UNIVERSITEITSRAAD

GRIFFIE

BBgebouw – kamer 500

Verslag extra interne vergadering d.d. 21 oktober 2003

Aanwezig:

U-Raad:

Campus Coalitie: Becht, Brinkman, Houweling, Meijer, Van Rijn, Schrama (vz),

UReka: Berends, Borggreve, Hartsuiker, Huisman, Krol, Vinke,

DD: Wallinga-de Jonge, Van Benthem, Boersma

Griffie:

Ribberink, Peijster (verslag)

Afwezig:

Bulter, Wormeester, Wispels (m.k.)

1.Opening en vaststelling van de agenda

De voorzitter opent de vergadering om 13.35 uur en heet allen welkom.

Hij geeft aan dat Brinkman gemachtigd is door Bulter.

Afgesproken wordt de voorliggende agendapunten alvast voor te bespreken tot de heer De Jong aanwezig is.

2. Mededelingen

Geen.

5. Laptop-gebruik

Conceptadvies is per mail toegezonden.

De raad gaat akkoord met het voorstel van de voorzitter van de commissie P&S om het voorliggende advies binnen de commissie voor te behandelen, zodat dit op dit moment niet zal leiden tot een besluit.

3. Reorganisatie DUB/ITBE (UR 03-318 en UR 03 329)

Schrama geeft een korte inleiding en vraagt de fracties om een korte reactie op de reactie van het College van Bestuur en het voorliggende conceptbesluit.

CC fractie. Meijer geeft aan dat de CC fractie akkoord gaat met het uitgereikte gewijzigd instemmingsbesluit. Wel moeten de procedures correct worden nageleefd, doordat er een scheiding in de besluitvorming is (1) samenvoegen functies secretaris en directeur DUB en (2) overplaatsing medewerkers BSP. De CC fractie kan zich vinden in het feit dat beleidsondersteuning effectiever en efficiënter geregeld zou kunnen worden binnen de UT maar ziet geen aanleiding om dit op de hier voorgestelde wijze te realiseren.

DD-fractie. Van Benthem geeft aan weinig aan het gegeven commentaar van de CC-fractie te hoeven toevoegen en geeft aan akkoord te gaan met het voorgesteld besluit. Indien de komende discussie ertoe leidt zou overgegaan kunnen worden tot een splitsing van het besluit in twee delen (zoals het uitgereikt concept instemmingsbeluit aangeeft).

Schrama geeft aan wat het doel van het gesprek is. Een open discussie waarin De Jong nieuwe argumenten of gesprekspunten aanvoert. Indien de mogelijkheid aanwezig is zal inderdaad aangestuurd worden op tweedeling van het instemmingsbesluit.

4. Arbo- en Milieuzorg op de UT

Concept besluit is per mail verzonden.

Schrama geeft een korte inleiding en deelt mee dat het uitgereikte concept besluit op persoonlijke titel is gewijzigd en ingebracht. Hij geeft hierover nadere uitleg. De toezegging van het CvB inzake het binnen een half jaar (april 2004) gereed zijn van een meerjarenplan Arbo- en Milieu ligt er. Meijer vraagt of deze toezegging straks bevestigd kan worden.

Berends gaat akkoord met de voorgestelde wijzigingen en verzoekt één en ander op de aangegeven punten zo spoedig mogelijk te concretiseren.

5. Laptops

Hartsuiker heeft het concept advies gemaild. Vanuit de CC fractie wordt gevraagd of de doelstellingen duidelijk verwoord kunnen worden.

Van Rijn vraagt of de vier in de overlegvergadering aangegeven punten in ieder geval opgenomen kunnen worden. Berends geeft aan dat dit, zoals zojuist besproken, in de commissie vergadering bekeken gaat worden. Er zal dan goed gekeken moeten worden naar de in de overlegvergadering besproken punten (service en registratie, didactische randvoorwaarden enz). Brinkman vraagt om dit zoveel mogelijk te concretiseren bijv. maximaal 2 uur werken achter de laptop enz.

De heren De Jong en Binsbergen komen binnen.

3. Voorstel wijziging implementatieplannen DUB-ITBE (UR 03-318 en UR 03-329)

De voorzitter geeft een korte inleiding en bedankt De Jong voor zijn schriftelijke reactie. Hij verzoekt De Jong om één en ander nader toe te lichten.

