Quickscan Sharepoint [2008]

Verslag informatielunch

Op 21 januari 2008 organiseerden we een drukbezochte informatielunch over Sharepoint voor alle belangstellende studenten en medewerkers van de UT. Hierbij een samenvatting van de informatielunch, met vooral aandacht voor de vragen die uit het publiek werden gesteld.

De powerpoint presentatie van Stanley Portier, de projectleider, kan ook apart bekeken worden. Enkele foto’s zijn te vinden op Flickr.

Inleiding

De inleiding van de bijeenkomst werd verzorgd door de opdrachtgever van het project, Sir Bakx. Ook in zijn nieuwe functie, als centrale informatiemanager, is het thema van het project nog steeds de verantwoordelijkheid en bevoegdheid van Sir.sir bakx

Sir heette iedereen van harte welkom en schetste vervolgens het historische perspectief en huidige context waarin de UT opereert. In het kort de geschiedenis: commissie ELO Advies onder leiding van prof. dr. van der Wende, verschillende enquetes en onderzoeken die onder studenten zijn uitgevoerd (met als belangrijkste klacht het gebrek aan integratie van de verschillende applicaties) en een aantal pilots met Sakai. Vervolgens is in de zomer van 2007 de keuze gemaakt dat het voor de UT onverstandig is om op dat moment voor Sakai te kiezen.

Sinds dat laatste besluit is Microsoft Sharepoint nadrukkelijk in beeld gekomen, vandaar dat het huidige project Quickscan Sharepoint is opgepakt. Een belangrijke factor is dat Sharepoint bij andere universiteiten en hogescholen in gebruik is of wordt genomen.

Echter, de belangrijkste factor in onze huidige context is zonder twijfel de 3TU federatie. De gezamenlijke ICT directeuren van de drie technische universiteiten hebben reeds, pro-actief, een aantal thema’s onder de hoede genomen die gezamenlijk opgepakt zijn. Eén van deze thema’s is nadrukkelijke de federatieve Elektronische Leeromgeving.

Sir heeft ook een beeld geschetst van de besluitvorming rondom de ELO. Er zijn verschillende trajecten die op dit moment parallel lopen:

□aanbesteding nieuw Studentinformatiesysteem,

□het advies over Sharepoint als ELO en

□herijking MyCampus/@Campus (studentenportal). Alle drie genoemde zaken moeten in dit voorjaar duidelijk worden.

Besluitvorming voor Sharepoint zal in eerste instantie in de universitaire commissie Bedrijfsvoering plaatsvinden, op advies van de centrale informatiemanager. Deze zal zich laten informeren door het ICT Servicecentrum (ICTS) en Student en Onderwijs Servicecentrum.

Quickscan Sharepoint

De projectleider, Stanley Portier, lichtte de werkbezoeken toe die afgelegd zijn door het projectteam. De details zijn te vinden in de Stanley PortierPowerpoint presentatie.

Afgelopen week is het laatste bezoek geweest, de TU Eindhoven. Vorig jaar zijn er reeds bezoeken afgelegd aan de Hogeschool Arnhem Nijmegen, Hogeschool INHOLLAND en Wageningen Universiteit en Researchcentrum. Elders op deze website vindt u een samenvatting van de bevindingen van de bezoeken aan de drie laatstgenoemde instellingen.

Ervaringen in een pilot

Petra Fisser (docent bij GW) ging ik op een kleinschalige pilot die zij heeft uitgevoerd voor één van haar vakken met Sharepoint, met een kleine groep internationale studenten. Het platform dat toegepast is SURFgroepen, dat ook op Sharepoint is gebaseerd.Petra Fisser

Petra beklemtoonde dat zij Sharepoint zoveel mogelijk op TeleTOP heeft laten lijken, zodat de studenten zo weinig mogelijk verdwaald zouden raken.

Deze gelijkenis is goed gelukt, met enige hulp van Teletop BV. Er is een sjabloon gemaakt in Sharepoint, wat de zelfde functies heeft als een TeleTOP site, inclusief de zelfde terminologie (News, Assignments etc). De studenten en Petra konden hier goed mee uit de voeten. Het enige wat Petra mistte, was een mogelijkheid tot het inleveren van groepsopdrachten.

Discussie

□Al tijdens de presentatie van Petra Fisser kwam er een interessante vraag naar boven, namelijk “of het ook mogelijk is om een geaggregeerd overzicht te krijgen van nieuws en mededelingen van alle vakken waar een student deelnemer van zou zijn?” Dit is zeker mogelijk met Sharepoint, afhankelijk van instelling van rechten en de te gebruiken sjablonen.

□Er werd vervolgens een vraag gesteld over Firefox: “werkt Sharepoint ook met Firefox?. Het antwoord hierop is dat bij gebruik van Firefox hier en daar sommige functionaliteit niet werkt. Dit heeft met name betrekking op tekstbewerkings-functies.

□Iemand vroeg naar de mogelijk geautomatiseerde omzetting van sites van TeleTOP naar Sharepoint. Dit is waarschijnlijk wel mogelijk, maar is nog niet verder onderzocht.

□Op een vraag of er nog meer pilots komen of zijn geweest, dan die van Petra Fisser, was het antwoord dat dit niet het geval is.

□De discussie spitste zich vervolgens toe op hoe het nu verder zou gaan. We gaan natuurlijk niet over één nacht ijs. Een migratietraject zou zomaar 24 maanden kunnen duren. Dit is ook wat we gezien hebben bij de HAN. Voorlopig blijft TeleTOP dus gewoon nog beschikbaar.

□Ook werden er enkele vragen gesteld over investeringen. Hier is duidelijk gebleken uit de werkbezoeken dat dit niet onderschat moet worden. Mogelijk kan een overstap naar Sharepoint meer verdedigbaar worden, door ook te onderzoeken of andere processen van de UT ermee ondersteund kunnen worden. We hebben echter nu alleen gekeken naar het onderwijsproces.