Aandachtspunten uit de overlegvergadering van de Universiteitraad van 27 augustus 2002
Herstructurering Dienstverlening,Reorganisatieplan
(besluit genomen in de aansluitende interne vergadering)
De personeelsgeleding van de Universiteitsraad, ter vergadering bijeen op 27 augustus 2002,
gezien
•Het reorganisatieplan UT (343.859/as, UR-02.232) en de reacties van het college op de vragen en opmerkingen vanuit de UR
gehoord
•De standpunten en opmerkingen van de decentrale raden
•De verklaring van het college ter vergadering en de discussie in het overleg
overwegende
•Dat het reorganisatieplan op de volgende hoofdpunten tekort schiet:
1.De eenheidsoverstijgende veranderingen in de dienstverlening (w.o. ICT-ondersteuning, financiële functie, samenvoeging CIV-Dinkel) ontberen nog een goede afstemming met het primaire proces, zowel qua taakstelling als bemensing. Er is geen duidelijk zicht op de haalbaarheid van de beoogde reductie in personeel.
2.Er ligt geen betrouwbaar totaaloverzicht voor m.b.t. de personele bezetting van de eenheden en m.b.t. de personele gevolgen van het geheel aan gepresenteerde plannen.
3.Er zijn gebreken in de financiële onderbouwing, onder meer met betrekking tot:
een mogelijke samenloop van bezuinigingsmaatregelen en huidige tekorten van eenheden; de vraag of hogere (onderwijs)prestaties haalbaar zijn met dezelfde personele bezetting; de te verwachten bezuinigingen van het nieuwe kabinet; de niet ingevulde bezuinigingstaakstellingen in het reorganisatieplan.
4.Er ontbreken een financieel kader, organisatiestructuur en kwantitatieve bezetting voor onderdelen van de nieuwe organisatie. Dit geldt in het bijzonder voor de faculteiten.
•Dat de decentrale medezeggenschap veelal niet of slecht geïnformeerd is over de betekenis van het reorganisatieplan UT voor de eenheid en over de voortgang bij implementatievoorbereiding. De raden ervaren informatieverstrekking als enige vorm van betrokkenheid als volstrekt onvoldoende. De UR kan zijn oordeel niet (mede) baseren op gedegen adviezen van decentrale raden.
•Dat aanvullende reorganisaties binnen afzienbare tijd zeker niet zijn uitgesloten, met name omdat beschikbare financiële informatie niet is meegenomen, en dat het wenselijk is aanvullende reorganisaties zo veel mogelijk te vermijden.
•Dat individuele personele gevolgen, gezien bovenstaande, nu nog niet volledig en met de gewenste mate van zorgvuldigheid zichtbaar kunnen worden gemaakt.
adviseert aan het College van Bestuur het reorganisatieproces voort te zetten en aan te passen op basis van onderstaand procedurevoorstel. Indien overeenstemming met de Universiteitsraad wordt bereikt over precieze invulling en tijdpad van een dergelijke procedure zal de Universiteitsraad de instemmingvraag beantwoorden aan de hand van een, op grond van deze procedure gewijzigd, reorganisatieplan.
Procedurevoorstel UR:
1.Het voorliggende reorganisatieplan heeft het karakter van een kader waarbinnen zo mogelijk de uitvoeringsplannen moeten worden opgesteld.
2.Het college overlegt met het OPUT over de noodzakelijke instrumenten in het sociaal plan gesproken in het licht van de overeengekomen procedure.
3.Op 1 september 2002 gaan in principe de nieuwe eenheden van start, voorzover daar overeenstemming over is. De samenvoeging van CIV en Dinkel behoeft daarbij nog nadere argumentatie en advisering van de betrokken dienstraden. Benoemingen van hoofden en decanen kunnen geëffectueerd worden.
4.De nieuwe decanen krijgen het verzoek om een uitvoeringsplan voor de nieuwe faculteit op te stellen, mede op basis van het verrichte voorwerk in het kader van het implementatieplan, maar nu uitvoeriger en in overleg met de medezeggenschap en de betrokkenen. Afwijkingen van het centraal vastgestelde reorganisatiekader dienen als beargumenteerde wijzigingsvoorstellen aan het college te worden opgenomen, evenals het standpunt (instemmingsbesluit/advies) van het medezeggenschapsorgaan en de wijze waarop dit in het plan is verwerkt.
5.De dienstdirecteuren krijgen een analoge opdracht en zijn eerstverantwoordelijke als het gaat om aan hen toegewezen eenheidsoverstijgende dienstverlening.
6.De uitvoeringsplannen dienen afgesloten te worden met personele plannen waarin rekening wordt gehouden met het bekende en beïnvloedbare natuurlijk verloop binnen de eenheid gedurende een nader af te spreken aantal jaren. Met individuen worden daarover op grond van de beschikbare regelingen afspraken gemaakt. Voorzienbare vacatures worden gemeld. En boventalligheid, voor zover deze niet tijdelijk is gedurende de looptijd, wordt voor de verschillende functiegroepen bepaald.
7.De uitvoeringsplannen moeten in november 2002 of zo mogelijk eerder klaar zijn.
8.De Universiteitsraad neemt in december 2002 een besluit over de instemmingvraag m.b.t. het samenhangende, geactualiseerde overall reorganisatieplan, waarin ook de wijzigingen van decentraal zijn verwerkt. Het College van Bestuur draagt er zorg voor dat alle relevante informatie drie weken voor het overleg met de Universiteitsraad beschikbaar is. De uitvoeringsplannen dienen daarbij als achtergrondinformatie bij het overall reorganisatieplan. Het college voert overleg met het OPUT over de personele gevolgen indien noodzakelijk.