De Jong hoopt dat hij in deze vergadering nog extra aspecten kan toelichting inzake de punten (1) nut en noodzaak van de overplaatsing en (2) de inpassing binnen ITBE. Ook het punt (3) samenvoeging van de functies secretaris en directeur DUB zal punt van aandacht zijn.

Hij vraagt de UR leden om reactie op zijn schriftelijke reactie (UR 03-329).

Meijer geeft de bevindingen van de CC-fractie. Hij verzoekt bij wijzigingen in de dienst m.b.t. taakomvang en functies de gebruikelijke gang van zaken te volgen en één en ander te regelen in goed overleg met de Dienstraad. Het tweede punt is dat naar de mening van de fractie de huidige wijze van sturing in beleidsondersteuning en -voorbereiding goed verloopt. De CC-fractie constateert dat er een grote samenhang in taken en overlap van taken ligt bij de stafmedewerkers en de medewerker van BSP. Beide zijn hierin sterk afhankelijk van informatievoorziening vanuit het college.

De Jong geeft aan dat de staf, in de visie van het CVB, sturing gaat geven aan projecten en dat er wel degelijk verschillen zijn tussen de functie van Stafmedewerker en BSP-medewerker. Van Benthem geeft aan dat nog steeds het voordeel van deze wijzigingen voor de organisatie niet gezien worden. Hij vraagt of het college kan aantonen hoe de efficiency verbeterd gaat worden. Tevens wordt de afstand wel degelijk vergroot door een fysieke verhuizing van de medewerkers. Hij vraagt zich af welke uitwerking dit heeft op de informatievoorziening naar hen.

Brinkman reageert hierop dat de keuze voor de voorgestelde wijzigingen in de structuur van de dienst duidelijk in voordelen voor de organisatie als geheel naar voren zouden moeten komen.

De hier voorgestelde wijze voldoet daar niet aan.

Schrama verzoekt de studentengeleding zijn advies toe te lichten.

Berends vraagt of De Jong het advies heeft ontvangen. Daar dit niet het geval is licht Berends de punten mondeling toe.

- het betreft hier adviesrecht van de studentengeleding

- UReka gaat akkoord met de samenvoeging van de functies directeur DUB en secretaris daar zij veel overlap qua taken en verantwoordelijkheden zien;

- UReka is toekomstgericht, ook zij vinden dat de beleidsondersteuning op een andere wijze ingericht zou moeten worden. De hier voorgestelde wijziging lijkt een goede constructie.

- UReka vindt dat er een sterke centrale aansturing plaats moet vinden. Doordat de medewerkers 'fysiek op afstand' geplaatst worden zal de aansturing niet minder worden.

- Er is specialistische kennis aanwezig bij ITBE die aansluit bij Bureau Strategische Projecten, hierdoor kan overplaatsing van de medewerkers BSP naar ITBE een juiste keuze zijn.

Schrama legt aan De Jong uit dat toezending van het concept-advies niet plaats heeft gevonden daar afgesproken was dat de studentengeleding het advies in de vergadering nader zou toelichten. Hierna volgt de vraag of de studenten uit de DD en CC-fractie achter het advies staan.

Van Rijn (CC) en Boersma (DD) staan niet achter het advies.

De Jong wil graag enkele opmerkingen maken naar aanleiding van het advies.

De fysieke verhuizing van de medewerkers vindt plaats omdat een andere werkwijze voor beleidsvoorbereiding noodzakelijk is. Deze wijzigingen in de organisatiestructuur zijn al tijdens de reorganisatie in gang gezet. De wijze van aansturing blijft een punt van aandacht. Tevens is er altijd de vraag hoe je draagvlak creëert voor een reorganisatie binnen de organisatie. Brinkman geeft aan dat er op de voorgestelde wijze tegenstellingen ontstaan rondom de ondersteuning van het CvB. Professionele kennis is autonoom in de besluitvorming. Hierdoor schep je kwalitatief hoog beleid. Dit beleid wordt gestuurd vanuit het CvB en de Staf. De beleidsstaf wordt dus gezien als 'verlengstuk' van het college. Door de ondersteuning nu te wijzigen en 'op afstand te plaatsen' schep je een onduidelijk beeld.

