad hoc ingesteld bestaande uit leden die in het komende vergaderjaar zitting hebben in de UR, meestal zijnde de – nieuwe - fractievoorzitters van de raadspartijen. Deze commissie plaatst een advertentie in het universitaire weekblad Mare en bereidt de verkiezing van de voorzitter en de plv. voorzitter voor (fungeert als sollicitatiecommissie).

Rotterdam : 24 (12 studenten, 12 personeel)

TUe : De UR heeft 18 leden, geledingen: personeel 9 en studenten: 9

Daarnaast heeft de UR een externe(door UR) benoemde voorzitter (technische voorzitter, onafhankelijk)

Open Uni : De OUNL heeft één OR, geen onderdeelcommissies. Uit zijn midden is een voorzitter gekozen die ook de OR-vergaderingen en afwisselend met de bestuurder de OV-vergadering voorzit.

In de afgelopen jaren is gebleken dat niet alle voorzitters evenveel vaardigheid hebben om een vergaderinging voor te zitten. De huidige voorzitter heeft die wel.

VU : Bij de studentenraad vergaderingen zit een externe voorzitter voor. Hierdoor kan de voorzitter van de SR beter meedoen in de discussies.

De GV heeft een interne voorzitter. Als er een externe voorzitter komt, dan zijn wij bang minder inspraak te krijgen in de GV. De SR heeft negen leden en wordt door een externe voorzitter voorgezeten. De GV heeft 27 leden en heeft een interne voorzitter. De OR heeft 21 leden.

RUG : 12 studentleden en 12 personeelsleden. Voorzitter gekozen uit de leden.

RUN : OR heeft 21 leden, USR heeft 13 leden, aangevuld in de (U)GV met 4 leden vanuit de UMC-raad (de equivalent van de facultaire vergadering in het universitair medisch centrum);
Het voorzitterschap rouleert bij interne vergad. tussen OR en USR voorzitter; bij de overlegvergad. rouleert dit tussen CvB, OR en USR voorzitter.

UVA : CSR 14, COR 16.
Overleg tussen CSR en CvB wordt naar wens van de CSR danwel door een interne danwel door een Technisch voorzitter voorgezeten. Dee interne vergaderingen van de CSR worden voorgezeten door een interne voorzitter. De GV kiest een voorzitter al dan niet uit haar midden.


Vraag 3

Hoe bevalt het interne/externe voorzitterschap? Kunt u ook voor- en nadelen aan het voorzitterschap noemen zoals dat bij uw raad is ingericht, denk bijvoorbeeld aan de relatie met het college van bestuur, externe contacten, vergadering leiden en relatie met resp. beeldvorming bij de achterban, etc.?


UU : Het externe voorzitterschap is niet te vergelijken met het interne

Delft : - De technisch vergaderleider bevalt mij erg goed, omdat deze zijn mening voor zich houdt en totaal onpartijdig is, zodat beide partijen evenveel recht van spreken hebben. Verder hebben wij een gekozen voorzitter voor de SR deze heeft dus wel een partij achter zich staan, dit is af en toe lastig maar hier zijn goede afspraken over gemaakt en zij zal in de rol van SR voorzitter het over de SR mening hebben en niet over een partij mening. We hebben nog geen echte GV gehad dus daar kan ik weinig over zeggen.

-Bij ons verschilt het voorzitterschap bij de interne vergaderingen en de vergaderingen met het CvB. Bij interne vergaderingen bevalt de extern aangenomen technisch vergaderleider (via een sollicitatieprocedure, waarna de SR intern besluit wie aangenomen wordt in dezer functie) goed, omdat deze onpartijdig is en zelf geen mening vormt over de onderwerpen. Tijdens overlegvergaderingen met het CvB is het momenteel geen bezwaar dat het CvB dit voorzit, aangezien de relatie met het huidige CvB behoorlijk goed is. Ik kan me echter wel voorstellen dat indien dat niet zo is, het voorzitterschap in de handen van het CvB wel bezwaren heeft

Tilburg : Al sinds hele lange tijd (nog lang voor de MUB) kent de raad een onafhankelijk technisch voorzitter die wel uit de UvT gemeenschap komt maar niet uit de raad.

Bij de MUB is hier weer expliciet bij stilgestaan en is wederom gekozen voor een technisch voorzitter.

