Verslag

van 2001 12 11

Verslag van de overlegvergadering van de Universiteitsraad op dinsdag 11 december 2001


Aanwezig:

Leden UR:

Barsema, Berkers, Bloem, Van Doorn, Van der Heijden, Houweling, Hovenkamp, Kluitenberg, Meijer (vz), Mulder, Prevaas, Schrama, Thomasson, Wallinga-de Jonge, Weber, Wittkampf

College van Bestuur:

Apers, Barbas, De Jong, Van Vught

Griffie:

Ribberink, Klomp-Jongsma (Secretariaatsservice “PS” – verslag)


Afwezig m.k.:

Jacobs, Weijnen


1.Opening

vzUR opent om 14.35 uur de vergadering en memoreert dat dit de eerste “post-crisis overlegvergadering” is. Hij is blij dat UR en CvB weer aan het werk kunnen. In principe onderschrijft de UR de noodzaak om bestuurlijk weer flink aan de slag te gaan en acute problemen voortvarend aan te pakken, en hoopt dat dit in een opener sfeer kan gebeuren, gericht op convergentie van de meningen binnen de universiteit, zodanig dat alle partijen bij de besluitvorming betrokken worden.


2.Mededelingen

Van Vught namens het CvB:

We gaan met volle moed en op nieuwe leest geschoeid het overleg weer met elkaar voeren. Ook het CvB hoopt dat dat op constructieve en open wijze zal gebeuren.

De formele stand van zaken is dat dhr. Sistermans op dit moment nog geen lid van het CvB is; naar verwachting zal dit spoedig wel het geval zijn. Helaas lukte het hem niet als gast bij deze overlegvergadering aanwezig te zijn.

Het CvB heeft dhr. Koppen per 1.1.2002 benoemd als directeur FB. Over zijn opvolging in de functie van directeur CIV zal binnenkort een besluit genomen worden.

De RvT van de Digitale Universiteit heeft Van Vught verzocht Roosendaal op te volgen als lid van de RvT; hij heeft daarin toegestemd.

Portefeuilleverdeling CvB: Na het vertrek van Roosendaal zijn diens taken verdeeld over de vier huidige collegeleden. Dit betekent: personeelszaken naar De Jong, ICT e.d. naar Apers, internationalisering en contactpersoon UR naar Van Vught. Een en ander wordt nog nader besproken met de RvT en zal ook in de UR aan de orde worden gesteld.

Het CvB heeft sterk de indruk dat de UT van de minister uit de onderuitputting eenmalig Mƒ 10 geoormerkt voor vastgoed toegewezen zal krijgen. Een schriftelijke bevestiging moet nog komen.

Het CvB wil graag de afspraak maken dat de CvB-leden zoveel mogelijk aanwezig zijn bij de UR-vergaderingen, dus waar mogelijk ook buiten hun eigen portefeuille-onderwerpen om. Van Vught zal het agendaoverleg met het presidium van de UR voeren. Verder zou het college willen afspreken dat waar mogelijk de vragen van de UR vóór de overlegvergadering schriftelijk beantwoord worden, ook vragen die voortkomen uit commissievergaderingen; vragen die slechts kort voor de overlegvergadering worden ontvangen zullen niet altijd direct beantwoord kunnen worden - daarvoor zal per keer een datum afgesproken moeten worden.



Reactie vzUR: De UR staat positief tegenover de door het CvB gedane voorstellen. Bij het maken van nadere afspraken zal ook het vergaderschema betrokken worden. Met Sistermans is reeds besproken dat regelmatige rapportage over de verschillende projecten die hij aanstuurt gewenst is; het presidium zal hier nadere afspraken over maken.


3a. Verslag van de overlegvergadering van 2 oktober 2001 (UR-01.305)

Tekstueel:

Pag. 2 r.28: “Hij meldt dat Cabaal vraagtekens plaatst …”.

Pag. 2 r.30: “De fractie blijft bezorgd …”.

Pag. 2 r.33: “van O&O” wordt geschrapt.

Pag. 3 r.15: “eerst aan het eind van de opleiding” wordt geschrapt.

Pag. 3 r. 45: “waarbij de datum “1 oktober 2001” wordt gewijzigd in “1 juli 2001”.

Met inachtneming van deze aanpassingen wordt het verslag vastgesteld.


