Student Mobiliteit Systeem

Handleiding Studenten Mobiliteit Systeem

Studentenhandleiding Studenten Mobiliteit SysteemVersie 2.7

Datum: 30-01-2014

Versie

Datum

Auteur

Beschrijving

2.0


J. de Goeijen

Definitieve versie

2.1

23-11-2005

J. de Goeijen

Aanpassing 3.8

2.2

10-01-2007

J. de Goeijen

Aanpassingen zomer 2006

2.3

18-08-2009

J.de Goeijen

Uitbreiding Opdrachtformulier

2.4

14-10-2009

R.klapwijk

Conversie Isis-Osiris en uitbreiding BOZ-functies

2.5

10-02-2010

J. de Goeijen

Update handleiding

2.6

16-06-2010

J. de Goeijen

Update handleiding (mei release)

2.7

30-01-2014

P. Kerssens

Omzetting naar studentenhandleiding

Inhoudsopgave

1 INLEIDING 3
1.1 Het systeem 3
1.2 Het proces 3
2 STUDENTEN GEDEELTE 5
2.1 Interface voor studenten 5
2.2 Overzicht mogelijke opdrachten 5
2.3 Aanmelding(sformulier) 5
2.4 Opdracht(formulier) 7
2.5 Meldings(formulier) 9
2.6 Formulieren via de mail 11
A BIJLAGE: TOEGANG STUDENTEN VIA DE STUDENTENPORTAL 12
B BIJLAGE: HET DOORGEVEN VAN FOUTMELDINGEN 13

1 Inleiding

1.1 Het systeem

SMS is het systeem waarin het stage- en afstudeerproces bij de meeste opleidingen op de UT geadministreerd wordt. Dit systeem is gekoppeld aan OSIRIS, wat betekent dat actuele informatie over je studie(voortgang) en het woonadres in SMS automatisch voorhanden is.

SMS heeft drie onderdelen: het Aanmeldings-, Opdracht- en Meldingsformulier. Al deze formulieren worden in het stage- en afstudeerproces gebruikt.

Meer informatie over de procedures rondom het UT stage- en afstudeerproces kunnen in de Handleiding Stage/Bacheloropdracht op de stagewebsite van de UT gevonden worden.

1.2 Het proces

Overzicht van het Studenten Mobiliteit Systeem

Zoals in bovenstaande afbeelding te zien is, zijn er in het stageproces diverse partijen betrokken. Deze partijen hebben allemaal toegang tot SMS en bekijken en beoordelen informatie, of dragen informatie aan. De belangrijkste betrokken partijen zijn:

STUDENT: Als student kun je als gebruiker van het SMS-systeem 3 formulieren invullen. Als je je voorbereidingen start, kun je dit aangeven met het Aanmeldingsformulier. Het moment van aanmelden kan een ½ jaar of langer liggen voordat de opdracht uitgevoerd gaat worden. Als student dien je bovendien een aantal weken voordat je de opdracht gaat uitvoeren het Opdrachtformulier te gaan invullen. Tot slot moet je binnen 14 dagen na begin van de opdracht het Meldingsformulier hebben ingevuld. Als je een formulier hebt ingevuld, krijgt de bij deze opdracht behorende coördinator hiervan per e-mail bericht.

COORDINATOR: De Coördinatoren en assistenten kunnen alle gegevens in SMS inzien en aanpassen. De formulieren die de student heeft ingevuld, komen als tabblad beschikbaar voor deze groep gebruikers. Geeft een coördinator aan dat een student op stage mag, dan krijgt BOZ hiervan per mail bericht. Daarna kan de BOZ-medewerker de student koppelen aan een cursuscode in OSIRIS.

BOZ: De taak van een BOZ medewerker is het koppelen van opdrachten uit OSIRIS met de opdrachten in SMS.

2 Studenten gedeelte

2.1 Interface voor studenten

Het SMS-systeem voor de studenten is te vinden op: https://webapps.utwente.nl/srs/nl/srsservlet

Het SMS-systeem wordt UT breed gebruikt en is beschikbaar via de Studentenportal (Zie: bijlage 0). Als student moet je formulieren d.m.v. van het SMS-systeem invullen. Je kunt kiezen tussen Aanmeldingsformulier, Opdrachtformulier en Meldingsformulier.

0‑1 SMS menu voor student

2.2 Overzicht mogelijke opdrachten

In SMS kunnen 6 soorten opdrachten worden geadministreerd: Minor, Stage, Afstuderen, Vakken buitenland, Overig 1 en Overig 2. De stagecoördinator kan eventueel een opdracht weggooien zodat je weer een nieuwe opdracht kan invullen.

Je kunt een eenmaal ingevuld formulier niet meer aanpassen of weggooien. De (eventuele) wijzigingen moeten door de mobiliteitsmedewerker uitgevoerd worden.

0‑2 Overzicht soorten opdachten

2.3 Aanmelding(sformulier)

In onderstaande 3 figuren is een overzicht te zien van het Aanmeldingsformulier.

NpA01

Aanmeldingsformulier pagina 1

NpA02

Aanmeldingsformulier pagina 2

NpA03

Aanmeldingsformulier pagina 3

2.4 Opdracht(formulier)

In onderstaande 3 figuren is een overzicht te zien van het Opdrachtformulier.

Opdrachtformulier pagina 1

Opdrachtformulier pagina 2

Opdracht 3.JPG

Opdrachtformulier pagina 3

NA “Opdrachtformulier afdrukken”

Opdrachtformulier uitgeprint

2.5 Meldings(formulier)

In onderstaande 4 figuren is een overzicht te zien van het Meldingsformulier zoals het aan een student wordt aangeboden.

NpM01

Meldingsformulier pagina 1

NpM02

Meldingsformulier pagina 2

NpM03

Meldingsformulier pagina 3

NpM04

Meldingsformulier pagina 4

2.6 Formulieren via de mail

Als je een formulier hebt ingevuld, dan wordt het formulier in het SMS-systeem geplaatst. Tevens wordt een mail naar je stagecoördinator gestuurd. Als je meerdere opleidingen doet, dan kun je zelf de (stage)coördinator kiezen.

A Bijlage: Toegang studenten via de Studentenportal

The bereiken via https://my.utwente.nl/.

Studentenportal

B Bijlage: Het doorgeven van foutmeldingen

Het kan voorkomen dat de SMS-applicatie een foutmelding genereert. De foutmeldingen kunnen betrekking hebben op een programmeer fout of een communicatie probleem met een database. Als u een foutmelding krijgt, wil het ITCS graag dat u de details van deze foutmelding aan ons doorgeeft zodat wij er voor kunnen zorgen dat deze fout in de toekomst niet meer voorkomt.

Krijgt u een foutmelding te zien, dan moet u in het browser menu:

  • het menu item View kiezen;
  • het sub-item Source kiezen;
  • De tekst file, met de foutmelding, bewaren en daarna opsturen naar het ICTS

pic01

Het verzamelen/opsturen van een foutmelding