Programmasturing

Organisatie


•Programme Board integratie onderwijssystemen

oVergadert zeswekelijks

oBewaakt de scope en kwaliteit van het progamma.

oStelt prioriteit projecten, stelt projectenportfolio voor aan CvB.

oVertegenwoordigt programmabelangen bij eigen achterban.

•Programmamanager

oBewaakt de samenhang tussen de projecten binnen het programma

oDoet voorstellen aan programme board: projectideeën, business cases, overall planning

oRapporteert over voortgang programma en projecten aan programme board en opdrachtgeversoverleg

oStuurt de communicatie aan op programmaniveau, over planning en scope van het programma, en projectoverstijgende onderwerpen.

oZit afstemmingsoverleg voor, neemt deel aan opdrachtgeversoverleg en programme board

•Opdrachtgeversoverleg

oVergadert tweewekelijks

oBewaakt beschikbaarheid en benutting van middelen

oBewaakt de projectplanning en –resultaten.

oBereidt programme board vergaderingen voor

•Afstemmingsoverleg

oVergadert wekelijks

oOverleg tussen projectleiders binnen het programma integratie onderwijssystemen en lijnmanagement S&OA.

oStemt af tussen projecten en lijn.

oBespreken en beleggen van aandachtspunten.

•Programmabureau

oOndersteunt bij opstellen planning

oStatusbewaking projecten

oOpstellen communicatiestrategie

Projectleider

oOrganiseert het project, stelt het projectplan op

oBewaakt op te leveren resultaten, kwaliteit, planning en budget

oRapporteert aan opdrachtgeversoverleg.

oStuurt de projectteamleden aan

oNeemt deel aan afstemmingsoverleg

•Projectteamleden

oReviewen het projectplan

oLeveren de projectresultaten op volgens afgesproken kwalificaties

oRapporteren over afwijkingen t.o.v. projectplan aan projectleider

Overlegvormen

Overlegvormen:

•De programme board vergadert eens per zes weken. Scope: heel programma, omgeving. Onderwerpen

oMeerjarenplanning programma

oPrioriteitsstelling projecten

oStatus en voortgang lopend projectenportfolio

•Het opdrachtgeversoverleg vergadert eens per twee weken. Scope: heel programma. Onderwerpen:

oPlanning

oMiddelen en resultaten

oVoorbereiding programme board vergaderingen

•Het afstemmingsoverleg, bestaande uit de projectleiders binnen het programma en lijnmanagement S&O, vergadert eens per week over afstemming projecten en lijn (het zgn. woensdagse afstemmingsoverleg). Scope: heel programma. Leden:

oHans Punt (hfd S&OA)

oHannie Rensink (clustercoördinator S&OA)

oJoyce Pasman (Informatiemanagement – Functioneel Beheer)

oCarmen Olde Scholtenhuis (projectleider)

oErik van den Bosch (programmamanager)

oGuido van de Zweerde (ICTS Infra)

oNissrin Dkhissi (secretariaat)

•Het projectteam, bestaande uit de projectleider en teamleiders, vergadert eens per week over de voortgang van het project, lopende issues en acties. Scope: project.

Projectmanagementdocumentatie

•Projectinitiatiedocument (PID): ‘contract’ tussen opdrachtgever en projectleider, over aanpak, scope, resultaten, planning, tijd en kosten van het project.

•1x per vier weken highlight report van projectleider voor stuurgroep en Programme Board.

•Adviezen bij afsluiting van fasen door de werkgroepen binnen het project.

•Projecteinderapport door projectleider.