De Jong merkt op dat een andere werkwijze noodzakelijk is en dat hier gemeenschappelijk naar toe moet worden gewerkt. De invloeden hiervoor komen niet alleen van binnen de organisatie maar ook van buitenaf. Voor wat betreft de autonome besluitvorming stelt De Jong dat het CvB niet op een 'topje van een berg" bestuurt maar ook beleidsvormend handelt. Hiervoor voert ze werkoverleg binnen de organisatie op diverse niveaus met diverse personen. Door deze communicatie ontstaat de koppeling van beleid vanuit de diensten/faculteiten met het organisatiebeleid. Dit is dan ook terug te vinden in de beleidsuitvoering. Door de nu voorgestelde werkwijze te laten gelden voor algemene beleidsvoorbereiding hoopt het college een nog betere integratie van beleid te verkrijgen.

Meijer vraagt hoe de organisatorische wijzigingen dan vorm gegeven worden. Beleidsmedewerkers binnen de diensten identificeren zich met de dienst of faculteit waarbinnen ze werken en proberen zoveel mogelijk voordeel voor die dienst of faculteit te behalen. Vanuit de diensten en faculteiten vertegenwoordigen DUB-medewerkers een onafhankelijke positie binnen de UT. Hierin zou door de voorgestelde wijziging verandering kunnen komen.

De Jong reageert hierop met de opmerking dat dit nu een kernpunt is voor het wijzigen van de beleidsondersteuning. Het is nooit de bedoeling van het college geweest dat de staf zich identificeert met het college. De staf zou juist onafhankelijk van het CvB haar beleidsvoorstellen moeten indienen. De reorganisatie moet nu juist bewerkstelligen dat dit gebeurt.

Becht geeft aan dat deze argumentatie veronderstelt dat de medewerkers toch zouden moeten 'indalen' in de matrixstructuur van ITBE en niet als zelfstandige eenheid binnen ITBE moeten fungeren. Het voorstel geeft echter aan dat de over te plaatsen medewerkers juist dichtbij het college moeten zitten en daardoor een aparte status binnen ITBE krijgen, zoals ook aangegeven in het advies van de Dienstraad ITBE. Met de zojuist gepresenteerde argumentatie komt de vraag: moeten we de hier voorgestelde wijziging 'reorganisatie' overdoen?

De Jong geeft aan dat het hier twee thema's betreft. (1) Dat professionele kennis op diverse punten in de UT aanwezig moet zijn. Deze kennis (beleidservaring) ligt nu specifiek binnen DUB. Het voorstel behelst deze kennisspreiding tot stand te brengen. Deze kennisspreiding heeft een noodzakelijk verband met ITBE omdat er binnen deze dienst geen beleidscapaciteit aanwezig is. (2) Door de overplaatsing van beleidsmedewerkers van DUB naar ITBE wordt de kennisspreiding tot stand gebracht en is er tevens beleidscapaciteit binnen ITBE gebracht.

Hierbij volgt tevens de opmerking dat de beleidsinhoudelijke aansturing niet door de Staf geschiedt maar vanuit het college en UMT plaatsvindt.

Schrama geeft daarop aan dat de adviezen van de Dienstraden hier niet ter discussie staan.

Brinkman meldt dat bij gelijkblijvende argumentatie er twee mogelijkheden ontstaan:

- of opnieuw beginnen (gezien vanuit de hier geschetste informatie)

- of de huidige situatie van DUB als centrale beleidsondersteunende dienst laten bestaan.

Wallinga-de Jonge merkt op dat er inderdaad wijzigingen noodzakelijk zijn op beleidsondersteunend gebied. Beleidspersoneel heeft namelijk een belangrijke functie 1) een luisterend oor (intern en extern) en 2) het volgen van de landelijke ontwikkelingen en de ontwikkelingen verwerken in het toekomstig beleid. Beleid moet onafhankelijk zijn en niet de voorkeur uitspreken van een dienst of faculteit (kleuring mag niet).

