Aandachtspunten uit de overlegvergadering van de Universiteitraad van
07 oktober 2003 (inclusief besluitvorming uit de extra interne vergadering van
21 oktober 2003)
Mededelingen
Het CvB zal de UR informeren of en in hoeverre aan het advies van de UR met betrekking tot de Portfolio analyse tegemoetgekomen is of zal worden (UR 03-226 d.d. 26 juni 2003).
BBR
De Universiteitsraad,
gezien
- de brief van het CvB d.d. 19 september 2003 (kenmerk DUB/355.816/Zdt) met als bijlage het concept Bestuurs- en beheersreglement Universiteit Twente 2003, d.d. 26 augustus 2003
- de briefwisseling met het college terzake (UR 03 -111 ; UR 03 - 195 en UR 03 - 213)
gehoord
- de diverse beraadslagingen;
- de toezegging van het college aan artikel 20, vijfde lid een volzin toe te voegen, luidend:
"Het faculteitsreglement geeft nadere regels omtrent samenstelling en werkwijze van dit orgaan."
- de toezegging van het college aan de UR te zullen rapporteren op welke wijze bij het vaststellen van de faculteitsreglementen aan deze toezegging tegemoet is gekomen;
- de toezegging van het college om een nieuwe paragraaf aan bovenstaand concept BBR toe te voegen , luidend:
Naam nieuwe paragraaf: Leerstoelen en hoogleraren
Naam nieuw artikel: Instelling, taken en bevoegdheden
1. Leerstoelen worden ingesteld conform het universitaire leerstoelenkader.
2. Leerstoelen passen in een facultair leerstoelenplan.
3. Een leerstoel wordt bekleed door een hoogleraar. Hoogleraren worden benoemd door het CvB.
4. De hoogleraar is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van het toegewezen wetenschapsgebied en levert een bijdrage aan de ontwikkeling van onderwijs- en onderzoekprogramma's.
5. Hoogleraren van verwante wetenschapsgebieden kunnen gezamenlijk een leerstoelgroep vormen. Binnen de leerstoelgroep vindt afstemming plaats tussen de betrokken hoogleraren.
6. De hoogleraar is belast met het op een zo hoog mogelijk niveau houden of brengen van de kwaliteit van de medewerkers op het toegewezen vakgebied.
besluit
in te stemmen met het Bestuurs- en beheersreglement Universiteit Twente 2003, d.d. 26 augustus 2003
Reorganisatie DUB en ITBE
Besluiten genomen in de interne vergadering van 21 oktober 2003
De personeelsgeleding van de Universiteitsraad,
gezien:
•het Voornemen tot wijziging van de implementatieplannen DUB en ITBE (d.d. 18 september 2003; kenmerk 355.796);
•het advies van de Dienstraad Stafdiensten (d.d. 23 september 2003)
•het advies van de Dienstraad ITBE (d.d. 25 september 2003)
•de schriftelijke reactie van het college van bestuur d.d.14 oktober 2003 (UR 03-329)
gehoord:
•de Dienstraad Stafdiensten en de Dienstraad ITBE
•de beraadslagingen in het overleg met het CvB op 7 oktober 2003 en 21 oktober 2003
overwegend:
1.dat uitvoerig overleg tussen de betrokken dienstdirecteuren en dienstraden reeds heeft geleid tot bijstelling van verschillende onderdelen van het voornemen;
2.dat de resterende discussiepunten kunnen worden gerangschikt onder drie kopjes: (1) nut en noodzaak van de overgang van de beleidsondersteuning van de dienst DUB naar ITBE; (2) inpassing van de beleidsondersteuning in de ITBE-organisatie; (3) het combineren van de functies Directeur DUB en Secretaris Universiteit;
3.dat de Dienstraad ITBE zich in zijn positieve advies beperkt tot de organisatorische inbedding van de groep universitaire beleidsondersteuners in de reeds opgezette dienstorganisatie.
4.dat de Dienstraad Stafdiensten zich in zijn advies beperkt tot twee belangrijke aspecten van de wijziging van de implementatieplannen, namelijk een alles afwegend positief advies over de verplaatsing van beleidsmedewerkers naar ITBE en een negatief advies over de combinatie van directeur en secretaris en dat hiermee geen onverdeeld advies t.a.v. het wijzigingsplan als geheel is gegeven.
5.dat het voorliggende plan op het punt van het beschrijven van aard en omvang van de functies in de nieuwe organisatie van DUB niet volledig is en als zodanig niet geheel voldoet aan de vereisten, waaraan een reorganisatieplan zou moeten voldoen.
