Zie HOME | Producten & diensten

Richtlijnen en procedures communicatie-uitingen op de campus

1.Huidige situatie en aanleiding

Behoefte aan richtlijnen en procedure

Vanuit de verschillende faculteiten, diensten, opleidingen en instituten is er een dringende behoefte om op de campus evenementen te communiceren en de eigen eenheid te profileren. De gebouwgevels, spandoeken en andere communicatiemogelijkheden op de campus kunnen –mits zij in huisstijl worden uitgevoerd- bijdragen aan de identiteit en de profilering van de Universiteit Twente. Dientengevolge is de concerndirectie Marketing & Communication eindverantwoordelijk voor de beoordeling en uitvoering van dergelijke communicatie-uitingen op de campus om regie op de huisstijl en uitvoering te voeren.

2.  Richtlijnen en criteria aanvraag nieuwe uitingen

2.1 CRITERIA

Er wordt vanuit vier perspectieven gekeken naar de communicatie-uitingen op de gebouwen en de campus: het Facilitair Bedrijf, de architect, de welstandsnota van de gemeente Enschede en de concerndirectie Marketing & Communication. Randvoorwaarde bij iedere aanvraag is het budget. In de procesaanvraag dient de aanvrager duidelijk aan te geven of er budget beschikbaar is binnen eigen eenheid voor de aanvraag. Onderstaande criteria worden gehanteerd bij de aanvraag van nieuwe communicatie-uitingen op de campus.

Criteria Fase 1

Marketing en Communicatie: Afzenderschap en boodschap

  1. Het gebouw of object waar de communicatie-uiting aan verbonden is, kan niet de afzender zijn van de uiting.
  2. De boodschap van de communicatie-uiting dient van toepassing te zijn op, of afkomstig te zijn van, het merendeel van de UT-populatie of bij te dragen aan de ervaring van een bruisende campus en High Tech Human Touch.
  3. De duur en belang van de boodschap: In principe zijn aan de gevels van de gebouwen geen communicatie-uitingen in de vorm van geveldoeken toegestaan, tenzij er vanuit communicatiedoeleinden reden voor is om hiervoor een uitzondering te maken. Denk aan bijvoorbeeld kortstondige acties om grootse evenementen aan te kondigen waarmee een grote populatie wordt bereikt of aan de versterking van de profilering van de Universiteit Twente door het plaatsen van de uiting.

Marketing en Communicatie: Identiteit

  1. Uitstraling van de gevelcommunicatie en campus moeten aansluiten bij de huisstijl en identiteit van de Universiteit Twente en bijdragen aan het versterken van de profilering van de Universiteit Twente.
  2. Uitstraling en lay-out moet in één oogopslag duidelijk maken dat het een Universiteit Twente object is.
  3. De communicatie-uiting moet gevolg geven aan de invulling van de campusvisie waarbij beleving op de campus centraal staat.

Criteria Fase 2

Architect en Gemeente Enschede:

  1. De uitingen moeten in lijn zijn met de uitstraling van de campus. 

Criteria Fase 3

Wanneer een uiting voldoet aan bovenstaande voorwaarden wordt gekeken naar de technische communicatie-aspecten.

Marketing en Communicatie: Technische communicatie

  1. Er dient gekeken te worden naar tekstgebruik, tekstgrootte en afstand voor zichtbaarheid.
  2. Er moet, waar mogelijk, beeldoptimalisatie worden nagestreefd voor zowel dag- als nachtsituatie.
  3. De communicatie-uiting dient zich op een juiste positie op de campus te bevinden zodat optimaal gebruik en zichtbaarheid volgt, denk aan plaatsen als de entree van de UT, de boulevard, het O&O plein etc.
  4. Gevelcommunicatie dient op de juiste hoogte en positie te worden geplaatst om optimale communicatiekracht te verkrijgen.

*Voorwaarde voor alle uitingen is dat de eisen vanuit Campus & Facility Management over houdbaarheid, duurzaamheid, bevestiging, onderhoud en veiligheid in acht zijn genomen. Daarbij is uitgangspunt tevens dat aan de buitengevel van UT-gebouwen geen uitingen zijn toegestaan anders dan die waarvoor door de secretaris van de universiteit schriftelijk toestemming is verleend.

De eindbeslissing van plaatsing, vormgeving en uiting ligt bij MC. Zie ‘Procesgang Aanvraag’

2.2  PROCESGANG AANVRAAG NIEUWE UITINGEN

Indienen aanvraag:

  • Een aanvraag wordt ingediend bij Marketing & Communication middels een standaard aanvraagformulier dat wordt opgesteld om over voldoende informatie te beschikken om de aanvraag te kunnen beoordelen. Randvoorwaarde bij iedere aanvraag is het budget. In de procesaanvraag dient de aanvrager duidelijk aan te geven of er budget beschikbaar is binnen eigen eenheid voor de aanvraag.

Beoordeling aanvraag:

  • De aanvraag wordt beoordeeld door toetsing aan de hand van de vastgestelde criteria.
  • Wanneer de uiting voldoet aan de criteria van fase 1 wordt gekeken of ook de criteria uit fase 2 worden behaald. Bij tegenstrijdigheid tussen bijvoorbeeld de beoordeling van de Marketing en Communicatie criteria en de criteria vanuit de Architecten van Mourik wordt gekeken in welke mate de uiting bijdraagt aan de versterking van het profiel van de UT. Dit bepaalt de wegingsfactor van de criteria.
  • Met behulp van de criteria uit fase 3 worden de technische communicatie randvoorwaarden bepaald.

Terugkoppeling:

  • De aanvrager ontvangt een gefundeerd document waaruit blijkt of er toestemming wordt verleend voor de aanvraag of dat de aanvraag wordt afgewezen.

Wanneer er geen aanvraag is ingediend, maar er zelfstandig een communicatie-uiting wordt bevestigd aan een gebouw of geplaatst op de campus, dan dient de verantwoordelijke hierop gewezen te worden. Gezamenlijk wordt vervolgens gekeken of de communicatie-uiting voldoet aan het beleid rondom gevelsignage en profilering op de campus of dat de uiting verwijderd dient te worden. Kosten voortkomend uit onrechtmatige plaatsing zijn voor rekening van de afzender. Hieronder vallen de kosten voor verwijdering, herstelwerkzaamheden etc.

Contact
MediaLab, Team Traffic
Marketing & Communication
053 489 4113 / 2285
 traffic@utwente.nl
utwente.nl/huisstijlGebouw: Spiegel
Kamer: 003