De Jong geeft aan dat doordat een medewerker een bepaalde identiteit (achtergrond qua faculteit of dienst) heeft het soms inderdaad moeilijker kan zijn om beleidsmatig onafhankelijker te zijn en algemeen beleid te maken. Bij beleid maken is het college extern gericht en een faculteit of dienst intern, deze twee moeten samengaan in één beleid. De aansturing hiervoor vanuit het college is kleinschalig en berust sterk op communicatie. Deze communicatie ligt meer in de vorm van bijpraten.

Meijer. Het streven binnen ITBE ligt bij integratie van de DUB medewerkers. Hoe verloopt in dit verband de vervulling van vacatures voor deze specifieke beleidsfuncties, hoe ziet het profiel eruit. De Jong meldt dat ontwikkelingen binnen de dienst regelmatig worden doorgesproken met de directeur. Problemen worden vroegtijdig gesignaleerd. De directeur is leading in dezen!

Schrama verzoekt de aanwezigen tot afronding van dit punt te komen en vraagt of een eventueel compromis mogelijk is. Er staan op dit moment twee mogelijkheden open voor besluitvorming. Hij vraagt aan De Jong of er een derde optie mogelijk is.

De Jong antwoordt dat hij naar aanleiding van hetgeen hij gehoord heeft en gezien de adviezen van de Dienstraden geen mogelijkheid tot een derde optie ziet.

Meijer verzoekt de voorzitter daarom naderhand tot besluitvorming te komen.

Bespreking punt combineren functies Secretaris en Directeur DUB.

De voorzitter geeft een korte inleiding en geeft aan dat het bij dit punt vooral gaat om de omvang van de functie(s) en de wijze van invulling. Mede gezien het voorlopig negatieve advies hierover van de Dienstraad Stafdiensten.

De Jong geeft aan dat er zeker wel speling in de functies bestaat door een overlap van taken en de wijzigingen hiervan in de toekomst.

Schrama geeft aan dat duidelijkheid over de invulling moet bestaan.

De Jong meldt dat deze zaken in een open gesprek met de Dienstraad Stafdiensten besproken gaan worden.

Schrama vraagt De Jong of van dit gesprek terugkoppeling naar de Universiteitsraad kan plaatsvinden. De Jong geeft aan dat de Universiteitsraad wel op de hoogte gehouden wordt over de besluitvorming maar geen inhoudelijke inbreng kan hebben bij dit gesprek.

Meijer vraagt of de voorgestelde huidige functie van Secretaris qua functie-inhoud gelijk is aan de vroegere functie (uitgeoefend door de heer Verschoor).

De Jong antwoordt dat de functie-inhoud herleidbaar is uit hetgeen is vastgesteld bij de reorganisatie en nader ingevuld wordt via UFO. Dit geldt voor beide functies (Secretaris en Directeur).

Schrama vraagt of de Universiteitsraad moet wachten met besluitvorming zodat er een open gesprek kan plaatsvinden met de Dienstraad. Of dat er reeds duidelijkheid bestaat over de omvang (fte's) van de functies waardoor eventuele besluitvorming van de UR in twee delen uitgevoerd kan worden.

De Jong geeft aan achter een eventuele tweedeling te staan indien de overplaatsing van de medewerkers van BSP daardoor gerealiseerd kan worden.

Brinkman vindt dat dit voorstel onmogelijk is. Hij geeft aan dat het gepresenteerde 'Voorstel tot wijziging van de implementatieplannen DUB en ITBE' één geheel is en dat het niet losgekoppeld kan worden in twee afzonderlijke onderwerpen. Naar zijn mening zijn de twee onderwerpen onlosmakelijk met elkaar verbonden. De vragen in het voorstel resulteren in één instemmingsbesluit.

Schrama deelt mee dat er op dit moment geen nieuwe argumenten meer geleverd worden en dat de Universiteitsraad hierover in de interne vergadering een besluit zal nemen. Hij dankt de heer De Jong voor zijn inbreng in de discussie.

De Griffier vraagt De Jong inzake Arbo- en Milieubeleid of het opgestelde conceptbesluit m.b.t. het realiseren van een meerjarenbeleidsplan binnen de termijn van een half jaar (april 2004) akkoord is. De tekst is akkoord.