9.Het geheel van personele gevolgen en herplaatsingen kan nu gesynchroniseerd worden. Tot 1 januari kunnen mensen wel als boventallig worden aangewezen maar niet met ontslag bedreigd worden.
Toelichting bij de inhoud en functie van de uitvoeringsplannen:
Het uitvoeringsplan van een faculteit omvat:
•Het financieel kader van de eenheid: op basis van het begrotingsbod 2003 en het daaruit voortvloeiende begrotingsplan 2003 met een facultair verdeelmodel kan een meerjaren financieel kader worden vastgesteld. (advies Faculteitsraad).
•Een heldere beschrijving van de afwijkingen t.o.v. het reorganisatiekader en de verleende instemming van het College van Bestuur (instemming of advies van de FR, afhankelijk van het onderwerp).
•Profiel en strategie op hoofdlijnen (instemming FR)
•Afstemming van facultaire en centrale dienstverlening (advies FR)
•Organisatiestructuur en kwantitatieve bezetting, onderscheiden naar leerstoelgroepen (business units), eventuele capaciteitsgroepen en facultaire dienstverlening. (De organisatiestructuur vormt de basis voor het faculteitsreglement dat instemming van de FR behoeft)
•Personeelsplan
Indien er sprake is van nieuwe functies die moeten worden ingesteld, komt er (in het kader van de organisatiestructuur) een duidelijke beschrijving van de taken binnen de functie en het onderscheid met andere functies. Voor dezelfde functies in verschillende eenheden wordt dezelfde omschrijving gehanteerd.
Bij het opstellen van het Personeelsplan wordt rekening gehouden met
ØBekend en beïnvloedbaar natuurlijk verloop gedurende de looptijd van de reorganisatie.
ØIndividuele afspraken met personeelsleden bij gebruik van regelingen.
ØEventuele boventalligheid binnen de eenheid met onderscheid naar tijdelijke boventalligheid gedurende de looptijd en structurele boventalligheid. Pas na december 2002 kan ontslagdreiging definitief worden vastgesteld.
Het uitvoeringsplan van een instituut omvat in principe dezelfde elementen als die van een faculteit. Het gaat echter om een kleine organisatie. De medezeggenschap is in handen van een instituutsraad.
Het uitvoeringsplan van een dienst omvat dezelfde elementen als het uitvoeringsplan van een faculteit. Het bedrijfsplan heeft voor de dienst dezelfde functie als het strategieplan van een faculteit. De medezeggenschap is in handen van de dienstraad
Ontwerp-Begrotingsrichtlijnen 2003+nieuw verdeelmodel UT
(besluit genomen in de aansluitende interne vergadering)
De UR,
gezien
de Conceptnota Ontwerp-Begrotingsrichtlijnen 2003 (kenmerk FEZ/343.626/wr, UR-02.259), waarin opgenomen de uitwerking van de conceptnotitie “nieuw verdeelmodel Universiteit Twente”
gehoord
-De door het college zowel mondeling als schriftelijk gegeven antwoorden op de door de UR gestelde vragen.
-De opmerkingen van faculteitsraden en opleidingsdirecteuren over de effecten van het nieuwe verdeelmodel zoals door de voorzitter van de UR in het overleg samengevat.
overwegende
-De toezegging van het college dat de onderwijsbekostiging niet rechtstreeks op basis van de SSP-norm aan de leerstoelen wordt overgemaakt, maar dat de opleidingsdirecteuren uit het budget voor de gehele opleiding vergoedingen bieden aan de leerstoelen die rekening houden met vorm en reële kosten van de opleidingsonderdelen.
-De toezegging van het college dat over de financiële verdeelsystematiek met betrekking tot het onderwijs de CCO om advies zal worden gevraagd.
-de keuze van de parameters voor de onderwijsbekostiging herzien moet worden, indien uit nadere analyse blijkt dat de keuze tot ongewenste effecten leidt die strijdig zijn met de doelstellingen van het nieuwe verdeelmodel.
besluit
-in te stemmen met de initiële keuze van de parameters in het nieuwe verdeel model en positief te adviseren ten aanzien van de Ontwerp-Begrotingsrichtlijnen 2003.
De Universiteitsraad tekent daarbij aan zeer veel waarde te hechten aan een nadere analyse van de onderwijskosten en -bekostiging, alsmede aan een gedegen advies van de CCO terzake.
Vastgoed
De Universiteitsraad,
gezien
de brieven van het college (kenmerk 342.997/vgd, UR-02.177/1 , 2 en vgd/228/02/Zhf, UR-02-224) waarin aan de Universiteitsraad instemming gevraagd wordt voor een budget van M€ 7 ten behoeve van de integrale voorbereiding van verbouwing WB-hal V + nieuwbouw + vernieuwbouw locatie Hal D alsmede voorbereiding renovatie CT-west en CT-oost (voorbereiding projecten 2, 3 en 4) en de voorbereiding van renovatie Hal III (project 5a),
overwegende
dat in de overlegvergadering van 2 juli reeds ingestemd is met een budget ten behoeve van een deel van de voorbereidingsfase.
gehoord
de toezegging van het college dat heroverweging van de projecten plaats zal hebben indien bij het vaststellen van de ontwerpbegroting 2003 zou blijken dat het totaal van bouwplannen financieel niet haalbaar is binnen het financieel meerjarenkader. Meer algemeen zal de toetsing van de financiële haalbaarheid van de vastgoedplannen plaatshebben bij het opstellen van de begroting en de bespreking van het jaarverslag.
besluit
in te stemmen met de uitvoering van de resterende projecten genoemd in bovenstaande brief