Algemeen

UR 11-271 Verslag adviescie DR Concerndirecties

Vergadering

Adviescommissie URaad - DR Concerndirecties

Verslag door

L. Tijink

Kenmerk

UR 11-271

Datum

28 september 2011

Aanwezig UR


Concern Directies

H. Wormeester (vz), F. van den Berg, J. de Goeijen,

F. Lagendijk, D. Meijer, G. Brinkman

M. Spit, A. Kerpicsi, R. Mazier, E. van Keulen, J. Berger

Griffie

J. Ribberink

Wormeester opent de vergadering en heet de aanwezigen van harte welkom. De raad betreurt het feit dat er weinig interesse is getoond voor de Dienstraad Concern Directies. Van Keulen beaamt dit probleem en zegt toe dat de directeuren zo goed mogelijk hun medewerkers zullen stimuleren omdat zij belang hechten aan een Dienstraad. Lagendijk heeft op dinsdag 27 september de schriftelijke vragen van de Adviescommissie van de URaad naar de concerndirecteuren gestuurd. Een aantal van deze vragen zal in het kort beantwoord en toegelicht worden.

Vraag 1.

Subsidies en lidmaatschappen (blz. 10): welke subsidies en lidmaatschappen worden gekort?

We hebben gezien, aldus Berger, dat door de nieuwe secretaris de hand op de knip wordt gehouden. Het gaat vaak om kleinere bedragen, 1000 euro hier en 1000 euro daar. We zullen erop toezien dat er stringenter wordt opgetreden, aldus Van Keulen. Het gaat er om dat je vaker een verzoek afwijst. Spit vindt dat medewerkers zelf na moeten denken over het aanspreken van andere geldbronnen.

De adviescommissie krijgt een overzicht van deze subsidies en lidmaatschappen.

Vraag 2.

FEZ (blz. 11): Jaarlijkse korting van 80k door een stringente budgetdiscipline.

  • Kan een stringente budgetdiscipline wel als een bezuiniging gelden?
  • geldt deze korting elk jaar?
  • (Blz. 11) aandachtsstreepje: FEZ ... en stringente budgetdiscipline (KE -45). Laatste regel een korting van KE 80 kan opvangen door de stringente budgetdiscipline te handhaven. De eerste keer wordt er over KE 45 gesproken en de tweede keer over KE 80?

Alle eenheden hebben in 2010 een generieke korting gehad. Wij hadden destijds de afspraak gemaakt om voor 2012 geen korting meer toepassen. Er zou in 2012 een verhoging komen, maar dat gaan we niet doen en blijven hetzelfde aanhouden als in 2011.

Vraag c. is een technische vraag en zal schriftelijk beantwoord worden.

Vraag 3.

FEZ: een medewerker is door automatisering niet meer nodig: wat zijn de afvloeiingskosten (zie ook vraag 5)?

Meijer vindt het vreemd dat één persoon in een financiële administratieve functie met ontslag wordt bedreigt, terwijl hij/zij prima herplaatst zou kunnen worden. Waarom is daar niet voor gekozen?

De afspraak is dat medewerkers die afvloeien uit normale bedrijfsvoering worden bekostigd.

Voor FEZ is dit de beste oplossing, k 250 is een aanzienlijk bedrag voor deze dienst.

Het CvB heeft de Concern directies opdracht gegeven om deze taakstelling door te voeren. De generieke korting geldt voor iedereen. Wij willen zoveel mogelijk gedwongen ontslagen voorkomen, uiteraard heeft natuurlijk verloop onze voorkeur, maar dit kan niet in alle gevallen.

Vraag 4.

Ontwikkelingen ondersteuning korte termijn (blz 9): maar vooruitlopend daarop is op de korte termijn een aantal concrete activiteiten voor de ondersteuning noodzakelijk voor de realisatie van de ombuigingstaakstelling van de UT. Welke concrete activiteiten zijn dat?

