Zie HOME | Producten & diensten

Backups voor medewerkers

Onder een back-up wordt verstaan: een kopie van gegevens die zich op een gegevensdrager of binnen een applicatie bevinden. Zo’n kopie wordt preventief gemaakt om belangrijke gegevens veilig te stellen voor het geval de gegevens op de originele drager verloren gaan, beschadigd raken of de verkeerde informatie bevatten (doordat de juiste informatie is overschreven waardoor de gegevens waardeloos zijn geworden.

Beschrijving

Omdat gegevens (meestal) niet statisch zijn is het van belang een goede back-up strategie te ontwikkelen die er voor zorgt dat gegevens uit het verleden gestructureerd kunnen worden teruggehaald.

Twee belangrijke parameters voor het bepalen van zo’n strategie zijn RPO (Recovery Point Objective) en RTO (Recovery Time Objective).

RTO, uitgedrukt in tijd, geeft aan hoeveel tijd het terugzetten van de laatste nog niet verloren/beschadigde back-up van de data maximaal gaat duren. Dus na uiterlijk hoeveel tijd je weer met de data aan het werk kunt gaan. RTO gaat in op het moment dat het verzoek om een back-up te restoren LISA (Library, ICT Services & Archive) bereikt.

RPO, maximaal geaccepteerd dataverlies (uitgedrukt in tijd). De data die gedurende dit tijdsbestek nieuw werden aangemaakt zullen opnieuw moeten worden gegenereerd.

LISA heeft zowel binnen de Normale Kwaliteit Storage als binnen de Hoge Kwaliteit Storage capaciteit beschikbaar voor het opslaan van back-ups. In beide gevallen gaat het om centraal opgestelde storage-faciliteiten welke toegankelijk zijn via UTnet.

Welke kwaliteit wordt gekozen is in eerste instantie afhankelijk van de eisen die in de Classificatierichtlijn Informatie en Informatiesystemen UT (http://www.utwente.nl/sb/uim/informatiebeveiliging/classificatierichtlijn_ut.pdf). In beschrijvingen en richtlijnen opgesteld door de afdeling Universitair Informatie Management (UIM) worden parameters RTO en RPO respectievelijk MTU en MTD genoemd.

Voor back-ups van gegevens die niet onder deze richtlijn vallen bepaalt de gebruiker zelf in overleg met LISA hoe de back-up van zijn gegevens wordt opgeslagen. Daarbij kan uitsluitend gebruik worden gemaakt van Normale Kwaliteit Storage.

Voor onderzoeksdata (wel genoemd in de classificatierichtlijn) zijn eisen geformuleerd m.b.t. het maken van back-ups. Er is geen RTO en/of RPO gedefinieerd. Indien een onderzoeker wil dat LISA voor hem de back-up van zijn onderzoeksdata uitvoert dan kan hij daartoe contact opnemen met de LISA accountmanager van zijn faculteit.

In overleg wordt dan vastgesteld om welke data het gaat. Welke back-up-strategie het meest geschikt is gelet op de toepassing. De gekozen back-up-strategie bepaalt uiteindelijk hoe groot de benodigde back-up-capaciteit is. En daarmee dus ook de kosten van de back-up-voorziening.

Aanvragen

Voor de volgende data is het niet nodig een aanvraag voor een back-up te doen. Deze dienst wordt standaard geleverd voor alle medewerkers.


Applicatie

Groep


Standaard Omvang


Bewaartijd

Back-up


RPO


RTO


E-mail


2 GB 


60 dgn

2 x 24 uur


≤ 24 uur


Medewerkersdata M:-schijf


10 GB

28 dgn

2 x 24 uur

≤ 24 uur


Projectdata P:-schijf


per faculteit

28 dgn

2 x 24 uur

≤ 24 uur


Instellings-Systemen


*

28 dgn

8 uur

4 uur

Oracle

Systemen

**

28 dgn

8 uur

4 uur

VM-servers

per server

28 dgn

24 uur

≤ 24 uur

Kosten

De kosten voor de back-up van de hierboven genoemde data (behalve onderzoeksdata) worden centraal gefinancierd. Voor informatie over de kosten van back-up in het algemeen kun je terecht op de selfservice pagina.

Levering
  • Minimum afname 25 GB
  • Uitbreiding per 25 GB
  • Minimum afnameperiode 1 maand
  • Uitbreiding afnameperiode 1 maand
  • Levertijd bij volume V;

 


V

< 500 GB next business day


500 GB <


V

< 1 TB next business day +10


1TB <


V


< 5 TB next business day +15



V

> 5 TB na overleg met accountmanager


Voorwaarden

De back-up voorziening kunnen worden gebruikt voor gegevens die op een server te staan die is aangesloten op het UTnet. Die server wordt bij voorkeur beheerd door LISA maar dat is niet strikt noodzakelijk. De back-up voorzieningen kunnen, onder in overleg met LISA te bepalen voorwaarden, ook worden gebruikt voor gegevens die staan opgeslagen op de harddisks van desktops, notebooks, op externe harddisks, USB-sticks.

