Achtergrond programma

Achtergrond programma

In 2009 is een start gemaakt met de eerste fase van de vernieuwing van de UT digitale leer- en werkomgeving. Een groot aantal projecten is gestart om deze vernieuwing te realiseren. Hiertoe behoren ondermeer Osiris, Blackboard 3TU en corporate website en portals. Daarnaast is en wordt gewerkt aan nieuw beleid rond het onderwijs, met het strategische plan Route ’14, maar ook met de invoering van een nieuw OER, studieplanning voor studenten, een bindend studieadvies, vraag naar kwaliteitszorg, een nieuw roosterproces, 3TU, et cetera. De veelheid aan onderwerpen zorgt voor grote complexiteit, die nog vergroot wordt door onderlinge afhankelijkheden. Een ander belangrijk aspect is de organisatiewijziging die met Efficiënte Moderne Bedrijfsvoering is ingezet bij S&O.


Er is een integrale aanpak noodzakelijk om integratie tussen processen en systemen te doen welslagen. Het werken onder architectuur vormt hiervoor een noodzakelijke voorwaarde, om veranderende bedrijfsprocessen en de informatievoorziening te kunnen beheersen. Ook zal het nodig zijn om de inzet van mensen en middelen te coördineren, gezien de beperkte verandercapaciteit. Om een centrale afstemming tussen de projecten te realiseren is het programma onderwijssystemen ingericht.


Doelstellingen van het programma

Het programma vormt een besturingslaag boven de individuele projecten, die in samenhang de resultaten leveren waar het om draait. De doelstellingen in deze paragraaf zijn dan ook gericht op het definiëren en besturen van het geheel aan projecten en van projectoverstijgende zaken. Een ander belangrijk aspect is communicatie rond alle activiteiten, zodat medewerkers en studenten een helder beeld krijgen van zaken die hen raken.


De doelstellingen van het programma luiden als volgt.


1.Het definiëren en besturen van projecten, die in samenhang leiden tot oplevering van een geïntegreerde digitale leer- en werkomgeving.

2.Het inrichten van een change management proces, om op een gecontroleerde wijze om te gaan met wijzigende omstandigheden, eisen en wensen en de daaruit resulterende impact op het programma / de projecten.

3.Het inrichten van issue en risk management, om projectoverstijgende aandachtspunten en risico's te beheersen.

4.Het in kaart brengen en bewaken van afhankelijkheden tussen de diverse projecten, zodat het gezamenlijke resultaat optimaal is.

5.Het verzorgen van eenduidige, heldere communicatie naar de UT-gemeenschap over de plannen en aanpak, zodat verwachtingen goed worden gemanaged.

6.Het plannen van invoeringsmomenten van wijzigingen in processen en systemen en het verzorgen van de communicatie hierover, zodat gebruikers zo min mogelijk hinder ondervinden en zo goed mogelijk worden voorbereid op wijzigingen.

7.Het inrichten van de interne communicatie, zodat projecten onderling op de hoogte blijven van afhankelijkheden en voortgang.

8.Het faciliteren en borgen van het werken onder architectuur, hetgeen een randvoorwaarde is voor succesvolle integratie.