Berger merkt op dat het antwoord op deze vraag beschreven staat in hoofdstuk 4 van het reorganisatieplan; daar staan de gevolgen omschreven. De werkzaamheden worden verdeeld over de andere werknemers. Met minder mensen dezelfde taken uitvoeren is volgens Spit mogelijk. Het is een kwestie van fasering, prioritering, focussen, timing. Men zal het accent anders moeten leggen. Het gaat niet over inhoudelijke rollen of functies maar andere keuzes dus puur efficiency.

vraag 5.

Verhouding primair: ondersteunend

De betrokken ondersteunende medewerkers komen steeds meer onder druk te staan en dat ook nog eens in een spagaat: wordt ons werk voldoende gewaardeerd en hoe kunnen wij efficiënter en met minder menskracht werken als de afnemers de maatregelen om dit te bereiken niet opvolgen en bijvoorbeeld vooral om maatwerk vragen? Lagendijk merkt op deze medewerkers een enorme dubbelde boodschap krijgen. Bovendien geldt zeker voor de concerndirecties de wetmatigheid “hoe dynamischer de ontwikkelingen, des te hoger de vraag van het bestuur en management naar informatie, beleidsnota’s en de uitvoering van flankerend beleid”. Wat is de mening van de secretaris en de concerndirecteuren over dit onderwerp?

Wormeester vraagt welke keuzes er gemaakt worden als je met 10% minder medewerkers aan de slag gaat. Wat doen we straks wel en wat niet meer? Je zou op voorhand keuzes moeten maken en dit goed in het reorganisatieplan beschrijven. In het primaire proces vinden ze dat er al te veel ingeleverd wordt.

Meijer verwijst naar de EMB operatie die in zijn ogen mislukt is.

Berger geeft aan dat er altijd discussies over de kwaliteit van dienstverlening zullen zijn. Zij bestrijdt het feit dat EMB volledig mislukt is. Vanuit de diensten is er hard gewerkt om deze operatie tot een succes te maken, maar je moet je realiseren wat dat doet met deze medewerkers die hier hard voor hebben gewerkt. Er zijn wel degelijk delen die gelukt zijn aldus Van Keulen. Hij weerspreekt dat EMB mislukt is.

Er worden lessen getrokken uit het verleden. Van Keulen is blij met de zorg die in vragen van de Adviescommissie doorklinken. In zijn ogen wordt er te makkelijk over gedacht, ‘het kan wel met minder ondersteuning’ maar dit neemt niet weg dat taakstelling doorgevoerd worden. Als de faculteiten met minder medewerkers moeten werken, dan zullen de ondersteunende Diensten mee moeten. k€ 250 per Concern Directie is niet prettig maar is wel haalbaar. Je zult je moeten afvragen of bepaalde werkpakketen op een andere manier gedaan moeten worden. Dit zal je met de medewerkers zelf moeten afstemmen; met elkaar de lasten beter verdelen. E.e.a. speelt ook pas in 2013. Voor wat betreft de langere termijn aanpak spelen er vragen als wat doe je nog zelf en wat heb je in huis? We zullen ook de mogelijkheid bekijken om bepaalde zaken samen te doen met soortgelijke organisaties zoals het Saxion, gemeente Enschede.

Een decaan heeft de vraag gesteld of financiële functies bij een faculteit en instituut niet anders ingevuld kunnen worden of op een andere manier geregeld kunnen worden.

We zitten al op de 60/40 norm. Berenschot doet een benchmark namens VSNU en zal hier nog dieper naar kijken.

Brinkman vraagt of er gezien de kortingen op centraal niveau voldoende sturing gegeven wordt?

De Concern Directeuren zullen bij het invullen de pijn verzachten vanwege het natuurlijk verloop. Binnen de directies bespreken we wat de werkpakketten zullen worden, aldus Van Keulen.

Sturing is er voldoende.