Naar aanleiding van:

Pag. 3 r.9: Medische opleiding – financieringsvraag: Van Vught meldt dat er na behandeling van de begrotingen van Volksgezondheid en van Onderwijs nog geen helderheid is gekomen t.a.v. de mogelijkheden van de verschillende bekostigingsstromen; dat heeft te maken met de ondoorzichtigheid van het huidige bekostigingssysteem. Er zal een aantal dingen moeten wijzigen. De Tweede Kamer heeft gevraagd om een haalbaarheidsonderzoek – de minister vindt dat echter niet nodig.

Pag. 5 r.18: Van Rijn-gelden: Barbas vertelt dat nog steeds onduidelijk is hoe de etikettering precies zal worden.

Pag. 5 r.24: Op een vraag t.a.v. bekostiging m.b.t. internationale studenten antwoordt Van Vught dat er op dit moment nog sprake is van inschrijving van internationale studenten als regulier student (dit is ook op juridische gronden toegestaan).


3b. Verslag van de extra overlegvergadering van 30 oktober 2001 (UR-01.363)

Tekstueel:

Pag. 2: Het vierde aandachtspunt onder “Brede bachelor Technische Wetenschappen” wordt geschrapt.


Met inachtneming hiervan wordt het verslag vastgesteld.


4.Bestuursorganisatie en bezuinigingen (UR-01.288)

vzUR merkt op dat sedert het verzenden van de brief UR-01.288 de bestuurlijke aanpak gewijzigd is. Zo zal Sistermans een aantal projecten overnemen, zoals clustering van faculteiten, doorkanteling en bezuiniging op diensten. Deze zaken wil de UR ook graag bij het geheel betrekken.

Van Vught stelt voor hier na het aantreden van Sistermans op terug te komen. De UR kan daarmee instemmen, maar heeft nog wel enkele vragen:

Aan de diverse leerstoelen is al wel gevraagd een voorkeur uit te spreken voor een van de vijf faculteiten – houdt dat in dat het proces al in gang wordt gezet?

Van Vught bevestigt dat die stap inmiddels is gezet, met als opzet begin januari een voorlopig beeld te hebben dat kan helpen bij de nadere vormgeving van het proces. Het is heel wel mogelijk dat er nog wijzigingen optreden. Aan de huidige decanen is gevraagd dit in hun eigen faculteiten te begeleiden. Zodra dat mogelijk is zal het CvB met voorstellen naar de medezeggenschap komen.

Is er inmiddels ook een commissie ingesteld op het gebied van vastgoed?

Van Vught antwoordt dat er veel meer commissies zijn, waarvan dit er één is; het voorzitterschap ligt bij hem.

5.Tussentijdse financiële rapportage tot en met augustus 2001 (UR-01.341, UR-01.361)

Afstudeersteun en kinderopvang: Barbas vertelt dat de belangrijkste oorzaak van niet voorziene uitgaven voor afstudeersteun ligt in een wettelijke wijziging waardoor studenten eerder hun afstudeersteun konden opvragen dan voorheen. Bovendien werd dat gedaan door veel meer studenten, nl. 100% t.o.v. voorheen 60%. Een en ander is al wel eerder gesignaleerd, maar toen werd nog gedacht uit een reserve te kunnen putten – ook dat wordt echter in de W&V-rekening vertaald als een verliespost.

Voor kinderopvang geldt eigenlijk hetzelfde.

Het gaat in totaal om Mƒ 5 à Mƒ 6, verspreid over twee jaar.

Binnenkort ontvangt de UR nadere informatie, waarover diepgaand gesproken zal moeten worden.

Personeelswerving CIV: Barbas legt uit dat alle vacatures worden gemeld bij het CvB, en het college heeft ingestemd met externe werving voor één vacature omdat vervulling daarvan absoluut nodig is voor de voortgang van de dienst.

Begroting: Aan het UMT is een voorstel t.a.v. de hoofdlijnen van de begroting voorgelegd. Er zijn enkele wijzigingen geopperd, die nu worden verwerkt. Als er op hoofdlijnen overeenstemming bestaat volgt uitwerking in detail, en dan kan ook een tijdplanning gemaakt worden. Half januari moet de begroting op hoofdlijnen bij het ministerie liggen. Afgesproken wordt dat deze ook met de financiële commissie van de UR besproken zal worden.