6.dat de vraag naar de beste plaats en organisatievorm van de universitaire beleidsondersteuning een eenheidoverstijgende kwestie is waarover het (eind)oordeel toekomt aan Universiteitsraad en niet aan de Dienstraden
7.dat eerdere besluitvorming over de wenselijkheid van enige beleidsondersteunende capaciteit bij de dienst ITBE (o.a. in het implementatieplan van januari 2003) grotendeels losstaat van de taken en organisatorische inbedding van de beleidsondersteuning bij de dienst DUB
8.dat de doelstelling om de beleidsvoorbereiding dichterbij de uitvoering (primaire processen) te brengen niet wordt gerealiseerd met de overgang van de beleidsondersteuning van DUB naar ITBE, omdat de beleidsvoorbereiding overwegend onder de verantwoordelijkheid van het College van Bestuur valt en slechts voor een klein deel kan worden aangewend voor ondersteuning van de primaire processen in de faculteiten en instituten.
9.dat de doelstelling van een plattere organisatie niet wordt gerealiseerd met de overgang van de beleidsondersteuning van DUB naar ITBE; dat de betrokken medewerkers in beide gevallen worden aangestuurd door een dienstdirecteur, maar dat de afstand tot het College van Bestuur als ‘opdrachtgever’ groter wordt en daarbij staffunctionarissen kunnen worden ingezet als intermediair
10.dat niet overtuigend is aangetoond dat de doelstelling van meer flexibele en effectieve inzet van de universitaire beleidsondersteuning wordt gerealiseerd met de overgang van de beleidsondersteuning van DUB naar ITBE; dat de beleidsondersteuning van het college in de afgelopen jaren al op steeds verschillende wijzen organisatorisch is vormgegeven, dat de in het implementatieplan van januari 2003 vastgestelde opdeling van beleidsmedewerkers in staf en BSP een scheiding heeft aangebracht binnen de beleidsvoorbereiding zoals die voorheen was georganiseerd binnen één organisatieonderdeel, dat het besluit over deze werkwijze nooit is geïmplementeerd en er derhalve geen ervaring met deze taakverdeling is opgedaan, zodat de nu voorgenomen organisatorische splitsing niet is gebaseerd op enige feitelijke ervaring met een dergelijke werkwijze.
11.dat de Dienstraad Stafdiensten in zijn advies aangeeft dat de functie Directeur DUB een voltijdsfunctie is die niet is te verenigen met de functie van Secretaris Universiteit.
12.dat het voornemen om de functies van Directeur DUB en Secretaris Universiteit samen te voegen onvoldoende is toegelicht, dat de omvang van beide functies formeel 1,0 fte blijft en het college desondanks voornemens is om één persoon op beide functies te benoemen (College van Bestuur in overlegvergadering 7 oktober) en dat het College van Bestuur niet aangeeft welk deel van beide functies wordt ingevuld opdat de aanstelling van betrokkene niet de omvang van 1,0 fte zal overstijgen (overlegvergadering 7 oktober)
13.dat gezien voorgaande punten nut en noodzaak van deze organisatieverandering, op dit moment en op basis van dit plan, onvoldoende is beargumenteerd.
besluit niet in te stemmen met het voornemen tot wijziging van de implementatieplannen DUB en ITBE
en
adviseert met betrekking tot
1.de beleidsondersteuning: te komen tot een andere (dan de voorgestelde) taakverdeling van de beleidsondersteuners binnen DUB en ITBE, waarbij binnen ITBE beleidsondersteuning vooral op het werkveld van de dienst gericht dient te zijn en
2.het takenpakket, behorend bij de functies van Secretaris Universiteit en van directeur DUB, expliciet te omschrijven, een realistische omvang van beide functies te bepalen en hierover nader overleg te voeren met de Dienstraad Stafdiensten.
