Quickscan Sharepoint [2008]

Over de werkbezoeken

Er is in het project Sharepoint Quickscan een aanpak gekozen waarbij vooral informatie is vergaard door middel van werkbezoeken. Hieronder volgen samenvattingen, met enkele voorlopige bevindingen en aandachtspunten, van de werkbezoeken aan Wageningen (WUR), Hogeschool Arnhem Nijmegen (HAN) en Hogeschool INHolland.

In onze eindrapportage, die in maart 2008 zal verschijnen, zult u definitieve conclusies terug vinden (ter zijner tijd natuurlijk ook vanaf deze website te downloaden).

Wageningen Universiteit en Researchcentrum

In Wageningen was tot voor kort een combinatie van drie software-tools in gebruik: Quickplace, Blackboard en QMP. Standaardisering en portal waren belangrijke issues. Bij de WUR gebruikt men bewust niet de productnamen, maar eigen namen, namelijk EDUweb en EDUclass.

EDUclass was de naam voor Quickplace, maar dat is inmiddels uitgefaseerd ten faveure van MS Sharepoint 2003. Er wordt nu gekeken in hoeverre Blackboard ook (gedeeltelijk) vervangen kan worden door functionaliteit van MS Sharepoint 2003. Tegelijkertijd wordt nu een migratie naar MS Sharepoint 2007 voorzien (ook wel MOSS2007 genoemd).

Op de WUR streeft men zo veel mogelijk naar standaard opleidingsprogramma’s voor de studenten, niet voor allerlei uitzonderingen. Men wil met de administratie niet te ver van het onderwijs vandaan. Dus niet allerlei procedures centraal beleggen. Uitzonderingen bij de docent beleggen indien mogelijk, en niet op een te hoog niveau.

Alle onderwijsvormen moeten ondersteund worden. Alle wensen van docenten worden dus ook ondersteund. Verantwoordelijkheid voor het ondersteunen van het leerproces wordt bij de docent gelegd. Deze krijgt een set van tools ter beschikking die hij / zij kan gebruiken om de student te ondersteunen.

Op de WUR is er één centraal rooster. Docenten doen zelf micro-roostering (indelen van groepen, welke groep zit waar, etc.). Blackboard bevat geen rooster-informatie. Op de UT is het zo dat gelijksoortige informatie op verschillende plekken staat. Bijvoorbeeld vakbeschrijvingen, course schedule, vakinformatie, roosterwijzigingen etc.


EDUweb is uitdrukkelijk een onderwijsportal en geen studentenportal. De UT koos in het verleden voor een studentenportal, dus Onderwijs + alle andere onderdelen die voor studenten van belang zijn. Enkele onderdelen van EDUweb zijn:

lMy education News: centraal aangeleverd nieuws

lCourse announcements vanuit vakkensite of Blackboard

lCourse schedule en exam schedule (komen uit centrale rooster database)

lMy Marks: centrale studentenadministratie (Oracle) (eigen webpart)

lMy library: geleende boeken en inlevertermijn

lLinks for You: worden aan de student aangereikt (centrale discussie over wat hier zou moeten staan). Moeten onderwijslinks zijn. Wat er nu in staat past niet helemaal in die visie.

lMy WIC: toegang tot eigen opslagruimte

Een student kan zelf overigens niets toevoegen / wijzigen aan EDUweb.


De WUR heeft geen externe ondersteuning door een softwarehuis oid. De uitdagingen liggen bij instellingsspecifieke zaken (zelfgebouwde webparts) waar een softwarehuis weinig kennis en kunde kan toevoegen.

De WUR heeft bijvoorbeeld zelf ook een CSA database ontwikkeld (Centrale Studentenadministratie), gebaseerd op Oracle database. Uitgebreide toegang en funcationaliteit is beschikbaar voor 'coördinerende' docenten. Onder andere het volgende is beschikbaar:

lEen belangrijke functie is Zalen: je kunt hier zien welk type zaal het is, hoeveel pc’s hier staan, de capaciteit van de zaal, locatie, etc. Dit is een compleet overzicht van alle zalen van de WUR. Levert veel tijdwinst op voor de docent. Je kunt hier ook zien of de zaal door iemand anders gereserveerd is of niet. Inzage in het detailrooster van alle vakken. Docent heeft niet zelf mogelijkheid om online wijzigingen te maken, maar moet dat aanvragen via centrale roosteraar.

lEen cocent kan hier de eerder genoemde uitzonderingen (studenten die zicht te laat aanmelden voor een vak bijvoorbeeld) zelf toevoegen aan een vak. Zijn wel veel handelingen voor nodig.

lAndere mogelijkheden: invoeren van cijfers, cijferlijsten maken, etc. Student kan de cijfers (alleen) online zien bij deze docent. Er worden geen cijferlijsten meer opgehangen of uitgedeeld.