Back-up staat niet gelijk aan Archivering. Archivering is het langdurig opslaan van geselecteerde gegevens. Deze dienstverlening wordt niet door LISA geleverd, maar valt onder verantwoordelijkheid van de Bibliotheek.

Ondersteunging

Het is altijd mogelijk om via de Servicedesk ICT verwijderde of verloren gegane gegevens terug te vragen. De termijn waarvoor dat mogelijk is wordt hierboven vermeld onder “Bewaartijd back-up”. Voor ondersteuning gebruik je de selfservice pagina (nog niet geïmplementeerd) en de handleidingen. Neem voor overige vragen en storingen contact op met de Servicedesk ICT.

*) Gespecificeerd per Applicatie

**) Gespecificeerd per Oracle Database

Ut Beleid

Storage, back-up en restore van data, voor e-mail, M:, P:, U:, instellingssystemen en onderzoeksgegevens in gebruikerstermen

Als onderdeel van de algemene ICT-voorzieningen slaat LISA verschillende categorieën gegevens op. Hoe dat precies gebeurt is afhankelijk van het soort gegevens waar het om gaat. Ook zorgt LISA er voor, dat van de gegevens back-ups worden gemaakt en dat de gegevens, indien nodig, van die back-up kunnen worden teruggehaald. Ook daarbij is de manier waarop dat gebeurt afhankelijk van het soort gegevens. In dit document worden de verschillende toepassingen inzichtelijk gemaakt.

E-mail

E-mail voor studenten.

Deze staat bij Google. Buiten invloedssfeer en verantwoordelijkheid van LISA. De totale capaciteit die wordt aangeboden voor het opslaan van e-mail, bestanden en andere apps binnen Google Apps bedraagt 30 GB per student.

E-mail voor medewerkers.

Outlook-voorziening dus inclusief agenda, contacts.... Standaard voorziening. 3 GB + 3 GB voor e-mail-archief. Gekoppeld aan ICT-account. Ook OWA. Standaard format @utwente.nl.

Functionele e-mail.

Outlook-voorziening dus inclusief agenda, contacts.... Standaard voorziening. 3 GB + 3 GB. Standaard format @utwente.nl. Niet gekoppeld aan persoon. Aan functioneel account. Geregistreerd bij vakgroep, afdeling andere groep waartoe behorend.

Storage

Storage voor studenten.

Wordt aangeboden via Google Apps. Buiten invloedssfeer en verantwoordelijkheid van LISA. De totale capaciteit die wordt aangeboden voor het opslaan van bestanden, e-mail en andere apps. binnen Google Apps bedraagt 30 GB per student.

Storage voor medewerkers.

Lokale drives (C:, D: etc.) op de UTwerkplek. Van deze lokale drives wordt door LISA geen back-up gemaakt. Het is de eigen verantwoordelijkheid van de medewerker om dat te doen.

Voor een back-up van de data op deze lokale drives kun je gebruik maken van een van de faciliteiten die door LISA worden geboden in de vorm van centrale, gemeenschappelijke storagevoorzieningen. En van de data op die centrale, gemeenschappelijke storagevoorzieningen wordt door LISA wel een back-up gemaakt. (Als je dus van data op je lokale storage een back-up maakt op de centrale voorziening dan heb je dus eigenlijk dubbele zekerheid: de zelfgemaakte kopie op de centrale voorziening en de back-up daarvan zoals die door LISA wordt gemaakt.) Iedere medewerker beschikt over een eigen storage-gebied op de centrale voorziening: zijn eigen “Home Directory”, zijn eigen M:-drive.

De M:-drive is bedoeld om je eigen werkdocumenten op te slaan. Deze documenten zijn van jezelf en zijn niet deelbaar met anderen. Anderen hebben er dus ook geen toegang toe. Als je bij meerdere organisaties binnen de UT werkt of je verhuist naar een andere organisatie dan blijft deze directory hetzelfde. Deze capaciteit van deze storage is standaard 10 GB en kan op aanvraag en uitgebreid worden naar 20 of 40 GB. Aan die uitbreiding zijn kosten verbonden. Voordat de grens wordt benaderd krijgt de medewerker per e-mail een waarschuwing.

Die M:-drive is te bereiken vanaf de UTwerkplek van de medewerker. (De M:-drive is ook te bereiken via een webdrive).

Storage voor afdelingen, vakgroepen, andere groepen.