De studentengeleding van de Universiteitsraad
gezien:
•Het voornemen tot wijziging van de implementatieplannen DUB en ITBE (d.d. 18 september 2003; kenmerk 355.796);
•het advies van de Dienstraad Stafdiensten (d.d. 23 september 2003; kenmerk DRS 2003-078);
•het advies van de Dienstraad ITBE (d.d. 25 september 2003)
•de schriftelijke reactie van het college van bestuur d.d. 14 oktober 2003 (UR 03-329)
gehoord:
•de Dienstraad Stafdiensten en de Dienstraad ITBE;
•de beraadslagingen in het overleg met het CvB op 7 oktober 2003 en 21 oktober 2003
overwegende dat:
• uitvoerig overleg tussen de betrokken dienstdirecteuren en dienstraden reeds heeft geleid tot bijstelling van verschillende onderdelen van het voornemen;
• de resterende discussiepunten kunnen worden gerangschikt onder drie kopjes: (1) nut en noodzaak van de overgang van de beleidsondersteuning van de dienst DUB naar ITBE; (2) inpassing van de beleidsondersteuning in de ITBE-organisatie; (3) het combineren van de functies Directeur DUB en Secretaris Universiteit;
• het voornemen bijdraagt aan een plattere organisatiestructuur, welke van belang wordt geacht voor de UT;
• de overgang van de beleidsondersteuning van DUB naar ITBE leidt tot een verduidelijking van de organisatiestructuur en eenduidigheid van de organisatie aangezien de beleidsondersteuning zich dichter bij Onderwijs en Onderzoek zal bevinden;
• betreffende (2) het voor de betreffende medewerkers van belang is dat de aansturing van hun taken duidelijk is;
• inzake (3) de overlap in takenpakketten van de functie van dienstdirecteur DUB en secretaris van het CvB aanzienlijk is. Gezien de inhoud van de functies men er naar zou moeten streven deze twee functies samen te voegen;
• iedere kans om overheadkosten te reduceren benut dient te worden;
adviseert:
positief inzake het voornemen tot wijziging van de implementatieplannen DUB en ITBE.
Overeenkomst UT - Student Union
De Universiteitsraad
gezien:
•de Overeenkomst Student Union en de Universiteit Twente (UR 03/217a)
•het Strategisch Plan SU 2004-2007: visie Student Union, blik op 2007 (SU03/544):
•de Relatie Student Union-CvB/DiSC/Koepels (SU 03/546):
•de evaluaties zoals neergelegd in de voorgenoemde achterliggende stukken alsmede de bij deze stukken gegeven verdere toelichtingen;
overwegende dat:
•de UT de verdere ontwikkeling van de Student Union wil bevorderen;
•de overeenkomst UT - Student Union vernieuwing behoeft.
•wijzigingen op het gebied van studentenvoorzieningen instemming van de UR behoeven;
•de SU de UR zal blijven betrekken in haar planvorming op het gebied van studentenvoorzieningen;
•de Universiteitsraad het meerjarenbeleid ten aanzien van de studentenvoorzieningen ter instemming krijgt voorgelegd;
gehoord:
•de beraadslagingen;
•de toelichting die namens het college is gegeven in de vergadering van de commissie P&S
•de toelichting van Student Union voorzitter;
•de toezegging van het College van Bestuur dat in artikel 1.3 het zinsdeel “(internationale)” komt te vervallen. Dit kan verwarring veroorzaken, internationale studenten behoren immers ook tot “alle studenten” in het algemeen.
besluit:
in te stemmen met het besluit van het CvB van 30 juni 2003 luidend:
"Het College van Bestuur besluit tot het opnieuw aangaan van de overeenkomst UT-SU voor de periode 1 oktober 2003 - 1 oktober 2007 (SU03/547)".
Ten aanzien van het overleg over het strategisch beleid van de Student Union wordt geconstateerd dat een herijking van de diverse bevoegdheden gewenst is. Het college van bestuur zegt toe het initiatief te zullen nemen tot een overleg tussen Student Union, UR en CvB teneinde de onderlinge relatie opnieuw te bezien.
Notitie "Arbo en milieuzorg bij de UT: naar een optimale organisatie"
(besluit genomen in de interne vergadering van 21 oktober 2003)
De Universiteitsraad
gezien:
•De notitie “Arbo- en Milieuzorg bij de UT: naar een optimale organisatie” september 2003 (UR 03/280);
•het FEZ - advies Arbo- en Milieuzorg bij de UT: versie september 2003 (UR 03/281);
•de toelichting gegeven namens het College van Bestuur in de vergadering van de Commissie P&S.
overwegende dat:
•de UT verplicht is aan Arbo- en Milieuwetgeving te voldoen;
•de UT gebaat is bij een efficiënte uitvoering van Arbo- en Milieuwerkzaamheden;
•de organisatie van de Arbo- en Milieuzorg niet los gezien kan worden van het Arbo- en Milieubeleid;
•het wenselijk is om de gebruikelijke cyclus van Arbo- en Milieujaarplannen en –rapportages te handhaven;
•het wenselijjk is om het beleid te baseren op een actueel Arbo- en Milieubeleidsplan en dat het vigerende Arbo- en Milieubeleidsplan uit 1998 stamt en een looptijd had tot 2002;
•dat besluitvorming over de inrichting van de Arbo- en Milieuorganisatie niet kan worden uitgesteld totdat een actueel meerjarenbeleidplan voor Arbo en Milieu gereed is.