Afgesproken wordt dat het onderwerp Laptops in de commissie vergadering van aanstaande dinsdag besproken gaat worden.

De heren De Jong en Binsbergen verlaten de vergadering.

Schrama geeft aan dat het gewijzigde voorstel inzake een tweedeling van het instemmingsbesluit ingetrokken wordt en dat het 'oude' concept instemmingsbesluit besproken gaat worden.

Wallinga-de Jonge geeft aan dat voor wat betreft de punten onder "gezien" en "gehoord" er aanvulling noodzakelijk is op

- Gezien: de schriftelijke reactie van de heer De Jong (UR 03 329)

- Gehoord: de beraadslagingen in de interne vergadering van vandaag (21-10-2003)

Schrama vraagt of er stemming noodzakelijk is. Dit blijkt niet het geval te zijn.

Hiermee is formeel unaniem besloten dat er een negatief instemmingsbesluit is, namens de personeelsgeleding, inzake het 'Voorstel tot wijziging van de implementatieplannen DUB en ITBE'.

De voorzitter geeft aan wat hiervan de gevolgen kunnen zijn:

- formeel intrekken voorstel door het college - gevolgd door een eventueel nieuw voorstel vanuit het CvB

- niet intrekken maar uitvoeren - geschil - bemiddeling door RvT - evt. definitief geschillencommissie

Als tweede punt volgt formele besluitvorming inzake het advies van de Studentengeleding.

Berends geeft nogmaals aan dat het als een gemis wordt ervaren dat het besluit niet vooraf is toegezonden aan het college. Maar geeft te kennen dat hij dit tijdens de vergadering heeft kunnen toelichten.

Er volgt stemming

UReka 6 personen voor een positief advies

DD 1 persoon tegen

CC 1 persoon tegen

Er volgen geen amendementen op het ingediende concept advies, waardoor het met 6 stemmen voor en 2 tegen is aangenomen.

6. Mededelingen

Wallinga-de Jonge vraagt naar de stand van zaken rondom de besluitvorming door het Presidium inzake het BBR. Schrama geeft aan dat er een intensieve mailwisseling gaande is en dat het definitieve tekstvoorstel nu bij het presidium ligt. Hierna volgt toezending aan Erna van de Zandt en afronding.

Meijer geeft aan dat hij een mail verzonden heeft voor het geplande gesprek op 11 november inzake het verdeelmodel. Hij geeft hierover nadere uitleg en verzoekt de leden om reactie c.q. aanvulling op het discussiestuk zodat het daarna toegezonden kan worden aan de beleidsmedewerkers. UReka geeft aan een reactie te zullen geven. Brinkman geeft aan dat hij het betreffende discussie stuk goed vindt.

Borggreve vraagt of er aanstaande dinsdag een commissie vergadering F&V zal plaatsvinden. Afgesproken wordt dat de vergadering doorgang zal vinden aangezien er nog enkele punten te bespreken zijn. Een agenda volgt via de mail.

Hartsuiker heeft als voorstel om ook de commissie vergadering van P&S door te laten gaan in verband met een spoedige bespreking van de nota Personeelsbeleid. De Jong heeft al aangegeven aanwezig te zullen zijn. De agenda en de nota Personeelsbeleid zullen gemaild worden.

Vinke geeft aan dat ook de commissie vergadering O&O plaats zal vinden i.v.m. bespreking van het punt Sectorplan Wetenschap en technologie en de afhandeling TSP. Hij bedankt Berends voor het toegezonden juridisch advies.

Schrama meldt dat op 13 november een vervolgafspraak gepland staat met de medezeggenschapsorganen van Delft en Eindhoven. Hij verzoekt alle fracties met een afvaardiging aanwezig te zijn tijdens dit gesprek.

Ribberink wil iedereen nog even herinneren aan de bijeenkomst aanstaande donderdag met de Faculteitsraden en Instituutsraden en vraagt wie aanwezig zullen zijn. In ieder geval 7 personen geven aan dit te zullen zijn.

Schrama geeft aan dat gepoogd wordt besluitvorming rondom het negatieve instemmingsbesluit vanmiddag nog gereed te krijgen en aan het college te zenden.

7. Sluiting

De voorzitter sluit de vergadering om 15.40 uur.