Zie HOME | Producten & diensten

Archiefbewerking in opdracht van archiefvormer

Omschrijving

Iedere medewerker bewaart documenten, in papieren of digitale vorm. Na verloop van tijd verliest een document zijn waarde en komt de vraag in beeld of het bewaard moet blijven of niet. Ook kan het voor komen dat een medewerker vertrekt of dat organisatieonderdelen samengevoegd worden. De vraag is dan wat er dan gebeuren moet met documenten die in een kast liggen of op een netwerkschijf staan.

Archive is de expert in het beantwoorden van dit soort vragen en helpt bij het selecteren en vernietigen van archieven die gevormd zijn, zowel fysiek als digitaal.

Kwaliteitskader

De bewaartermijnen voor de diverse archiefbescheiden is vastgelegd in het Basis Selectie Document (BSD) voor Nederlandse Universiteiten. Het selecteren en vernietigen gaat daarmee volgens de wettelijke richtlijnen, zodat van het archiefbeheer verantwoording kan worden afgelegd.

Bewerkte archieven worden bewaard in het archiefdepot van De Vrijhof met behulp van speciaal daarvoor bestemd archiefmateriaal. Digitale archieven worden toegankelijk gemaakt in JOIN, het document management systeem. Meer informatie is hier te vinden.

Wanneer de bewaartermijn van (delen van) archieven is verstreken, ontvang je daarvan een overzicht van ons. Zie voor meer informatie: Vernietiging van analoge of digitale archieven

Contact

Neem voor het gebruik van deze dienst contact op met Gerhard Kleinsman.

Voorwaarden

Wij stellen enkele eisen aan de aanlevering van archieven. Deze zijn te vinden in de Richtlijn overdracht archieven naar het archiefdepot van de Universiteit Twente.

Kosten

De kosten voor het te bewerken archief zijn afhankelijk van de inhoud van het archief, de omvang en de vorm (papier, digitaal of combinatie). Op basis hiervan wordt een inschatting gemaakt hoeveel tijd besteedt moet worden aan de opdracht. De opdrachtgever betaalt het daadwerkelijk gemaakte aantal uren van de medewerker die deze klus uitvoert.

De omvang van het archief wordt gemeten aan het aantal dozen of ordners. Voor digitale documenten wordt het aantal bestanden en de onderlinge samenhang ervan beoordeeld, en hoeveel documentregistraties in JOIN dit naar schatting zullen zijn.

De UT hanteert voor (interne) doorberekeningen onderstaande uurtarieven (bron: Spring Memorandum 2019): Schaal 5-10 (€ 43,--). Daarnaast wordt eventueel archiefmateriaal dat gebruikt wordt voor op termijn te vernietigen archief doorberekend.