6.Uitwerking Masterplan fase 2b (UR-01.291, UR-01-320, UR-01.348, UR-01.360)

Weber legt namens de financiële commissie nog het volgende alternatief aan het college voor: Het primaire proces wordt verstoord als TW in portocabins gaat zitten. Daarom: TW blijft in het TWRC-gebouw, waardoor er voor TW meer bedenktijd ontstaat. CIV gaat naar een andere locatie danwel wordt in portocabins gehuisvest (daarvoor is een kleiner aantal nodig dan voor TW); als in het BB-gebouw alles gereed is, kan CIV daarnaartoe. Gevolg is wel dat T&M wat later naar het TWRC-gebouw gaat; het is niet duidelijk of dat problemen zal geven.

Van Vught vertelt dat het UMT positief adviseert t.a.v. het uitwerken van fase 2b, indien wordt voldaan aan de eerder schriftelijk door twee decanen gestelde voorwaarden. Het college wil dan ook graag de instemming van de UR en zegt toe het aangedragen alternatief bij de uitvoering te zullen bekijken en de betrokken eenheden (waaronder het CIV) daar ook bij te zullen betrekken.

Weber merkt verder nog op dat, als het gaat om de projectruimten, facility sharing het onderzoeken waard lijkt. Van Vught antwoordt dat het meer en intensiever gebruik maken van bestaande ruimtes zeker nagestreefd wordt.

Schrama zou graag uitvoeriger geïnformeerd willen worden over het advies van het UMT, waarop Van Vught antwoordt dat er niet veel meer over te zeggen valt dan hij gedaan heeft.


Op de vraag van de UR of fase 2b nog steeds uitgevoerd kan worden met de beschikbare middelen antwoordt Barbas bevestigend.


Weber komt nog terug op de “winterharde tent” voor de catering waarover in UT-Nieuws gesproken werd. Hij vindt de daarmee gepaard gaande kosten (Mƒ 1) nogal fors en vraagt of er geen andere oplossingen zijn, zoals de kantine of de bibliotheek die leeg komen. Van Vught stelt dat de berichtgeving wat voorbarig was; ook het college vindt het idee gezien de hoge kosten niet zo aantrekkelijk en laat andere mogelijkheden onderzoeken.


Gevraagd naar mogelijke problemen t.a.v. vergunningen e.d. als het gaat om de Boerderij en de Schuur antwoordt Van Vught ontkennend.


De UR zal aansluitend aan de overlegvergadering proberen te komen tot een eindoordeel met betrekking tot het al of niet instemmen met de voorbereiding en uitvoering van fase 2b van het Masterplan.


7.Penvoerderschap ITC (UR-01.325, UR-01.366)

Van Vught antwoordt op de vragen in UR-01.366 als volgt:

ITC is een stichting. Volgens het HOOP moeten internationale instituten een relatie krijgen met een universiteit, hetgeen in een ministeriële beschikking is bekrachtigd. De IO-instellingen zijn in de gelegenheid gesteld na te denken over het penvoerderschap; vervolgens heeft ITC gekozen voor de UT. Regeling in het BBR lijkt gezien de tijdelijkheid niet nodig. De UR stelt voor eventuele opneming in het BBR te bezien zodra een herziening van het BBR aan de orde is.

Het CvB is van mening dat er geen financieel risico is voor de UT. De minister heeft toegezegd dat de huidige financiële subsidiegrondslag gedurende vijf jaar gehandhaafd blijft. De duur van het penvoerderschap is ook maximaal vijf jaar. Uiteraard heeft de UT goed gekeken naar de financiële situatie van het ITC, en een due diligence-onderzoek wordt gezien het vorenstaande niet nodig geacht.

Er is geen voorschrift van het ministerie ten aanzien van de voordracht en benoeming van de leden van bestuur, RvT en WR. Dit gebeurt dus in onderling overleg tussen stichtingsbestuur ITC en CvB UT.

De voordracht is niet bindend. Wel heeft de penvoerder het bekrachtigingsrecht m.b.t. de vier leden die de RvT benoemt. De RvT zoekt leden uit bepaalde sectoren in de samenleving.

De OR-ITC is uitgebreid betrokken geweest bij de totstandkoming van de statutenwijziging ITC en de penvoerderschapsovereenkomst. Verder is de OR gehoord over de benoeming van het huidige bestuur (de rector); voor zover Van Vught weet is ook de benoeming van de RvT aan de OR voorgelegd, zij het dat nog niet alle leden bekend zijn. Het CvB meent dat er, gezien de relatie die er al bestond met het ITC, aan de kant van de UT nauwelijks sprake is van een grote verandering die tot instemmingsrecht van de UR zou moeten leiden.

De verwachting van het CvB is dat de RvT van de UT de penvoerder zal controleren.

