Van: UR reorganisatie advies commissie
Aan: CvB, Projectcoördinator
dd: 25 januari 2007
Ontbrekende informatie en verduidelijkingsvragen in het reorganisatie plan en de onderbouwing vanuit de eindrapportages.
Naast de vragen die al tijdens de bijeenkomst van de UR reorganisatie advies commissie van 24-1-2007 (16:00 -17:00 uur) zijn gesteld aan dhr. Van Ast, dhr. Flierman en dhr. De Vries resteren nog enkele vragen en vragen wij u om tot nog toe ontbrekende informatie. Deze vragen om aanvullende informatie zijn nog niet voorgelegd aan de UR. Deze worden u dus gesteld op titel van de UR reorganisatie advies commissie. Dit laat onverlet dat de UR uw formele gesprekspartner is en in een later stadium u aanvullende vragen zal stellen. Toch nemen wij de vrijheid om u deze vragen reeds voor te leggen om het proces niet te vertragen. Discussie over deze vragen zal moeten worden gevoerd met de UR.
Algemeen
De doorberekening van het hele reorganisatie plan ontbreekt, de UR adviescommissie zou dit graag van u ontvangen, omdat zij dit ziet als een noodzakelijk document om een duidelijk beeld te krijgen van de reorganisatie.
Het ontbreekt in zijn algemeenheid aan een duidelijke onderbouwing van de financiële besparingen (waarom zijn bepaalde keuzes gemaakt?), de UR reorganisatieadvies commissie zou dit graag aangevuld zien.
De UR adviescommissie constateert dat het ontbreekt aan een algemene onderbouwing waarom nu juist de shared service centra het meest efficiënt en effectief zullen zijn en er niet is gekozen voor een ander organisatiemodel.
Het ontbreekt aan onderbouwing voor de tijdfasering gekoppeld aan de bezuinigingsdoelstellingen, Bijvoorbeeld de projectgroep OSC heeft in haar eindrapportage aangegeven dat de bezuinigingen niet per 1-1-2008 zullen worden behaald. In het reorganisatie plan wordt geen aandacht besteed aan het feit hoe dit toch gerealiseerd zou kunnen worden.
Er ontbreekt een migratie pad van de huidige naar de uiteindelijke, wenselijke organisaties (ICTS, OSC, SWI etc.) waardoor niet duidelijk is of de reorganisatie zijn doel zal behalen.
Daarnaast ontbreekt in het reorganisatieplan de risico-analyse voor het welslagen van de (re)organisatie. Waarom werkt het deze keer wel i.t.t. de vorige reorganisatie?
Het ontbreekt aan informatie over hoe de cultuuromslag moet worden bewerkstelligd.
De gemeenschappelijke ondersteuning van de drie service centra dreigt weg te vallen.
Hier wordt niet duidelijk over geschreven in het reorganisatie plan. De UR reorganisatie adviescommissie zou dit graag aangevuld zien.
Het ontbreekt aan implementatieplannen. Juist door deze implementatieplannen zou vertrouwen kunnen worden gewekt dat deze reorganisatie zijn doel ook kan behalen.
De UR adviescommissie wil graag geïnformeerd worden over het benoemingsbeleid van de kwartiermakers.
De UR adviescommissie ontvangt graag een overzicht van de wijzigingen in het dienstenpakket.
De UR adviescommissie ontvangt graag een formatie plan met een duidelijk overzicht van oude en nieuwe functies.
Ook ontvangt de UR adviescommissie graag de opdrachtverstrekking aan de kwartiermakers. Adequate informatieverstrekking zou de commissie helpen bij het verkrijgen van voldoende vertrouwen in het nut, de noodzaak en realiseerbaarheid van de voorliggende plannen.
Specifieke vragen per deelplan.
Facilitair bedrijf
De opdracht voor het FB is om 1 M€ te bezuinigen. Dit bedrag wordt echter nergens hard gemaakt, maar in het reorganisatieplan wel volledig ingeboekt. Hoe wordt deze bezuiniging nu gerealiseerd?
Als er sprake is van bezuinigingen op fte’s, vervallen er dan ook taken?
Er worden 3 fte’s toegevoegd voor “uitbreiding onderhoud”. Omgerekend is dat een bedrag van 168 k€. Waarom worden deze 3 relatief dure krachten toegevoegd aan een dienst die is uitbesteed?
Hoe worden de genoemde domeinen nu ondergebracht in de voorgestelde organisatie. Zeker als het domeinen betreft waarvoor specifieke vakkennis noodzakelijk is, is in het geheel niet helder hoe dit organisatorisch wordt ingebed.