Meijer vindt dat de bezuinigen slecht zullen zijn voor de verhouding 60/40.

Berger is het niet eens met deze stelling. De kaasschaaf die we hebben gehad houden we nu vol, maar we gaan een aantal dingen ook automatiseren. Het gevolg van deze bezuinigen is dat e.e.a. getemporiseerd wordt. FEZ heeft deze keuzes gemaakt en het college heeft deze vastgesteld.

Lagendijk vraagt naar de stand van zaken bij de Concern Directie Marketing & Communicatie.

Kerpisci geeft aan dat er op dit moment binnen zijn directie hard gewerkt wordt om de standaard en maatwerk dienstverlening conform de vraag goed in te vullen. Er zijn nog bepaalde zaken die in de lopende discussies worden verkend. Zoals wat doe je nog wel en wat kunnen we straks nog extra aanbieden? Deze discussies verlopen op een redelijk snelle manier.

Brinkman stelt de vraag of bepaalde keuzes op hoger niveau moeten liggen?

Lagendijk refereert aan het advies van FR- EWI reorganisatieplan RoUTe’14+; “De stellige indruk bestaat dat de recente centralisering van de communicatiefunctie eerder in hogere rangen dan in substantiële besparingen heeft geresulteerd”.

Van Keulen bestrijdt dit punt met klem, het is aantoonbaar dat deze operatie niet mislukt is. Spit vindt dat de Adviescommissie en de Concern Directeuren in die zin een gemeenschappelijk boodschap hebben om deze verkeerde beeldvorming recht te zetten.

Kerpisci geeft aan dat er in de beeldvorming zeker wat gesleuteld moet worden, dit punt is ook binnen zijn directie besproken.

Mazier geeft aan dat het bij S&C om één persoon gaat. We doen nu veel meer een beroep op de eigen verantwoordelijkheid van de medewerkers. Door de dynamiek komt er veel op ons af, het is van belang om de mensen tegen de waan van de dag te beschermen.

Het verminderen van het aantal fte’s wordt opgelost door natuurlijk- en spontaan verloop. Van den Berg vraagt hoe er intern doorgeschoven wordt, daar een groot gedeelte van die categorie niet herplaatst kan worden.

In het CvB is er afgesproken dat er een vacaturestop is voor wat betreft OBP-functies in de faculteiten, maar dit geldt niet voor centraal. Spit geeft aan dat medewerkers niet in alle gevallen herplaatsbaar zijn.

Meijer stelt de bonussen voor vervroegd vertrek aan de orde. Binnen de eenheid wordt hiervoor budget vrij gemaakt. Dit betekent dat mensen die achterblijven extra taken moeten uitvoeren. Meijer vindt dat het huidige systeem vreemd in elkaar steekt. Hoe denkt men hiermee om te gaan, als je rekening houd met medewerkers die niet overbelast mogen worden?

Berger geeft aan dat je 3 jaar de tijd krijgt om dit te realiseren en mocht je aan het eind van die 3 jaar tot de conclusies komen dat het anders loopt dan voorzien, dan moet je ervoor zorgen dat het ook uit de normale budget bekostigd kan worden. Er is een inschatting gemaakt op basis van verwachtingen mocht het onverhoopt toch niet lukken dan praat je over business as usual, vanzelfsprekend zal je moeten passen en meten, aldus Spit.

Er staat nergens in het reorganisatieplan beschreven dat medewerkers verplicht andere functies moeten accepteren. Meijer vindt dat dit punt in het plan beschreven moet worden.

Wormeester stelt voor om de schriftelijke beantwoording af te wachten omdat dit in feite onderdeel van 2b is. Berger zal tzt een vervolgbijeenkomst plannen om de voortgang te bewaken.

Na de overlegvergadering zal men een conceptadvies opstellen en rondsturen naar alle medewerkers in de Concern Directies.

De voorzitter sluit om 11.05 uur de vergadering.