Op de centrale, gemeenschappelijke storagevoorzieningen stelt LISA ook storagevoorzieningen beschikbaar die wel met anderen kunnen worden gedeeld. Voor afdelingen binnen organisaties, vakgroepen en andere te benoemen groepen worden de P:-drives beschikbaar gesteld. Daarop kunnen project- en organisatie- gebonden data worden opgeslagen. De gebruiker ziet in zijn P:drive alleen die directories van organisaties, afdelingen, vakgroepen, bedrijven, verenigingen, projecten of andere groepen waarvan hij deel uitmaakt.

De grootte van een P:-directorie voor een organisatie etc. wordt bepaald in overleg tussen de organisatie en LISA.

Storage op UT-niveau.

Op de centrale, gemeenschappelijke storagevoorzieningen stelt LISA ook storage beschikbaar die voor alle medewerkers toegankelijk is: de U:-drive. Hierop worden diverse documenten aangeboden die voor de gehele UT van belang zijn. Een voorbeeld is de UT-huisstijl met sjablooninformatie.

Storage voor Instellingssystemen.

De gegevens ten behoeve van de Instellingssystemen (Osiris, Decos, Metis, Oracle databases etc.) worden door LISA opgeslagen op de centrale, gemeenschappelijke storagevoorzieningen. Toegang tot deze applicaties en de gegevens wordt geregeld vanuit het functioneel beheer ervan.

Storage voor Onderzoeksgegevens.

Desgewenst stelt LISA storage beschikbaar aan een afdeling, een vakgroep of een individuele onderzoeker ten behoeve van het opslaan van onderzoeksgegevens. Toegang tot deze gegevens wordt bepaald in overleg tussen de gebruiker en LISA. Deze opslagcapaciteit wordt via een SMB-share of een NFS-share aangeboden aan servers of werkplekken.

Storage: configuratiekwaliteiten.

Ten tijde van deze vergadering heeft LISA de acceptatie van een nieuwe Storage-infrastructuur net wel of nog net niet afgerond. In essentie bestaat die infrastructuur uit twee hoofdonderdelen.

A: Een dubbel uitgevoerde configuratie waarin gebruik gemaakt wordt van een automatisch geregelde, intelligente mix van zeer snelle Solid State Disk, snelle SAS-disk en minder snelle NL-SAS-disk. (Dubbel uitgevoerd = gemirrored = redundant = 1 configuratie in Seinhuis en 1 configuratie in Teehuis).

En B: Een enkelvoudig uitgevoerde configuratie waarin gebruik gemaakt wordt van minder snelle NL-SAS-disk.

Storage van Configuratietype A scoort zeer hoog waar het gaat om beschikbaarheid en performance. Maar daar hangt dan ook een prijskaartje aan (Bij benadering 2 euro per GB per jaar). Naast het feit dat gegevens standaard dubbel worden opgeslagen (bescherming tegen hardwarestoringen) wordt bescherming tegen gebruikersfouten gewaarborgd doordat dagelijks een backup van de gegevens wordt gemaakt.

Storage van Configuratietype B biedt een goede maar lagere beschikbaarheid en performance. Dat komt tot uiting komt in de prijs (Bij benadering 0,40 euro per GB per jaar). Er wordt van de gegevens op deze configuratie geen back-up gemaakt.

In beide gevallen zijn de kosten inclusief het beheer door LISA.

Zowel van Configuratietype A als van Configuratie type B is storagecapaciteit beschikbaar voor medewerkers van de UT. Het doel waarvoor de storagecapaciteit wordt ingezet is richtinggevend voor de keuze tussen configuratie type A en type B (Of een mix van beide).

LISA zelf gebruikt storagecapaciteit van Configuratietype A voor de (redundante) opslag van de storage voor medewerkers, storage voor afdelingen etc., storage op UT-niveau en gebruikt storagecapaciteit van Configuratietype B voor de noodzakelijke back-up.

LISA gebruikt voor Exchange, dat wil zeggen voor e-mail voor medewerkers en voor functionele e-mail “appliances”: dedicated omgevingen van servers en storage, apparatuur en programmatuur en data. Deze Exchange-omgeving is 4-voudig uitgevoerd. Zelfs als er drie systemen uitvallen is de mail-omgeving (weliswaar met verminderde performance) nog steeds beschikbaar. Vanwege deze hoge mate van redundantie wordt er geen back-up gemaakt.

LISA maakt voor de Instellingssystemen eveneens gebruik van appliances. Van de databases wordt regelmatig een back-up gemaakt op Configuratie type B.

Disaster-recovery back-up (en restore)

Storage voor studenten

Back-up van deze data wordt verzorgd door Google. Buiten invloedssfeer en verantwoordelijkheid van LISA.