Het moge duidelijk zijn dat de UvT raad een groot voorstander is van de onafhankelijk voorzitter.

In onze reglementen is ook aangegeven wat de positie van zo'n onafhankelijk voorzitter is: hij is voorzitter van raad en Dagelijks Bestuur maar heeft een raadgevende stem in deze.

Voordelen zijn dat gezien de stemverhoudingen , zo'n voorzitter boven de partijeen staat en juist met de nodige onafhankelijkheid vergaderingen kan leiden en de contacten met het CvB onderhoudt. De mate waarin hij daadwerkelijk sturing geeft aan het Db en de raad hangt ook nauw samen met de ruimte die hij krjgt van de partijen. Ik denk dat zo'n technisch voorzitter heel goed werkt.

Hij heeft wel het manco dat hij bijv. in het LOVUM niet namens de raad kan spreken maar op persoonlijke titel.

Leiden : Het tot nu toe altijd interne (= iemand van binnen de universiteit) voorzitterschap bevalt uitstekend: de voorzitter is bekend met de universitaire structuur, heeft tot nu toe altijd een goede relatie met het CvB en wordt mede voorgedragen vanwege ervaringen op het gebied van het leggen van – externe – contacten, het leiden van vergaderingen en beeldvorming bij de achterban.

Rotterdam : ik ben zelf de voorzitter dus het is moeilijk om hier een uitspraak over te doen

TUe : De externe voorzitter is “onafhankelijker” en “onpartijdiger”. Gaat bovendien niet van de formatie van de UR af! Kan langer aanblijven (praktisch gezien)

Open Uni : In de afgelopen jaren is gebleken dat niet alle voorzitters evenveel vaardigheid hebben om een vergaderinging voor te zitten. De huidige voorzitter heeft die wel.

VU : Bij de studentenraad vergaderingen zit een externe voorzitter voor. Hierdoor kan de voorzitter van de SR beter meedoen in de discussies.

De GV heeft een interne voorzitter. Als er een externe voorzitter komt, dan zijn wij bang minder inspraak te krijgen in de GV.

- Ik spreek hier alleen over de OR. Goed. Verhoudingen medezeggenschap/bestuur zijn in het algemeen goed te noemen, evenals de verhoudingen binnen de raad. De raad beschikt over voldoende deskundigheid voor zijn werk. Belangrijk is dat ook de voorzitter vanuit de organisatie komt.

RUG : Ervaringen zijn positief, hoewel ik zelf net 6 weken voorzitter ben.

UVA : Intern voorzitterschap van de CSR aan de UvA onvermijdelijk, gezien de vergaderfrequentie van de raad (wekelijks).
Het externe voorzitterschap van de overleggen met het CvB bevalt goed, door de onafhankelijke positie van die voorzitter, die zich zo helemaal kan concentreren op de vergaderorde.


Vraag 4

Als u de voorzitter bent: hoe bent u aangetrokken voor deze functie?
Als u zelf niet de voorzitter bent: hoe is de benoeming tot stand gekomen?


UU : Er is voor geworven en er zijn advertenties gezet.

Delft :Tijdens een interne vergadering van de SR hebben we de SR-functies verdeeld. Het voorzitterschap van de SR is toen gegaan naar de fractievoorzitter van de grootste partij (ORAS heeft 7 van de 10 zetels en AAG heeft 3 zetels) en met dit in het achterhoofd zijn de andere SR-functies verdeeld over de personen en partijen. (Het voorzitterschap van de SR-commissies Onderwijs & Onderzoek, Faciliteiten, Campus & Huisvesting en Regelgeving, Studentzaken & Organisatie, de secretaris van de Studentenraad en het voorzitterschap en secretaris van het Facultair Overleg.)

Tilburg : De voorzitter is benoemd: er is een functieprofiel opgemaakt door het DB met de eisen waaraan de voorzitter zou moeten voldoen. Vervolgens is er deze fvacature in het openbaar bekend gemaakt dus een ieder kon solliciteren. De benoemingscommissie bestond uit de leden van het Dagelijks Bestuur, geadviseerd door de Secretaris van de Universiteit. De secretaris van de raad was ook de secretaris van de benoemingsadviescommissie.

Er zijn vervolgens diverse gesprekken met mogelijke kandidaten gevoerd (kandidaten konden ook voorgedragen worden door een derde) en vervolgens is er een voordracht aan de raad uitgekomen.