gehoord de toezegging van het College van Bestuur:
•dat zo spoedig mogelijk, doch in ieder geval voor 1 april 2004 een nieuw meerjarenbeleidplan voor Arbo en Milieu ter instemming wordt voorgelegd aan de Universiteitsraad;
•dat de Arbo- en Milieuorganisatie zal worden heroverwogen in geval van strijdigheid met het op te stellen meerjarenbeleidsplan.
besluit:
in te stemmen met de notitie “Arbo- en Milieuzorg bij de UT: naar een optimale organisatie” september 2003 (UR 03/280).
De Universiteitsraad zal door het college worden geïnformeerd over de uitkomsten van het bestuurlijk overleg van het CvB met het FB over de extra ontvangen middelen voor BHV, die sinds 1997 voor andere zaken zijn aangewend.
Nota Begrotingsbod 2004 (UR 03 289)
Het college zal de UR begrotingsinformatie toesturen over "historische budgetten" en prestatiegegevens, waaruit afgeleid kan worden welke de effecten voor de UT zijn als het ministerie alle Rijksmiddelen prestatieafhankelijk zou verdelen.
Het college bevestigt de stelling van de UR dat prijsstabiliteit bij het verdelen van middelen op grond van prestaties zoveel mogelijk nagestreefd zou moeten worden. Het college zegt toe om in overleg met het UMT de daling van de prijzen voor prestaties te verkleinen.
Afgesproken is de resterende vragen van de UR (UR 03 289) te bespreken in het komend overleg van de UR met de commissie verdeelmodel.
Twente Scholarship Program (UR 03 297)
Het college en de UR verschillen van mening over de vraag of hier sprake is van een studentenvoorziening waarbij de UR instemmingsrecht heeft. De UR zal hier nog nader op terugkomen.
Kwartaalrapportage Herplaatsingscommissie
Naar aanleiding van de saneringsplannen bij GW bevestigt het college desgevraagd dat het vigerend Sociaal Plan ook voor deze situatie van toepassing is.
Instituten
De instituutsplannen van IGS, IBR en IMPACT zullen in de decembervergadering aan de UR ter instemming voorgelegd worden. Het college handhaaft het uitgangspunt dat indien geen goedgekeurd instituutsplan voorligt er geen budget voor het desbetreffende instituut beschikbaar wordt gesteld. In het geval van IGS kan eventueel wel een budget worden toegekend op basis van het vigerend instituutsplan.
Schriftelijke rondvraagpunten (UR 03 279)
Huisvesting studenten.
De plannen van Acasa voor nieuwe studentenhuisvesting zullen tezijnertijd aan de UR toegezonden worden, aldus het college.
Laptops.
Het CvB zal de informatie voor het gebruik van laptops ("folders") aan de UR ter beschikking stellen. De raad wordt voorts op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen rond eventuele voorzieningen op de UT voor het gebruik van laptops.
Procedure benoeming hoogleraren.
Het CvB kondigt desgevraagd aan bovengenoemde regeling te zullen actualiseren.
Reorganisatie Technische Dienstverlening
Door het college wordt beaamd dat het proces met betrekking tot de reorganisatie van de technische dienstverlening te traag verloopt. Een aangepast tijdspad zal de UR schriftelijk worden toegezonden. Het CvB zegt toe dat er, nu er geen beschikbaarheidsbijdrage voor het IMC komt, ander financiële middelen verstrekt zullen worden. Een en ander heeft geen personele consequenties voor het personeel, aldus het college.
Personeelsvertrouwenspersoon UT
Het college meldt er vanuit te gaan dat er binnenkort een tweede personeelsvertrouwenspersoon benoemd kan worden.
Rondvraag
Ziektevereveningsfonds
Gevraagd naar de opstelling van het college op decentraal niveau nu bovenstaand fonds centraal wordt afgeschaft, antwoord het CvB dat de systematiek pas gewijzigd zal worden zodra nader beleid is vastgesteld.
Digitale Universiteit
Het CvB zal in de decembervergadering van de UR het besluit over voortzetting van het contract met de DU voorleggen.