Hogeschool Arnhem Nijmegen

De Hogeschool Arnhem Nijmegen is redelijk ver met Sharepoint 2003. Binnen de hogeschool van Arnhem en Nijmegen (HAN) loopt een grootschalig project ter vernieuwing van het onderwijsaanbod en van de onderwijsorganisatie. Deze innovatie draagt de naam HOF (HAN Onderwijs Flexibilisering).De projectkosten zijn tot nu toe ca. € 2 miljoen geweest. De business case is verbonden aan het HAN onderwijsconcept dat niet goed met Blackboard te ondersteunen was en is. Daarnaast geldt dat op beleidsniveau een standaardisering op basis van Microsoft is afgesproken. De kosten per student worden geraamd op ongeveer € 1 per student per jaar voor hardware, licentie en ondersteuning en nog eens € 1 ontwikkeling en onderhoud.

Het project is in september 2005 gestart. Vanaf januari 2006 gestart met pilots. Vanaf september 2006 was de uitrol gepland met als doel om Blackboard in 1 jaar uit te faseren. Door omstandigheden werd echter pas uitgerold vanaf jan.07 (bij docenten) en feb.07 (bij studenten). De uitfasering van Blackboard moet per 1-1-2008 een feit zijn.

Men heeft gedurende het project een voltijds ontwikkelaar van de HAN ingezet. De toetsmodule wordt extern ontwikkeld (want dit zit er standaard niet in). Heel veel van wat je bedenkt kan al in SharePoint, is de ervaring bij de HAN. HAN heeft de beschikking over een externe ontwikkelaar die afkomstig is van een regionale, relatief kleine leverancier.

Na de afronding van het project wordt voorzien dat er 2 fte tech beheer en 0,5 fte ontwikkeling nodig is. Daarnaast nog een docenten ondersteuningsteam. Functioneel beheer ligt bij centrale dienst.


Sharepoint (SP) wordt gezien als een open omgeving die je helemaal naar eigen inzicht kunt vormgeven en inrichten. Voor de huisstijl is er 1 centraal HAN thema uitgerold. Men kan desgewenst per school nog enig maatwerk in de vormgeving laten aanbrengen. De grote flexibiliteit is positief, maar gelijktijdig ook een valkuil. Nu ca. 15.000 gebruikers. Studenten worden aangemoedigd om met een notebook te werken.

SP vergt de nodige tijd om te leren kennen. Docenten moeten training volgen. Het vergt 8 tot 12 uur per docent voordat de 1e onderwijseenheid staat. Met een introductiecursus van ongeveer 4 uur kom je een eind voor de basisvaardigheden. Docenten geven vervolgens een korte instructie aan studenten (compacte handleiding is beschikbaar) in ongeveer een half uur.


Er was meer flexibiliteit in het opleidingstraject gewenst. Blackboard steunt teveel op het Amerikaans onderwijsmodel. Bij SP zijn er meer mogelijkheden (ook voor docenten) om zelf iets aan te passen, ook als het onderwijsmodel later weer zou wijzigen. De hoge mate van flexibiliteit van SP kan echter ook tot onoverzichtelijke resultaten leiden, men probeert dit hoofdzakelijk via training / coaching / instructies in te perken. Enkele gebruikerservaringen van de HAN:

lBij het kiezen van een sjabloon kun je een taalkeuze maken (NL, EN, DU), elke site is in 1 taal, deze kan achteraf niet meer aangepast worden.

lBij studentgroepen kun je alleen HAN studenten uitnodigen. Uitnodigen van externen is nog niet geregeld.

lMySite = studeerkamer voor de student. Mijn studeerkamer houdt in: initiëren, navigeren (onderwijseenheden, incl. laatste aankondigingen bij betreffende eenheid). Dit laatste geeft echter performanceproblemen. Verder kan de student archiveren (200 Mb per student voor de hele studeerkamer). Er is geen integratie met een persoonlijke kalender (niet iedereen gebruikt Exchange op de HAN).

lStudenten kunnen zelf sites voor projectgroepen aanmaken en anderen daarvoor uitnodigen.

lHAN-scholar wordt ingezet voor het aanbieden van onderwijseenheden (cursussites) en is daarmee redelijk traditioneel. Aanbieden van informatie is de grootste gemene deler. Je ziet veelal dat bestaand Bb gebruik in HAN Scholar terugkomt.

lMaximale upload voor een bestand is 50MB en maximale omvang van een onderwijseenheid-site is 1 GB.

lPerformance is een heet hangijzer. Performance criterium van de HAN: 16.000 users die gelijktijdig 1 klik per minuut moeten kunnen doen. HAN gebruikt nu totaal 10 servers in de productie omgeving. Simpelste criterium is de processorload, als die regelmatig boven de 60% komt onderneemt men al actie.

Bij de HAN is de echte onderwijskundige vernieuwing nu nog beperkt. De HAN gebruikt overigens een apart systeem voor een digitaal portfolio (Roxen; > 10.000 gebruikers).

Hogeschool INHOLLAND

Het is ongeveer drie jaar geleden een bewuste keuze van de ICT dienst geweest om na de fusie van verschillende instellingen (waaruit INHOLLAND is ontstaan) van scratch af een nieuwe ICT infrastructuur op te bouwen. Dit in tegenstelling tot een van de architectuurprincipes van de 3TU waarin ervan uitgegaan wordt dat de instellingen hun eigen systemen als uitgangspunt behouden.