Ook de vestiging Delft van het ITC maakt hier onderdeel van uit. Deze vestiging zal worden overgebracht naar Enschede.


Gezien de penvoerderschapsovereenkomst,

gehoord de bespreking in de overlegvergadering,

overwegend dat

- een duurzame samenwerking na de periode van penvoerderschap nog nader onderzoek behoeft,

- het opnemen van het penvoerderschap in het BBR nader bezien zou moeten worden,

- de vraag of de OR-ITC is gehoord bij de benoeming van de leden van de RvT-ITC beantwoord moet worden

adviseert de UR positief t.a.v. het door de UR uitoefenen van het penvoerderschap ITC.


8a. Instituutsplannen BMTI, CTIT en IGS (UR-01.303-1 t/m 4, UR-01.358, UR-01.359)

Wallinga-de Jonge betreurt het dat er in het instituutsplan IGS enige onduidelijkheden zitten. Ook spijt het haar dat een aantal door de WR gedane suggesties niet uitgewerkt zijn. Verder informeert zij waarom wordt gesproken over “interfacultair instituut”. Apers legt uit dat het met name gaat om het onderbrengen van multidisciplinaire activiteiten – dat is vertaald in “interfacultair”.

VzUR wijst erop dat het wenselijk is dat er op dit soort plannen ook inhoudelijk medezeggenschap wordt gepleegd. De reactie van Apers is dat de plannen in nauw overleg met de faculteitsmedewerkers worden opgesteld; voor het overige heeft het CvB gemeend dat er sprake is van “instellingsniveau”, reden om behandeling in de UR voor te stellen. Het is de vraag of er gremia zijn die zich ècht inhoudelijk over dit soort zaken kunnen uitspreken; het meest belangrijk wordt commitment vanuit de diverse faculteiten geacht.


De UR stemt in conform de in UR-01.359 opgenomen tekst van het instemmingsbesluit, met dien verstande dat de laatste zin met de term “interfacultair instituut” geherformuleerd zal worden.


8b. Vertrouwelijk “horen” UR door CvB i.v.m. benoeming wetenschappelijk directeur IGS

Aangezien het hier om een persoon gaat, wordt de UR vertrouwelijk gehoord.


De UR staat positief tegenover de voorgestelde benoeming.


9.Overgangsregeling afstudeersteun i.v.m. tijdschrijven (UR-01.271, UR-01.311, UR-01.327, UR-01.351)

De Jong meldt dat het CvB besloten heeft het voorstel in te trekken. Hovenkamp laat weten dat de UR in de volgende cyclus met een nieuw voorstel komt.


10.Reorganisatiecode (UR-01.317, UR-01.352)

De UR stemt in met de voorgelegde reorganisatiecode, met inachtneming van de in UR-01.317 voorgestelde tekstuele wijzigingen.


vzUR merkt nog op dat het jammer is dat de nieuwe code niet geldt voor de nu aangekondigde reorganisatie, maar dat wel in de geest ervan gehandeld kan worden.


11.Geactualiseerd rookbeleid (UR-01.335, UR-01.353)

De Jong zegt toe met de bevoegde instanties nog eens te zullen spreken over de handhaving van het rookbeleid. Verder geeft hij aan dat de specifieke aard van gebouwen er oorzaak van is dat slechts een aantal horecagelegenheden worden uitgezonderd van het rookverbod; overigens dient het rookverbod volgens de Tabakswet wèl te gelden voor de kantine van het Sportcentrum. In de onder pt. 3 van UR-01.353 voorgestelde formulering kan hij zich vinden.

Op een desbetreffende vraag antwoordt Van Vught nog dat ook bij promoties en andere plechtigheden niet gerookt mag worden.


De UR stemt in met het geactualiseerde rookbeleid.


12.Energiebeleidsplan UT 2001-2006 en Bedrijfsenergieplan UT juni 2001-december 2003 (UR-01.334, UR-01.354)

De Jong geeft aan dat het in paragraaf 6.4 van het Energiebeleidsplan niet gaat om het “vierde” financieringsniveau, maar om het “derde” niveau.


13.Keuzemodel arbeidsvoorwaarden (UR-01.319, UR-01.340, UR-01.355)

De Jong vertelt dat budgetneutraliteit uitgangspunt is, evenals een uniforme uitvoering van het keuzemodel; bekeken zal nog worden welke argumenten worden gebruikt voor een eventuele afwijking van het normale patroon. Zodra er meer informatie beschikbaar is over de effecten zal de UR daarvan op de hoogte gesteld worden.