Kortom: een hele open procedure.

Leiden : Als u zelf niet de voorzitter bent: hoe is de benoeming tot stand gekomen?

Zie antwoord op vraag 2 (werving via het universitaire weekblad) + gewezen op de vacature door (oud)UR-leden.

Rotterdam : Ik heb gewoon gesolliciteerd maar men had mij met een zekere nadruk op deze functie gewezen. Ben zelf vier jaar lid van de raad geweest.

TUe : In de Cursor (=universiteitsblad v.d. TU/e) was een advertentie ‘vacature UR-voorzitter’ geplaatst. Daarop heb ik gesolliciteerd. De sollicitatiegesprekken werden in eerste instantie gevoerd met EuFlex (het uitzendbureau v.d. TU/e (dus niet met de eigenTU/e P&O-afdeling). In het vervolgtraject werd de vertrouwenscommissie van de UR betrokken. Deze maakte uiteindelijk een keuze en droegen een kandidaat voor. Uiteindelijk beslissen de UR-leden.

Open Uni : De voorzitter heeft zich kandidaat gesteld voor het voorzitterschap; hij was de enige kandidaat en heeft bij schriftelijke stemming alle stemmen opeen na gekregen.

VU : De GV heeft een intern voorzitter. Afwisselend is de SR voorzitter en de OR voorzitter, voorzitter. De SR wordt gekozen door de studenten. De SR-leden wijzen een voorzitter aan uit zijn midden.

De extern voorzitter van de studentenraad vergaderingen is voorgedragen door het CvB op verzoek van de studentenraad.

- Gekozen door de raad op voorstel van de grootste fractie. De fractie heeft grote druk uitgeoefend om het kandidaatvoorzitterschap te verwerven.

RUG : Gevraagd door oude voorzitter en voorzitter Personeelsfractie. Daarna via BAC met ook de andere fracties erin voorgedragen.

RUN : De leiding door een gekozen voorzitter bevalt goed. In dit systeem maakt de voorzitter deel uit van een der aanwezige groepen: OR of USR. Men weet precies wat er leeft bij de diverse onderwerpen en kan met enig ‘gezag’ ook richting geven aan discussies. Bij UGV en USR was er vroeger een technisch (benoemde) voorzitter. De USR was daar in die tijd ook tevreden over. Bij de UGV beviel dit minder goed: het is erg moeilijk voor een technisch voorzitter om inhoudelijk niet te sturen.

UVA : Intern voorzitter: verkozen bij geheime stemming door de CSR.
Extern voorzitter: gevraagd op basis van verdienste voor medezeggenschap in het verleden.



Vraag 5

Hebben jullie ooit overwogen van een interne naar een externe voorzitter over te stappen of andersom?


UU : Niet aan de orde geweest tot nu toe.

Delft : - Nee zoals het nu is, is het prima

- Niet dat ik weet

Tilburg : Telkens als de voorzittersplaats beschikbaar komt, wordt aan de raad voorgelegd wat men wil: een interne of een externe voorzitter; de keuze is steeds geweest een keuze voor een externe voorzitter.

Leiden : Nee, onze procedure laat ruimte voor beide fenomenen, zoals aangegeven in art. 9.31.8: de raad kiest al dan niet uit zijn midden een voorzitter.

Rotterdam : Niet dat ik weet

TUe : Altijd extern. Nooit wijziging overwogen. Er hebben wel eens raadsleden gesolliciteerd naar de functie, maar deze zouden dan ( in het geval dat zij voor de functie gekozen zouden worden) toch extern voorzitter worden. Plaats in de raad zou dan ook weer ingevuld dienen te worden.

Open Uni : De keuze voor een externe voorzitter is nooit aan de orde geweest.

VU : Niet serieus overwogen.

RUG : Nee, is de laatste jaren geen onderwerp geweest.

RUN : In de OR is er altijd een gekozen voorzitter geweest. Voor UGV en USR is daartoe over gegaan nadat ca. 2 jaar geleden begonnen is om over alle overleg-onderwerpen gezamenlijk te vergaderen. Bij het formeren van de gezamenlijke vergadering van OR, USR en UGV is bewust gekozen voor interne voorzitters.

Op dit moment is een wijziging niet aan de orde.