Voorheen waren er in de schools / opleidingen allemaal verschillende intranetten bij de hogeschool. Dat is met de introductie van de Sharepoint portal verleden tijd (op basis van Sharepoint 2003).

Het basisprincipe is dat de student en medewerker kan inloggen op zijn eigen omgeving. De corporate portal is de presentatielaag voor alle informatie. Afhankelijk van je rol wordt de informatie getoond die voor jou van toepassing is.

Op dit moment zijn drie beleidslijnen van belang:

lSharepoint wordt toegankelijk gemaakt voor studenten.

lDubbele functionaliteit mag niet.

lBlackboard is de defacto Elektronische Leeromgeving.

Het is geen ambitie om met Sharepoint een ELO te gaan bouwen. De leeromgeving blijft vooralsnog Blackboard (Bb).

Voor toetsing is Question Mark Perception (QMP) als aparte applicatie in gebruik .Het digitaal portfolio is door WinVision gerealiseerd; andere software-ontwikkelingen gebeurt ook veelal met externe inhuur. Beleid tot nu toe: zo weinig mogelijk zelf ontwikkelen. Er is wel een tendens om een eigen development team op te zetten. Er is in toenemende mate kennis nodig om externe partijen aan te kunnen sturen.

Men werkte tot voor kort met Bb coördinatoren en intranet coördinatoren, maar dit ging in de praktijk een beetje te veel langs elkaar heen. Nu is er per school een informatieadviseur die voor afstemming moet zorgen. Waar wordt welke informatie gepubliceerd.


De onderwijsvisie van INHOLLAND is Competentie Gestuurd Onderwijs (CGO). Vanuit deze visie is drie jaar geleden besloten dat er een digitaal portfolio moest komen. Versie 1 is tot stand gekomen op basis van Sharepoint 2003. Hier zit de belangrijkste ondersteuning van het bedrijf WinVision.

DPF 2.0 wordt rond de kerst 2007 uitgerold (als persoonlijk dashboard van de student – via MySite).


Er is tot nu toe weinig gebruikersonderzoek gedaan. Het aantal teamsites door medewerkers groeide wel snel, zonder noemenswaardige stimulans. De kracht van Sharepoint is dat je als 'eindgebruiker' veel dingen zelf kunt doen (dus zonder dat er een ontwikkelaar nodig is). Hier zit echter wel een steile leercurve aan vast. Studenten/docenten werken ook samen via Surfgroepen of andere applicaties. Spannend hoe het zich gaat ontwikkelen met betrekking tot je eigen implementatie.


Enkele belangrijke zaken uit het werkbezoek:

lEr wordt een migratie naar MOSS2007 voorzien. De migratie betekent veelal opnieuw inrichten met standaard functionaliteit die nu in 2007 zit, maar in 2003 als extra moest worden gebouwd. Het is gelijk als een kans aangegrepen om bepaalde zaken te herontwerpen. In MOSS2007 kun je navigatie en hoofdstructuur (kopjes) veel meer naar eigen inzicht aanpassen dan in SP2003. Migratie moet medio 2008 gereed zijn. Sjablonen komen daarna.

lDe omgeving is sterk beveiligd en is nu alleen met een INHOLLAND account benaderbaar. Moet later ook op basis van een e-mailadres (bv. van een stage-adres). Het strakke beveiligingsbeleid geeft steeds meer problemen voor studenten die buiten de deur iets moeten doen.

lOm performance problemen te voorkomen moet men regelmatig opschalen -> meer servers, meer databases. De beslissing gebeurt op basis van eigen monitoring en besluitvorming bij ICT infrastructuur. Microsoft heeft hiervoor geen duidelijke richtlijnen. Performanceproblemen kwamen met name bij SP2003 nogal eens voor. Er is veel kennis over de systemen nodig om het geheel goed op te kunnen schalen.

lHet huidige server park voor de productie omgeving omvat zo'n 10 servers.

lDe koppeling van Sharepoint met Microsoft Active Directory (bevat gebruikersgegevens en groepen / rollen) wordt als een groot voordeel gezien.

lEen dynamische koppeling met een studentinformatiesysteem heeft INHOLLAND nog niet.

lINHOLLAND heeft ook een CRM systeem. Dit staat buiten MOSS, maar wordt aangeroepen via een service component. Bedrijfsomgeving grijpt steeds meer in elkaar. Naast CRM en Digitale Campus kent men ook nog andere systemen.

lProfessionalisering van medewerkers gebeurt volgens een train the trainer principe. Tot sep08 startup van pilots bij 2 of 3 opleidingen.

lGoed inrichten van de zoekfunctionaliteit is nog een uitdaging. Het is de bedoeling om mensen van de bibliotheek te betrekken, goede metadatering / thesauri nodig.

Tot op heden zijn veel ontwikkelingen top-down gestuurd. Men wil af van de top-down cultuur. Scholen kunnen zelf meer ‘vragen’ wat ze zelf willen. Moeten wel een plan hebben dat past