14.Brede Bachelors (UR-01.343, UR-01.368, UR-01.362)

Het CvB zal de UR van verdere ontwikkelingen op de hoogte houden.


Wallinga-de Jonge vraagt of het ook mogelijk is dat er meer dan één brede bachelor onder een faculteit valt. De Jong antwoordt dat dat nog nooit ter discussie is geweest. Zoals in de discussie met de UR en de commissie O&O is vastgesteld is de schakeling tussen brede bachelor en faculteit heel belangrijk en zou het heel wel mogelijk zijn dat wordt toegegaan naar brede bachelors die direct gekoppeld zijn aan faculteiten. Over verdere stappen zou hij met de eerst-verantwoordelijke in de nieuwe faculteiten willen spreken.

Overigens betekent het feit dat er nu sneller een licentie kan afkomen niet, dat er ook direct tot implementatie wordt overgegaan. Een en ander moet eerst nog eens goed bekeken worden, evenals de financiële implicaties.


15.Reorganisatie huisartsenpraktijk (UR-01.345, UR-01.350)

De Jong merkt op dat bij hem nooit het idee heeft bestaan dat de huisartsenpraktijk zou verdwijnen. Het gaat uitsluitend over de vraag in welke vorm de medische voorziening voortaan aangeboden gaat worden en hoe dat zo efficiënt mogelijk op de campus kan plaatsvinden. Uitkomst van het informele overleg dat heeft plaatsgevonden is, dat wat het college betreft het genomen besluit niet zal worden geëffectueerd totdat er een gedegen onderzoek is geweest naar de alternatieven.


16.Afhandeling rondvraagpunten (UR-01.344)

16a. Arbeidssatisfactieonderzoek

De Jong: Bij 7 faculteiten is het onderzoek uitgevoerd, bij 3 faculteiten om verschillende redenen nog niet. Een concept-rapportage is inmiddels beschikbaar. Vanuit het CvB bestaat daarop enige kritiek, en er is om een interne contra-expertise gevraagd. Waarschijnlijk zal op korte termijn de tussen­rapportage aan de UR ter beschikking kunnen worden gesteld, en zal ook over de contra-expertise kunnen worden geïnformeerd.


16b. Salarissen leden CvB

Van Vught merkt op dat zijn salaris fl.249.000 bedraagt (schaal 18 + opslag), zoals ook in de pers is bekendgemaakt. VzUR verklaart dat deze vraag ingegeven is door publicaties hieromtrent in de landelijke pers, hij acht een landelijk uniforme presentatie van een dergelijke kostenpost wenselijk.

16c. Opheffen taskforce Hartslag en klankbordgroep Hartslag

Van Vught: Er zijn geen concrete resultaten te melden in de vorm van documenten, afgezien van de gezamenlijke verklaring met uitgangspunten die in juli 2001 is opgesteld tussen CvB, decanen en WD’s.

De taskforce was een ambtelijke steungroep, die een groot aantal zaken heeft uitgezocht – en dat waarschijnlijk straks weer zal doen.


16d. Reorganisatie CenT (UR-01.357)

Kluitenberg licht toe dat de UR van mening is dat behandeling in de UR had behoren plaats te vinden, omdat het een dienstoverschrijdende aangelegenheid betreft. De Jong verontschuldigt zich met de opmerking dat hij PA&O nog maar kort in zijn portefeuille heeft; als het zo is dat dienstoverschrijdende reorganisaties in de UR gemeld moeten worden, zal hij daar in de toekomst zeker rekening mee houden.


Overige rondvraagpunten


Bloem informeert naar de grief die de VU volgens de pers heeft m.b.t. de plannen voor een geneeskundige opleiding bij de UT. Van Vught antwoordt dat de VU tegenover hem nadrukkelijk heeft bevestigd dat er geen enkel probleem is m.b.t. de relatie tussen de UT en de VU; wat er in de pers staat kan wat de VU betreft als niet geschreven worden beschouwd.


Kluitenberg: Er zijn in de afgelopen periode nogal wat benoemingen van dienstdirecteuren geweest. Een aantal keren is nagelaten de betreffende dienstraad daarin te horen. Ook bij de benoeming van Koppen schijnt dat het geval te zijn. Van Vught en De Jong menen beide dat de raad wel gehoord is.


17.Sluiting

De voorzitter sluit om 17.00 uur de vergadering.