In het plan staat nadrukkelijk dat het FB diensten levert zonder winstoogmerk, maar er staat ook dat het FB diensten aan derden kan leveren. Levert het FB diensten aan derden dan ook zonder winstoogmerk?
F- kolom
Het ontbreekt aan onderbouwing van de best practice en de financiële besparing. Graag toelichting over welke bronnen hiervoor zijn gebruikt.
Er ontbreekt een migratie pad naar de uiteindelijke wenselijke organisatie. Het eindplaatje is op zich wel mooi maar het is niet duidelijk hoe en of de reorganisatie zijn doel zal behalen.
OSC
Ook hier ontbreekt het aan onderbouwing van de financiële besparing en de hardheid ervan. Daarnaast is er naar mening van de UR reorganisatie advies commissie met verkeerde cijfers gewerkt (aantal fte’s binnen de faculteit) waardoor de bezuinigingbedragen die wel zijn opgenomen niet kloppen.
Nergens wordt aandacht besteed aan de wijze waarop fluctuaties worden opgevangen als elementen centraal zijn geregeld. Bijvoorbeeld bij roosters en poolruimtes. Uitgaan van een omgeving met 100% standaardisatie en uniformiteit is niet reëel. Dit behoeft aanvulling.
Er wordt te weinig aandacht besteed aan de opleiding als klant bij het OSC. Er wordt nu vooral gekeken naar de student als klant. Hierover zou in het reorganisatieplan meer moeten worden aangegeven.
Hoe worden Sport en Cultuur ingebed in het OSC?
ICTS
Er wordt gewerkt met een werkplekratio getal, maar het is volkomen onduidelijk waar dit getal vandaan komt en waarop het is gebaseerd.
Het beleid op aansturing van het ICTS op het gebied van aanbod ontbreekt.
De berekening van het bezuiningingsbedrag dat gehaald wordt door met minder fte’s te werken is niet zuiver. De vermindering betreft fte’s in lagere schalen. De extra fte’s die in de plannen worden opgevoerd, zijn echter medewerkers in hogere schalen. Bij de berekening van het verschil in kosten tussen de oude en de nieuwe bezetting wordt het extra aantal fte’s voor de nieuwe organisatie vermenigvuldigd met de lagere loonschaal. Daardoor lijkt de bezuiniging groter dan die in werkelijkheid is.
De relatie met informatie manager moet in het deelplan ICTS verduidelijkt worden.
In het organisatiemodel ICTS 2009 zit direct onder de directeur een grote groep overhead van 3 fte. Waarvoor is die nodig?
Concern directies
Er is onduidelijkheid over taken van het huidige ITBE die nu naar concern directies gaan.
Er wordt geschreven over taken van studenten en jonge HBO’ers. Welke taken zijn dat en hoe verhoudt zich dat met het feit dat het studenten en jonge HBO’ers moeten zijn?
De fte-tabellen in het eindrapport en in het reorganisatieplan verschillen nogal en het is niet duidelijk waar die verschillen door worden veroorzaakt. Hierop is toelichting nodig.
Wetenschappelijke informatie voorziening
Er wordt nergens aandacht besteed aan de inhoudelijke aansturing vanuit de faculteiten over de noodzakelijke wetenschappelijke informatie. Die rol ligt straks immers veel nadrukkelijker bij de faculteiten, maar hoe worden zij zich daarvan bewust?
Met eerst Dinkel en later ITBE is een ontwikkeling in gang gezet waarbij gestreefd wordt naar synergie in het aanbieden van diensten op onderwijskundig gebied en gebruik van wetenschappelijke informatie in al haar verschijningsvormen. Deze ontwikkeling is nu plotseling stopgezet door de wetenschappelijke informatievoorziening als zelfstandige zuil neer te zetten. Waarom wordt de genoemde ontwikkeling stopgezet?
Het ontbreekt aan inbedding van de bibliotheek in de universitaire gemeenschap bijvoorbeeld m.b.t. communicatie van wetenschappelijke informatie en baanbrekend onderzoek.
In het reorganisatieplan wordt zelfs nergens melding gemaakt van het SWI. Hierdoor wordt de relatie van het SWI met de informatie manager niet duidelijk.
P kolom
Hoe gaat de aansturing van medewerkers Buitenlandfunctie die fysiek naar het “international office” verplaatst zullen worden precies vormkrijgen?
Facultaire Organisatie
Is nog niet behandeld omdat dit rapport te laat beschikbaar kwam voor de commissievergadering.