Storage voor medewerkers, storage voor afdelingen, vakgroepen, andere groepen en storage op UT-niveau.

Zoals gezegd: van de data op de lokale drives van de UTwerkplek maakt LISA geen back-up. Dat is de verantwoordelijkheid van de gebruiker zelf.

Van de data op de M:-drive, de P:-drive en de U:-drive maakt LISA wel een back-up. Overeenkomstig het Dataopslagbeleid UT worden van een bestand 2 kopieën opgeslagen. Dit ter bescherming tegen hardwarestoringen.

Van de gebruikersbestanden wordt gedurende werkdagen 3x per dag een back-up gemaakt. Iedere back-up wordt 28 dagen (20 werkdagen) bewaard. Deze back-ups zijn door de gebruiker door middel van de self-service functie Previous Versions terug te halen.

Van de complete systemen wordt iedere 4 uur, dag en nacht, een snapshot gemaakt. Deze snapshots worden 4 weken bewaard en zijn alleen bestemd voor calamiteiten waarbij een complete server hersteld moet worden.

In het kader van het Dataopslagbeleid UT is bepaald dat binnen de genoemde termijn van 28 dagen het maximaal geaccepteerd dataverlies (MTD, wordt uitgedrukt in tijd) 24 uur is. En de maximale tijd waarbinnen de restore moet hebben plaatsgevonden (MTU) is 2 * 24 uur. LISA heeft de MTD ingesteld op 4 uur en de MTU op 24 uur. De MTU geeft aan na hoeveel tijd maximaal je weer met de data aan het werk kunt gaan. De MTD geeft aan hoeveel werk je maximaal zult moeten overdoen om terug te komen op het tijdstip vlak voor de originele data verloren/beschadigd raakten.

Na het verstrijken van de termijn van 28 dagen kunnen data die daarvoor zijn verwijderd of verloren zijn gegaan niet meer vanaf de back-up worden teruggehaald.

N.B.: Binnen de huidige systematiek van het maken van 3 back-ups per dag is het dus zo dat een bestand dat tussen twee back-ups door wordt aangemaakt en verwijderd, niet terug is te halen door middel van de functie Previous Versions.

Storage voor Instellingssystemen.

Van deze gegevens maakt LISA een back-up. Overeenkomstig het Dataopslagbeleid UT worden van de data 2 kopieën opgeslagen. Dit ter bescherming tegen hardwarestoringen. Tussentijds worden “snapshots” van de data gemaakt. Dat behelst een kopieer-techniek die de MTD bekort. Maximaal het werk vanaf het moment dat de laatste snapshot werd gemaakt moet worden overgedaan. Er is voor gekozen om elke 4 uur een snapshot te maken.

Er wordt dagelijks een full back-up van de databases gemaakt. De back-ups worden gedurende 28 dagen bewaard.

In het kader van het Dataopslagbeleid UT is bepaald dat binnen die termijn van 28 dagen het maximaal geaccepteerd dataverlies (MTD, wordt uitgedrukt in tijd) 4 uur is. En de maximale tijd waarbinnen de restore moet hebben plaatsgevonden (MTU) is 8 uur indien de storing niet het gevolg is van een hardware-defect (server-defect) Is dat wel het geval dan is de MTU 24 uur.

N.B.: Na het verstrijken van de termijn van 28 dagen kunnen data die daarvoor zijn verwijderd of verloren zijn gegaan niet meer vanaf de back-up worden teruggehaald.

Storage voor Onderzoeksgegevens.

Overeenkomstig het Dataopslagbeleid UT maakt LISA standaard van deze data geen back-up.

Restore van individuele data

De systematiek van back-up en restore is zodanig dat niet kan worden voldaan aan het verzoek van een gebruiker om een of meerdere individuele bestanden of een of meer individuele e-mail-berichten te restoren. (Aangenomen dat ze nog binnen de voorhanden back-up’s aanwezig zijn).

Een gebruiker kan door de LISA ServiceDesk wel geholpen worden bij het gebruik van de functie “Previous Versions”.

Een gebruiker kan door de LISA ServiceDesk wel geholpen worden bij het gebruik van de functie “Recover Deleted Items”.

Long-term back-up (en restore)

LISA zelf voorziet niet in de “archiveringsfunctie” voor algemene data zoals die in het dataopslagbeleid wordt genoemd. Archivering = back-ups bewaren gedurende een langere tijd, bijvoorbeeld 5 of 10 jaar.

Externe leveranciers als Vancis en SURFsara bieden die mogelijkheid wel. Levering van de dienst is mogelijk via LISA.

Handleidingen

Contact
Servicedesk ICT
Library, ICT Services and Archive

Uitsluitend te bereiken via de zijingang van Citadel aan het O&O-plein